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Trotz Personalmangel und steigender Patientenzahlen:Die iie-Anwendungen schaffen gute Laune im Team

Ein Beitrag von Dr. Alissa Dreyer (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
www.praxis-3er.de

Als ich im April 2022 meine Praxis eröffnete, war es für mich von Anfang an wichtig, dass Patienten die Möglichkeit haben sollten, ihre Termine ganz modern online zu buchen.

Zwar kannte ich iie-systems aus der Praxis, in der ich zuvor angestellt war. Hier wurde es aber nicht so umfangreich genutzt, so dass mir die Vorteile und das ganze Spektrum der Anwendungen nicht wirklich bewusst waren.

Daher entschied ich mich zunächst für einen anderen Anbieter von Online-Terminen. Allerdings gab es von Anfang an erhebliche Probleme.

Die Schnittstelle zu ivoris funktionierte nicht reibungslos, es kam immer wieder zu Abstürzen und Patientendaten verschwanden plötzlich aus dem System. Das führte zu großer Unruhe in der Praxis, und meine Mitarbeiterinnen wurden immer unzufriedener. Nach rund 9 Monaten des Herumquälens war klar, dass das so nicht weitergehen konnte.

Dann erinnerte ich mich wieder an iie-systems und bestellte zunächst den Online-Kalender. Der Ausstieg aus dem alten Vertrag kostete zwar nochmal Nerven, aber mit iie verlief alles super einfach. Der Kalender wurde sofort auf unserer Webseite implementiert und lief vom ersten Tag an absolut problemlos.

Einen Termin online zu buchen muss für mein Empfinden so niedrigschwellig wie möglich sein. Das war mit dem alten System nicht gegeben und für die Patienten viel zu kompliziert. Bei iie ist es deutlich einfacher, erfordert nur 2 Klicks und sofort wird eine individualisierte Terminbestätigung mit Anamnesebogen verschickt. Das ist ein super Service, den es bei anderen Anbietern nicht gibt. Wir hatten sehr schnell deutlich mehr Online-Terminbuchungen, alles hat reibungslos funktioniert und mein Team hatte wieder gute Laune.

Das lief alles so grandios gut, dass ich auch andere Anwendungen von iie-systems kennenlernen wollte. Ich wusste ja, dass viel mehr möglich ist. Also habe ich mit Michael Visse und Nicole Weinrich erneut telefoniert und mich informiert. Als nächsten Schritt sind wir mit dem hybriden Rechnungsversand gestartet. Meine Helferinnen waren Feuer und Flamme und haben in Arbeitsteilung alle Patienten verknüpft. Dann haben wir recht schnell auch mit Termin Advance begonnen.

Die Funktionen sind alle super smart und easy und für meine Mitarbeiterinnen eine enorme Entlastung, was man auch an der guten Stimmung in der Praxis merkt. Es ist deutlich weniger stressig als mit dem alten Anbieter – und das, obwohl wir jetzt weitaus mehr Patienten haben und prinzipiell noch eine Vollzeitkraft brauchen könnten.

Nachdem ich ihn auf einem Anwenderkongress kennengelernt hatte, habe ich Ende November 2023 einen Besuch bei Michael in Lingen gemacht. In seinem Vortrag hatte er erwähnt, dass die Patientenaufklärung bei ihm schnell und unkompliziert abläuft, und das wollte ich mir gerne live anschauen. Bisher hatte ich die Aufklärung immer so durchgeführt, wie es uns beigebracht wurde. Das bedeutet viel Zeit, Kraft und Mühe, und Input / Output stehen oft in keiner Relation.

Als ich dann vor Ort in Lingen war, war ich wirklich beeindruckt davon, wie reibungslos alles funktionierte und wie die Patienten von der Behandlung in wenigen Minuten überzeugt waren. Die Beratung mit der Bilddatenbank smile design hat mich absolut begeistert, daher habe ich das Tool sofort gebucht und in meiner Praxis eingesetzt.

Der Unterschied zu früher ist enorm. Es bedarf kaum noch vieler Worte und Erklärungen .Die Bilder sprechen für sich und die Patienten treffen in kürzester Zeit ihre Entscheidung. Es geht so unglaublich schnell, das hätte ich nie für möglich gehalten. Jetzt habe ich viel mehr Zeit für andere Dinge. Eine totale Entlastung ist das.

