ein Beitrag von Steffen Korth, Leiter Softwareentwicklung bei iie-systems.

Die Vorteile des Online-Terminmanagements haben wir bereits im Blogbeitrag „Effizientes Terminmanagement“ thematisiert. Online-Termine werden von Patienten und Praxen gleichermaßen geschätzt.

Zahlreiche Anwender möchten jedoch mehr und nutzen als intelligente Weiterentwicklung die iie-Anwendung Termin advance.

Diese Anwendung basiert auf Künstlicher Intelligenz (KI), die in verschiedenen Bereichen des Terminmanagements eingesetzt werden kann. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten und die Nutzererfahrung für Praxis und Patient eklatant verbessern.

Die KI erfasst Muster und Strukturen in den Termindatensätzen des Ivoris Kalenders und trainiert den Algorithmus, um Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

Termin advance ermöglicht ein innovatives dynamisches Terminmanagement auf einem ganz neuen Level.

Nachstehend einige Beispiele für solche KI-Lösungen.

Automatische Terminverlegung

Muss ein Termin vom Patienten verschoben werden, kann KI dabei helfen, einen neuen passenden Termin im Ivoris-Kalender zu finden. Dazu analysiert der Algorithmus den Kalender nach freien und buchbaren Zeiten und schlägt alternative Terminoptionen vor.

Ressourcenplanung

Praxen, die Termin advance nutzen, definieren gemeinsam mit Nicole Weinrich von iie-systems die relevanten Praxisressourcen wie Behandlungsräume oder Ärzteverfügbarkeit. Diese fließen in den Algorithmus ein. Auf dieser Basis werden dann freie Termine für die Patienten errechnet und ihm im Rahmen der Online-Terminverschiebung präsentiert.

So kann KI bei der optimierten Zuweisung dieser Ressourcen helfen und damit Konflikte und Engpässe bei der Terminvergabe vermeiden.

Automatische Berechnung online buchbarer Beratungstermine

Der Algorithmus wird zudem für die automatische Anzeige buchbarer Online-Termine für Neupatienten auf der Webseite der Praxis genutzt. Damit ist sichergestellt, dass mit den entsprechenden Praxisressourcen immer ausreichend online-Termine zur Verfügung stehen.

Alles erfolgt voll automatisch, ohne dass ein aktives Eingreifen nötig ist.

Automatisierte Analyse der Termindatensätze

Durch die Analyse historischer Termindaten kann KI Muster und Trends erkennen. In der Vergangenheit verwendete Terminart- und Behandlerzuweisung sowie das entsprechende Zeitfenster ermöglichen die schnelle Identifizierung und Präsentation passender Termine.

Damit lassen sich Engpässe vorhersagen, Planungsentscheidungen verbessern und allgemeine Einsichten über die Ressourcennutzung gewinnen.

Automatisierte Kommunikation

Die KI ist in der Lage, Kommunikationsprozesse zu automatisieren. Hat der Patient beispielsweise im laufenden Quartal seine Krankenversicherungskarte noch nicht einlesen lassen, wird er automatisch daran erinnert, die Karte zum nächsten Termin mitzubringen.

Nach Praxisschluss überprüft der Algorithmus, welche Patienten nicht zum vereinbarten Termin erschienen sind. Diese werden automatisch benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einen neuen Termin buchen.

Wir stehen aktuell am Anfang einer sehr spannenden Reise, auf die wir alle Anwender von iie-systems gerne mitnehmen möchten.

Auf unserem Seminar am 28. Juni in Düsseldorf werden wir unsere Ideen und Vorschläge live präsentieren. Wir freuen uns darauf und auch Ihr könnt Euch freuen.

Ein paar Restplätze sind noch frei. Wer Zeit und Lust hat, sollte sich umgehend anmelden.

Wenn Ihr nicht dabei sein könnt, bucht gerne einen Beratungstermin mit Nicole Weinrich.

ein Beitrag von Nicole Weinrich
Management Anwendersupport bei iie-systems

Das Angebot der Professionellen Zahnreinigung dient der (Zahn-)Gesundheit Ihrer Patienten. PZR ist vor diesem Hintergrund nicht nur ein gutes Instrument zur Patientenbindung, sondern generiert zudem auch Umsätze für die Praxis.

Grundsätzlich gilt die PZR als Privatleistung, die nicht im Leistungskatalog der gesetzlichen Krankenkassen enthalten ist.

Einige Krankenkassen bieten jedoch mittlerweile spezielle Tarife an, bei denen eine bestimmte Anzahl jährlicher PZR-Behandlungen teilweise oder vollständig übernommen wird.

Mit easy-PZR hat iie-systems eine Datenbank geschaffen, der einen schnellen Überblick über eine mögliche Kostenübernahme der GKV für eine PZR bietet.

Grün = Zuschuss möglich

Rot = Kein Zuschuss möglich

Grau = keine Angabe

Sehen Sie hier beispielhaft Höhe und Modalitäten der AOK Niedersachsen.

Die AOK Niedersachsen erstattet Kosten in Höhe von

• bis zu 80 % des Rechnungsbetrages
• bis zu 500 Euro im Jahr pro Versicherten für alle Mehrleistungen zusammen.

Im iie-Team verfolgen wir das Ziel, Praxen in die Lage zu versetzen, einfach und auf den jeweiligen Patienten bezogen zu überprüfen, ob und in welcher Höhe die gesetzliche Krankenkasse eine Prophylaxebehandlung bezuschusst.

