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ABZ bietet Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand

Ein Beitrag Tassilo Richter, Geschäftsführer ABZ-ZR GmbH

Dass eine elektronische Rechnungsstellung ökologisch und ökonomisch sinnvoll ist, wird wohl kaum jemand mehr in Zweifel ziehen. Zudem werden Patienten – und vor allem Privatpatienten – von ihrer kieferorthopädischen Praxis zukünftig einen digitalen Rechnungsversand erwarten.

Mit der Patientencloud hat iie-systems eine innovative Möglichkeit geschaffen, Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungen aus der Praxisverwaltungssoftware ivoris erheblich zu vereinfachen. Diese Technik wird bereits von zahlreichen KFO-Praxen erfolgreich genutzt und stellt einen ganz erheblichen Mehrwert dar.

Einen ähnlich hohen Mehrwert hat Factoring, das mit einschlägig bekannten Unternehmen ebenfalls von vielen Praxen genutzt wird. Bislang existiert jedoch bei keinem Anbieter die Möglichkeit der Verknüpfung mit der elektronischen Rechnungslegung.

Konkret bedeutete das bislang die Notwendigkeit einer Entscheidung zwischen Factoring oder dem digitalem Rechnungsversand. Die Betonung liegt auf bislang, denn durch die Zusammenarbeit mit Michael Visse, dem iie-Team und ivoris haben wir als ABZ ganz aktuell eine innovative Lösung entwickelt, die eine Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand ermöglicht.

Damit haben wir Pionierarbeit geleistet und sind momentan tatsächlich das einzige Factoring-Unternehmen, das die technologische Infrastruktur zur elektronischen Rechnungsübertragung von iie-systems anbieten kann.

Darauf bin ich offen gesagt auch persönlich ein wenig stolz, denn die Kieferorthopädie ist meine Leidenschaft und begleitet mich schon seit meiner frühen Jugend.

Unser Ziel ist es, der KFO im Factoring eine „Heimat“ zu bieten. Denn diese Gruppe wird ja von Mitbewerbern in aller Regel vernachlässigt, da sie im Vergleich zu Zahnarztpraxen recht klein ist. Daher haben wir 2021 das Kompetenzzentrum Kieferorthopädie in der ABZ gegründet.

Ich persönlich brenne für die Kieferorthopädie und freue mich, dass wir gemeinsam mit ivoris und iie etwas geschaffen haben, was es bisher noch nicht gab und was kieferorthopädischen Praxen bislang nicht dagewesene Vorteile verschafft.

Die Technologie bietet für jede Praxis ungeahntes Potenzial und wird zukünftig unsere Art, Rechnungen zu versenden, grundlegend optimieren. Wir ergänzen bzw. ersetzen den tradierten Papierdruck. Welcher Weg hier eingeschlagen wird, bestimmt jede Praxis ganz individuell.

Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten für die Zustellung der Rechnung.

  1. Klassischer Postversand
    Die ABZ druckt und versendet die Rechnungen für die jeweilige Praxis, wobei auch der komplette Ausfallschutz übernommen wird.
  2. Hybrides Modell
    Hierbei erhält der Patient eine klassische Papierrechnung, die parallel auch in der iie-Servicecloud hinterlegt wird.
  3. Komplett digitales Modell
    Hier erfolgt die Rechnungsstellung ausschließlich über die Servicecloud

Welche Möglichkeit gewählt bzw. gewünscht wird, ist für jeden einzelnen Patienten einstellbar. Anfangs empfehlen wir zunächst immer das hybride Modell, das aber jederzeit problemlos in das digitale Modell geändert werden kann, wenn der Patient keine Papierrechnungen mehr erhalten möchte.

Ob hybrid oder voll digital: Die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes liegen auf der Hand.

  • Der Patient hat zum Zeitpunkt der Einreichung bei der Krankenkasse alle Rechnungen digital auf Knopfdruck verfügbar und kann diese schnell und problemlos der Versicherung zur Verfügung stellen.
  • Lästige Anrufe in der Praxis mit der Bitte nach Rechnungskopien, weil das Original verlegt wurde, entfallen und entlasten die Mitarbeiterinnen am Empfang enorm.
  • Die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei komplett digitalem Modell bietet der Praxis die Möglichkeit, sich nachhaltig aufzustellen und damit nicht nur bei jungen Patienten zu punkten.

