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Digitale Unterschrift:Ein wertvolles Instrument zur Workflow-Optimierung

Im letzten Beitrag habe ich aufgezeigt, dass digitale Unterschriften bei verschiedenen Verträgen und Schriftstücken nicht rechtssicher sind. Einige Dokumente bedürfen zwingend der Schriftform.

Nichtsdestotrotz ist die Technologie der digitalen Unterschrift jedoch in vielen Bereichen ein wertvolles Instrument, mit dem sich der Workflow in verschiedenen organisatorischen Praxiskontexten optimieren lässt.

Menschen sind heute daran gewöhnt, digital zu signieren und empfinden dies als einen ganz normalen Vorgang. Aufgrund der alltäglichen Erfahrung ist die Akzeptanz dieser Technologie auch bei unseren Patienten gegeben. Somit kann prinzipiell jede Praxis davon profitieren und tradierte Workflows mit physischer Unterschrift durch digitale ersetzen.

Vorteile für die Praxis

Effizienz und Zeitersparnis

Im Vergleich zu herkömmlichen Unterschriften auf Papier ermöglichen digitale Signaturen einen schnelleren und effizienteren Workflow. Dokumente können sofort unterschrieben, gespeichert und bei Bedarf weitergeleitet werden. Das bedeutet eine reibungslose Arbeitsweise mit immenser Zeitersparnis.

Vermeidung von Dokumentenverlust

Digitale Dokumente können elektronisch gespeichert werden. Das fehlende Risiko eines physischen Verlustes trägt zu Sicherheit und Nachverfolgbarkeit bei.

Kostenersparnis

Kosten für Papier, Druck, Versand und Lagerung werden durch die Verwendung digitaler Signaturen reduziert. So lässt sich effizienter und ressourcenschonender handeln.

Nichtabstreitbarkeit

Wer digital unterschrieben hat, kann im Zweifels- oder Streitfall seine Unterschrift nicht leugnen. Damit verbunden ist eine verbindliche Möglichkeit, die Zustimmung bzw. Genehmigung eines Dokumentes rechtlich nachweisen zu können.

Ortsunabhängigkeit

Die digitale Unterschrift ermöglicht es allen Beteiligten, Dokumente ortsunabhängig zu signieren, solange eine Internetverbindung zur Verfügung steht.

Integration in iie-systems

Digitale Unterschriften lassen sich nahtlos in die iie-Plattform integrieren, was die Automatisierung von Workflows einmal mehr erleichtert.

Iie-systems nutzt seit vielen Jahren die Technologie zur digitalen Signatur für Tablets und bietet seinen Anwendern eine umfangreiche Auswahl digital signierbarer Dokumente.


Digital signierte Dokumente werden automatisch in der iie-Cloud oder in Ivoris gespeichert und direkt an den Patienten gesendet.

Zahlreiche Praxisvorgänge sind für die Nutzung digitaler Formulare hervorragend geeignet. Sie verbessern die Rechtssicherheit und erleichtern gleichzeitig die Arbeit der Mitarbeiterinnen.

Aufwändiges Scannen handschriftlicher Dokumente und händische Zuordnung zum Patienten entfallen. Mit der digitalen Unterschrift funktioniert alles ganz einfach, schnell und ohne Medienbruch.

Digitale Unterschriften ermöglichen es, Prozesse effizienter, flexibler und transparenter zu gestalten. Das verbessert die Gesamtproduktivität und Effektivität der Praxis. Von dieser Technologie kann jede Praxis einfach und schnell profitieren.

Wer mehr dazu wissen möchte, kann direkt online einen unverbindlichen Beratungstermin bei Nicole Weinrich oder Nathalie Krüger vereinbaren. Die beiden helfen sehr gerne weiter und stehen für alle Fragen zur Verfügung.

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Digitale Unterschriften: Rechtliche Grenzen bei der fortschrittlichen Technik

In vielen Bereichen des täglichen Lebens hat sich die digitale Unterschrift mittlerweile als wegweisende Technologie etabliert.

Menschen sind mittlerweile daran gewöhnt, bei der Bezahlung mit EC-Karte, bei der Annahme eines Paketes oder beim Einchecken in einem Hotel auf einem Tablet oder Smartphone zu unterschreiben.

Auch viele Praxen möchten diese Technologie für ihre Dokumente nutzen. Häufig erhalten wir bei iie-systems daher Anfragen, ob und wie Privatvereinbarungen oder Verträge mit Patienten digital unterschrieben werden können. Es besteht der Wunsch, alles nahtlos und ohne Medienbruch direkt in iie, Ivoris, Z1 oder Praxident zu speichern.

Hier ist allerdings Vorsicht geboten!

Im medizinischen Bereich gibt es ganz genaue Vorgaben dazu, wann gegenüber dem Patienten die Schriftform gewahrt werden muss.

Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis. Es verlangt, dass Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst werden und das Dokument im Anschluss von beiden Vertragspartnern eigenhändig und mit vollem Namen zu unterschreiben ist.

Nachstehend 4 Standard-Situationen aus der Praxis, die einer Schriftform nach § 126 BGB zwingend bedürfen.

  1. Erklärung zur Einwilligung der Datenübermittlung an Fakturierungsunternehmen
  2. Honorarvereinbarung (§ 2, Ab 1,2 GOZ)
  3. Verlangensleistungen (§ 2, Abs. 3 GOZ)
  4. Mehrkostenvereinbarung (§ 28, Abs. 2 SGB V)

Bei den Punkten 2 bis 4 muss jeweils vor Behandlungsbeginn ein schriftlicher Heil- und Kostenplan (HKP) erstellt und vom Patienten sowie vom Arzt handschriftlich unterzeichnet werden.

Unter diesen Vereinbarungen zählt eine digitale Unterschrift nicht und kann für die Praxis nachteilige Folgen haben.

Auch das Einscannen der jeweiligen Vereinbarung nach erfolgter handschriftlicher Zustimmung mit Abspeicherung im Praxisverwaltungssystem ist nicht rechtssicher. Im Streitfall reicht die eingescannte Unterschrift nicht aus.