Eine solche Information hat einen wertvollen Impact auf die Entscheidung Ihrer Patienten, mindestens zweimal jährlich einen PZR-Termin mit Ihrer Dentalhygienikerin bzw. Prophylaxeassistentin zu vereinbaren.

Nicht zuletzt profitieren aber auch die Krankenkassen davon, denn:

• Die Zahngesundzeit ihrer Versicherten wird nachweislich gefördert. Das reduziert langfristig die Behandlungskosten.
• Mit einer Übernahme oder einem Zuschuss zur PZR ist ein Wettbewerbsvorteil verbunden. Versicherungsnehmer haben das gute Gefühl, für gezahlte Beiträge sinnvolle Leistungen außerhalb des GKV-Kataloges zu erhalten und fühlen sich bei Ihrer Kasse gut aufgehoben. Mit der Zurverfügungstellung von Mitteln für die (Zahn-)Gesundheit der Versicherten wird Weitblick bewiesen.

Unser Motto ist es, uns niemals mit Erreichtem zufrieden zu geben. Vielmehr sind wir neugierig und suchen permanent nach wertvollen Möglichkeiten und Chancen für unsere Anwender.

Übrigens: Easy PZR ist ein kostenfreier Bestandteil von Termin Advance.

Für zahnärztliche Praxen, die noch keine Anwender von iie-systems sind, könnte diese Information sehr wertvoll sein.

Probieren Sie die Anwendungen von uns einfach mal aus und machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen damit. Sofern Sie nicht überzeugt sind, bieten wir Ihnen

• ein uneingeschränktes Rückgaberecht von 4 Wochen – ohne Wenn und Aber
• die Möglichkeit, alles jederzeit wieder zu kündigen (keine Vertragslaufzeit!)

Bei Interesse oder Fragen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung unter Tel. 05975 / 9558761 oder weinrich@iie-systems.de.

Melden Sie sich gerne auch dann, wenn Sie (noch) nicht Anwender von iie-systems sind. Gemeinsam finden wir eine für Sie passende Lösung.

Ein Beitrag von Dr. Manuela Stobbe
Geschäftsführerin AVVM Werbung & Marketing GmbH
www.avvm.de

Eine Korrektur von Zahn- und Kieferfehlstellungen ist nicht nur aus gesundheitlichen Gründen indiziert. Sie hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Ästhetik und kann sich daher positiv auf Selbstbewusstsein und Lebensqualität von Patientinnen und Patienten auswirken. Das wissen Sie selbst am besten, weil Sie es jeden Tag tun.

Und genauso wissen Sie natürlich, dass auch bei Kindern und Jugendlichen nicht jede Behandlung von der gesetzlichen Krankenkasse oder Beihilfe übernommen wird. Bei Erwachsenen gibt es nur sehr wenige Indikationen für eine Kostenübernahme.

In solchen Fällen ist oftmals erhebliche Überzeugungsarbeit notwendig, die hohe zeitliche Ressourcen bindet und trotzdem vielfach nicht zum Abschluss eines Behandlungsvertrages führt.

Ein wertvolles Instrument, um den Erfolg einer Beratung zu steigern und Patienten von den Vorteilen einer kieferorthopädischen Therapie zu überzeugen, sind hochwertige Praxisbroschüren zur abgestimmten Patienteninformation.

Sie sind zudem optimal geeignet, eine erfolgreiche regionale Praxismarke aufzubauen. Diese garantiert eine hohe Wiedererkennung und bestimmte Werte, die mit der Marke assoziiert werden. Die wichtigsten sind Vertrauen, Kompetenz, Zuverlässigkeit sowie eine überdurchschnittlich hohe Dienstleistungsqualität.

Eine gut etablierte Praxismarke kann entscheidend dafür sein, dass sich Patienten für eben diese Praxis entscheiden und nicht für eine andere und weniger bekannte Marke.

Das Team von iie-systems unterstützt Praxen mit erprobten und individualisierten Praxisbroschüren, die permanent weiterentwickelt und optimiert werden.

Essenzieller Baustein bei der erfolgreichen Patientenberatung

Vor allem wenn es um die Gruppe der Selbstzahler geht, zeigen die Broschüren sehr schnell Ergebnisse. Die Entscheidungsfindung für eine kieferorthopädische Behandlung wird dadurch messbar verbessert.

Schnell und einfach lässt sich das mit der Ampel nachweisen.

Die Broschüren aus dem iie-Portfolio stehen für höchste Qualität und Erfahrung. Patienten werden mit abgestimmtem Content und perfekter Bildsprache begeistert.

Ziel ist es, ein positives und ein hohes Renommee zu schaffen und der Praxis damit zu mehr wirtschaftlichem Erfolg zu verhelfen.

Die neueste Überarbeitung der Broschüren verbindet Print mit Webtechnologie. Integrierte QR-Codes, die zu kleinen Videos führen, sind eine deutliche Aufwertung, sorgen für Interaktion und schaffen noch mehr Begeisterung bei Patienten.

iie-systems bietet mittlerweile eine ganze Reihe hochwertiger Broschüren zu diversen Themen an. Wenn Sie sich erstmalig für eine Broschüre entscheiden, sollten Sie aus den folgenden wählen und Ihre Zielgruppe(n) dabei klar vor Augen haben.

