von Dr. Marie-Catherine Klarkowski (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
Am Ende eines Jahres denkt man oft darüber nach, welche Innovationen und Investitionen für das kommende Jahr sinnvoll sind.
Im Hinblick auf die bevorstehenden Weihnachtsferien und der Tatsache, dass die Praxis zwei Wochen geschlossen ist, suchte ich im November 2014 nach einer Lösung, damit die Praxis wenigstens für potenzielle Neupatienten erreichbar ist. Denn vor allem um den Jahreswechsel werden Pläne für das neue Jahr geschmiedet. Neben den Urlaubszielen und der Traumfigur werden da sicher auch andere Wünsche wie eine z. B. Zahnspange ins Auge gefasst. Gerade während der Feiertage haben die potenziellen Patienten Zeit und Muße, sich mit dem Thema Gesundheit auseinander zu setzen, und es wird fleißig gegoogelt. Da wäre es doch schade, wenn ein Interessent auf der Praxiswebseite verweilt und erst im Januar seinen Wunschtermin vereinbaren kann. Ich hatte zuerst an ein Callcenter gedacht, aber ich hatte keine passenden Anbieter im Bereich Kieferorthopädie gefunden.
Zum richtigen Zeitpunkt erinnerte ich mich an die Empfehlung eines Kollegen zum Online-Terminvergabe-Kalender von iie-systems und recherchierte im Internet, ob das System für die Praxis in Frage kommen könnte. Da die Webseite und der Facebook-Auftritt ansprechend und sehr informativ gestaltet waren, habe ich Kontakt mit der Praxisberaterin Eve Visse aufgenommen, die mir kurze Zeit später vor Ort in der Münchener Praxis alles professionell erklärt und dargestellt hat.
Das Versprechen der schnellen und unkomplizierten Integration in meine bestehende Webseite und mein Wunsch, über die Ferienzeit Termine ermöglichen zu können, waren für mich letztendlich der ausschlaggebende Grund für den Kauf. Schon nach zwei Tagen wurde das Modul freigeschaltet, war sofort verfügbar und hat einwandfrei funktioniert. Das hat mich überzeugt.
Natürlich habe ich darüber nachgedacht habe, ob sich die Investition in das System wirklich lohnt oder ob es sich wieder um einen „Blindgänger“ handelt, nur diesmal einen teureren. Denn ich hatte auch vorher schon mit anderen Anbietern gearbeitet, die Online-Terminvergabe ermöglichen. Beispielhaft möchte ich hier Jameda und Doxter nennen, die die Dienstleistung für eine geringe Gebühr bereitstellen. Meine Erfahrungen waren jedoch nicht wirklich positiv. Die Ausfallquote vereinbarter Beratungstermine und auch die „Irrläufer“ die eigentlich zu einem regulären Zahnarzt und nicht zu einem Kieferorthopäden wollten, waren erheblich. Die Termine wurden gebucht, aber dann nicht wahrgenommen oder waren vergebens. Das bedeutete unnötige Leerlaufzeiten in der Praxis und somit finanzielle Ausfälle. Im Endeffekt zahlt man also drauf. Deshalb hatte ich die Dienste wieder von der Webseite entfernen lassen.
Der Online-Kalender hat sofort gewirkt, es gab keine Anlaufzeit. Schon kurz nach der Freischaltung des Online-Kalenders von iie hatte ich die ersten Anfragen und war natürlich begeistert, wie schnell das Tool von den Patienten angenommen wird. Die Sorge, dass die Patienten dann erneut nicht erscheinen, war unbegründet. Ich denke, der Unterschied zu anderen Anbietern ist der persönliche Touch, der durch die Anpassung an die Praxis CI gegeben ist. Das nimmt die Anonymität und erhöht die Hemmschwelle, einfach unverbindlich Termine zu vereinbaren und diese dann evtl. nicht wahrzunehmen. Über iie-systems erhält der Neupatient sofort ein individualisierte Bestätigung ihres Termins und einen ansprechend gestalteten Anamnesebogen, den sie in Ruhe ausfüllen und online an uns zurückschicken können. Außerdem bekommt er kurz vor dem Termin nochmal eine Erinnerungsmail. Das wird super angenommen und minimiert die Ausfallquote signifikant. Wir hatten in der gesamten Zeit, in der wir das Modul nutzen, überhaupt nur einen einzigen Ausfall. Seit Beginn meldet sich im Durchschnitt täglich ein erwachsener Neupatient über das System in unserer Praxis – auch am Wochenende. Das hätte ich nie geglaubt und es hat mich ehrlich überrascht. Über das zusätzliche Modul der Kopplung mit der Praxissoftware wird der Aufwand für die Mitarbeiterinnen an der Rezeption noch weiter minimiert, da der Patient automatisch ins System integriert wird.
Ein weitere ganz eindeutiger Vorteil ist aus meiner Sicht, dass man nicht wie bei anderen Anbietern Serientermine vergeben muss, sondern individuelle Einzeltermine planen kann. Wenn ich also am Ende der Woche die nächste Woche plane und sehe, dass Termine freigeworden sind, kann ich sie ganz einfach für die Online-Terminvergabe anbieten. Man kann das also im Grunde tagesaktuell anpassen. So können neue Patienten bei uns in aller Regel innerhalb einer Woche einen Beratungstermin bekommen. Das ist ein ganz erheblicher Wettbewerbsvorteil.
Anfang 2015 haben wir zusätzlich auch das Modul Templates erworben. Bislang nutzen wir nur ausgewählte Templates, z. B. zu invisalign. Wir werden das jedoch weiter ausbauen, unsere sämtlichen Papierflyer vernichten und nur noch die elektronischen Patienteninformationen nutzen. Das ist nicht nur zeitgemäßer, sondern man hat auch alles aus einem Guss.
Bis zum Ende dieses Jahres sind es noch knapp 6 Monate und es ist Zeit für eine Zwischenbilanz. Das System hat mich überzeugt und ich werde sicher nicht wieder bis zum Jahreswechsel warten, um Innovationen einzuführen. Bei meinem Besuch in der Praxis von Dr. Visse in Lingen konnte ich mich selbst überzeugen, welches Potenzial das System noch bietet. Seine Worte, dass ich meinen Porsche ja schließlich auch nicht nur im ersten Gang fahre, werde ich mir zu Herzen nehmen.