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Feeling good – Return on Investment

Teil 1: my professional

Ein Beitrag von Dr. Torsten Krey Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen analogen Praxen:

Ein neuer Patient ruft in der Praxis an und möchte einen Termin für die erste Beratung haben. Die Mitarbeiterin fragt nach Namen, Anschrift und Versicherungsstatus und schlägt einen Termin vor. Der Patient bestätigt oder fragt nach einem alternativen Vorschlag. Dieser wird in ivoris aufgenommen. Beim ersten Besuch bekommt der Patient nach der Begrüßung einen Anamnesebogen ausgehändigt, mit dem er im Wartezimmer Platz nimmt, diesen ausfüllt und zurückgibt. Dann muss der Bogen gescannt und in das Verwaltungsprogramm eingepflegt werden. Kurz vor der Beratung wirft der Behandler einen kurzen Blick darauf und beginnt dann mit dem Gespräch.

So ist die Standardsituation bei Neupatienten in den allermeisten kieferorthopädischen Praxen. Und so war sie lange Zeit auch bei uns. Solange, bis wir vor rund 9 Jahren begonnen haben, mit iie-systems zu arbeiten.

Dr. Johanna Franke und Dr. Torsten Krey

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Als erster Anwender der Applikationen von iie-systems hatten wir damals mit der Verschickung des Online-Anamnesebogens begonnen. Das war für uns der Einstieg in die digitale Patientenkommunikation. Neue Patienten konnten den Anamnesebogen schon in Ruhe zu Hause ausfüllen und online zurücksenden. Beim ersten Besuch waren damit keine lästigen Formalien mehr auszufüllen und der Bogen war automatisch in ivoris hinterlegt. Das sparte Zeit und bedeutet für die Mitarbeiterinnen am Empfang eine erhebliche Entlastung. Als Behandler konnten wir uns vorab schon ein Bild von den Anforderungen und den Wünschen des Patienten machen und die Beratung darauf aufbauen.

Das digitale Patientenmanagement haben wir in den folgenden Jahren permanent ausgebaut. Seit 2015 nutzen wir das iie-Paket my professional mit dem Online-Terminkalender für Neupatienten auf unsere Webseite, der integrierten automatischen Terminbestätigung inkl. Versand des Anamnesebogens, Templates, Messenger und Analytics.

Was war unsere Motivation und welche Ziele haben wir mit der Implementierung verfolgt? Zunächst einmal wollten wir Zeit sparen und uns die Arbeit durch automatisierte Arbeitsabläufe erleichtern. Fast noch wichtiger: Selbstverständlich wollten wir auch die Anzahl der Neupatienten erhöhen, neue Angebote, einen Termin zu buchen, unterbreiten und dadurch einen modernen Eindruck nach Außen darstellen. Dienstleistung anbieten ist das Motto. Ferner wollten wir die für uns wichtigen Patientengruppen der Erwachsenen und Selbstzahler ansprechen. Ist uns das gelungen? Ja, und zwar in einem Umfang, den wir selbst nicht für möglich gehalten hätten.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Auch wenn wir die erste Anwenderpraxis waren, muss ich tatsächlich eingestehen, dass auch wir die Wichtigkeit der digitalen Patientenkommunikation nicht von Beginn an erkannt haben. Der eigentliche Aha-Moment kam im Grunde nach einem Praxisbesuch beim Kollegen Visse vor einigen Jahren, für den ich heute noch dankbar bin, denn er hat mir die Augen geöffnet. Er ist ein Visionär, und hiermit überfordert er uns normalen Kolleginnen und Kollegen sehr schnell.

Dass man digital gut aufgestellt ist, ist heute für eine Praxis das A & O. Digitalisierung ist aber weit mehr als ein Scanner oder ein 3-D-Modelldrucker. Mindestens genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – ist die digitale Verbindung zum Patienten. Die Möglichkeit und die Dienstleistung, online einen Termin zu vereinbaren, wird heute von Kunden in vielen Bereichen vorausgesetzt und zunehmend auch von einer Praxis erwartet. Wer das nicht frühzeitig erkannt hat, läuft der Entwicklung hinterher und nimmt Wettbewerbsnachteile in Kauf, die nur mit erheblichen Mühen, oft sogar gar nicht mehr, ausgeglichen werden können.