Praxis Imagebroschüre

Sie enthält Informationen und Fotos zur Behandlung von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen und sollte jedem Patienten nach einer Beratung mitgegeben werden.

KIG-Broschüre

Ziel ist hier, Eltern von jungen Patienten, die in KIG 1 und 2 fallen, emotional davon zu überzeugen, die Behandlung privat zu bezahlen.

Viele Patienteneltern wollen oder können nicht verstehen, warum die Therapie in ihrem Falle eine Privatleistung darstellt. Nicht selten ist man als Behandler dann in der Situation, sich dafür rechtfertigen zu müssen. Folge ist ein ungutes Gefühl und die Verunsicherung des Patienten, der sich in solchen Fällen zuweilen eine Zweitmeinung einholt.

Die KIG-Broschüre hilft, Fragen zu beantworten, Transparenz herzustellen, Vertrauen aufzubauen und Patienten ein besseres Verständnis zu dafür vermitteln, warum die Behandlungskosten nicht von der Krankenkasse übernommen werden.

Perfect Smile-Broschüre

Abgestimmt von A bis Z

Inhalt

Jede Broschüre ist inhaltlich ganz spezifisch auf die jeweilige Beratungssituation abgestimmt. Die Informationen sind für Patienten kurz und sehr verständlich aufbereitet. Sie geben einen Überblick über die Leistungen, zeigen, wie modern die Praxis arbeitet und beantworten häufig gestellte Fragen.

Design

Alle Broschüren nutzen ein einheitliches Look and Feel und verwenden eine intuitive Bildsprache. Mit zahlreichen Vorher-Nachher-Bildern lassen sich Emotionen, Stimmungen und die Vorteile einer Therapie schneller und wesentlich effektiver kommunizieren als mit langen Texten.

Die Umschläge werden komplett individualisiert. Integriert werden Praxislogo, Foto und Unterschrift des Praxisinhabers sowie selbstverständlich die Kontaktdaten mit Zugang zur Bilddatenbank smile design (sofern diese genutzt wird). Auch aktuelle Siegel wie Focus oder Praxis Plus Award werden eingearbeitet und stellen für den Patienten ein zusätzliches Qualitätsmerkmal und damit die Sicherheit, in der richtigen Praxis gelandet zu sein, dar.

Rechtliche Anforderungen

Die Broschüren sind inhaltlich auf Richtigkeit geprüft. Alle Bildrechte inkl. der Einverständniserklärung der abgebildeten Patienten liegen bei iie-systems vor.

Verteilung

Kein Neupatient sollte eine Praxis ohne Broschüre verlassen. Damit wird sichergestellt, dass er alle wichtigen Informationen über die Praxis und die bei ihm indizierte bzw. gewünschte Behandlung erhält. Die Broschüren können weiterhin im Warte- und Behandlungszimmer, aber auch bei Ihren Überweisern ausgelegt werden.

Übrigens: Die hochwertigen Broschüren werden in aller Regel nicht nur der Partnerin / dem Partner zu Hause, sondern auch Freunden und Bekannten, gezeigt. Auf der vorletzten Seite befindet sich daher ein trackingfähiger QR-Code, der zum Online-Kalender der Praxis leitet. Hierüber kann intern nachvollzogen werden, wie viele Neupatienten durch das Weitergeben der Broschüre einen Termin in Ihrer Praxis vereinbart haben. Erfahrungsgemäß ist der Anteil der neuen Patienten, die über diesen Weg in die Praxis finden, nicht gering. Zu Recht kann man hier also von einem Marketinginstrument mit nicht unerheblichem Schneeballeffekt sprechen.

Fraglos haben die iie-Broschüren ein riesiges Potenzial, um Praxen nachhaltig erfolgreicher zu machen und als Experten zu positionieren, die sich auf Gesundheit und Wohlbefinden ihrer Patienten konzentrieren.

Kosten

Vielleicht sind Sie bereits jetzt von den zahlreichen Vorteilen, die Ihnen die thematischen Broschüren bieten, überzeugt. Ich weiß jedoch, dass Sie sich als nächstes die Frage nach den Kosten stellen werden. Hierzu an dieser Stelle so viel:

Mit nur zwei zusätzlichen Neupatienten haben sie die gesamte Investition amortisiert und befinden sich in der Gewinnzone.

Sie Fragen haben oder Beratung wünschen, helfe ich Ihnen gerne weiter. Um Ihre individuelle Broschüre zu erstellen, brauchen wir nur wenige Dinge. Sie müssen dafür weder Arbeit noch wertvolle Zeit investieren. Sie können aber ganz bald von allen Vorteilen profitieren und werden mit Sicherheit ebenso begeistert sein, wie alle anderen iie-Kunden, die die Broschüren teils seit vielen Jahren erfolgreich nutzen.

Unter Tel. 02304 / 750064 oder info@avvm.de bin ich jederzeit gerne für Sie da. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Philipp Mamat

Gründer und Geschäftsführer Symbic GmbH
www.symbic.de

Bei Praxen, die iie-systems nutzen, erfolgen Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Benachrichtigungen der Patienten durch einen abgestimmten Mailversand. So lassen sich einfach und schnell umfangreiche Informationen versenden.

Eine solche innovative Technologie bietet zahlreiche Chancen, denn sie stellt einen Service dar, den Patienten so nicht erwarten bzw. kennen.