Die Probleme können im Einzelfall weit über die Honorarauswahl hinausgehen und zu einem wahren Klage-Tsunami führen – vom Reputationsverlust der Praxis ganz zu schweigen.

Mein Rat: Hören Sie nicht auf Anbieter, die Ihnen erklären wollen, dass man heute eine komplett digitale Praxis führen sollte, bei der alles papierlos abgewickelt wird. Solche Ideen hören sich gut an. Ihre Umsetzung kann für Sie jedoch extrem gefährlich bzw. kostspielig werden.

Wenn Sie jetzt denken, dass ja noch nichts passiert ist, habe ich ein Vergleichsbeispiel aus dem Bereich Datenschutz – Datensicherheit für Sie.

Seine Daten nicht zu sichern, weil ja bislang nicht passiert ist, macht absolut keinen Sinn. Als Praxis sollten Sie zwingend ein qualifiziertes Protokoll für die Datensicherung haben. Ebenso verhält es sich mit den Rechtsvorschriften zur Unterschrift unter Dokumenten.

In zahlreichen Bereichen lässt sich der Workflow allerdings durchaus papierlos, voll digital und rechtssicher realisieren.

Mögliche Beispiele dafür sind:

  • Anamnesebögen
  • Arztbriefe, Extraktionsanweisungen, kons Anweisungen
  • Risikoaufklärung für Patienten
  • Formulare für Lastschriftverfahren
  • Formulare zur einfachen und schnellen Abrechnung für GKV-Patienten am Behandlungsende

In meinem nächsten Blog-Artikel werde ich über rechtssichere und sinnvolle digitale Formulare berichten und die erheblichen Vorteile für jede Praxis aufzeigen.

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Online-Terminvereinbarung über die Arztsuche der relevanten Aligner-Anbieter

Führende Anbieter von Alignern wie Align Technology oder Spark verstehen die Bedürfnisse der Patienten. Dazu gehört auch das Angebot von Online-Terminvereinbarungen für Praxen, die auf die jeweilige Methode spezialisiert sind. Das ist prinzipiell zunächst sehr positiv.

Beim direkten Vergleich von Spark (Ormco)und Invisalign (Align Technology) zeigen sich allerdings nicht unwesentliche Unterschiede.

Für Spark kann der interessierte Patient direkt, einfach und schnell über den Online-Kalender von iie-systems einen Termin buchen.

Weniger komfortabel ist es für invisalign. Align Technology nutzt hier einen Concierge-Service, bei dem keine direkte Terminbuchung möglich ist.

Würde auch Align Technology den von iie-systems entwickelten Online-Kalender nutzen und in seine Arztsuche-Seiten integrieren, hätte das für viele iie-Anwenderpraxen einen ganz erheblichen Vorteil.

Der Grund für diese Einschätzung ist leicht erklärt!
In den allermeisten Anwenderpraxen hat sich der iie-Terminkalender mittlerweile als unverzichtbares Werkzeug etabliert, auf das kaum noch verzichtet werden kann.
Seine einfache Handhabung und Effizienz minimieren den administrativen Aufwand und ermöglichen es, dass Patienten ganz bequem und rund um die Uhr einen Termin vereinbaren können – völlig unabhängig von Praxisöffnungszeiten oder telefonischer Erreichbarkeit.

Patienten und Praxen schätzen diesen Service gleichermaßen. Für Praxen ist zudem die Verbindung mit dem Verwaltungssystem ein unschätzbarer Vorteil.

Ein interessierter Patient bucht seinen Wunschtermin. Ab diesem Moment läuft alles wie von selbst.

  • Nach Buchung erhält der Patient automatisch eine Terminbestätigung mit Anamnesebogen sowie zwei Tage vor Termin eine freundliche Erinnerung.
  • Den Anamnesebogen füllt er ganz bequem zu Hause aus und sendet ihn digital zurück. Automatisch wird das Formular ins Praxisverwaltungssystem übertragen.
  • Besonders erwähnenswert ist der intelligente Kalenderlink. Dieser ermöglicht es der Praxis, exakt zu identifizieren, über welche Kalenderquelle der Patient seinen Online-Termin gebucht hat. Das System führt automatischer Datenanalysen mit einem übersichtlichen Dashboard durch, was den Praxisalltag optimiert.

Auf dem TPAO Kongress in Hamburg hatte ich Gelegenheit, mit den Verantwortlichen der namhaften Aligner-Anbieter zu sprechen, darunter Align Technology, Ormco-Spark und Angel Aligner.

Mein Ziel war die Schaffung einer nahtlosen Integration, über die Anwender von iie-systems ihren Online-Kalender einfach und unkompliziert auf den jeweiligen Doc Locator Seiten verlinken können – eine Maßnahme, die aus meiner Sicht allen Seiten zugutekommt.

Vorteil für Aligner-Anbieter:
Durch die Möglichkeit einer einfachen und schnellen Buchung steigt die Attraktivität für interessierte Patienten.

Vorteil für die Praxis:
Es wird eine etablierte Technologie genutzt, die nahtlos mit der Praxisverwaltungssoftware verbunden ist.

Vorteil für den Patienten:
Die Terminbestätigung erfolgt einfach und schnell und enthält zudem die Möglichkeit, den Anamnesebogen zu Hause auszufüllen und in Echtzeit zu übertragen.

Ich freue mich, verkünden zu können, dass wir gemeinsam mit dem Team von Ormco-Spark in kürzester Zeit eine herausragende Lösung gefunden haben.

Diese Zusammenarbeit ermöglicht es uns, die Effizienz in der Terminverwaltung noch weiter zu steigern und unseren Anwendern eine perfekte Erfahrung zu bieten.

Die direkte Verbindung von iie-systems und der Ormco-Spark-Behandlerseite trägt dazu bei, den Praxisbetrieb zu optimieren und sicherzustellen, dass Patienten ihre Termine noch benutzerfreundlicher buchen können.

Überzeugt Euch gerne selbst von dieser bahnbrechenden Neuerung, indem ihr bei folgendem Link „Lingen“ in die Ortssuche eingebt.

https://sparkaligners.com/de-de/spark-behandler-suchen

Spark-Anwender; die sich noch nicht auf der Ormco-Spark-Behandlerseite eingetragen haben, können und sollten dies unbedingt nachholen. Dazu benötigt Ihr zunächst aus iie-systems einen Spark-Kalenderlink. Wie Ihr diesen generiert, erfahrt Ihr im folgenden Erklär-Video.