Unser ganz neues Produkt wird kurzfristig sehr viel Bewegung in der Gruppe der kieferorthopädischen Praxen bringen. Wie Michael Visse finde auch ich persönlich das sensationell und ich bin überzeugt, dass wir da nicht die einzigen bleiben werden.

Sie nutzen bereits Factoring, möchten aber gleichzeitig auch den Service der elektronischen Rechnungsstellung anbieten? Dann habe ich gute Nachrichten.

Ein Wechsel von einem klassischen Factoring-Unternehmen zu ABZ ist einfach und bedarf lediglich einer Unterschrift des Patienten, der ja dem digitalen Rechnungsversand über die iie-Servicecloud ohnehin zustimmen muss.

Was wir für Sie tun können, erfahren Sie in unserem Video „KFO-Factoring leicht gemacht“.

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Auf der DGKFO 2023 in Stuttgart informieren wir Sie gerne ausführlich und ganz persönlich. Sie finden ABZ am Stand C1C11. Ihren exklusiven Beratungstermin können Sie schon jetzt online vereinbaren.

Alternativ oder zusätzlich möchte ich Ihnen das iie-systems Team-Event am 27. und 28. Oktober 2023 in Düsseldorf ans Herz legen. Neben zahlreichen anderen Expertinnen und Experten werde ich hier über unser neues Produkt und seine Vorteile für Ihre Praxis berichten.

Ich freue mich sehr auf Ihren Besuch in Stuttgart und / oder Düsseldorf.

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Online-Kalender: Nicht sofort iie-systems zu wählen, war ein Fehler

Ein Beitrag von Dr. Sabine Römermann (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)

Ohne Frage besteht bei Patienten ein zunehmendes Interesse an einem Service, bei dem rund um die Uhr ein Termin – unkompliziert und schnell – vereinbart werden kann.

Im Herbst 2022 haben wir daher in der Praxis zum ersten Mal die Vergabe von Online-Terminen angeboten. Verschiedene Anbieter standen zur Wahl. Mangels Erfahrung haben wir uns nach eigener Recherche zunächst für einen anderen und auch kostengünstigeren Anbieter als iie-systems entschieden.

Die Einrichtung dieses Systems gestaltete sich jedoch schwierig, und es traten gerade in Bezug auf die Schnittstelle Probleme auf. Darüber hinaus war das Handling mit dem System nicht so einfach, wie wir uns es vorgestellt hatten.

Bei diesem Online-Buchungssystem musste beispielsweise der von den Patienten gebuchte Online-Termin durch das Praxisteam bestätigt werden. Es musste also jemand aus dem Team vor Ort in der Praxis sein und die Bestätigung vornehmen. War die Praxis z. B. aufgrund von Fortbildungsmaßnahmen oder Betriebsferien geschlossen, bekamen die Patienten keine Rückmeldung bzw. Terminbestätigung. Das führte teilweise zur Verärgerung der Patienten und hinterließ sicher keinen guten Eindruck.

Darüber hinaus empfanden wir die Online-Terminvergabe von diesem System-Anbieter nicht als Arbeitserleichterung, sondern eher als Mehraufwand. Denn es musste nach erfolgter Online-Terminbuchung vom Praxisteam zusätzlich nochmals kontrolliert werden, ob dieser Termin auch wirklich passt.

Nachdem ein Teammitglied, welches vorrangig mit den Terminvereinbarungen betraut ist, plötzlich und längerfristig erkrankte, mussten wir handeln, um Entlastung zu erhalten. Wir haben uns sodann noch einmal näher mit dem Online-Kalender und weiteren Tools wie Termin Advance von iie-systems befasst und die Vorzüge schnell erkannt.

Was uns bei der Online Terminvergabe von iie-systems sofort angesprochen und überzeugt hat, ist, dass bei einer Online-Terminbuchung nicht nur eine sofortige Terminbestätigung erfolgt, sondern auch wenige Tage vor dem Termin nochmals eine Terminerinnerung an die Patienten. Was wir absolut super finden, ist, dass das Modul Termin Advance auch die Möglichkeit bietet, Termine online zu verschieben.

