Vorab ein Hinweis: Wenn Sie mit den bestehenden Prozessen an Ihrer Anmeldung zufrieden sind, lassen Sie diesen Blogartikel einfach aus und hören jetzt auf zu lesen. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass es Verbesserungspotenzial gibt, lohnt sich das Weiterlesen, denn:
Ich möchte heute erläutern, welche Wirkung tradierte Arbeitsabläufe auf unsere Praxiseffizienz haben.
Aus meiner eigenen Erfahrung in unserer Lingener Praxis kann ich heute sagen, dass wir in der Vergangenheit nicht entspannt genug gearbeitet haben.
Die logische Konsequenz daraus war, dass die Mitarbeiterinnen im Bereich der Anmeldung häufig überlastet waren.
Auch bei uns war es vor 9 Jahren wie in vielen anderen Praxen.
Wir haben Karteikarten geführt.
Das war unsere Routine, die wir beibehalten haben. Denn wir waren davon überzeugt, dass eine karteilose Praxis nicht möglich ist. Begründet haben wir dies mit
- Datensicherheit (Gefahr des Datenverlustes)
- Leistungsverlust (Gefahr des Umsatzverlustes)
- einer schwierigen technischen Umsetzung (Wir waren allesamt keine Computerexperten.)
Unser Unterbewusstsein (limbic system) meldete uns: „Bitte alles so belassen und nichts verändern. Es ist alles viel zu schwierig und teuer und kostet nur Energie.“
Und an genau dieser Energie fehlte es uns in der Praxis. Wir waren mit unseren eingefahrenen Routinen am Limit.
An der Anmeldung standen zuweilen 10 Patienten. Unsere Mitarbeiterinnen sahen sich riesigen Schlangen gegenüber.
Irgendwann haben wir eingesehen, dass es so nicht mehr weitergehen konnte. Ich habe also nach einer leistungsstarken Software (Ivoris) gesucht, diese eingesetzt und innerhalb von drei Monaten die Praxis komplett auf karteiloses Arbeiten umgestellt.
Meine Mitarbeiterinnen waren über diese Entscheidung entsetzt. Sie hatten die Befürchtung, dass wir im Chaos untergehen würden.
Überzeugt von der Notwendigkeit einer Veränderung habe ich mich jedoch nicht beirren lassen. Dass die Entscheidung richtig war, ist dem gesamten Team sehr schnell bewusst geworden.
Heute möchte niemand mehr anders arbeiten.
Die Leistungseingabe und das Terminmanagement erfolgen direkt am Behandlungsstuhl. Das erspart wertvolle Zeit und beschleunigt die Prozesse immens. Hier hat ein Umdenken stattgefunden.
- Alles ist exakt aufeinander abgestimmt.
- Unsere Patienten sind begeistert und fühlen sich in der Praxis hervorragend betreut.
Die Praxis vermittelt Kompetenz und einen positiven Eindruck. Die Assistentinnen an der Anmeldung können sich um wichtige Patientenangelegenheiten kümmern.
Gemeinsam haben wir uns durch diesen Erneuerungsprozess als Team weiter entwickelt. Die Mitarbeiterinnen waren mehr als erstaunt, was durch neue Technologien alles möglich ist und wie diese Innovationen zu mehr Arbeitsqualität und Spaß an der Arbeit führen und zudem eine deutliche Entlastung bringen.
Im kommenden Beitrag werde ich mich mit unseren nächsten folgerichtigen Schritt beschäftigen. Dabei geht es um die Einführung der Technologie von iie-systems im Funktionsbereich der Anmeldung. Seien Sie gespannt.