Danach gebt Ihr diesen Link einfach auf der Ormco-Spark-Behandlerseite ein, die Ihr hierüber erreicht:

Selbstverständlich sind wir auch weiterhin offen für Gespräche mit Align Technology und Angel Aligner.

Meine Empfehlung an alle interessierten iie-Anwender: Sucht das Gespräch mit Euren Außendienstmitarbeitern oder sprecht direkt mit den Verantwortlichen des jeweiligen Unternehmens. Nur durch eine kontinuierliche Kommunikation gelingt es, Verbesserungen in die Wege zu leiten.

Die Zukunft der Kieferorthopädie wird durch die Beteiligung engagierter Anwender und innovative Partnerschaften gestaltet. Die Chance, Teil dieser Entwicklung zu sein, steht jedem von Euch offen.

Lasst uns alle gemeinsam die Zukunft der Kieferorthopädie erfolgreich gestalten!

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Erstattung der KFO-EigenanteilsrechnungenEinfach und schnell in Zusammenarbeit mit der AOK Niedersachsen

Zum Ende der Behandlung erstattet die Krankenkasse den Eigenanteil der Versicherten an der kieferorthopädischen Behandlung (20 % bzw. 10 %), sofern diese gemäß Behandlungsplan im vorgesehenen medizinisch erforderlichen Umfang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Um die Erstattung zu erhalten, muss bei der zuständigen Krankenkasse ein Antrag mit den die erforderlichen Unterlagen eingereicht werden. Diese sind

  • Quartalsrechnung zur KFO-Behandlung
  • Abschlussrechnung der KFO-Praxis
  • Erklärung, an welche Person die Eigenanteile erstattet werden sollen
  • Bankverbindung des Kontoinhabers

Der Erstattungsprozess ist für Praxis und Patient gleichermaßen mühsam und, wenn die notwendigen Unterlagen nicht zur Verfügung stehen, häufig auch fehlerhaft.

Dies führt nicht selten zu erheblichen Reibungsverlusten bei allen am Prozess Beteiligten.

Gemeinsam haben die Teams von iie-systems und Ivoris in Kooperation mit der AOK Niedersachsen die Digitalisierung des Erstattungsprozesses der Eigenanteile für Patienten umgesetzt und damit eine innovative und bequeme Lösung geschaffen. Ziel war es, alle Beteiligten zu entlasten und dabei gleichzeitig Effizienz und Optimierung des Prozesses zu fördern.

Effiziente Abwicklung

Situation:
Aktuell erfordert das Versenden der Abschlussrechnung inklusive der letzten Quartalsrechnung an den Patienten viel manuellen Aufwand.
Verbesserung:
Durch die digitale Lösung entfällt diese Aufgabe komplett, was zu einer erheblichen Entlastung der Praxismitarbeiterinnen führt.

Automatische Zuordnung von Abschlussbescheinigungen

Situation:
Derzeit erfolgt die manuelle Zuordnung von Abschlussbescheinigungen zu den Rechnungen am Quartalsende.
Verbesserung:
Die digitale Lösung macht diesen zeitaufwändigen Prozess vollständig verzichtbar. Das bedeutet eine effizientere Arbeitsweise mit einer deutlichen Zeitersparnis.

Kontrolle offener Rechnungen

Situation:
Bei Abschlussgesprächen werden noch offene Rechnungen identifiziert, was zusätzlichen Gesprächsbedarf und Mahnungsaufwand bedeutet.
Verbesserung:
Durch die Möglichkeit, die Erstattung der Eigenanteile durch die AOK Niedersachsen abtreten zu lassen, wird der Erstattungsbetrag automatisch dem Praxiskonto gutgeschrieben. Die Praxis muss sich um nichts kümmern. So wird der ganze Prozess einfacher und stressfreier.

Die gesamte Erstattungsabwicklung wird durch einen einzigen Knopfdruck in der Praxis initiiert. Der Patient muss ich um nichts kümmern. Das mühevolle Zusammensuchen der notwendigen Erstattungsunterlagen gehört der Vergangenheit an. Zudem entfällt die Notwendigkeit, fehlende Rechnungen bei der Praxis anzufordern oder lästige Rückfragen der Krankenkasse zu beantworten.

Die Krankenkasse profitiert von vollständigen und geprüften Unterlagen, was eine präzise Bearbeitung und zügige Erstattung der Eigenanteile zulässt. Die strukturierte Bereitstellung der Daten ermöglicht eine vollständige Dunkelverarbeitung seitens der AOK Niedersachsen, was wiederum die internen Bearbeitungskosten für den gesamten Prozess erheblich reduziert.

Nun liegt es an Ihnen, Ihre Routinen zu verändern.

Unterstützen Sie Ihre Patienten aktiv bei der Erstattung ihrer Eigenanteilsrechnungen. Die Vorteile liegen auf der Hand.

Ein derartiger Service wird von Patienten ausgesprochen positiv bewertet und gerne auch Freunden und Bekannten erzählt.

Das alles ist für Sie als Praxis in Niedersachsen ohne zusätzliche Kosten möglich.

Wir streben danach, unsere Anwender mit innovativen digitalen Lösungen zu beeindrucken und zu überraschen.

Ihre Praxis wird als äußerst fortschrittlich und serviceorientiert wahrgenommen. Sie begeistern Ihre Patienten und hinterlassen einen bleibenden Eindruck.

Seien Sie aufgeschlossen für neue Möglichkeiten. Versuchen Sie diesen neuen kostenlosen Service. Ich versichere Ihnen: Es lohnt sich!

Für Fragen und eine abgestimmte Umsetzung stehen Ihnen Nicole Weinrich und Nathalie Krüger sehr gerne zur Verfügung.

Tel. 05975 / 95 58 761
weinrich@iie-systems.de

Tel. 04104/ 96 88 322
krueger@iie-systems.de

Oder vereinbaren Sie direkt hier Ihren Beratungstermin online.

