Die Schnittstelle Ivoris connect war für iie-Kunden wie auch für Computer konkret ein Game-Changer. Durch sie wurde die Kommunikation sowie das Terminmanagement zu den Patienten auf eine deutlich höhere Stufe gestellt.

Die Schnittstelle spart wertvolle Zeit, da die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt werden.

Der Weg dorthin war jedoch durchaus beschwerlich, denn im ersten Schritt musste das Vertrauen der Geschäftsleitung von Computer konkret gewonnen werden.

Auch hier ist der Vergleich von Genialität und Einfachheit durchaus angebracht.

Zu Beginn des gemeinsamen Prozesses ging es stets um sehr komplexe Herausforderungen.

• § 18 (Datensicherheit)
• rechtliche Fragen zur externen Datenspeicherung
• Auftragsdatenverarbeitung (was muss von wem und wann beachtet werden?)

Das sind hochgradig komplizierte Fragen, zumal auf beiden Seiten nur geringes spezifisches Wissen zur Cloud-Technologie und notwendigen Prozesskette vorhanden war. Hier haben wir uns auf Neuland begeben und mussten zunächst eine Vertrauensbasis schaffen, um schwerwiegende Fehler zu vermeiden.

Unter anderem ging es darum, technische Voraussetzungen im Rechenzentrum zu definieren oder Fragen zur Auftragsdatenverarbeitung zu klären. Kompetente Partner mussten gefunden und ausgewählt werden, mit denen eine langfristige und partnerschaftliche Zusammenarbeit möglich ist.

Für alle am Prozess Beteiligten war anfangs nicht zu überschauen, wie hoch der zeitliche Aufwand zur Erstellung einer Schnittstelle sein würde.

Ich persönlich habe in diesen Zeiten eigentlich sehr einfach gedacht und war mir in folgenden Punkten ganz sicher.

• Wir brauchen eine derartige Schnittstelle für unsere Praxis und für die iie-Anwender.
• Wir werden damit die Beziehung zu unseren Patienten automatisch verbessern.
• Damit ist ein nachhaltiger Erfolg für die Praxen und iie-systems verbunden.

Und so haben wir unseren gemeinsamen Traum Realität werden lassen. Das Ergebnis ist die erste voll funktionstüchtige Web-basierte Schnittstelle auf dem Markt.

Eine solche Schnittstelle bietet riesige Chancen für die zukünftige Weiterentwicklung einer jeden Praxis.

Allerdings schotten sich andere Praxissoftware-Anbieter ab und sind nicht offen für Innovationen. Das ist sehr bedauerlich, denn iie-Anwender, die nicht Ivoris nutzen, müssen dadurch einen klaren strategischen Nachteil in Kauf nehmen. Alles wäre sehr viel einfacher, wenn auf Seiten der Softwareanbieter hier mehr Bereitschaft bestünde.

Ganz Ähnliches gilt auch bei einer Reihe der iie-Kunden. Auch hier ließe sich vieles deutlich einfacher gestalten. Alle Neupatienten sollten nach ihrer E-Mail-Adresse gefragt werden. Diese Patientengruppe profitiert in der Folge automatisch vom gesamten Terminservice, den die Anwendungen von iie-systems bieten.

Trotzdem hören wir von Praxen häufig, dass man es nicht schaffe, die Patienten nach ihrer Mail-Adresse zu fragen. Dies störe zu sehr den gewohnten Praxisablauf.

Was noch hinzukommt sind Übertragungsfehler. Diese bedeuten eine Unzustellbarkeit der Mail und stressen die Mitarbeiterinnen. Gerne wird dann behauptet, dies liege an den nicht ausgereiften Anwendungen von iie-systems. Man identifiziert also einen Fehler, sucht diesen jedoch nicht bei sich selbst, sondern schiebt es auf die Software. Das nenne ich Genialität.

Dabei geht es so viel einfacher. Man macht mit dem Patienten einen doppelten Check bei der Eingabe seiner E-Mail-Adresse. Das hilft und bringt die Beziehung zum Patienten auf ein neues Level. Die Vorteile sind viel zu groß, als dass man darauf verzichten darf. Dies nicht zu tun ist aus meiner Sicht grob fahrlässig.

Ich möchte Ihnen hier noch einmal eine Zusammenfassung der Vorteile geben:

• Jeder Termin wird automatisch bestätigt.
• Zwei Tage vor dem Termin erhält der Patient eine ebenfalls automatische Terminerinnerung.
• Der online gebuchte Termin wird im Kalender von Ivoris angezeigt.
• Der Anamnesebogen wird automatisch importiert.
• Anwender können Gruppentemplates an alle Patienten mailen.
• automatischer Versand von Geburtstagstemplates, sofern das entsprechende Template im iie-Shop (link zu https://www.iie-shop.de) erworben wurde (EUR 119,00)
• Kopplung der Terminartart an ein individuelles Termintemplate (im iie-shop zahlreich vorhanden und durch einen Klick zu erwerben).

Wir geben uns jedoch mit Erreichtem nie zufrieden. Daher haben wir noch eine verbesserte Terminanwendung mit einer künstlichen Intelligenz entwickelt.

Dabei werden freie Termine für Neupatienten in Ivoris identifiziert und automatisch im Online-Kalender auf der Webseite angezeigt. Jeder Anwender kann selbst definieren, wie viele Termine dies pro Tag sein sollen. Bei Online-Terminen gilt das Motto „weniger ist mehr“. In unserer Praxis in Lingen stellen wir maximal 4 Termine pro Tag online.

Die künstliche Intelligenz greift auch im regulären Terminmanagement übr die Termintemplates. Versäumt ein Patient einen Termin, was ab und an durchaus vorkommt, wird er automatisch benachrichtigt und kann direkt aus der Mail heraus einen neuen Termin buchen. Dieser erscheint dann umgehend im Ivoris-Kalender. Das entlastet die Rezeption und beeindruckt den Patienten.

Auf diesem Wege können laufende Terminbestätigungen auch einfach und schnell verschoben werden. Dieser Service wird von den Patienten sehr gut angenommen.

Ein solches Terminmanagement ist die Zukunft und entlastet ganz nebenbei auch noch das Telefon. Ich nenne das gerne „your next normal“.

Einfacher weitergehen wird es auch bei den nächsten Entwicklungsschritten. Denn wir ruhen uns nicht auf unserem Erfolg aus, sondern möchten auch zukünftig einfache Veränderungen anstoßen. Und dazu braucht es eben keine Genialität. Vielmehr geht es um das Wesentliche, das Einfache.

Freuen Sie sich als Anwender auf unsere nächsten Innovationen und lassen Sie sich überraschen. Und wenn Sie bislang noch nicht zur Gruppe der Anwender gehören: Was genau hält Sie eigentlich noch ab, dabei zu sein