Um zu gewährleisten, dass Bestands- wie Neupatienten schnell und einfach Kontakt zur Praxis aufnehmen können, ist die Sicherstellung einer guten telefonischen Erreichbarkeit unabdingbar.

Leider trifft dies auf zahlreiche Praxen nicht zu. Die Leitung ist besetzt oder Anrufe werden nicht entgegengenkommen. Dies führt nicht selten dazu, dass sich Patienten anderen Praxen zuwenden, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Telefonisch nicht erreichbar zu sein bedeutet somit die Gefahr von potenziellen Verlusten von Patienten und Umsätzen und kann daher sehr teuer werden.

Dabei ist es eigentlich gar nicht schwierig, die telefonische Erreichbarkeit in einer Praxis zu optimieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Die Installation einer leistungsfähigen Telefonanlage, die mehrere Telefonnummern managen kann.
• Die Sicherstellung, dass ausgehende Telefonate durch Mitarbeiterinnen die öffentliche Praxisnummer nicht blockieren.
• Einsatz von mehr Personal mit automatischer Anrufweiterleitung, so dass das eingehende Telefonat an die zweite Mitarbeiterin geht, sofern der Hauptanschluss aktuell belegt ist.

• Einrichtung von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter mit dem Hinweis, dass Neupatienten einfach und bequem einen Online-Termin buchen können.
• Angebot eines Rückruf-Services
• Die perfekte Nutzung der iie-Anwendungen, also konsequente Verknüpfung der Bestandspatienten.

Bei dieser Möglichkeit wird jeder Behandlungstermin direkt aus Ivoris-Praxident oder Z1 bestätigt – und zwar mit automatischer Terminerinnerung sowie der Möglichkeit, der digitalen Terminverschiebung.

Das reduziert No Shows und unnötige Anrufe von Patienten, die vergessen haben, wann ihr nächster Termin stattfindet oder diesen verschieben müssen.

Dr. Michael Schauseil hat das in seinem Blog-Beitrag vom 11.02.2023 auf den Punkt gebracht:

„Da die Patienten ihre Termine 24 / 7selbst verschieben können, haben wir so gut wie keine No Shows mehr. Der Anteil der nicht wahrgenommenen Termine ist von etwa 10 % auf weniger als 1 % gesunken. Das ist total krass und der absolute Hammer. Auch von unseren Patienten bekommen wir durchweg ein positives Feedback.

Das Telefon der Rezeption wurde um mehr als 50 % entlastet, weil nicht mehr ständig Patienten anrufen und fragen, wann nochmal ihr Termin ist oder die Damen bei nicht wahrgenommenen Terminen hinterher telefonieren müssen.

Unsere Mitarbeiterinnen sind happy und möchten nie mehr darauf verzichten.“

Abgestimmter Online Terminbuchungs-Service

Ein leistungsstarkes digitales Buchungssystem ermöglicht es Patienten, Termine selbstständig und ganz bequem von zu Hause oder unterwegs aus zu vereinbaren.

Über eine Schnittstelle zur Praxis-Verwaltungssoftware ist dabei alles perfekt abgestimmt.

Das intelligente Online-Buchungssystem von iie erkennt automatisch, welche Patienten nicht zur Behandlung erschienen sind. Diese werden automatisch per E-Mail benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einfach und komfortabel einen neuen Termin buchen.

Das gilt für Neupatienten wie für Bestandspatienten gleichermaßen.

Durch diesen Service wird die Anzahl der Anrufe automatisch reduziert. Das entlastet die Rezeption und verbessert somit zwangsläufig auch die telefonische Erreichbarkeit der Praxis.

Gehen Sie auf Nummer Sicher und bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit einer Online-Terminbuchung.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Bequemlichkeit:
  Patienten können ihre Termine rund um die Uhr und von jedem beliebigen Ort aus vereinbaren.
• Zeitersparnis:
  Patienten müssen auf einen Termin nicht lange warten und dazu nicht in der Praxis anrufen.
• Selbstständigkeit:
  Patienten sind bei Terminen nicht auf das Praxispersonal bzw. die Praxisöffnungszeiten angewiesen, sondern können eigenständig buchen.
• Übersicht:
  Patienten haben Zugang zu einem Kalender, in dem die verfügbaren Termine der Praxis angezeigt werden. Sie können somit den Termin wählen, der am besten in ihren Zeitplan passt.
• Erinnerungen:
  An jeden Termin wird automatisch zwei Tage vorher erinnert.
• Servicecloud:
  Patienten können in ihrer gesicherten Servicecloud online Termine einsehen, verwalten und aktualisieren. Hier sind auch alle Fotos sowie Rechnungen hinterlegt.

Dass das Online-Buchungssystem sicher und zuverlässig ist, versteht sich von selbst. Wichtig ist jedoch, dass die Praxis auch weiterhin die Möglichkeit für eine telefonische Terminvereinbarung sicherstellt, sofern Patienten dies wünschen oder keinen Zugang zum Internet haben.

Die Rekrutierung von Neupatienten ist für jede kieferorthopädische Praxis ein Muss. Verpassen Sie hier keine Chancen. Denn das ist wird nicht nur ärgerlich, sondern vor allem sehr teuer.