Alles funktioniert automatisch. Niemand muss etwas tun. Das entlastet das Praxisteam ungemein und reduziert vor allem unnötigen Stress. Wir können uns nun noch mehr Zeit für unsere Patienten nehmen.

In unserer Praxis hatten wir bis dato immer eine sehr hohe No-Show-Rate, die uns viel Zeit gekostet hat, wenn wir die Patienten anrufen mussten, um einen neuen Termin zu vereinbaren.

Mit iie-systems hat sich die No-Show-Rate quasi erledigt und geht gegen null. Denn die Patienten werden nun automatisch rechtzeitig an den vereinbarten Behandlungstermin erinnert und können einen nicht passenden Termin online verschieben.

Weiterhin ist der Online-Anamnesebogen ein echter Gewinn. Er ist super strukturiert aufgebaut und spart viel Zeit. Denn die Patienten füllen ihn zuvor aus, bevor das Erstgespräch stattfindet. Als Behandler weiß man direkt, worum es geht, und man kann sich auf das Erstgespräch noch besser vorbereiten. Die Patienten fühlen sich sofort gut verstanden und aufgehoben.

All diese Vorteile, die bei iie-systems zum Standard gehören, konnte der zuvor von uns genutzte Online-Termin-Anbieter leider nicht leisten.

Rund drei Wochen nach Anwendung des iie-Kalenders haben wir dann auch Termin Advance bestellt, um all die tollen Funktionen wie

  • automatische Freigabe der Online-Termine (nach Verfügbarkeit)
  • einfache Terminverschiebung aus der Terminbestätigung oder -erinnerung
  • automatische Terminerinnerung bei versäumten Terminen
  • Analyse der Neupatientenzahl
  • automatische Erstellung eines Attestes / Nachweis für die Schule etc.

nutzen zu können.

Wir können bereits jetzt verzeichnen, dass sich dadurch die Anzahl der Terminbuchungen von Neupatienten erhöht hat und durch die automatische Erinnerung und Möglichkeit der Online-Verschiebung, die Anzahl von nicht wahrgenommenen Terminen minimiert wurde.

Wir sind daher froh, dass wir iie-systems gefunden und uns dafür entschieden haben und können es jeder Praxis weiterempfehlen.

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Niemand gewinnt alleine

Bei einer neuen Software geht es in der Regel um die Entwicklung verschiedener Komponenten, Module und Funktionen, die exakt aufeinander abgestimmt werden müssen, damit sie ihre geplanten Aufgaben erfüllen bzw. bestimmte Ziele erreichen.

Sehr viele Praxen haben bereits realisiert, dass eine Online-Terminvereinbarung über das Internet ein absolutes must have für jede zukunftsorientierte Praxis ist.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die einen solchen Service zur Verfügung stellen.

Mit den Anwendungen von iie-systems geht aber weit mehr als nur die Vereinbarung von Online-Terminen. Ein Vorteil, von dem unsere Kunden tagtäglich profitieren.

So wird hier beispielsweise Terminmanagement, Fotodokumentation, Patientenaufklärung, elektronischer Anamnesebogen, Zeiterfassung für Mitarbeiter und elektronischer Rechnungsversand intelligent und exakt aufeinander abgestimmt kombiniert.

Was sind unsere Ziele?

  • Wir möchten unseren Anwendern einen Patientenservice bieten, der deutlich über die erwarteten Standards hinausgeht. Zufriedenheit der Patienten und Qualität der Versorgung werden optimiert, um so das Vertrauen der Patienten in die Praxis zu stärken.
  • Die Qualifizierung der Mitarbeiter und die Optimierung der Prozesse entlasten die Praxis und verbessern damit automatisch Praxiseffizienz sowie Zufriedenheit des Personals.

Um diese Ziele zu verwirklichen, ist eine sorgfältige Planung und Gestaltung der Softwarearchitektur zwingend notwendig.

So müssen vor allem die Beziehungen zwischen den verschiedenen Komponenten der PVS und iie-systems im Softwarecode berücksichtigt werden. Dies erreichen wir gemeinsam mit Computer konkret, indem Desktop-Anwendungen von ivoris mit Webanwendungen von iie-systems kombiniert werden.