Die konsequente Nutzung der Tools von iie-systems hat sich für alle Seiten mehr als gelohnt – für meine Mitarbeiterinnen, meine Patienten und auch für mich selbst. Dank Termin Advance können wir die Templates an Terminarten koppeln, sodass der Patient automatisch ein Template mit Informationen erhält – noch während er in der Praxis ist. Die Abläufe werden runder, und die Helferinnen müssen nicht mehr viel erklären. Auch unsere Patienten sind begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen: Es ist absolut faszinierend, dass in der Praxis trotz Personalmangels eine so entspannte und ruhige Atmosphäre herrscht – übrigens bei steigenden Patientenzahlen. Denn durch den Online-Kalender von iie finden immer mehr Patienten den Weg zu uns.

Die Entscheidung für iie-systems habe ich keine einzige Sekunde bereut. Bereut habe ich höchstens, das nicht schon viel eher eingeführt zu haben. Aber vielleicht braucht man manchmal einfach eine negative Erfahrung, um den perfekten Weg zu finden.

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Begeisterte Rückmeldungen von Patienten sind ein Motivationsschub
Erfahrungen von Dr. Michael Siemes

 

Wir nutzen das iie-system mit all seinen innovativen Anwendungen in unserer Praxis bereits seit einigen Jahren. Das ganze Konzept ist absolut stimmig, vereinfacht die Abläufe und trägt ganz entscheidend zu unserem Praxiserfolg bei.

Meine Kollegen, meine Mitarbeiter und ich wissen, dass das außergewöhnliche Kommunikationssystem bei den Patienten super ankommt und wir damit ganz vorne mitspielen. Manchmal geht so ein Wissen im Alltag jedoch verloren oder man sieht alles als so selbstverständlich an, dass man gar nicht mehr darüber nachdenkt. Umso schöner ist es, wenn man von einer Patientin eine so ausführliche und begeisterte Rückmeldung bekommt, wie wir das neulich erlebt haben. Es ist mir ein Bedürfnis, Ihnen das heute einmal näher zu schildern und Ihnen Mut zu machen, den nächsten Schritt zu gehen, d. h. neue Anwendungen auszuprobieren und damit eigene Erfahrungen zu machen.

Am letzten Mittwoch kam die Patientin, die an einer CMD-Problematik leidet, zur Planbesprechung, nachdem sie ca. eine Woche vorher ihren ersten Beratungstermin wahrgenommen hatte. Als wir gemeinsam mit einer Mitarbeiterin im Beratungszimmer saßen, sagte sie, dass es ihr ein Anliegen sei uns mitzuteilen, wie begeistert sie von unserem Kommunikationssystem ist. Sie kommt selbst aus der EDV-Branche eines großen Unternehmens und konnte kaum glauben, wie eine KFO-Praxis dermaßen perfektionierte Abläufe anbieten kann, was selbst ein größeres Unternehmen in dieser Form nicht schafft.

Das machte uns natürlich neugierig, und wir baten die Patientin, uns ihre Eindrücke doch einmal von Anfang an zu schildern.

Sie begann mit einer Sache, die die meisten von uns vermutlich auch aus eigener Erfahrung kennen. Man ruft in einer Arztpraxis an und gelangt oftmals zunächst zu einer Ansage, die einem mitteilt, dass derzeit alle Mitarbeiterinnen im Gespräch sind. Das ist schon mal ziemlich nervtötend. Hat man dann die Rezeptionskraft am Telefon, wird einem ein Termin vorgeschlagen, der jedoch zeitlich nicht passt. Die Mitarbeiterin muss dann einen neuen Termin raussuchen, bei dem nicht selten das gleiche Problem besteht. Um weiteren Unmut zu vermeiden, nimmt man dann den dritten vorgeschlagenen Termin, obwohl er auch nicht optimal passt.

Solche Erfahrungen hatte auch unsere Patientin über viele Jahre gemacht und war vor diesem Hintergrund von unserem Online-Kalender positiv überrascht. Hier konnte sie in aller Ruhe einen für sie zeitlich passenden Termin buchen und erhielt sofort ein Mail mit Bestätigung und Online-Anamnesebogen sowie zwei Tage vorher einen Reminder.

Das alleine fand sie schon mehr als beeindruckend. Weiter überrascht wurde sie, als sie nach dem Beratungstermin sofort die Fotos, die wir erstellt hatten, in ihrem E-Mail-Account fand.