• Für Neupatienten ist eine Online-Terminbuchung möglich.
• Ein Online-Anamnesebogen kann aus der Mail heraus ausgefüllt und sicher zurückgeschickt werden.
• Durch den Ivoris-Kalender lassen sich abgestimmte Terminverschiebungen direkt aus dem Patientenmail erledigen.
• Es besteht die Möglichkeit eines Gruppenmails an alle oder ausgewählte Patienten.

Einzige Voraussetzung für diese Tools ist die sichere Zustellung der E-Mail an den Patienten.

Um zu gewährleisten, dass die Mails vom Mailprovider nicht geblockt bzw. als Spam klassifiziert werden, empfehlen wir unseren Anwendern, für den Mailversand eine DKIM-Signatur zu nutzen.

DKIM steht für Domain Keys Identified Mail und zeigt, dass die Nachricht von einem authentifizierten Absender stammt. Es hilft dabei, gefälschte Absenderadressen in E-Mail-Nachrichten zu erkennen und E-Mail-Betrug bzw. -Missbrauch zu verhindern. Somit wird die Wahrscheinlichkeit einer Einstufung als Spam verhindert und zudem das Vertrauen in den Absender erhöht.

DKIM verwendet Public-Key-Kryptographie und ermöglicht einer Organisation, die Verantwortung für eine Nachricht in einer Weise zu beanspruchen, die von E-Mail-Empfängern überprüft werden kann.

Bei einer mit DKIM gesendeten Mail wird beim Versand in der Kopfzeile der Nachricht eine digitale Signatur eingefügt, die der empfangende Mailserver überprüft.

Diese Signatur wird mit einem privaten Schlüssel erstellt, der nur dem authentifizierten Absender bekannt ist. Dazu gehört ein öffentlicher Schlüssel, der in einem speziellen DNS-Eintrag der Absender-Domain veröffentlicht wird.

Erhält der E-Mail-Server des Empfängers die Nachricht, kann er diesen öffentlichen Schlüssel verwenden, um die Signatur zu überprüfen. Ist diese gültig, kann der Empfänger sicher sein, dass die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde.

Die Einrichtung der DKIM hängt von der jeweiligen E-Mail-Infrastruktur ab. E-Mail-Dienstleister nutzen hier unterschiedliche Methoden. Die genauen Schritte zur Einrichtung von DKIM können dabei je nach E-Mail-Server und -Provider variieren. Einige Provider bieten Tools oder Anleitungen an, auf die Sie zurückgreifen können.

Für Anwender von iie-systems ist es allerdings besonders einfach, die DKIM-Signatur für die von iie-systems verschickten Mails zu aktivieren.

iie-systems kümmert sich darum, dass ein DKIM-Schlüssel erzeugt und der iie-Mailserver passend konfiguriert wird. Sie müssen nur einen einfachen TXT-DNS-Eintrag in Ihrer Domain-Konfiguration vornehmen.

Melden Sie sich gerne beim iie-Team, damit wir Ihnen die Hinweise zum für Sie passenden Eintrag geben können. Üblicherweise hat der IT-Ansprechpartner Ihrer Praxis, der sich um die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adressen und ggf. auch Ihrer Webseite kümmert, alle notwendigen Zugangsdaten zu Ihrer Domain-Konfiguration.

Sie erhalten vom iie-Team außerdem ein einfaches Werkzeug, mit dem Sie Ihre Einstellungen überprüfen können.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei Erfolg das iie-Team entsprechend informieren, damit wir dann die DKIM-Signatur für die E-Mails, die von iie-systems für Ihre Praxis verschickt werden, aktivieren können.

Das Ganze hört sich kompliziert an und ist zugegebenermaßen für den Laien auch tatsächlich nicht ganz einfach.

Das iie-Team steht Ihnen jedoch selbstverständlich mit Rat und Tat zur Verfügung und unterstützt alle Anwender bei einer einfachen und schnellen Einrichtung.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an meinen Kollegen Oliver Ginzel oder an mich wenden.

feedback@iie-systems.de
Tel. 0541 / 50795751

Julia Wenderhold
Coach und Beraterin
www.juliawenderhold.de

Seien Sie mal ehrlich: Wie ist die aktuelle Situation in Ihrer Praxis? Vermutlich in etwa so: Überlastete Mitarbeiterinnen, Dauerstress, zahlreiche Überstunden – und ein Ende ist absehbar nicht in Sicht.

Eine Lösung muss her, und zwar möglichst schnell. Meist versucht man, die Probleme mit mehr Personal zu beheben. Aber das ist angesichts des Personalmangels vielfach Wunschdenken.

Mein Tipp: Sie brauchen gar nicht mehr Mitarbeiterinnen. Was Sie wirklich brauchen, ist ein System, mit dem Ihr bestehendes Personal entlastet wird.

Sie können mir glauben: Die Einführung von iie-systems löst Ihre Probleme komplett und zudem sehr schnell.

Ich möchte Ihnen heute 3 Wege zeigen, die Ihnen helfen werden, den Fachkräftemangel in Ihrer Praxis zu beheben.

Weg 1:
Narrensichere Bedienung ermöglicht fachfremde Einsteiger

Das Besondere an iie-systems ist, dass es unglaublich einfach zu handhaben ist. Die Anwendungen ermöglichen automatisch eine zuverlässige Terminkoordination.