Ein entscheidender Vorteil für alle Seiten ist dabei, dass das iie-Team seit über 10 Jahren sehr intensiv mit den Entwicklern von ivoris zusammenarbeitet.

Eine solch enge Kooperation der Entwickler garantiert, dass alle Teile der Software perfekt aufeinander abgestimmt sind und nahtlos funktionieren.

Für unsere Anwender haben wir gemeinsam bereits sehr viel erreicht. Aber wir sind längst nicht am Ende. Im Gegenteil:

Wir arbeiten permanent an neuen Funktionen, um die Qualität unserer Anwendungen stetig zu optimieren.

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Warum fällt eine Entscheidung oft so schwer?

In Gesprächen erleben Frau Weinrich und ich häufig folgende Konstellation: Unser Gegenüber hat offenbar alles verstanden, kann sich aber nicht entscheiden.

Diese Situation ist für alle Beteiligten irritierend und vermittelt kein wirklich gutes Gefühl.

Wir haben uns die Frage gestellt, warum dies so ist und was die ausschlaggebenden Gründe sind.

Eine Entscheidungsfindung kann manchmal schwierig sein, weil wir dabei mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert werden.

Es gibt verschiedene Gründe, warum es Menschen schwerfällt, eine Entscheidung zu treffen. Dies gilt auch für die Entscheidung in Bezug auf die Anwendungen von iie-systems. Nachstehend einige Beispiele.

Komplexität

Die Anwendungen von iie-systems bieten eine Vielzahl von Optionen. Das macht es für viele Kolleginnen und Kollegen schwierig; eine klare Wahl zu treffen.

Informationsüberlastung

Die Menge an verfügbaren iie-Anwendungen ist überwältigend und kann daher zu Verwirrungen führen. Man hat Schwierigkeiten, relevante Informationen zu filtern und ist oft nicht in der Lage, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden.

Emotionen

Die Angst vor dem unbekannten Neuen kann das Urteilsvermögen beeinflussen und damit zu einer irrationalen Entscheidung gegen eine Nutzung von iie-systems führen. Die Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung können dabei individuell unterschiedlich sein, denn jeder Mensch ist anders.

Wenige Menschen sind von Natur aus entscheidungsfreudig. Die Mehrzahl jedoch tendiert dazu, vorsichtiger zu sein.

Wer sich nicht sofort entscheiden kann, ist meist unsicher und möchte alles noch einmal in Ruhe überdenken. Auch wenn dies grundsätzlich verständlich ist: Hier lauert vielfach die Gefahr, dass die Entscheidung immer weiter aufgeschoben wird.

Die gute Nachricht: Es gibt einfache Strategien, die man anwenden kann, um seine Entscheidungsfähigkeit zu verbessern bzw. zu beschleunigen.

  • Setzen Sie sich klare Ziele. Was möchten Sie in welcher Zeit erreichen?
  • Fragen Sie Kolleginnen und Kollegen, die bereits iie-systems nutzen. Diese können Ihnen aus erster Hand und objektiv über ihre Erfahrungen berichten.
  • Reflektieren Sie sich selbst. Finden Sie heraus, welche individuellen Ursachen Sie von einer Entscheidung für iie-systems abhalten.
  • Nutzen Sie unser Expertennetzwerk. Wir erklären Ihnen gerne und ausführlich die Vorteile der iie-Anwendungen und helfen Ihnen bei der Umsetzung

Als iie-Team sind wir sehr daran interessiert, folgendes zu erfahren:

  • Was hält Kolleginnen und Kollegen, die Mitglieder in der WhatsApp-Gruppe von iie sind, aber bisher die Anwendungen noch nicht nutzen, davon ab, mit iie-systems zu starten?
  • Was hält Kolleginnen und Kollegen, die bereits Anwender sind, davon ab, die nächsten Schritte zu gehen?

Ihre Antworten helfen uns bei einer weiteren Optimierung und sind dabei für uns und alle aktuellen und zukünftigen Anwender sehr wichtig.

Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre persönliche Einschätzung mitteilen.

weinrich@iie-systems.de
info@dr-visse.de

Vielen Dank dafür im Voraus.