Zusätzlich hatten wir ihr beim ersten Termin die CMD-Broschüre von iie-systems mitgegeben. Auch hiervon war sie begeistert und betonte, dass sie zum ersten Mal wirklich verstanden habe, worum es geht, wie eine CMD entsteht und wie sich eine erfolgreiche Therapie gestaltet.

Lobend erwähnte sie zudem, dass sie zu keiner Zeit das Gefühl hatte, beim Arzt zu sein. Dazu trägt vermutlich auch die ruhige Gesprächsatmosphäre bei Kaffee und Plätzchen bei, die von nahezu allen Patienten als sehr wohltuend empfunden wird. Das gehört zu unserer Philosophie und wir wissen, dass wir es gut umsetzen. Aber wie schon erwähnt: Es in dieser Ausführlichkeit bestätigt zu bekommen, bedeutet schon einen enormen Motivationsschub.

Im Hinblick auf die geplante Behandlung brauchten wir bei der Patientin übrigens keine Überzeugungsarbeit mehr zu leisten. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit unserer Praxis haben wir ihr vollstes Vertrauen gewonnen. Sie formulierte das in etwa so: „Tun Sie bitte das, was Sie in meinem Falle für richtig halten.“

Dass wir von dieser Patientin weiterempfohlen werden, ist sicher und wurde uns von ihr bereits bestätigt. Sie bat um 20 Visitenkarten, die sie in ihrem Bekannten- und Kollegenkreis verteilen möchte.

Um es auf den Punkt zu bringen: Ein solches Erlebnis bestätigt uns einmal mehr, dass wir mit den Anwendungen von iie-systems die richtige Entscheidung getroffen haben. Patientenkommunikation und -service über das Internet ist ein Thema, das zunehmend wichtiger wird. Gehört man hier zu den Pionieren, ist der Erfolg vorprogrammiert.

Mit der Schnittstelle ivoris connect, die wir seit  Oktober 2016 nutzen, hat es sogar noch einen weiteren Schub gegeben. Terminbestätigungen, Reminder, Versand von Patientenfotos oder Templates laufen voll automatisiert über das Management-Programm, was den ganzen Prozess noch einmal deutlich vereinfacht und ihn für die Mitarbeiterinnen sehr viel komfortabler macht.

Welchen Eindruck wir damit bei unseren Patienten hinterlassen und wie wir die Reputation und das Empfehlungsmanagement unserer Praxis steigern, haben wir in den letzten Jahren erfahren und erfahren es tagtäglich aufs Neue.

Glauben Sie mir: Das ist ein unbeschreiblich gutes Gefühl!

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Begeisterte Rückmeldungen von Patienten sind ein Motivationsschub

Dr. Michael Siemes

Wir nutzen das iie-system mit all seinen innovativen Anwendungen in unserer Praxis bereits seit einigen Jahren. Das ganze Konzept ist absolut stimmig, vereinfacht die Abläufe und trägt ganz entscheidend zu unserem Praxiserfolg bei.

Meine Kollegen, meine Mitarbeiter und ich wissen, dass das außergewöhnliche Kommunikationssystem bei den Patienten super ankommt und wir damit ganz vorne mitspielen. Manchmal geht so ein Wissen im Alltag jedoch verloren oder man sieht alles als so selbstverständlich an, dass man gar nicht mehr darüber nachdenkt. Umso schöner ist es, wenn man von einer Patientin eine so ausführliche und begeisterte Rückmeldung bekommt, wie wir das neulich erlebt haben. Es ist mir ein Bedürfnis, Ihnen das heute einmal näher zu schildern und Ihnen Mut zu machen, den nächsten Schritt zu gehen, d. h. neue Anwendungen auszuprobieren und damit eigene Erfahrungen zu machen.

Am letzten Mittwoch kam die Patientin, die an einer CMD-Problematik leidet, zur Planbesprechung, nachdem sie ca. eine Woche vorher ihren ersten Beratungstermin wahrgenommen hatte. Als wir gemeinsam mit einer Mitarbeiterin im Beratungszimmer saßen, sagte sie, dass es ihr ein Anliegen sei uns mitzuteilen, wie begeistert sie von unserem Kommunikationssystem ist. Sie kommt selbst aus der EDV-Branche eines großen Unternehmens und konnte kaum glauben, wie eine KFO-Praxis dermaßen perfektionierte Abläufe anbieten kann, was selbst ein größeres Unternehmen in dieser Form nicht schafft.