Das hat für Sie in erster Linie den Vorteil, dass Sie am Empfang keine erfahrene Fachkraft mehr einbinden müssen, die mit den Praxisabläufen am Stuhl ausgebildet werden muss. Diese Aufgabe kann vielmehr prinzipiell von jeder Person übernommen werden.

Das bedeutet, dass Sie beim Recruiting nicht auf die erstbeste Fachkraft zurückgreifen müssen, um Ihren Personalengpass zu überwinden. Sie müssen überhaupt nicht zwingend eine ZMF /ZFA einstellen, sondern können fachfremde Bewerberinnen aus den Bereichen Büro- oder Hotelkauffrau in Erwägung ziehen.

So werden Sie unabhängiger und haben die Möglichkeit, nur solche Kandidatinnen einzustellen, die wirklich perfekt zu Ihnen passen. Das steigert nicht nur die Effizienz Ihrer Praxis, sondern erhöht auch die Patientenzufriedenheit.

Weg 2:
Sofortige Entlastung des Teams

Derzeit benötigen Sie im Durchschnitt für die Fotodokumentation der Anamnese 15 bis 20 Minuten. Die Dokumentation ist aufwändig, fehleranfällig und nicht ganz unkompliziert. Ihre Mitarbeiterinnen kostet sie Produktivität und Energie.

Mit iie-systems verkürzen Sie diese Zeit auf 5 bis 8 Minuten. Der gesamte Prozess der Fotodokumentation wird aber nicht nur schneller, sondern auch effizienter und vor allem einfacher.

Die entsprechende Anwendung stellt sicher, dass die Bilder automatisch in der richtigen digitalen Patientenakte gespeichert werden. Und das alles mit einem einzigen Klick.

Auch die Kommunikation mit den Überweisern wird komfortabler. Diese können mit nur einem Knopfdruck informiert werden. Das erspart Ihnen das zeitaufwändige Schreiben von Anfangs- und Endbriefen, die Sie als Arzt zumindest jedes Mal Korrektur lesen, wenn nicht sogar selbst manuell erstellen müssen.

Das sorgt zum einen für eine enorme Zeitersparnis und Einsparung personeller Ressourcen. Zum anderen schaffen Sie eine hervorragende Beziehung zu Ihren Überweisern und binden diese an Ihre Praxis.

Weg 3:
Automatisierte Informationsvermittlung bringt Ruhe und verhindert Chaos

Aus iie-systems erhalten Ihre Patienten nicht nur vollautomatisch vor ihrem Termin eine Erinnerung. Auch danach werden alle relevanten Informationen in Form von ansprechend gestalteten und individualisierten Templates auf Knopfdruck per Mail verschickt.

So werden mögliche Fragen schon im Voraus präzise beantwortet, und die Zahl der Rückfragen geht erheblich zurück.

Die Mitarbeiterinnen an der Rezeption werden nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen und die telefonische Erreichbarkeit steigt. Insgesamt gehen damit mehr Ruhe und eine angenehmere Arbeitsatmosphäre einher.

Fazit

Durch iie-systems schaffen Sie Prozesssicherheit, die ohne Personal auskommt und die sich stetig wiederholenden Aufgaben im Praxisalltag so maßgeblich vereinfacht, dass Ihr Team von einer entscheidenden Hirnentlastung profitiert.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die gedankliche Belastung und der damit verbundene Stresslevel der Mitarbeiterinnen sinkt.
• Die Fehleranfälligkeit wird reduziert.
• Das Team fühlt sich insgesamt ausgeglichener und glücklicher.
• In der Praxis kehrt deutlich mehr Ruhe ein.
• Zuverlässigkeit und Ordnung erhöhen sich.

Das möchten Sie auch erleben? Aber Sie glauben nicht wirklich, dass es funktioniert?

Dann habe ich gute Neuigkeiten für Sie.

Wir von Julia Wenderhold Consulting haben bereits zahlreiche Kunden dabei unterstützt, iie-systems in der Praxis einzuführen und sicher und schnell umzusetzen.

Wir können auch Ihnen helfen und Sie davon überzeugen, wie effektiv wir arbeiten. Wir kommen zu Ihnen in die Praxis und übernehmen die Einführung der Anwendungen. Sie haben damit so gut wie keine Arbeit und können sich ganz auf Ihre Patienten konzentrieren.

Am Ende werden Sie ein einfach zu bedienendes System haben, das Ihre Fachkräfte geistig entlastet, Stress reduziert und absolut zuverlässig ist.

Schreiben Sie uns unter lena@juliawenderhold.de oder rufen Sie uns

Fortsetzung des Beitrages vom 18.02.2023

Im Teil 1 meines Artikels hatte ich schon zwei der drei Faktoren genannt, die entscheidend dafür sind, dass iie-systems voll automatisiert, mühelos, sicher und schnell helfen kann, Selbstzahler für die eigene Praxis zu gewinnen. Heute möchte ich Ihnen den dritten Faktor näher erläutern.

Faktor 3:
Sie sind DIE eine Praxis unter 10 und werden zur Nr. 1 in Ihrer Region.

Selbstzahler treffen ihre finale Auswahl in aller Regel aus mehreren KFO-Praxen und informieren sich über das jeweilige Angebot. Das ist verständlich, denn schließlich bezahlt man die Behandlung aus eigener Tasche und erwartet für sein Geld auch den bestmöglichen Service.

