Der Besuch von Kolleginnen und Kollegen in unserer Praxis ermöglicht mir einen guten Einblick in die Abläufe deutscher KFO-Praxen im Bereiche Patientenberatung, Kommunikation und Terminmanagement.

iie-Anwender, die nach Lingen kommen, sind sehr interessiert und gespannt. Ihr Ziel es es, sich weiterzuentwickeln.

Die Lernkurve bei einem Besuch ist steil. Ich erkläre an diesem Tag ausführlich, warum wir bei uns einige Prozesse so deutlich anders gestalten, als die meisten es aus ihren eigenen Praxen gewohnt sind. Dabei kann alles im Live-Betrieb beobachtet werden.

Das macht auf der einen Seiten großen Spaß. Auf der anderen Seite ist es jedoch nicht nur für meine Besucher, sondern auch für mich selbst anstrengend. Meinen Gästen eröffnet es ausnahmslos eine neue Perspektive, eine neue Sicht auf das eigene Handeln.

Viele Kollegen, die iie bereits nutzen, stellen mit Erschrecken fest,

• dass die Anwendungen nicht konsequent genutzt werden
• dass eingefahrene Routinen neu überdacht werden und im eigenen Interesse verändert werden müssen.

Ich beobachte immer wieder, dass in kieferorthopädischen Praxen viele Prozesse nach dem gleichen Muster ablaufen.

Besonders deutlich sind davon drei extrem wichtige Bereiche betroffen, nämlich

• Patientenberatung
• Webseite / Internetnutzung
• Terminmanagement

Viele Praxen machen hier unbewusst gravierende Fehler. Aber warum?

Diese Frage beschäftigt mich seit Jahren. Nach langem Nachdenken und Analyse bin ich zu folgender Erklärung gelangt:

Es hat etwas mit dem gewohnten Weltbild zu tun. Dieses entwickelt sich grundsätzlich aus der gemachten Erfahrung, die in vielen Praxen mehr oder weniger identisch ist. Mögliche Gründe könnten folgende sein:

• In unserer Ausbildung geht es ausschließlich um Zähne.
• Die meisten Kolleginnen und Kollegen besuchen die gleichen oder ähnliche Fortbildungen und lesen die gleichen Fachzeitschriften.
• Am liebsten unterhält man sich über Tip-Torque und Angulation. Hier hat man schließlich ein ausreichendes Wissen.

Themen wie die Praxis als Marke oder Patientenservice werden hingegen in der Regel ignoriert – und das, obwohl diese Bereiche im Zuge des Wettbewerbs um Wunschpatienten zunehmend wichtiger werden

Anwender von iie-systems sind in dieser Hinsicht im Vergleich zu anderen Praxen schon einen entscheidenden Schritt voraus.

Sie könnten jedoch den Abstand zur Startlinie noch weiter nach vorne schieben.

Ich sehe es als meine Verantwortung an, Anwender dabei zu unterstützen, ihr gesamtes Potenzial auszuschöpfen.

Diesen und die kommenden Blog-Beiträge möchte ich daher dazu nutzen, meine Beobachtungen zu schildern und wertvolle Ratschläge bzw. Empfehlungen zu geben. Ich werde mich der Frage widmen: Welche nächsten Schritte machen Sinn?

Beginnen möchte ich mit der Anwendung My Professional / ivoris connect.

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

In ivoris muss unter Patientenstatus die Mailadresse und das entsprechende Einverständnis angekreuzt werden. Erst dann kann ein Termin bestätigt werden. Ohne die einmalige Verknüpfung kann die Anwendung nicht funktionieren!

Wichtig zu wissen:

In iie-systems ist im Bereich Analytics für die Anwender alles transparent.

In Punkt 2 und 3 wird die absolute Anzahl der Templates angezeigt.

Punkt 4 und 5 beschreiben den Grad ihrer Verknüpfung und damit den prozentualen Anteil der Patientenverknüpfungen in ivoris.

Meine Empfehlung

Überprüfen Sie dies unbedingt sofort in Ihrer Anwendung! Falls im Bereich 4 mehr rot als grün angezeigt wird, melden Sie sich bitte bei uns. Wir helfen Ihnen gerne.

Beobachtung 2: Nicht alle Terminarten sind unter Einstellungen verknüpft

Fehlt die Verknüpfung, kann keine automatische Terminbestätigung an den Patienten erfolgen.

Meine Empfehlung

Bitte überprüfen Sie Ihre Termine im Bereich Einstellung (1) verknüpfte Terminarten (2)

Sie finden hier eine Auflistung Ihrer Termine aus Ivoris (3), die über die Schnittstelle in Ihre Datenbank gesendet wurden. Hier können Sie nun die allgemeine Termineinstellung oder ein entsprechendes individuelles Termintemplate dem Termin zuordnen. (4)

Die Templates können Sie in unserm Webshop erwerben.

Danach erfolgt die Freischaltung. Die Zuordnung müssen Sie selbst vornehmen.

Alles ist ganz einfach und schnell zu erledigen.

Die nächsten Schritte: Was macht Sinn?

Bitte überprüfen Sie sehr zeitnah – am besten noch heute – Ihren Grad der Verknüpfung.

• Sind bei den laufenden Patienten die Mailadressen in ivoris hinterlegt und erfolgreich verknüpft? Wenn nicht, dies bitte sofort erledigen und täglich überprüfen, ob die Anzahl der Templates steigt.
• Sind die Terminarten im iie-System mit einer allgemeinen Terminbestätigung verknüpft?
• Wenn ja, ist es sinnvoll, individuelle Termintemplates im Webshop zu erwerben.

Der Vorteil einer konsequenten Verknüpfung durch die Anwender liegt auf der Hand.

• iie-systems berechnet nicht auf Basis pay per use. Ob unsere Anwender also 300, 500 oder mehr Templates pro Monat versenden: Die monatlichen Gebühren bleiben die gleichen.
• Termine werden automatisch in Echtzeit bestätigt. 2 Tage vorher erfolgt – ebenfalls automatisch – eine Erinnerung. Das bedeutet, dass Patienten ihre Termine einhalten.
• Patienten sind von einem solchen Service begeistert und empfehlen Ihre Praxis weiter.

In meinem nächsten Artikel werde ich mich mit den Verbesserungen im look und feel der Templates beschäftigen. Lassen Sie sich überraschen.

Es geht noch viel mehr!

Wenn Sie noch zweifeln, habe ich einen weiteren wertvollen Tipp für Sie. Auf der gemeinsamen Fortbildung mit ivoris in München am 12. Juli (9.00 bis 16.00 Uhr) werde ich Ratschläge und Tricks zur Schnittstelle vorstellen.

Melden Sie sich am besten noch heute an. Es lohnt sich!