Teil 4: Schnittstelle ivoris connect

Dr. Herbert Flock, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Seit der Gründung unserer Praxis vor rund 25 Jahren, die ich gemeinsam mit meiner Schwester führe, haben wir bei unserer Praxisverwaltungssoftware einen der führenden Anbieter genutzt. Wir waren hier immer zufrieden und es hätte eigentlich keine Notwendigkeit für einen Wechsel gegeben. Wir nutzen aber seit vielen Jahren auch alle Anwendungen von iie-systems und gehörten hier zu den ersten Praxen. Es gab jedoch von unserem Anbieter keine Schnittstelle zu iie, so dass wir immer mit dem Managementprogramm auf der einen und mit iie-systems auf der anderen Seite gearbeitet haben. Auf Dauer war das unbefriedigend, zumal man die Möglichkeiten, die iie-systems bietet, so nicht optimal nutzen kann. So haben wir uns letztendlich für einen Wechsel zu ivoris von Computer konkret entschieden. Seit Anfang des Jahres arbeiten wir mit der neuen Management-Software und natürlich mit der Schnittstelle. Und schon nach 3 Wochen kann ich sagen, dass ich mich sehr darüber ärgere, dass wir diese Entscheidung nicht viel, viel früher getroffen haben.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Digitaler Patientenservice ist das A & O einer innovativen und erfolgreichen Praxis. Manche Kolleginnen und Kollegen bieten Online-Termine für Neupatienten über Plattformen wie Jameda, Doctolib o. ä. an. Das ist prinzipiell schon mal ein Schritt in die richtige Richtung. Aber eine wirklich abgestimmte und fortschrittliche Lösung ist das nicht, denn es erfolgt ja keinerlei Personalisierung auf die Praxis. Hier ist dann nicht die Praxis die Marke, sondern der Anbieter, also z. B. Jameda. Und mehr als eine Terminvereinbarung und eine Bestätigung des Termins ist hier ohnehin nicht möglich. Andere Praxen nutzen überhaupt keine digitalen Möglichkeiten der Kommunikation mit Patienten und beurteilen sie oftmals sogar kritisch.

Was ich im Grunde noch viel weniger verstehe ist, dass Kolleginnen und Kollegen, die seit langem mit ivoris arbeiten, die Schnittstelle ivoris connect und die unschätzbaren Vorteile der Verknüpfung mit den Anwendungen von iie-systems nicht kennen. Ich maße mir selbstverständlich nicht an, hier von Ignoranz zu sprechen. Wovon ich allerdings zutiefst überzeugt bin ist, dass der Impact, den es für die Praxis hat, nicht bekannt ist oder stark unterschätzt wird.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Was vermutlich jeder von uns kennt, ist die Tatsache, dass wir alle in unserem Komfortbereich arbeiten. Man hat jahrelang mit einer Verwaltungssoftware, alles läuft, man kennt sich aus, die Mitarbeiterinnen beherrschen das System. Warum also soll man wechseln und die Komfortzone verlassen?

Das weiß ich selbst nur zu gut, denn wie anfangs erwähnt haben auch wir seit Jahren mit zwei quasi autarken Programmen parallel gearbeitet. Da musste immer daran gedacht werden, dem Patienten z. B. ein Template zu schicken, denn ohne Schnittstelle geht das ja nicht automatisch. Also es geht einiges unter, zumal wenn man es als Chef nicht ständig selbst im Blick hat.

Irgendwann haben wir erkannt, dass wir zwar alle Module von iie-systems haben, sie aber nicht optimal nutzen können. Das war der Auslöser für unsere Entscheidung, zu ivoris zu wechseln. Und Sie können mir glauben, dass das nicht mal eben auf Knopfdruck gemacht ist und auch für die Mitarbeiterinnen eine große Umstellung wird, wussten wir. Uns war jedoch von Anfang an bewusst, dass man sein Personal bei der Entscheidung mitnehmen muss, dass man sie in die richtige Richtung führen muss, damit sie die Vorteile für die Praxis erkennen.

Ja, natürlich gab es Ängste im Hinblick auf den geplanten Wechsel. Alles neu, alles anders. Aber wie gesagt, ich selbst habe mich länger mit diesem Thema beschäftigt und auch meine Damen mit eingebunden. Perfekt war hier, dass wir einige Mitarbeiterinnen zum Kollegen Visse nach Lingen schicken konnten, wo sie sich schon ein gutes Bild von den Möglichkeiten der Schnittstelle machen konnten. Auch der Kollege Michael Siemes war hier sehr zuvorkommend und hat den Besuch in seiner Hagener Praxis angeboten, den wir auch gerne genutzt haben. So wurde die Angst vor der Umstellung geringer, weil man ja schon Kenntnisse hatte.