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Trotz Personalmangel und steigender Patientenzahlen:Die iie-Anwendungen schaffen gute Laune im Team

Ein Beitrag von Dr. Alissa Dreyer (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
www.praxis-3er.de

Als ich im April 2022 meine Praxis eröffnete, war es für mich von Anfang an wichtig, dass Patienten die Möglichkeit haben sollten, ihre Termine ganz modern online zu buchen.

Zwar kannte ich iie-systems aus der Praxis, in der ich zuvor angestellt war. Hier wurde es aber nicht so umfangreich genutzt, so dass mir die Vorteile und das ganze Spektrum der Anwendungen nicht wirklich bewusst waren.

Daher entschied ich mich zunächst für einen anderen Anbieter von Online-Terminen. Allerdings gab es von Anfang an erhebliche Probleme.

Die Schnittstelle zu ivoris funktionierte nicht reibungslos, es kam immer wieder zu Abstürzen und Patientendaten verschwanden plötzlich aus dem System. Das führte zu großer Unruhe in der Praxis, und meine Mitarbeiterinnen wurden immer unzufriedener. Nach rund 9 Monaten des Herumquälens war klar, dass das so nicht weitergehen konnte.

Dann erinnerte ich mich wieder an iie-systems und bestellte zunächst den Online-Kalender. Der Ausstieg aus dem alten Vertrag kostete zwar nochmal Nerven, aber mit iie verlief alles super einfach. Der Kalender wurde sofort auf unserer Webseite implementiert und lief vom ersten Tag an absolut problemlos.

Einen Termin online zu buchen muss für mein Empfinden so niedrigschwellig wie möglich sein. Das war mit dem alten System nicht gegeben und für die Patienten viel zu kompliziert. Bei iie ist es deutlich einfacher, erfordert nur 2 Klicks und sofort wird eine individualisierte Terminbestätigung mit Anamnesebogen verschickt. Das ist ein super Service, den es bei anderen Anbietern nicht gibt. Wir hatten sehr schnell deutlich mehr Online-Terminbuchungen, alles hat reibungslos funktioniert und mein Team hatte wieder gute Laune.

Das lief alles so grandios gut, dass ich auch andere Anwendungen von iie-systems kennenlernen wollte. Ich wusste ja, dass viel mehr möglich ist. Also habe ich mit Michael Visse und Nicole Weinrich erneut telefoniert und mich informiert. Als nächsten Schritt sind wir mit dem hybriden Rechnungsversand gestartet. Meine Helferinnen waren Feuer und Flamme und haben in Arbeitsteilung alle Patienten verknüpft. Dann haben wir recht schnell auch mit Termin Advance begonnen.

Die Funktionen sind alle super smart und easy und für meine Mitarbeiterinnen eine enorme Entlastung, was man auch an der guten Stimmung in der Praxis merkt. Es ist deutlich weniger stressig als mit dem alten Anbieter – und das, obwohl wir jetzt weitaus mehr Patienten haben und prinzipiell noch eine Vollzeitkraft brauchen könnten.

Nachdem ich ihn auf einem Anwenderkongress kennengelernt hatte, habe ich Ende November 2023 einen Besuch bei Michael in Lingen gemacht. In seinem Vortrag hatte er erwähnt, dass die Patientenaufklärung bei ihm schnell und unkompliziert abläuft, und das wollte ich mir gerne live anschauen. Bisher hatte ich die Aufklärung immer so durchgeführt, wie es uns beigebracht wurde. Das bedeutet viel Zeit, Kraft und Mühe, und Input / Output stehen oft in keiner Relation.

Als ich dann vor Ort in Lingen war, war ich wirklich beeindruckt davon, wie reibungslos alles funktionierte und wie die Patienten von der Behandlung in wenigen Minuten überzeugt waren. Die Beratung mit der Bilddatenbank smile design hat mich absolut begeistert, daher habe ich das Tool sofort gebucht und in meiner Praxis eingesetzt.

Der Unterschied zu früher ist enorm. Es bedarf kaum noch vieler Worte und Erklärungen .Die Bilder sprechen für sich und die Patienten treffen in kürzester Zeit ihre Entscheidung. Es geht so unglaublich schnell, das hätte ich nie für möglich gehalten. Jetzt habe ich viel mehr Zeit für andere Dinge. Eine totale Entlastung ist das.

Die konsequente Nutzung der Tools von iie-systems hat sich für alle Seiten mehr als gelohnt – für meine Mitarbeiterinnen, meine Patienten und auch für mich selbst. Dank Termin Advance können wir die Templates an Terminarten koppeln, sodass der Patient automatisch ein Template mit Informationen erhält – noch während er in der Praxis ist. Die Abläufe werden runder, und die Helferinnen müssen nicht mehr viel erklären. Auch unsere Patienten sind begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen: Es ist absolut faszinierend, dass in der Praxis trotz Personalmangels eine so entspannte und ruhige Atmosphäre herrscht – übrigens bei steigenden Patientenzahlen. Denn durch den Online-Kalender von iie finden immer mehr Patienten den Weg zu uns.

Die Entscheidung für iie-systems habe ich keine einzige Sekunde bereut. Bereut habe ich höchstens, das nicht schon viel eher eingeführt zu haben. Aber vielleicht braucht man manchmal einfach eine negative Erfahrung, um den perfekten Weg zu finden.

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Fachgespräch mit Annike Bader: Beratung mit smile design oder: Der „moderne Scanner“

Dr. Michael Visse (Fachzahnarzt für Kieferorthopädie)
Dr. Annike Bader (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
www.lieblingsorth.com

Michael Visse: Es freut mich, Dich heute zu unserem Fachgespräch zu treffen. Als „Kunde Nr. 20“ gehörst Du ja quasi zu den iie-Anwendern der ersten Stunde.

Annike Bader: Ja, ich erinnere mich genau, als ich vor elf Jahren in Deine Praxis nach Lingen kam und erfahren wollte, was hinter smile design steckt. So bin ich mit zwei Mitarbeiterinnen zu Dir gefahren. Zunächst lag mein Schwerpunkt der Nutzung auf dem Online-Kalender sowie einigen Templates.

Michael Visse: Was war Dein erster Eindruck vor elf Jahren?

