Wir alle haben vermutlich den gleichen Traum: Wir möchten gute Arbeit leisten und unsere Patienten optimal betreuen.

Wenn wir hier unsere Hausaufgaben ordentlich gemacht haben, werden wir belohnt. Wir werden automatisch zur lokalen Marke und können uns des wirtschaftlichen Erfolgs und der Unabhängigkeit sicher sein.

Ein ganz bedeutender Faktor für den Erfolg jeder kieferorthopädischen Praxis sind Neupatienten. Wichtig ist hier jedoch nicht allein die Anzahl, sondern vor allem die Verteilung in die folgenden 4 Kategorien:

1. Selbstzahler

2. Privatversicherte

3. gesetzlich Versicherte mit Zusatzleistung

4. gesetzlich Versicherte ohne Zusatzleistung

Transparenz und genaue Analyse sind hier von zentraler Wichtigkeit. Denn als Schöpfer unserer persönlichen Wirklichkeit gaukelt uns das Gehirn vor, dass wir den Gesamtüberblick hätten. Man glaubt, was man gern glauben möchte.

Diese Erfahrung musste ich in Vergangenheit selbst machen. Ich war im festen Glauben, dass ich bei meinen Patienten perfekte Abschlüsse in den Kategorien 1 bis 3 erreichen würde.

Durch den Einsatz und die korrekte Bedienung des von iie-systems entwickelten Ampelsystems wurde ich jedoch eines Besseren belehrt, und ich gebe gerne zu, dass ich zunächst wirklich erschrocken war. Die iie-Ampel erlaubt in der entsprechenden Ampel-Kategorie genaue Rückschlüsse über die Qualität der Entscheidung des Patienten für oder gegen eine Behandlung.

Vor allem die Ampel auf rot zu stellen, mutet wie eine persönliche Niederlage an und tut durchaus weh. Was es braucht ist Selbstreflexion und die Bereitschaft, die rote Ampel aus einer anderen Perspektive – und damit als Chance – zu betrachten.

Rot sensibilisiert uns für Probleme und bietet damit die Möglichkeit für eine intelligente Herangehensweise. Zunächst erfolgt die Identifikation des Problems. Dann wird die Lösung entwickelt.

Mit dem Ampelsystem von iie-systems, das in der Anwendung Termin Advance integriert ist, lässt sich die Entwicklung der Neupatienten in 3 Kategorien schnell und unkompliziert online erfassen und dokumentieren.

Das bietet entscheidende Vorteile für jede Praxis:

• Qualifizierte Daten im Hinblick auf Anzahl und Veränderungen von Patienten in der jeweiligen Kategorie
• Rückschlüsse, ob Veränderungen in der Beratung zu höheren Abschlussquoten führen
• Benchmarking mit befreundeten Praxen

Die Farbzuordnung versteht man intuitiv.

– Rot: Patient entscheidet sich gegen eine Behandlung
– Gelb: Patient ist sich bzgl. der Behandlung noch nicht sicher
– Grün: Patient entscheidet sich für eine Behandlung

Bei Anwendern, die das Ampelsystem bereits nutzen, beobachten wir allerdings immer wieder Bedienungs- und Handhabungsfehler. Diese führen zu falschen Resultaten und damit zwangsläufig zu Verzerrungen im Hinblick auf den Wert der Ampel.

Fehler 1:

Jeder aktuell in Behandlung befindliche Patient wird rückwirkend im Ampelsystem erfasst. Dies verfälscht das Ergebnis und ergibt absolut keinen Sinn.

Bitte unbedingt nur solche Patienten einer der 4 Hauptkategorien zuordnen und mit der entsprechenden Ampelfarbe markieren, bei denen ein Behandlungsbedarf besteht und bei denen mit einer aktiven Behandlung (Behandlungsplan erstellen!) gestartet werden könnte.

Fehler 2:

Patienten, die keine Behandlung benötigen oder bei denen ein Therapiebeginn erst in Zukunft sinnvoll ist, werden im Ampelsystem auf gelb gestellt.
Bitte beispielsweise zu junge Patienten in der Ampel NICHT markieren, da dadurch die Zahlen verfälscht werden.

Fehler 3:

Patienten, die noch überlegen bzw. noch keine konkrete Zusage gegeben haben, werden in der Ampel auf gelb gestellt. Das ist absolut korrekt. Es wird dann aber vergessen, die Ampel umzustellen. So sehen wir nur gelbe Einträge.
Hat sich der Patient für oder gegen eine Behandlung entschieden, bitte die Ampel unbedingt von gelb auf grün oder rot umstellen.

Fehler 4:

Lehnt ein Patient die Behandlung ab, wird die Ampelfarbe nicht von gelb auf rot gewechselt. Die Ablehnung ist schwierig zu akzeptieren und wir gestehen uns ungern ein, den Patienten verloren zu haben. Das ist völlig menschlich.
Bitte bei Behandlungsverweigerung auf rot stellen. Zur Beruhigung: Gerade bei Selbstzahlern sind 50 % „rote Patienten“ durchaus ein gutes Ergebnis.

Bei korrekter Bedienung und Einsatz der Ampel wird sehr schnell das mögliche Potenzial der Praxis erkennbar. Sie zeigt auf schonungslose Weise aber auch die Realität und bringt so die Chance für neue und intelligente Herangehensweisen.

Persönlich lege ich besonderes Augenmerk auf folgende Zahlen:

• absolute Anzahl der Beratungen in den verschiedenen Kategorien (tages-, wochen- und monatsaktuell)
• prozentuale Verteilung der Behandlungszustimmungen in den jeweiligen Kategorien
• prozentuale Verteilung der Behandlungsablehnungen in den jeweiligen Kategorien

Möchten Sie an sich selbst und Ihrer Praxis arbeiten? Möchten Sie sich selbst reflektieren und den Erstkontakt sowie die Patientenberatung kritisch auf den Prüfstand stellen?

Dann möchte ich Sie ermutigen, die Ampel konsequent zu nutzen. Bitte machen Sie dieses Projekt zur Chefsache.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mitarbeiterinnen die Ampel richtig bedienen. Lassen Sie die Ampel zu einer gewohnten Routine werden. Erläutern Sie Ihrem Team den Sinn und Zweck und überprüfen Sie die stringente Anwendung.

Die Auswertung der Ampel ist eine direkte Übersetzung der Qualität Ihrer Beratung. Sie ist extrem wertvoll und kann bzw. sollte Sie dahingehend sensibilisieren, welches Verbesserungspotenzial besteht, um den Praxiserfolg zu steigern.

Hier ist das Team von iie-systems gerne Ihr kompetenter Partner und freut sich, Ihrer Praxis neue Visionen, innovative Lösungen und Strategien zu präsentieren und Ihnen auch bei der Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Neue Workflows müssen verstanden, implementiert und regelmäßig eingesetzt werden. Denn nur durch wiederholte Anwendung wird erreicht, dass neue Lösungen sicher, schnell und überlegen ausgeführt werden.

Aber wissen Sie was? Aus jeder komplexen Lösung wird durch Wiederholung automatisch eine ganz einfache. Und das bringt nicht nur Erfolg, sondern macht auch noch Spaß. Und das weiß ich aus eigener Erfahrung!