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iie-systems: Die Betrachtung als holistisches Ganzes

Viele Nutzerinnen und Nutzer sehen die Anwendungen von iie-systems leider nur als isolierte Module (Beispiel Online-Terminvergabe) und erkennen daher nicht den Wert des gesamten Konzepts.

Hinter den Ideen von iie-systems steckt jedoch sehr viel mehr als einzelne Anwendungen.

iie ist als ein sog. holistisches System zu verstehen, also eine komplexe Einheit, bei der die Eigenschaften des Ganzen mehr sind als die Summe seiner Teile.

Eklatant wichtig und entscheidend ist die Wechselwirkung der Anwendungen und ihr Effekt auf den Patienten.

Konsequent genutzt und richtig angewendet verstärken die einzelnen Komponenten ihre Wirkung.

Das Zusammenspiel mit einem Angebot aus einer Hand macht den entscheidenden Unterschied.

Die Idee, die dahintersteckt, sind verschiedene Applikationen, die auf die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer zugeschnitten sind und die intelligent ineinandergreifen.

Auf der Patientenreise und in der Praxisorganisation wird jeder einzelne Touchpoint abgestimmt angesprochen.

Damit handelt es sich um ein komplexes neurales System aus verschiedenen miteinander verbundenen Teilen.

Für ein umfassendes Verständnis ist es somit von Bedeutung, die Zusammenhänge und Beziehungen innerhalb dieses Systems zu verstehen.

Wem das umfassend gelingt, der wird zukünftig in der Lage sein, bessere Entscheidungen treffen und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen zu können. Damit sind die optimalen Voraussetzungen für höchste Leistung und Qualität der Praxis geschaffen.

Meine Empfehlung:

Betrachten Sie die iie-Anwendungen als holistisches System. So erschließen sich Ihnen die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Modulen besser, Sie erfassen das Gesamtbild und können sofort alle Vorteile und Chancen optimal nutzen.

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Online-Termine:Preis-Leistungsverhältnis von iie-systems im Vergleich mit Doctolib unschlagbar

Ein Beitrag von Mirko A. Stamatovic‘ (Zahnarzt) www.stamatovic.de

Eine fortschrittliche Praxis kann heute nicht mehr auf das Angebot von Online-Terminen für Patienten verzichten. Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Anbieter, die einen solchen Service zur Verfügung stellen. Die Qualität und das Preis-Leistungsverhältnis lassen sich oft erst im direkten Vergleich bewerten.

Wir sind 2022 mit dem Anbieter Doctolib gestartet, haben die Zusammenarbeit jedoch nach acht Monaten beendet. Die Gründe waren vielfältig. Einige davon möchte ich hier kurz nennen.

Hohe Kosten

Die Kosten für Doctolib sind nicht unerheblich und berechnen sich u. a. nach der Anzahl der Behandler. Als große Praxis haben wir eine Reihe von Behandlern, so dass wir auf etwa 1.200 Euro netto pro Monat kamen.

Bei entsprechend guter Leistung hätte der Betrag für uns keine weitere Rolle gespielt. Wir haben aber sehr schnell festgestellt, dass das Preis- Leistungsverhältnis bei Doctolib absolut nicht stimmt.

Keine Praxis CI

Bei Doctolib steht nicht die CI der Praxis im Vordergrund, sondern die Marke des Dienstleisters, die transportiert werden soll. Bis die Patienten, die einen Online-Termin buchen möchten, den Namen der Praxis lesen, haben sie schon zig mal klicken müssen. Diese Vielzahl an Klicks, die notwendig sind, dürfte zudem dazu führen, dass eine ganze Reihe von Patienten mittendrin aus dem Buchungsprozess aussteigen, weil es zu lange dauert und zu kompliziert ist.

Anzeige von Mitbewerbern

Wenn die konkreten Wunschtermine des Patienten im Online-Kalender nicht frei sind, präsentiert Doctolib Kolleginnen und Kollegen aus der Region, bei denen solche Termine verfügbar sind. Das halte ich für absolut kontraproduktiv.

Falsche Terminauswahl durch Patienten

In rund 9 von10 Fällen haben Patienten eine falsche Terminauswahl getroffen. So wurde beispielsweise ein Prophylaxetermin gewählt, obwohl sie Schmerzen hatten und aus diesem Grund einen Termin haben wollten. Auch wenn 10-minütige Termine gebucht werden, obwohl für die Behandlung 30 Minuten notwendig sind, führt dies u. a. zu Chaos im Terminplan.