Annike Bader: Wie zahlreiche unserer Kollegen kam ich mit viel fachlichem Wissen. Aber ich erkannte schon bei dem gemeinsamen Termin, dass es nicht nur darum geht, die Patienten fachlich zu überzeugen, sondern sie auch emotional zu gewinnen.

Michael Visse: Das sehe ich genauso. Ich kann aus Erfahrung sagen, dass sich viele zunächst auf den Online-Kalender und Templates konzentrieren. smile design wird erstmal nicht eingesetzt.

Annike Bader: Die Herausforderungen ist es, das Modul auch zu leben und es zu wagen, bei der Aufklärung Fotos von Patienten zu zeigen, die gar nicht bei uns behandelt wurden. Das musste ich mich dann auch trauen.

Michael Visse: Genau – erst dann macht smile design Sinn. Sich nur anzumelden und dann nicht zu starten, führt ja nicht zu dem gewünschten Erfolg.

Annike Bader: Ich habe mich übrigens sehr gefreut, dass Du mich auch in Buxtehude in meiner Praxis besucht hast.

Michael Visse: Ich war tatsächlich beeindruckt, wie digitalisiert Du bist, und ich habe mich auf Deinen Austausch bei der Patientenberatung gefreut, um zu sehen, wie Du smile design einsetzt.

Annike Bader: Ich fand es absolut interessant als wir bei einem Patienten einmal smile design gemeinsam ausprobiert haben. Zunächst haben wir einen 3-D Scan der Bisssituation gemacht und den Patienten dann anschließend anhand der Scanaufnahmen beraten.

Michael Visse: Ja, aber das AHA Erlebnis hatte er, als wir ihm mit smile design die Vorher-Nachher-Fotos eines Patienten in ähnlichem Alter und mit ähnlicher Ausgangssituation gezeigt haben. Dabei ging es immer nur um das Ergebnis – ein tolles Lächeln – und an keiner Stelle darum, die Fehlstellung und die Therapiemethoden zu erklären.

Annike Bader: Das Ganze hat vielleicht drei Minuten gedauert. Der Patient war vollauf begeistert und hat sich in kürzester Zeit für die Behandlung entschieden. Das war super.

Michael Visse: Hast Du den Patienten nochmals gefragt, was er besser fand?“

Annike Bader: Natürlich. Er fand den Scan und die Technik großartig. Die Digitalisierung ist ein wichtiger Baustein, aber überzeugt haben ihn die Vorher-Nachher Bilder der anderen Patienten.

Michael Visse: Es freut mich zu hören, dass smile design so gut beim Patienten angekommen ist.

Annike Bader: Absolut. Ich kann jedem empfehlen, das Tool direkt zu nutzen und nicht nur den Kalender oder die Templates. Wir setzen das Beratungskonzept in unserer Praxis jetzt konsequent ein und sind sofort nach Deinem Besuch mit der Bilddatenbank und den Vorher-Nachher-Fotos gestartet.

Michael Visse: Und wie sind Deine Erfahrungen?

Annike Bader: Strahlende Patientenaugen und zufriedenen Mitarbeiterinnen. smile design fühlt sich so leicht an, und es macht auch noch richtig Spaß.

Michael Visse: Ich glaube, es ist wichtig, den Patienten zu begeistern und ihm das Ziel zu zeigen und nicht den beschwerlichen Weg und wie sich welcher Zahn bewegt.

Annike Bader: Auf jeden Fall. Ich gebe Dir da vollkommen Recht. Niemand wünscht sich eine Zahnspange – die Patienten wünschen sich ein schönes Lächeln. smile design macht das Verkaufen der Leistungen einfacher und es macht mehr Spaß.

Michael Visse: Verkaufen?

Annike Bader: Ja. Ich wähle den Begriff „verkaufen“ ganz bewusst. Denn als kieferorthopädische Praxis sind wir ein Unternehmen und als solches gezwungen, wirtschaftlich zu arbeiten. Und da reicht nicht nur die Digitalisierung und der modernste Scanner. Bei aller Liebe zur Digitalisierung: smile design beruht auf Neuromarketing. Das kann kein moderner Scanner.

Michael Visse: Das freut mich total. Ich sehe es absolut genauso. Im Beratungsgespräch nur Positives vermitteln, Komplimente machen und anschließend ein kleines Geschenk überreichen. Damit gewinnt man seine Patienten. Die medizinische Aufklärung erfolgt erst im zweiten Schritt, also wenn der Patient bereits überzeugt ist.

Annike Bader: Genauso setzen wir es in der Zukunft noch verstärkt um. Ich danke Dir für diesen Gedankenaustausch und das Gespräch.

Michael Visse: Auch ich danke Dir für diesen interessanten Austausch und Deine Einschätzungen und Erfahrungen.

Annike Bader: Bis zum nächsten Mal in Lingen.

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Gerade für Neugründer lohnt sich auch der weiteste Weg nach Lingen

Ein Beitrag von Dr. Robert Guderian (Fachzahnarzt für Kieferorthopädie)
www.enz-kfo.de

Im Januar 2024 werde ich meine Praxis Enz-KFO in Pforzheim eröffnen. Dass ich hier von Anfang an die Anwendungen von iie-systems nutzen werde, war mir schon lange klar.

Im Rahmen meiner klinischen Weiterbildung hatte ich einen Kollegen, der iie-systems bereits kannte. Er hat mir seinerzeit folgenden Rat gegeben: „Wenn Du Dich jemals selbstständig machen solltest, melde Dich unbedingt bei Michael Visse. Er und seine Anwendungen öffnen Dir die Augen und bieten Dir Chancen, an die Du jetzt gar nicht denkst.“

Ich bin sehr dankbar für diesen Ratschlag und muss zugeben: Der Kollege hatte zu 100 % Recht.

Vor rund drei Jahren habe ich zudem auf der DGKFO einen Vortrag von Michael Visse gehört und war damals schon überzeugt, dass es sich um einen smarten Ansatz und ein absolut zu Ende gedachtes Konzept handelt – quasi ein komplettes System, das einem sehr viele Dinge im Praxisalltag unglaublich viel einfacher macht.