Das machte uns natürlich neugierig, und wir baten die Patientin, uns ihre Eindrücke doch einmal von Anfang an zu schildern.

Sie begann mit einer Sache, die die meisten von uns vermutlich auch aus eigener Erfahrung kennen. Man ruft in einer Arztpraxis an und gelangt oftmals zunächst zu einer Ansage, die einem mitteilt, dass derzeit alle Mitarbeiterinnen im Gespräch sind. Das ist schon mal ziemlich nervtötend. Hat man dann die Rezeptionskraft am Telefon, wird einem ein Termin vorgeschlagen, der jedoch zeitlich nicht passt. Die Mitarbeiterin muss dann einen neuen Termin raussuchen, bei dem nicht selten das gleiche Problem besteht. Um weiteren Unmut zu vermeiden, nimmt man dann den dritten vorgeschlagenen Termin, obwohl er auch nicht optimal passt.

Solche Erfahrungen hatte auch unsere Patientin über viele Jahre gemacht und war vor diesem Hintergrund von unserem Online-Kalender positiv überrascht. Hier konnte sie in aller Ruhe einen für sie zeitlich passenden Termin buchen und erhielt sofort ein Mail mit Bestätigung und Online-Anamnesebogen sowie zwei Tage vorher einen Reminder.

Das alleine fand sie schon mehr als beeindruckend. Weiter überrascht wurde sie, als sie nach dem Beratungstermin sofort die Fotos, die wir erstellt hatten, in ihrem E-Mail-Account fand.

Zusätzlich hatten wir ihr beim ersten Termin die CMD-Broschüre von iie-systems mitgegeben. Auch hiervon war sie begeistert und betonte, dass sie zum ersten Mal wirklich verstanden habe, worum es geht, wie eine CMD entsteht und wie sich eine erfolgreiche Therapie gestaltet.

Lobend erwähnte sie zudem, dass sie zu keiner Zeit das Gefühl hatte, beim Arzt zu sein. Dazu trägt vermutlich auch die ruhige Gesprächsatmosphäre bei Kaffee und Plätzchen bei, die von nahezu allen Patienten als sehr wohltuend empfunden wird. Das gehört zu unserer Philosophie und wir wissen, dass wir es gut umsetzen. Aber wie schon erwähnt: Es in dieser Ausführlichkeit bestätigt zu bekommen, bedeutet schon einen enormen Motivationsschub.

Im Hinblick auf die geplante Behandlung brauchten wir bei der Patientin übrigens keine Überzeugungsarbeit mehr zu leisten. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit unserer Praxis haben wir ihr vollstes Vertrauen gewonnen. Sie formulierte das in etwa so: „Tun Sie bitte das, was Sie in meinem Falle für richtig halten.“

Dass wir von dieser Patientin weiterempfohlen werden, ist sicher und wurde uns von ihr bereits bestätigt. Sie bat um 20 Visitenkarten, die sie in ihrem Bekannten- und Kollegenkreis verteilen möchte.

Um es auf den Punkt zu bringen: Ein solches Erlebnis bestätigt uns einmal mehr, dass wir mit den Anwendungen von iie-systems die richtige Entscheidung getroffen haben. Patientenkommunikation und -service über das Internet ist ein Thema, das zunehmend wichtiger wird. Gehört man hier zu den Pionieren, ist der Erfolg vorprogrammiert.

Mit der Schnittstelle ivoris connect, die wir seit  Oktober 2016 nutzen, hat es sogar noch einen weiteren Schub gegeben. Terminbestätigungen, Reminder, Versand von Patientenfotos oder Templates laufen voll automatisiert über das Management-Programm, was den ganzen Prozess noch einmal deutlich vereinfacht und ihn für die Mitarbeiterinnen sehr viel komfortabler macht.

Welchen Eindruck wir damit bei unseren Patienten hinterlassen und wie wir die Reputation und das Empfehlungsmanagement unserer Praxis steigern, haben wir in den letzten Jahren erfahren und erfahren es tagtäglich aufs Neue.

Glauben Sie mir: Das ist ein unbeschreiblich gutes Gefühl!

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Durch Förderung und Motivation der Mitarbeiter zum Flow-Zustand

Weiterentwicklung ist für jede erfolgreiche Praxis ein Muss und darf nicht unterschätzt werden. Wie im letzten Artikel gezeigt, ist bei neuen Herausforderungen und Ideen ein Flow anzustreben. In diesem Zustand geht alles leicht von der Hand und kostet wenig Energie und Kraft.