Mit den Anwendungen von iie-systems heben Sie sich positiv aus der Masse der Praxen hervor, denn bei Ihnen laufen die Prozesse mühelos, unkompliziert, angenehm und damit optimal ab.

Dass iie von der Mehrheit der Kolleginnen und Kollegen immer noch unterschätzt und daher nicht ausgenutzt wird, ist Ihre Chance, sich als beste KFO-Praxis in der Region zu positionieren und omnipräsent zu werden.

Quasi automatisch werden Sie so auch unabhängiger von Überweisern und können selbst und planbar Selbstzahler für Ihre Praxis gewinnen.

Wie wichtig das ist, muss ich Ihnen sicherlich nicht sagen. Überweisungen können jederzeit stagnieren oder ganz ausfallen. Sie haben dann von einem Moment auf den anderen keinen oder keinen ausreichenden Zustrom an Patienten mehr.

Was noch hinzu kommt ist die wachsende Konkurrenz auf dem Markt, die das Angebot für die Selbstzahler vergrößert.

Unglaublich wichtig ist es daher für Sie und Ihre Praxis, dass Sie jetzt und sehr schnell eine hervorragende Umsatzgeschwindigkeit erreichen und auch zukünftig wettbewerbsfähig bleiben.

Richtig eingesetzt ist iie-systems die beste Möglichkeit, sich als DIE Top-Praxis in der Region zu positionieren.

Mit der Einführung der iie-Anwendungen sind zahlreiche Vorteile verbunden:

• Entlastung im Team
• Planungssicherheit
• hohe Weiterempfehlungsrate
• überdurchschnittliche Patientenzufriedenheit
• Unabhängigkeit von Überweisern

Wenn Sie das lesen, stellen Sie sich vielleicht die Frage, warum dann eigentlich nicht längst alle Praxen iie-systems nutzen.

Dafür dürften vor allem folgende Gründe verantwortlich sein:

• Ein komplett neues System in seinen bestehenden Praxisalltag zu implementieren, schreckt viele Praxisinhaber ab. Es wird vermutet, dass es kompliziert und schwierig ist.
• Man ist mit dem Tagesgeschäft mehr als ausgelastet. Da bleibt vielleicht gar keine Zeit, sich in ein neues Thema einzuarbeiten.
• Es besteht die Vermutung, dass die Einführung der iie-Applikationen zu einer zusätzlichen Belastung führt.
• Man hat zudem Sorge, dass nach der Implementierung Störungen auftreten könnten, die nicht so einfach zu beheben sind.
• Die Übertragung der Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter kommt nicht in Frage, da das Thema dafür zu komplex ist.

Finden Sie sich hier wieder? Dann darf ich Ihnen ein paar wertvolle Tipps verraten, mit denen es Ihnen problemlos und sehr schnell gelingen wird, iie-systems optimal in Ihrer Praxis zu implementieren.

Mit einem Klick auf das Bild gelangen Sie zum Video

Mühelos, schnell und sicher umgesetzt:
3 Implementierungstipps für iie-systems

1. Stellen Sie eine engagierte und kompetente Mitarbeiterin ab, die alles kontrolliert einführt. Sie ist für die Projektorganisation verantwortlich und steht in engem Austausch mit Nicole Weinrich von iie. Frau Weinrich berät und unterstützt mit strukturierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und erklärt alles ganz genau und geduldig.
2. Die Mitarbeiterin sollte Ihre Perspektive des Gesundheitsunternehmers sowie des Behandlers verstehen und wissen, wie Strukturen zusammenhängen und was von Relevanz ist. Sie ist auch Kontaktperson für Ihren Dienstleister im Bereich Internetpräsenz und kümmert sich mit der Agentur gemeinsam darum, dass der Online-Terminkalender auf Ihrer Webseite eingearbeitet wird.
3. Sorgen Sie für eine konkrete Step-by-Step-Implementierung der jeweiligen Tools in der richtigen Reihenfolge. So lernen alle Mitarbeiterinnen sofort die Funktionen und Vorteile schätzen. Das System wird schnell gelebt und ist schon bald aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken.

Wenn Sie jetzt ernsthaft darüber nachdenken, wie es wäre, die Top-KFO-Praxis in Ihrer Region zu sein, habe ich gute Nachrichten für Sie, denn:

Wir unterstützen Sie bei Ihren Zielen!

Zusammen mit iie-systems haben mein Team und ich für iie-systems-Kunden ein Programm entwickelt. Wir unterstützen Sie dabei, iie-Anwendungen schnell und sicher in der eigenen Praxis zu integrieren.

Das spart Zeit und Nerven, da Praxisinhaber häufig weder Zeit noch Lust haben, die Anwendungen in die Praxisroutinen einzupassen.

Gemeinsam helfen wir Ihnen bei der Rekrutierung von Selbstzahlern.

Mit einem Klick auf das Bild gelangen Sie zum Video

Für Fragen stehe ich unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 bzw. lena@juliawenderhold.de gerne zur Verfügung.

Ich zeige Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Selbstzahler gewinnen und gleichzeitig Ihr Personal erheblich entlasten können.

Oder nehmen Sie an einem kostenlosen Zoom-Webinar teil.