Mein Entschluss stand also fest. Trotzdem habe ich mich Anfang November auf den Weg nach Lingen gemacht, um mir alles noch einmal live anzusehen und wichtige Tipps geben zu lassen. Leider hat es bei mir aus zeitlichen Gründen nicht eher gepasst. Im Nachhinein wäre ein früherer Besuch aber besser gewesen. Denn man bekommt hier unglaublich viele wichtige Ratschläge und kann einige Dinge dann noch anders planen.

Ich hatte allerdings den Vorteil, dass ich schon länger Mitglied der iie-WhatsApp-Gruppe war und dadurch bereits viele Tipps und Ideen der erfahrenen Kolleginnen und Kollegen mitbekommen habe, die ich aufgreifen konnte. So habe ich beispielsweise von Anfang an ein eigenes Beratungszimmer geplant, weil ich den Nutzen, der damit verbunden ist, erkannt habe. Das war ja mehr als einmal Thema im Chat. Hier habe ich als Neugründer wertvollen Input erhalten, für den ich sehr dankbar bin.

Auch wenn ich hätte früher kommen sollen: Ich bin sehr froh, in Lingen gewesen zu sein und habe unglaublich viel mitgenommen. Vor allem, was die Beratung mit der Bilddatenbank smile design angeht, war es ein echtes Erlebnis, das einmal selbst zu erleben. Die Beratung ist komplett anders als alles, was ich bisher kannte. Denn wie die meisten habe auch ich bei meinen Beratungsgesprächen immer die Methoden in den Fokus gestellt. Und ganz ehrlich, da geht oftmals leicht eine halbe Stunde und mehr drauf.

Bei der Beratung mit smile design wird jedoch nicht die Therapie im Detail besprochen, sondern die Konzentration erfolgt auf den Patienten und seinen Wunsch nach einem perfekten Lächeln. Das ist es ja, was er möchte und was ihn in die KFO-Praxis kommen lässt und nicht der Wunsch nach dezenten Brackets oder Alignern. Hier geht es also um das Wecken von Emotionen.

Als ich Michaels Beratungsgespräche erlebt habe, war ich total überrascht, wie einfach und schnell das funktionieren kann. Innerhalb von 5 bis 10 Minuten sind die Patienten überzeugt und entscheiden sich in aller Regel für die Behandlung und dass, ohne dass die Qualität der Beratung leidet. Wenn ich es nicht selbst gesehen hätte, hätte ich das nicht geglaubt.

Mit Klick auf das Bild oben kommen Sie zum Video

Bei meinen Überlegungen, für meine neue Praxis iie-systems zu nutzen, hatte ich mich vor allem auf Online-Termine und Templates fokussiert. smile design hatte ich gar nicht so auf dem Schirm. Nachdem ich die Vorteile der Beratung mit den Vorher-Nachher-Bildern erlebt habe, werde ich das jetzt selbstverständlich auch nutzen.

Für Neugründer gibt es ja ein super Kennenlernangebot. Zum reduzierten Preis kann man ein Jahr lang alle iie-Anwendungen nutzen. Das ist echt fair, und man kann seine Praxis damit vom ersten Tag erfolgreich aufstellen und sich von den Mitbewerbern positiv abheben. Das ist gerade für Neugründer wichtig, denn wir müssen ja in der Anfangsphase erstmal überhaupt Patienten gewinnen.

Um Michaels Methode zu adaptieren und alles korrekt umzusetzen, werde ich mich in der nächsten Zeit noch ein wenig einarbeiten müssen. Ich muss also noch etwas üben, bin aber sicher, dass sich das zu 100 % lohnen wird.

Was mich bei meinem Besuch übrigens besonders gefreut hat, ist die Tatsache, wieviel Zeit Michael Visse sich für mich genommen hat – ganz unabhängig von den iie-Anwendungen. Ich habe zahlreiche Anstöße zum Praxisablauf und zur Patientenorganisation bekommen, z. B. wie man Wege smarter gestaltet etc. Das hatte ich ehrlich gesagt gar nicht erwartet. Also der Besuch hat sich für mich total gelohnt.

Ich kann nur allen Kolleginnen und Kollegen, die eine Niederlassung planen, dringend raten, sich auf den Weg nach Lingen zu machen. Optimal tut man das sehr frühzeitig, also vor der finalen Budgetplanung. Man bekommt hier wertvolle Tipps und Ratschläge, welche Dinge sinnvoll sind und was man von Anfang an planen sollte.

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Patient Relationship Management (PRM):Starke Verbindung von Patient und Praxis macht erfolgreicher

iie-systems stellt seinen Anwendern ein individuelles Patient Relationship Management (PRM) zur Verfügung. Wie ein Customer Relationship Management (CRM), das von Unternehmen genutzt wird, verfolgt auch die PRM-Technologie von iie das Ziel, die Beziehung zwischen Patient und Praxis zu optimieren und effektiv zu verwalten.

Ich möchte Ihnen nachstehend einige Tools und Vorteile des von iie-systems entwickelten PRM ein wenig näherbringen.

Das PRM ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Patienteninformationen. Dies schließt Kontaktverlauf, Präferenzen und zurückliegende Interaktionen ein. So ist die Praxis in der Lage, personalisierte und maßgeschneiderte Dienstleistungen anbieten zu können.

Die nahtlose Integration über abgestimmte Schnittstellen zur jeweils genutzten Praxis-Verwaltungssoftware stellt jederzeit einen effizienten Informationsaustausch sicher.

Die integrierte Terminplanungsfunktion erleichtert die Terminvereinbarung für Patienten. Automatische Erinnerungen reduziert die No Show- Rate.

Eine reibungslose und effektive Kommunikation über verschiedene Kanäle zwischen Patient und Praxis, inkl. sicherer Messaging-Plattformen, macht die Bearbeitung von Anfragen sowie die Lösung eventuell auftretender Probleme sehr viel schneller und einfacher.

Terminerinnerungen, digitalisierte Formulare und abgestimmte Online-Rechnungszustellung: Die Automatisierung von Prozessen ist ein wichtiger Schritt zur nachhaltigen Steigerung der Praxiseffizienz.