Wer sein Team in einen solchem Flow-Zustand bringen möchte, muss mit gutem Beispiel vorangehen, seine Mitarbeiter unterstützen und ihnen das Gefühl von Sicherheit geben.

Werden die Mitarbeiter gefördert und qualifiziert nehmen sie wahr, dass sie Fähigkeiten besitzen. Das stärkt das Selbstwertgefühl und die Haltung des Teams zu Neuerungen.

Wichtige Neuerungen zu delegieren und darauf zu vertrauen, dass die Ideen selbstständig umgesetzt werden, funktioniert nicht. Das zeigen die Erfahrungen mit über 150 Anwendern ganz eindeutig.

Wenn Sie als Praxisinhaber die Anwendungen von iie-systems nicht zur Chefsache machen, werden Sie keinen Flow-Zustand erreichen.

Es gilt

  • Mitarbeiter zu loben.
  • Die vorhandenen Talente der Mitarbeiter zu identifizieren.
  • Den Mitarbeitern das Vertrauen in ihre eigenen Fähigkeiten zu vermitteln.

Gemachte Erfahrungen hinterlassen Spuren im Gehirn unserer Mitarbeiter.

Natürlich sind solche Erfahrungen nicht immer nur positiv. Darüber müssen wir uns bewusst sein. Die Verantwortung liegt in der richtigen Gestaltung von Herausforderungen. Dies ist extrem wichtig für

  • das positive Gefühl (Glückshormone), das sich bei der erfolgreichen Bewältigung einer Aufgabe einstellt
  • die Steigerung des persönlichen Selbstvertrauens

Als Leader sind Sie für Ihr Team und dessen Wohlbefinden verantwortlich!

Betrachten Sie sich als Ideengeber, als strategischer Kopf und zuverlässiger Partner Ihrer Mitarbeiter. So gelingt es, gemeinsam ambitionierte Ziele zu erreichen.

Es ist wichtig, dem Team Erfolgserlebnisse zu ermöglichen und damit das eigene Selbstbild zu stärken.

Es geht nicht darum, sich einen Plan auszudenken. Es geht darum, den Plan umzusetzen.

Viele schieben die notwendige Weiterentwicklung jedoch vor sich her. Ich werde mich darum kümmern, sobald ich …

Andere setzen neue Ideen spielerisch um. Neue Aufgaben machen Spaß und das ganze Team freut sich auf die Umsetzung neuer Ideen und Herausforderungen.

Die Belohnung für alle am Prozess Beteiligten ist das gute Gefühl das sich einstellt, wenn man etwas Neues geschafft hat. Man ist stolz auf das Erreichte, freut sich aber auch auf das Neue.

Dieses Gefühl kann süchtig machen und treibt das Team automatisch zu neuen Höchstleistungen.

Interessant sind Untersuchungen des deutschen Germanisten und Psychologen Siegbert A. Warwitz. Danach kommt das extreme Flow-Erleben eher unter asketischen Bedingungen zustande. Diese Bedingungen erfordern höhere Eigenleistungen als im bequemen Luxusmilieu.

Dies könnte eine Erklärung dafür sein, warum viele lieber in ihrer bequemen Komfortzone verbleiben. Der entscheidende Nachteil: Man wird kein Flow-Erlebnis haben.

Leading bedeutet, Verantwortung zu übernehmen, Mitarbeiter zu unterstützen, ihnen das Gefühl von Sicherheit zu geben und selbst mit gutem Beispiel voranzugehen.

Die Talente der Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital jeder Praxis. Sie gilt es zu identifizieren.

Wenn Sie diesen Rat erfolgreich umsetzen, werden Sie Magisches erleben.

Leider beobachte ich in Praxen jedoch vielfach eine stark getönte Selbsteinschätzung. Kritisches Hinterfragen ist hier wenig erwünscht.

Bitte fragen Sie sich einmal ganz ehrlich, welches Gefühl sich bei Ihnen einstellt, wenn ich Ihnen zum next step im Hinblick auf die Weiterentwicklung Ihrer Praxis rate. Aktiviert diese Vorstellung bei Ihnen eine positive Reaktion?

In meinem nächsten Artikel werde ich mich mit dem Thema Überlastung und den negativen Folgen auf das Selbstbild der Praxis beschäftigen.

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