Hohe No Show Rate

Die Anzahl der Patienten, die einen Termin gebucht haben, dann aber nicht erscheinen, ist relativ hoch. Das dürfte u. a. daran liegen, dass Patienten bei mehreren Praxen Termine anfragen und dann erst danach auswählen, welche Praxis sie besuchen.

Alles in allem passte also das Preis-Leistungsverhältnis bei Doctolib für uns gar nicht, so dass wir uns nach einigen Monaten nach einer besseren Alternative umgeschaut haben.

Zu dieser Zeit habe ich auch ein Gespräch mit dem Kollegen Michael Visse geführt. Ich wusste ja, dass iie-systems auch einen Online-Kalender anbietet. Ich war allerdings anfangs skeptisch. Daher auch meine erste Entscheidung für Doctolib. Eine absolut falsche Entscheidung, wie ich im Nachhinein zugeben muss.

Als Kollege Visse mir den Preis für das Gesamtpaket inkl. Online-Kalender von iie-systems nannte, habe ich den zunächst gar nicht glauben können. Man bezahlt eine einmalige Gebühr von 2.100 Euro zzgl. Mwst. sowie eine monatliche Pauschale von 75,00 Euro zzgl. Mwst. für die Anwendung My Professional.

Wenn ich das mit den 1.200 Euro vergleiche, die bei Doctolib monatlich fällig wurden, ist der Online-Kalender bei iie-systems um ein Vielfaches günstiger.

Ausschlaggebend für mich war jedoch nicht der Preis, sondern die Zusatzleistungen, die hier integriert sind.

Personalisierung

Der Online-Kalender ist durch Foto, Logo und Praxisfarbenkomplett individualisiert. Hier steht also nicht der Dienstleister im Vordergrund, sondern die Praxis. Und genauso muss es sein.

Schnell und komfortabel

Anstatt zahlreicher Klicks kommt der Patient hier sofort auf den Kalender, kann seinen Wunschtermin auswählen und muss nur noch Name, Telefon und E-Mail angeben. Die Terminbestätigung erfolgt in Echtzeit und ist ebenfalls auf die Praxis gebrandet.

Rekrutierung von Neupatienten

Durch den iie-Kalender bekommen wir in unserer Praxis jede Woche durchschnittlich 9 bis 11 neue Patienten und damit ganz erheblich mehr, als wir das bei Doctolib erlebt haben. Die No Show Rate ist sehr gering, denn die Patienten erhalten 2 Tage vor dem Termin automatisch eine personalisierte Erinnerung, bei der Sie, sollte einmal etwas dazwischengekommen sein, ihren Termin ganz bequem auch online verschieben können.

Terminbestätigung für Bestandspatienten

Auch Termine für Bestandspatienten, die in der Praxis oder telefonisch vereinbart werden, werden automatisch in Echtzeit bestätigt. Das heißt, sofort nach Terminvereinbarung kommt das Bestätigungs-Mail. Unsere Patienten sind von diesem Service absolut begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass das, was wir mit iie-systems anbieten können, nicht nur deutlich mehr, sondern auch deutlich besser ist als bei Doctolib.

Mein Fazit

Wenn man die Kosten vergleicht, fragt man sich vielleicht, wie das sein kann und ob iie-systems tatsächlich in der gleichen Liga spielt. Ich habe mich das zugegebenermaßen auch gefragt. Heute kann ich zu 100 % behaupten, dass iie auf jeden Fall die 1. Liga ist.

Wer noch keine Online-Termine anbietet, sollte dies auf jeden Fall umgehend ändern. Eine Terminvereinbarung über die Webseite ist ein entscheidender Faktor, um Neupatienten zu gewinnen.

Welchen Wert ein Neupatient hat, muss ich Ihnen ja vermutlich nicht erklären. Die ohnehin geringen Kosten für die iie-Anwendung rechnen sich sehr, sehr schnell.