Eine Sorge blieb jedoch – bei meinen Mitarbeiterinnen und auch bei mir selbst. Aufgrund von Corona sind ja seitens ivoris derzeit keine Schulungen vor Ort möglich, sondern alles muss oline erfolgen muss. Im Nachhinein bin ich aber mehr als erstaunt, wie reibungslos das alles geklappt hat. Die Online-Schulungen von irvoris waren wirklich super. Bei Computer konkret arbeiten top geschulte Leute. Und auch von der Betreuung sind alle begeistert. Die Sorge, dass man bei einer Hotline anruft und niemanden erreicht, ist absolut unbegründet. Es wird bei Fragen schnell und unkompliziert geholfen.

Nun haben wir also seit 3 Wochen endlich die Verknüpfung von der Management-Software zu iie-systems. Und wir erkennen tagtäglich den Mehrwert, den uns das bringt. Patienten erhalten automatisch ihre Terminbestätigung und -erinnerung und auch die Infotemplates werden aus dem System heraus versendet, ohne dass man dabei Aufwand hat.

Das kann man mit Zahnrädern vergleichen, die perfekt ineinandergreifen. Man hat ein System und muss nicht mit Bausteinen verschiedener Anbieter arbeiten. Das ist ein abgerundetes Konzept, wie es besser eigentlich nicht geht.

Auch unsere Patienten sind total begeistert und haben einen super Eindruck von unserer Praxis. Jeder Mensch ist ja auf Optik gepolt. Und jede Terminbestätigung und -erinnerung, jedes Template und jede Information ist auf die Praxis gebrandet mit Foto vom Chef oder Team, der Unterschrift und Siegeln wie Focus oder Praxis Plus Award. So wird dem Patienten immer wieder vor Augen geführt, dass er in einer fortschrittlichen Praxis behandelt wird und gut aufgeboben ist.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Vielleicht trete ich jetzt einigen Kolleginnen und Kollegen auf die Füße, wenn ich behaupte, dass die teure Technik, in die viele Praxen investieren, für den Erfolg einer Praxis weit weniger zielführend ist als die gesamte Patientenkommunikation. Es geht doch um die Außendarstellung und darum, mehr Patienten zu gewinnen. Und das gelingt nicht mit einem Scanner. Aber es gelingt mit den Tools von iie-systems.

Wir möchten an unserem Standort die Praxis sein, die man mit Kieferorthopädie verbindet. Das gelingt uns, wenn ich in die Köpfe der Patienten kommen. Und da kommen wir mit einer beispiellosen Kommunikation und mit einem hervorragenden Service rein. Neue Patienten bekommt man nicht mit einem Scanner oder 3-D-Modelldrucker. Wobei ich die technische Digitalisierung nicht abwerten möchte – im Gegenteil. Es ist aber entscheidend, dass das Gesamtkonzept stimmt. Und hier ist der Kontakt mit den Patienten der allerwichtigste Faktor.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Die einmalige Investititon für die Schnittstelle ivoris connect beläuft sich auf EUR 1.490,00 netto. Hinzu kommen monatliche Servicegebühren von EUR 15,00. Ich denke, da muss man nicht aufwändig einen ROI ausrechnen. Allein durch die Entlastung der Mitarbeiterinnen, die nichts mehr händisch ausfüllen und versenden müssen und sich daher wichtigen Dingen widmen können, ist der Return on Invest innerhalb weniger Tage erreicht – von der Termintreue der Patienten mit den damit verbundenen geringeren Leerlaufzeiten ganz zu schweigen. Und Patientenbegeisterung lässt sich ohnehin nicht in Geld aufrechnen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Ich hatte es anfangs schon erwähnt, sage es aber gerne noch einmal. Ich ärgere mich über mich selbst, dass wir nicht viel früher den Wechsel zu ivoris in Angriff genommen haben. Michael Visse hat immer dazu geraten, aber wir haben es ständig verschoben. Das war aus heutiger Sicht ein Fehler.

Aufschiebertitis – so will ich es mal nennen – ist eine gefährliche Krankheit und ich bin froh, dass ich davon nun genesen bin. Spät, aber zum Glück nicht zu spät. Es ist alles viel komfortabler geworden und mein Team und wir als Behandler sehen die Erfolge jeden Tag.

Ja, der Wechsel der Praxismanagement-Software bedeutet einen gewissen Aufwand und anfangs nicht unwesentliche Mehrarbeit. Und zuweilen belügt man sich auch, um sich selbst zu rechtfertigen, dass ein Wechsel gar nicht notwendig ist. Man ist der Meinung, alles ist gut, man hat ausreichend Patienten und man braucht das alles eigentlich gar nicht.

Seine Komfortzone zu verlassen ist unbequem. Das weiß ich aus Erfahrung. Und trotzdem rate ich Ihnen dringend: Wagen Sie den Schritt und wagen Sie ihn so schnell wie möglich. Dann entsteht eine neue Komfortzone und Sie fragen sich, wieso Sie so lange die alte präferiert haben.

Greifen Sie auf die Erfahrung von Kollegen zurück. Schicken Sie Ihre Mitarbeiterinnen in Praxen, die bereits mit der ivoris-Schnittstelle arbeiten. Auch ich bin jederzeit gerne bereit, hier Unterstützung zu leisten – und das aus 100 %iger Überzeugung.