Thema: Wie gewinne ich erfolgreich Selbstzahler für meine Praxis?
Datum: 23.03.2023
Uhrzeit: 20.00 Uhr

Verpassen Sie nicht diese wertvollen Informationen und melden Sie sich am besten sofort an.

Aufgrund der zu erwartenden Budgetierung bei Kassenpatienten werden Selbstzahler zukünftig immer wichtiger. Die Gruppe der Selbstzahler bedeutet eine ausschlaggebende Einnahmequelle, die von der Budgetierung unabhängig ist. Jede Praxis wird zukünftig zunehmen darauf angewiesen sein.

Meine Empfehlung: Ihr Patientenstamm sollte aus mindestens 30 % Selbstzahlern bestehen. So ist Ihre Praxis solide aufgestellt und Sie sind finanziell unabhängiger.

Seien Sie mal ganz ehrlich. Wieviel Prozent sind es im Moment bei Ihnen? Unabhängig davon, welche Zahl Sie jetzt nennen wollen: Es sind vermutlich zu wenig. Aber keine Sorge. Sie sind damit nicht allein. Viele Praxen stehen vor der Herausforderung, mehr selbst zahlende Patienten zu bekommen.

Als Spezialisten für Praxisorganisation und Mitarbeitergewinnung in der Kieferorthopädie haben wir schon viele Praxen in dieser Situation getroffen.

In unserer jahrelangen Tätigkeit als Coach und Berater sind wir unter diesen Umständen häufig mit iie-systems in Kontakt gekommen. Entweder, weil wir es selbst in die Praxen eingeführt haben oder weil wir geholfen haben, das gesamte Potenzial aus dem System herauszuholen.

Dabei schauen wir auf die jeweiligen Situationen sowohl aus der Perspektive des Gesundheitsunternehmers als auch aus der Sicht eines Praxisinhabers, der gerne zuverlässig, mit Ruhe und Freude und mit tollen Mitarbeitern die passenden Patienten behandeln möchte.

Daher wissen wir genau, dass es gerade zu Zeiten des Fachkräftemangels essenziell ist, Tools wie iie-systems zu nutzen.

Denn durch den abgestimmten Einsatz findet und bindet man Selbstzahler quasi von alleine an seine Praxis. Und das ganz ohne Mehraufwand. Zudem entlastet es gleichzeitig auch noch Praxisinhaber wie Mitarbeiter gleichermaßen.

Ich möchte Ihnen heute anhand eigener empirisch erhobener Zahlen aus vielen Projekten Einblicke in die Ergebnisse der Praxen geben, die wir bereits betreut haben.

Im Folgenden zeige ich Ihnen Faktoren auf, warum iie-systems voll automatisiert, mühelos, sicher und schnell helfen kann, Selbstzahler für die eigene Praxis zu gewinnen.

Faktor 1:
iie-systems öffnet Ihnen die Türen zu mehr Selbstzahlern.

Ist-Zustand:

Selbstzahler haben häufig tagsüber keine Zeit, bei Ihnen in der Warteschlange festzuhängen oder mehrmals anzurufen, weil gerade keiner rangeht. Denn meistens rufen Selbstzahler in ihrer Mittagspause an. Und das ist genau dann, wenn die Praxis telefonisch nicht erreichbar ist, da hier wahrscheinlich selbst gerade Pause ist.

Folge:

• Sie verpassen viele Selbstzahler.
• Diese gehen dann nämlich zu Ihren Kollegen, die eine Online-Terminvereinbarung ermöglichen.

Selbstzahler wollen ihre Anliegen dann regeln, wenn es für sie am besten passt und nicht zu den Zeiten, in denen der Empfang besetzt ist.

Selbstzahler überlegen in aller Regel sehr lange, ob sich eine Behandlung, die ein bis drei Jahre dauert, wirklich lohnt. Und wenn sie sich schließlich dafür entschieden haben, möchten sie umgehend einen Termin ausmachen.

Und genau jetzt kommt iie-systems ins Spiel. Viele Praxen unterschätzen den Nutzen und kennen seinen eigentlichen Wert nicht. Aber iie ist das Tool, das man als KFO-Praxis braucht, um systematisiert Selbstzahler für seine Praxis zu rekrutieren.

Online-Terminkalender

Durch den Online-Terminkalender des Systems wird der Selbstzahler genau da abgeholt, wo er aktuell steht. Er kann bequem und schnell einen Termin vereinbaren– und das 24 / 7, also genau zu dem Zeitpunkt, an dem es für ihn am besten passt.

iie-Nutzer unterscheiden sich massiv von den anderen Praxen, die ihren Patienten nicht den Komfort bieten, jederzeit erreichbar zu sein. Entscheidender Vorteil ist, dass die Termine von der Praxis selbst bestimmt und gesteuert werden können. Ganz anders als bei anderen Anbietern wie z. B. Doctolib, bei denen User direkt Wettbewerber als Alternative angeboten bekommen.

Mit messbarem Performance Online Marketing kombiniert können Sie so ganz gezielt Selbstzahler ansprechen und auf sich aufmerksam machen. So geraten Selbstzahler gar nicht erst auf andere Webseiten, sondern direkt zu Ihnen.

Zusätzlich kann von den Patienten eine Chat-Funktion genutzt werden, um Anliegen zu klären. Das System erhält in dem Fall automatisch sämtliche Kontaktdaten, kann sofort alles nachvollziehen und strukturiert abarbeiten. So können die Anfragen direkt an die richtige Ansprechpartnerin in der Praxis weitergeleitet werden und mit Vorlagen automatisiert beantwortet werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die telefonischen Anfragen nach Einführung des Systems in der Regel über ein Drittel abnehmen.