Die Bereitstellung von verständlichen Informationen zu kieferorthopädischen Verfahren sowie sichtige Gesundheitstipps unterstützen Patienten bei ihren Entscheidungen sowie bei der Verbesserung ihrer Zahngesundheit.

Die Analyse von Patientendaten – unterstützt durch Reporting Tools von iie-systems – versetzt Praxen in die Lage, frühzeitig Trends zu identifizieren, Leistungen zu bewerten und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Die Automatisierungsfunkton für Aufgaben wie E-Mail-Marketing, Lead-Management und Angebotsverfolgung, die durch iie-systems bereitgestellt werden, erleichtern Kommunikation und Workflow im Praxisalltag erheblich.

Eine Dokumentation mit Fotos vor, während und nach der Behandlung beziehen den Patienten von Beginn an ein und motivieren ihn zu einer aktiven Teilnahme an der Therapie. So lassen sich optimale Ergebnisse erzielen, die zu Begeisterung führen.

Die abgestimmten Templates von iie-systems motivieren und erleichtern es Patienten, ein positives Feedback bei Google oder anderen Bewertungsportalen zu hinterlassen. Solche Bewertungen sind für jede Praxis wichtig, da sich zukünftige Patienten vorab informieren und vielfach auch Google Rezensionen in ihre Entscheidung einfließen lassen.

DSGVO-konforme Verwaltung von Patientendaten durch iie-systems und eine langjährige Beanstandungsfreiheit garantieren Sicherheit und Compliance.

Das iie-Team hat ein klares Ziel vor Augen: Wir möchten unsere Anwender dabei unterstützen, die Qualität der Patientenversorgung nachhaltig zu verbessern und die Verbindung zwischen Patient und Praxis zu stärken.

Dies lässt sich nachweisbar durch die Implementierung unseres Patient Relationship Managements erreichen, an dem wir permanent arbeiten, um die Funktionen weiter zu optimieren bzw. neue zu entwickeln.

Sind Sie neugierig geworden? Möchten Sie von solchen Vorteilen auch profitieren? Oder haben Sie weitere Fragen dazu?

Dann freuen wir uns, wenn wir Sie auf dem Weg zu noch mehr Praxiserfolg unterstützen dürfen.

Nicole Weinrich und Nathalie Krüger sind gerne für Sie da.

Tel. 05975 / 95 58 761
weinrich@iie-systems.de

Tel. 04104/ 96 88 322
krueger@iie-systems.de

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Praxis als Gesundheitsunternehmen:Wie mache ich meine Praxis zukunftssicher?

Als Kieferorthopäden mit eigener Praxis sind wir Gesundheitsunternehmer. Wollen wir nachhaltig erfolgreich sein und effizienzsteigernd arbeiten, ist Stagnation der absolut falsche Weg. Vielmehr müssen wir aktiv innovative Ansätze und Ideen nutzen, um langfristig am Markt zu bestehen.

Eine solche Herangehensweise muss zwingend betriebliche wie patientenorientierte Aspekte gleichermaßen berücksichtigen.

Ich möchte Ihnen nachstehend einige Beispiele aufzeigen, die jede Praxisinhaberin und jeder Praxisinhaber im Blick haben sollte.

Online-Terminvereinbarung:
Nutzen Sie ein Buchungssystem, das einfach und intuitiv zu bedienen ist und geben Sie hier ausreichend Termine frei.

Kommunikation:
Pflegen Sie persönlich wie digital eine klare und effektive Kommunikation. Nutzen Sie die Ivoris Connect- bzw. Praxisdente Z1-Schnittstelle.

Patientenbindung und Kundenerlebnis

Patientenzentrierung:
Fokussieren Se sich auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Patienten.

Gehirngerechte Beratung:
Bedenken Sie: Patienten sind medizinische Laien. Überfordern Sie sie nicht mit Ihrem medizinischen Fachwissen.

Soft Skills:
Investieren Sie in Schulungen Ihrer Mitarbeiter*innen, um deren Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten zu optimieren.

Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle

Prozessoptimierung:
Identifizieren Sie Engpässe und ineffiziente Abläufe. Nur so können Sie die Produktivität steigern.

Kostenkontrolle:
Haben Sie Ihre finanzielle Situation permanent im Blick. Suchen Sie nach neuen Möglichkeiten, um die Selbstzahlerleistungen zu steigern.

Marktforschung und Anpassung an Trends

Trendanalysen:
Verfolgen Sie Entwicklungen in der Gesundheitsbranche und reagieren Sie zeitnah darauf.

Marktforschung:
Schenken Sie den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe die notwendige Aufmerksamkeit, lernen Sie, diese zu verstehen und passen Sie Ihre Dienstleistungen bzw. Ihren Service dementsprechend an.

Aufbau von Netzwerken

Kooperationen:
Gründen Sie Netzwerke mit Praxen aus anderen Fachgebieten, um die Patientenversorgung zu verbessern.

Veranstaltungen:
Bieten Sie Informationsveranstaltungen an, um Ihre Praxis regional bekannter zu machen und Ihren Expertenstatus zu vermitteln.

Compliance und Datensicherheit

Datenschutz:
Achten Sie auf eine sichere und den Bestimmungen des Datenschutzes entsprechende Verwaltung Ihrer Patientendaten.

Compliance:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis den gesetzlichen Anforderungen und medizinischen Standards entspricht.

Finanzmanagement

Diversifizierung:
Erwägen Sie die Diversifizierung Ihrer Einnahmequellen, um finanziellen Risiken weitgehend vorzubeugen.

Rücklagenbildung:
Schaffen Sie frühzeitig finanzielle Rücklagen, um für unvorhergesehene Ereignisse gewappnet zu sein.

Personalentwicklung

Teamförderung:
Investieren Sie in die Entwicklung und Motivation Ihres Teams. So schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich Ihr Personal wohl fühlen.

Fachkräftegewinnung:
Stellen Sie sicher, dass Sie motivierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen haben und nutzen Sie alle Wege, um solche zu rekrutieren. Sie sind ein wesentlicher Faktor für einen optimalen Patientenservice.

