In vielen Bereichen des täglichen Lebens hat sich die digitale Unterschrift mittlerweile als wegweisende Technologie etabliert.
Menschen sind mittlerweile daran gewöhnt, bei der Bezahlung mit EC-Karte, bei der Annahme eines Paketes oder beim Einchecken in einem Hotel auf einem Tablet oder Smartphone zu unterschreiben.
Auch viele Praxen möchten diese Technologie für ihre Dokumente nutzen. Häufig erhalten wir bei iie-systems daher Anfragen, ob und wie Privatvereinbarungen oder Verträge mit Patienten digital unterschrieben werden können. Es besteht der Wunsch, alles nahtlos und ohne Medienbruch direkt in iie, Ivoris, Z1 oder Praxident zu speichern.
Hier ist allerdings Vorsicht geboten!
Im medizinischen Bereich gibt es ganz genaue Vorgaben dazu, wann gegenüber dem Patienten die Schriftform gewahrt werden muss.
Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis. Es verlangt, dass Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst werden und das Dokument im Anschluss von beiden Vertragspartnern eigenhändig und mit vollem Namen zu unterschreiben ist.
Nachstehend 4 Standard-Situationen aus der Praxis, die einer Schriftform nach § 126 BGB zwingend bedürfen.
- Erklärung zur Einwilligung der Datenübermittlung an Fakturierungsunternehmen
- Honorarvereinbarung (§ 2, Ab 1,2 GOZ)
- Verlangensleistungen (§ 2, Abs. 3 GOZ)
- Mehrkostenvereinbarung (§ 28, Abs. 2 SGB V)
Bei den Punkten 2 bis 4 muss jeweils vor Behandlungsbeginn ein schriftlicher Heil- und Kostenplan (HKP) erstellt und vom Patienten sowie vom Arzt handschriftlich unterzeichnet werden.
Unter diesen Vereinbarungen zählt eine digitale Unterschrift nicht und kann für die Praxis nachteilige Folgen haben.
Auch das Einscannen der jeweiligen Vereinbarung nach erfolgter handschriftlicher Zustimmung mit Abspeicherung im Praxisverwaltungssystem ist nicht rechtssicher. Im Streitfall reicht die eingescannte Unterschrift nicht aus.
Die Probleme können im Einzelfall weit über die Honorarauswahl hinausgehen und zu einem wahren Klage-Tsunami führen – vom Reputationsverlust der Praxis ganz zu schweigen.
Mein Rat: Hören Sie nicht auf Anbieter, die Ihnen erklären wollen, dass man heute eine komplett digitale Praxis führen sollte, bei der alles papierlos abgewickelt wird. Solche Ideen hören sich gut an. Ihre Umsetzung kann für Sie jedoch extrem gefährlich bzw. kostspielig werden.
Wenn Sie jetzt denken, dass ja noch nichts passiert ist, habe ich ein Vergleichsbeispiel aus dem Bereich Datenschutz – Datensicherheit für Sie.
Seine Daten nicht zu sichern, weil ja bislang nicht passiert ist, macht absolut keinen Sinn. Als Praxis sollten Sie zwingend ein qualifiziertes Protokoll für die Datensicherung haben. Ebenso verhält es sich mit den Rechtsvorschriften zur Unterschrift unter Dokumenten.
In zahlreichen Bereichen lässt sich der Workflow allerdings durchaus papierlos, voll digital und rechtssicher realisieren.
Mögliche Beispiele dafür sind:
- Anamnesebögen
- Arztbriefe, Extraktionsanweisungen, kons Anweisungen
- Risikoaufklärung für Patienten
- Formulare für Lastschriftverfahren
- Formulare zur einfachen und schnellen Abrechnung für GKV-Patienten am Behandlungsende
In meinem nächsten Blog-Artikel werde ich über rechtssichere und sinnvolle digitale Formulare berichten und die erheblichen Vorteile für jede Praxis aufzeigen.