Wir nutzen iie jetzt seit rund 3 Monaten, und ich habe den Wechsel von Doctolib zu iie-systems keine Sekunde bereut. Im Gegenteil: Ich wünschte, ich hätte mich von Anfang an dafür entscheiden. Das Preis-Leistungsverhältnis ist unschlagbar und in der Form wohl bei keinem anderen Anbieter zu finden.

Auch wenn Sie im Bereich Online-Termine bereits mit einem anderen Dienstleister arbeiten: Scheuen Sie nicht den Wechsel. Sie werden viel Geld sparen und – was noch viel wichtiger ist – eine deutlich höhere Neupatientenrate verzeichnen.

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Termin advance: Das Tool für High-Performance-Praxen

ein Beitrag von Steffen Korth, Leiter Softwareentwicklung bei iie-systems.

Die Vorteile des Online-Terminmanagements haben wir bereits im Blogbeitrag „Effizientes Terminmanagement“ thematisiert. Online-Termine werden von Patienten und Praxen gleichermaßen geschätzt.

Zahlreiche Anwender möchten jedoch mehr und nutzen als intelligente Weiterentwicklung die iie-Anwendung Termin advance.

Diese Anwendung basiert auf Künstlicher Intelligenz (KI), die in verschiedenen Bereichen des Terminmanagements eingesetzt werden kann. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten und die Nutzererfahrung für Praxis und Patient eklatant verbessern.

Die KI erfasst Muster und Strukturen in den Termindatensätzen des Ivoris Kalenders und trainiert den Algorithmus, um Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

Termin advance ermöglicht ein innovatives dynamisches Terminmanagement auf einem ganz neuen Level.

Nachstehend einige Beispiele für solche KI-Lösungen.

Automatische Terminverlegung

Muss ein Termin vom Patienten verschoben werden, kann KI dabei helfen, einen neuen passenden Termin im Ivoris-Kalender zu finden. Dazu analysiert der Algorithmus den Kalender nach freien und buchbaren Zeiten und schlägt alternative Terminoptionen vor.

Ressourcenplanung

Praxen, die Termin advance nutzen, definieren gemeinsam mit Nicole Weinrich von iie-systems die relevanten Praxisressourcen wie Behandlungsräume oder Ärzteverfügbarkeit. Diese fließen in den Algorithmus ein. Auf dieser Basis werden dann freie Termine für die Patienten errechnet und ihm im Rahmen der Online-Terminverschiebung präsentiert.

So kann KI bei der optimierten Zuweisung dieser Ressourcen helfen und damit Konflikte und Engpässe bei der Terminvergabe vermeiden.

Automatische Berechnung online buchbarer Beratungstermine

Der Algorithmus wird zudem für die automatische Anzeige buchbarer Online-Termine für Neupatienten auf der Webseite der Praxis genutzt. Damit ist sichergestellt, dass mit den entsprechenden Praxisressourcen immer ausreichend online-Termine zur Verfügung stehen.

Alles erfolgt voll automatisch, ohne dass ein aktives Eingreifen nötig ist.

Automatisierte Analyse der Termindatensätze

Durch die Analyse historischer Termindaten kann KI Muster und Trends erkennen. In der Vergangenheit verwendete Terminart- und Behandlerzuweisung sowie das entsprechende Zeitfenster ermöglichen die schnelle Identifizierung und Präsentation passender Termine.

Damit lassen sich Engpässe vorhersagen, Planungsentscheidungen verbessern und allgemeine Einsichten über die Ressourcennutzung gewinnen.

Automatisierte Kommunikation

Die KI ist in der Lage, Kommunikationsprozesse zu automatisieren. Hat der Patient beispielsweise im laufenden Quartal seine Krankenversicherungskarte noch nicht einlesen lassen, wird er automatisch daran erinnert, die Karte zum nächsten Termin mitzubringen.

Nach Praxisschluss überprüft der Algorithmus, welche Patienten nicht zum vereinbarten Termin erschienen sind. Diese werden automatisch benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einen neuen Termin buchen.

Wir stehen aktuell am Anfang einer sehr spannenden Reise, auf die wir alle Anwender von iie-systems gerne mitnehmen möchten.

Auf unserem Seminar am 28. Juni in Düsseldorf werden wir unsere Ideen und Vorschläge live präsentieren. Wir freuen uns darauf und auch Ihr könnt Euch freuen.