Technologien, Trends und Patientenbedürfnisse ändern sich fortwährend und zudem meist sehr schnell. Ignorieren Sie dies nicht, sondern passen Sie Ihre Methoden und Ihren Service kontinuierlich an. So gestalten Sie Ihre Praxis langfristig zukunftssicher und erfolgreich.

Im Bereich innovative Technologien steht Ihnen das gesamte iie-Team jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wir sind für Sie da und helfen Ihnen, Ihre Praxis für die Zukunft aufzustellen.

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ABZ bietet Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand

Ein Beitrag Tassilo Richter, Geschäftsführer ABZ-ZR GmbH

Dass eine elektronische Rechnungsstellung ökologisch und ökonomisch sinnvoll ist, wird wohl kaum jemand mehr in Zweifel ziehen. Zudem werden Patienten – und vor allem Privatpatienten – von ihrer kieferorthopädischen Praxis zukünftig einen digitalen Rechnungsversand erwarten.

Mit der Patientencloud hat iie-systems eine innovative Möglichkeit geschaffen, Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungen aus der Praxisverwaltungssoftware ivoris erheblich zu vereinfachen. Diese Technik wird bereits von zahlreichen KFO-Praxen erfolgreich genutzt und stellt einen ganz erheblichen Mehrwert dar.

Einen ähnlich hohen Mehrwert hat Factoring, das mit einschlägig bekannten Unternehmen ebenfalls von vielen Praxen genutzt wird. Bislang existiert jedoch bei keinem Anbieter die Möglichkeit der Verknüpfung mit der elektronischen Rechnungslegung.

Konkret bedeutete das bislang die Notwendigkeit einer Entscheidung zwischen Factoring oder dem digitalem Rechnungsversand. Die Betonung liegt auf bislang, denn durch die Zusammenarbeit mit Michael Visse, dem iie-Team und ivoris haben wir als ABZ ganz aktuell eine innovative Lösung entwickelt, die eine Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand ermöglicht.

Damit haben wir Pionierarbeit geleistet und sind momentan tatsächlich das einzige Factoring-Unternehmen, das die technologische Infrastruktur zur elektronischen Rechnungsübertragung von iie-systems anbieten kann.

Darauf bin ich offen gesagt auch persönlich ein wenig stolz, denn die Kieferorthopädie ist meine Leidenschaft und begleitet mich schon seit meiner frühen Jugend.

Unser Ziel ist es, der KFO im Factoring eine „Heimat“ zu bieten. Denn diese Gruppe wird ja von Mitbewerbern in aller Regel vernachlässigt, da sie im Vergleich zu Zahnarztpraxen recht klein ist. Daher haben wir 2021 das Kompetenzzentrum Kieferorthopädie in der ABZ gegründet.

Ich persönlich brenne für die Kieferorthopädie und freue mich, dass wir gemeinsam mit ivoris und iie etwas geschaffen haben, was es bisher noch nicht gab und was kieferorthopädischen Praxen bislang nicht dagewesene Vorteile verschafft.

Die Technologie bietet für jede Praxis ungeahntes Potenzial und wird zukünftig unsere Art, Rechnungen zu versenden, grundlegend optimieren. Wir ergänzen bzw. ersetzen den tradierten Papierdruck. Welcher Weg hier eingeschlagen wird, bestimmt jede Praxis ganz individuell.

Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten für die Zustellung der Rechnung.

  1. Klassischer Postversand
    Die ABZ druckt und versendet die Rechnungen für die jeweilige Praxis, wobei auch der komplette Ausfallschutz übernommen wird.
  2. Hybrides Modell
    Hierbei erhält der Patient eine klassische Papierrechnung, die parallel auch in der iie-Servicecloud hinterlegt wird.
  3. Komplett digitales Modell
    Hier erfolgt die Rechnungsstellung ausschließlich über die Servicecloud

Welche Möglichkeit gewählt bzw. gewünscht wird, ist für jeden einzelnen Patienten einstellbar. Anfangs empfehlen wir zunächst immer das hybride Modell, das aber jederzeit problemlos in das digitale Modell geändert werden kann, wenn der Patient keine Papierrechnungen mehr erhalten möchte.

Ob hybrid oder voll digital: Die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes liegen auf der Hand.

  • Der Patient hat zum Zeitpunkt der Einreichung bei der Krankenkasse alle Rechnungen digital auf Knopfdruck verfügbar und kann diese schnell und problemlos der Versicherung zur Verfügung stellen.
  • Lästige Anrufe in der Praxis mit der Bitte nach Rechnungskopien, weil das Original verlegt wurde, entfallen und entlasten die Mitarbeiterinnen am Empfang enorm.
  • Die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei komplett digitalem Modell bietet der Praxis die Möglichkeit, sich nachhaltig aufzustellen und damit nicht nur bei jungen Patienten zu punkten.

Unser ganz neues Produkt wird kurzfristig sehr viel Bewegung in der Gruppe der kieferorthopädischen Praxen bringen. Wie Michael Visse finde auch ich persönlich das sensationell und ich bin überzeugt, dass wir da nicht die einzigen bleiben werden.

Sie nutzen bereits Factoring, möchten aber gleichzeitig auch den Service der elektronischen Rechnungsstellung anbieten? Dann habe ich gute Nachrichten.

Ein Wechsel von einem klassischen Factoring-Unternehmen zu ABZ ist einfach und bedarf lediglich einer Unterschrift des Patienten, der ja dem digitalen Rechnungsversand über die iie-Servicecloud ohnehin zustimmen muss.

Was wir für Sie tun können, erfahren Sie in unserem Video „KFO-Factoring leicht gemacht“.

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Auf der DGKFO 2023 in Stuttgart informieren wir Sie gerne ausführlich und ganz persönlich. Sie finden ABZ am Stand C1C11. Ihren exklusiven Beratungstermin können Sie schon jetzt online vereinbaren.

Alternativ oder zusätzlich möchte ich Ihnen das iie-systems Team-Event am 27. und 28. Oktober 2023 in Düsseldorf ans Herz legen. Neben zahlreichen anderen Expertinnen und Experten werde ich hier über unser neues Produkt und seine Vorteile für Ihre Praxis berichten.

Ich freue mich sehr auf Ihren Besuch in Stuttgart und / oder Düsseldorf.

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