Ein Beitrag von Mirko A. Stamatovic‘ (Zahnarzt) www.stamatovic.de

Eine fortschrittliche Praxis kann heute nicht mehr auf das Angebot von Online-Terminen für Patienten verzichten. Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Anbieter, die einen solchen Service zur Verfügung stellen. Die Qualität und das Preis-Leistungsverhältnis lassen sich oft erst im direkten Vergleich bewerten.

Wir sind 2022 mit dem Anbieter Doctolib gestartet, haben die Zusammenarbeit jedoch nach acht Monaten beendet. Die Gründe waren vielfältig. Einige davon möchte ich hier kurz nennen.

Hohe Kosten

Die Kosten für Doctolib sind nicht unerheblich und berechnen sich u. a. nach der Anzahl der Behandler. Als große Praxis haben wir eine Reihe von Behandlern, so dass wir auf etwa 1.200 Euro netto pro Monat kamen.

Bei entsprechend guter Leistung hätte der Betrag für uns keine weitere Rolle gespielt. Wir haben aber sehr schnell festgestellt, dass das Preis- Leistungsverhältnis bei Doctolib absolut nicht stimmt.

Keine Praxis CI

Bei Doctolib steht nicht die CI der Praxis im Vordergrund, sondern die Marke des Dienstleisters, die transportiert werden soll. Bis die Patienten, die einen Online-Termin buchen möchten, den Namen der Praxis lesen, haben sie schon zig mal klicken müssen. Diese Vielzahl an Klicks, die notwendig sind, dürfte zudem dazu führen, dass eine ganze Reihe von Patienten mittendrin aus dem Buchungsprozess aussteigen, weil es zu lange dauert und zu kompliziert ist.

Anzeige von Mitbewerbern

Wenn die konkreten Wunschtermine des Patienten im Online-Kalender nicht frei sind, präsentiert Doctolib Kolleginnen und Kollegen aus der Region, bei denen solche Termine verfügbar sind. Das halte ich für absolut kontraproduktiv.

Falsche Terminauswahl durch Patienten

In rund 9 von10 Fällen haben Patienten eine falsche Terminauswahl getroffen. So wurde beispielsweise ein Prophylaxetermin gewählt, obwohl sie Schmerzen hatten und aus diesem Grund einen Termin haben wollten. Auch wenn 10-minütige Termine gebucht werden, obwohl für die Behandlung 30 Minuten notwendig sind, führt dies u. a. zu Chaos im Terminplan.

Hohe No Show Rate

Die Anzahl der Patienten, die einen Termin gebucht haben, dann aber nicht erscheinen, ist relativ hoch. Das dürfte u. a. daran liegen, dass Patienten bei mehreren Praxen Termine anfragen und dann erst danach auswählen, welche Praxis sie besuchen.

Alles in allem passte also das Preis-Leistungsverhältnis bei Doctolib für uns gar nicht, so dass wir uns nach einigen Monaten nach einer besseren Alternative umgeschaut haben.

Zu dieser Zeit habe ich auch ein Gespräch mit dem Kollegen Michael Visse geführt. Ich wusste ja, dass iie-systems auch einen Online-Kalender anbietet. Ich war allerdings anfangs skeptisch. Daher auch meine erste Entscheidung für Doctolib. Eine absolut falsche Entscheidung, wie ich im Nachhinein zugeben muss.

Als Kollege Visse mir den Preis für das Gesamtpaket inkl. Online-Kalender von iie-systems nannte, habe ich den zunächst gar nicht glauben können. Man bezahlt eine einmalige Gebühr von 2.100 Euro zzgl. Mwst. sowie eine monatliche Pauschale von 75,00 Euro zzgl. Mwst. für die Anwendung My Professional.

Wenn ich das mit den 1.200 Euro vergleiche, die bei Doctolib monatlich fällig wurden, ist der Online-Kalender bei iie-systems um ein Vielfaches günstiger.

Ausschlaggebend für mich war jedoch nicht der Preis, sondern die Zusatzleistungen, die hier integriert sind.

Personalisierung

Der Online-Kalender ist durch Foto, Logo und Praxisfarbenkomplett individualisiert. Hier steht also nicht der Dienstleister im Vordergrund, sondern die Praxis. Und genauso muss es sein.

Schnell und komfortabel

Anstatt zahlreicher Klicks kommt der Patient hier sofort auf den Kalender, kann seinen Wunschtermin auswählen und muss nur noch Name, Telefon und E-Mail angeben. Die Terminbestätigung erfolgt in Echtzeit und ist ebenfalls auf die Praxis gebrandet.

Rekrutierung von Neupatienten

Durch den iie-Kalender bekommen wir in unserer Praxis jede Woche durchschnittlich 9 bis 11 neue Patienten und damit ganz erheblich mehr, als wir das bei Doctolib erlebt haben. Die No Show Rate ist sehr gering, denn die Patienten erhalten 2 Tage vor dem Termin automatisch eine personalisierte Erinnerung, bei der Sie, sollte einmal etwas dazwischengekommen sein, ihren Termin ganz bequem auch online verschieben können.

Terminbestätigung für Bestandspatienten

Auch Termine für Bestandspatienten, die in der Praxis oder telefonisch vereinbart werden, werden automatisch in Echtzeit bestätigt. Das heißt, sofort nach Terminvereinbarung kommt das Bestätigungs-Mail. Unsere Patienten sind von diesem Service absolut begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass das, was wir mit iie-systems anbieten können, nicht nur deutlich mehr, sondern auch deutlich besser ist als bei Doctolib.

Mein Fazit

Wenn man die Kosten vergleicht, fragt man sich vielleicht, wie das sein kann und ob iie-systems tatsächlich in der gleichen Liga spielt. Ich habe mich das zugegebenermaßen auch gefragt. Heute kann ich zu 100 % behaupten, dass iie auf jeden Fall die 1. Liga ist.

Wer noch keine Online-Termine anbietet, sollte dies auf jeden Fall umgehend ändern. Eine Terminvereinbarung über die Webseite ist ein entscheidender Faktor, um Neupatienten zu gewinnen.

Welchen Wert ein Neupatient hat, muss ich Ihnen ja vermutlich nicht erklären. Die ohnehin geringen Kosten für die iie-Anwendung rechnen sich sehr, sehr schnell.

Wir nutzen iie jetzt seit rund 3 Monaten, und ich habe den Wechsel von Doctolib zu iie-systems keine Sekunde bereut. Im Gegenteil: Ich wünschte, ich hätte mich von Anfang an dafür entscheiden. Das Preis-Leistungsverhältnis ist unschlagbar und in der Form wohl bei keinem anderen Anbieter zu finden.

Auch wenn Sie im Bereich Online-Termine bereits mit einem anderen Dienstleister arbeiten: Scheuen Sie nicht den Wechsel. Sie werden viel Geld sparen und – was noch viel wichtiger ist – eine deutlich höhere Neupatientenrate verzeichnen.