Nachrichten, die weiterhin per E-Mail gestellt werden, müssen nicht mehr aufwändig zugeordnet, aufgerufen und gespeichert werden. Die Anfragen können ganz einfach aus dem System heraus beantwortet werden. Alle Informationen sind sofort zur Hand, so dass bei der Abarbeitung seht viel Zeit gespart werden kann.

Gleichzeitig muss kein qualifiziertes Fachpersonal mehr am Telefon gebunden sein. Nicht mehr quasi wie in einem Call-Center einen Anruf nach dem anderen abarbeiten zu müssen, entlastet die Mitarbeiter ungemein, so dass sie ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können.

Das bedeutet insgesamt auch erheblich weniger Stress und Frustration.

Eben das nehmen auch Ihre Patienten wahr. Sie merken sofort nach Betreten der Praxis eine harmonische und entspannte Atmosphäre vorherrscht. Gleichzeitig werden ihre Anliegen schnell und professionell erledigt. So entsteht vom ersten Moment an ein guter Eindruck und der Patient fühlt sich wohl.

Faktor 2:
Selbstzahler empfehlen Ihre Praxis an andere Selbstzahler, wodurch sich Ihre Planungssicherheit massiv erhöht.

Ca. 68 % Ihrer Patienten sind durch Empfehlungen zu Ihnen gekommen – sei es durch Überweiser oder durch Patienten.

Wenn Sie Ihren Patienten ein müheloses und einfaches Verfahren zur Kontaktaufnahme, zur Terminverschiebung sowie als Infoquelle anbieten, werden sie ihrer Familie und ihren Freunden empfehlen, ebenfalls zu Ihnen zu kommen.

In der Regel bringt jeder Selbstzahler 2,4 AVL-Patienten mit.

So erweitert sich Ihr Patientenstamm kontinuierlich, und die Zahl der Selbstzahler erhöht sich. Bei den von uns betreuten Praxen ist die Empfehlungsrate um durchschnittlich 21 % gestiegen.

Positive Google-Bewertungen

Die nutzerfreundliche Systematik und Unkompliziertheit führen nicht zuletzt auch zu zahlreichen positiven Google-Bewertungen, für die Sie selbst keine wertvolle Zeit opfern müssen.

Sie erkennen das an Bewertungen wie „sofort einen Termin erhalten“, „immer erreichbar“ sowie an Formulierungen wie „im Nachgang eines Termin wurden noch einmal alle wichtigen Infos übersichtlich per Mail zugeschickt.“

Etwa 89 % der Patienten informieren sich online über Ihre Praxis, bevor sie einen Termin vereinbaren.

Rund jeder dritte Patient fühlt sich von seinem Kieferorthopäden nicht ausreichend informiert. Patienten möchten jedoch über ihre Behandlung und die einzelnen Schritte Bescheid wissen. Mit iie-systems begleiten Sie Ihre Patienten informativ und sehr hochwertig während der gesamten Behandlung.

Mit terminbezogenen und automatischen Informationen an den Patienten heben Sie sich massiv von anderen Praxen ab. So fühlen sich Selbstzahler bei Ihnen zu jeder Zeit individuell betreut und gut aufgeklärt. Sie erfahren alles, was Sie wissen wollen, zum richtigen Zeitpunkt, genau dann, wenn sie es brauchen. Und das, ohne dass Ihr Personal zeitaufwändig bei jedem Patienten immer wieder das Gleiche erklären muss.

Termine online verschieben

Gerade für Selbstzahler muss sich die Terminvereinbarung unkompliziert in den zumeist stressigen Alltag integrieren lassen. Mit der Möglichkeit zur Online-Terminverschiebung ohne telefonischen Kontakt bietet iie-systems auch hier das perfekte Tool. Patienten haben maximale Flexibilität und können ihre Behandlungszeiten ihrem eigenen Terminkalender anpassen.

Abgesagte Termine können automatisch an neue Patienten vergeben werden. Das sorgt für eine planbare und sichererer Auslastung Ihres Terminkalenders und für eine drastische Reduzierung der No-shows mit ärgerlichen Leerzeiten.

(Fortsetzung folgt am nächsten Samstag)

Wir unterstützen Sie bei Ihren Zielen

Zusammen mit iie-systems haben mein Team und ich für iie-systems-Kunden ein Programm entwickelt. Hier unterstützen wir dabei, iie-Anwendungen schnell und sicher in der eigenen Praxis zu integrieren.

Das spart Zeit und Nerven, da Praxisinhaber häufig weder Zeit noch Lust haben, die Anwendungen in die Praxisroutinen einzupassen.

Gemeinsam helfen wir Ihnen bei der Rekrutierung von Selbstzahlern.

Für Fragen stehe ich unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 bzw. lena@juliawenderhold.de gerne zur Verfügung.

Ich zeige Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Selbstzahler gewinnen und gleichzeitig Ihr Personal erheblich entlasten können.

Oder nehmen Sie an einem kostenlosen Zoom-Webinar teil.

Thema: Wie gewinne ich erfolgreich Selbstzahler für meine Praxis?
Datum: 23.03.2023
Uhrzeit: 20.00 Uhr

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