Eigene praktische Erfahrungen mit der Anwendung my professional

Über das integrierte Modul Analytics lässt sich sehr einfach und anschaulich ermitteln, wie und wieviel neue Patienten den Weg in die Praxis finden. Daher kann ich meine Aussage, dass sich die Pandemiesituation als ein Katalysator erwiesen hat, mit Zahlen und Fakten untermauern. Während der Corona-Pandemie konnten wir im Jahr 2020 unsere Onlinetermine für Neupatienten verdoppeln. Hier hat sich die Online-Terminvergabe also als ein echter Segen erwiesen.

My professionell macht es jeder Praxis leicht, auch in schwierigen Zeiten präsent zu sein und neue – und vor allem die richtigen – Patienten zu gewinnen. Was wir feststellen ist, dass vor allem berufstätige Erwachsene den Online-Kalender nutzen. Viele suchen in den Abendstunden oder am Wochenende Informationen zur kieferorthopädischen Behandlung, stoßen dann auf unsere Webseite, sehen, wie modern wir aufgestellt sind und müssen quasi nur einen Knopf drücken, um ihren Wunschtermin zu buchen. Einfacher kann man den ersten Schritt nicht gestalten. So generieren wir über my professional eine große Anzahl von Selbstzahlern, also einer hochinteressanten Patientengruppe.

Berechnung des Return of Investment (ROI)

Wenn man eine Investition tätigt, möchte man als Inhaber wissen, ob und wie schnell sie sich amortisiert, also ob sie sich lohnt oder ob man damit nur Geld verbrannt hat.

Im Falle von my professional lässt sich das ganz einfach ermitteln. Die einmaligen Bereitstellungskosten liegen bei EUR 2.100,00 zzgl. Mwst. Hinzu kommen monatlich EUR 65,00 Servicegebühr. Insgesamt bedeutet das im ersten Jahr einen Betrag von EUR 3.427,20. Der Online-Kalender wird auf der Webseite umgehend eingearbeitet. Wie gut und schnell er genutzt wird, habe ich schon erläutert. Mit nur einem einzigen Abschluss für eine Selbstzahlerleistung ist der ROI bereits erreicht – in der Regel innerhalb der ersten Woche.

Ich kenne kaum eine vergleichbare Investition, mit der sich ein derart schneller und nachweisbarer ROI erzielen lässt.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Für eine erfolgreiche Praxis, die auch in Zukunft erfolgreich bleiben möchte, ist das Bild, wie sie sich auf dem Markt und gegenüber Patienten präsentiert, schon jetzt – und zukünftig noch deutlich stärker – ein ganz zentraler und wenn man so will überlebenswichtiger Faktor.

Mit my professional sind wir im Bereich digitale Patientenkommunikation unseren Mitbewerbern einen ganz entscheidenden Schritt voraus. Wir werden als modern wahrgenommen, sind über die Webseite und Online-Terminbuchung rund um die Uhr erreichbar. Das unterscheidet uns von anderen, damit heben wir uns ab und aus diesem Grund entscheiden sich die Patienten für unsere Praxis.

Welcher Nutzen für uns damit verbunden ist, haben wir schon vor Jahren und und heute um so mehr erkannt. Ein unschätzbarer Vorteil war es jedoch im Hinblick auf Corona. Wir mussten nicht aus der Not heraus plötzlich in der Krise reagieren, sondern waren bereits perfekt aufgestellt. Ich möchte wirklich nicht darüber nachdenken, wie die Situation ohne my professional gewesen wäre.

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch von einer Situation mit einer Neupatientin erzählen, die mich in meiner Einschätzung bestärkt hat. Sie hat den Weg über die Online-Terminbuchung in unsere Praxis gefunden und ist in der Bezirksparkasse für die Digitalisierung zuständig. Sie hat unsere digitale Patientenkommunikation mit Online-Buchung, Terminbestätigung, Informations-Templates etc. dort den entsprechenden Entscheidern vorgestellt mit der Aussage: „Schauen Sie mal, so müssen wir auch werden.“ Das hat mich sehr gefreut, meine Strategie bestärkt und auch ein wenig stolz gemacht.

Wenn ich Ihnen eine klare Empfehlung geben darf: Überlegen Sie bitte nicht lange, ob my professional auch eine Option für Ihre Praxis wäre. Denn eigentlich gibt es hier gar nichts zu überlegen. Die Kosten sind überschaubar, der Return of Invest ist sicher, überprüfbar und in kurzer Zeit wieder eingefahren. Somit haben Sie ein Risiko, das gegen Null geht. Das werden Ihnen auch die anderen Kolleginnen und Kollegen gern bestätigen, die die Anwendung bereits nutzen.

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