Ein paar Restplätze sind noch frei. Wer Zeit und Lust hat, sollte sich umgehend anmelden.

Wenn Ihr nicht dabei sein könnt, bucht gerne einen Beratungstermin mit Nicole Weinrich.

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Effizientes Praxismanagement: Der Schlüssel bei Fachkräftemangel und Gewinnoptimierung

Aktuell arbeiten viele Praxen am Limit. Das bedeutet Stress im Team, sorgt für allgemeine Unzufriedenheit und Erschöpfung und gefährdet damit nicht zuletzt auch die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Überforderung und Erschöpfung können einen Burnout verursachen mit der Folge längerfristiger Krankschreibungen oder sogar Kündigung.

Auf die Frage, wie es zu der oben beschriebenen Situation kommt, habe ich eine klare Antwort.

Verantwortlich sind ineffiziente Praxisroutinen, die vielfach zu solchen Katastrophen führen.

Allzu oft halten wir an unseren gewohnten Routinen fest, ohne dass wir die damit zusammenhängenden dramatischen Folgen hinterfragen. Besonders fatal dabei ist, dass man dies selbst häufig gar nicht wahrnimmt bzw. nicht wahrnehmen möchte.

Wir alle sind Akademiker und als solche meist sehr gut im Denken, nicht aber im Umdenken.

Wir sind in aller Regel sehr überzeugt von dem, was wir tun. Dies ist allerdings leider kein Garant für die Richtigkeit.

Erst wenn eine krisenhafte Situation vorliegt, werden wir uns des Problems bewusst. Dann ist es jedoch meist bereits zu spät.

Um gefährliche Routinen rechtzeitig zu erkennen, ist ein neutraler Blick von außen notwendig und hilfreich.

Diesen externen Blick bieten wir Anwendern von iie-systems in Lingen. Wir geben Besucherinnen und Besuchern konkrete Einblicke in die Organisation unserer Praxis und zeigen, wie alle Prozesse durch iie-Technologie exakt aufeinander abgestimmt funktionieren.

Diese gänzlich andere Form der Praxisführung kennen viele bislang nicht. Sie bietet jedoch offenbar eine ganze Reihe von Vorteilen.

mit einem Klick auf das Bild gelangen Sie zum Video

Nach solchen Besuchen mache ich oft die Erfahrung, dass zahlreiche Kolleginnen und Kollegen – trotz des offenbar positiven Eindrucks – ihre eigenen Routinen im Nachgang nicht verändern.

Woran könnte das liegen? Meine Erklärung ist die, dass unser Verstand die erlebten Veränderungen grundsätzlich reflexartig ablehnt. Fakten, die uns nicht gefallen, ignorieren wir gerne (Erwünschtheitsverzerrung). Anstatt die Chance zu sehen, suchen wir dann lieber nach dem Problem.

Was es braucht, ist die Kraft, sich dagegen zu wehren und den Willen bzw. die Entschlossenheit zu Veränderung.

Nur wenige meiner Besucherinnen und Besucher verstehen ad hoc die Vorteile, haben sog. Wow-Momente und sind willens und in der Lage, das Erlebte sofort und konsequent auch in ihrer eigenen Praxis umzusetzen.

Diejenigen allerdings, die es schaffen, profitieren ganz erheblich von ihrem Tag in Lingen. Sie werden wirtschaftlich noch erfolgreicher, arbeiten wesentlich effizienter und erleben eine ganz neue und bislang nicht gekannte Zufriedenheit.

Erfolg zu haben ist eng mit der Art des Denkens und mit Neugierde verbunden. Neues auszuprobieren und der Wille zur Veränderung schaffen mehr Zufriedenheit, ein besseres Teamgefühl und damit nicht zuletzt auch mehr Patientenzustimmung.

Nichts ist erfolgreicher als der Wandel!

Oder andersherum formuliert:
Das Festhalten an Bekanntem (Routinen) führt niemals zu Verbesserungen!

Nachfolgend möchte ich Ihnen einige Beispiele für ein effizientes Praxismanagement durch die iie-Technologie aufzeigen.

Terminmanagement


Die Verknüpfung der aktuellen Patienten in ivoris löst eine automatische Terminbestätigung sowie -erinnerung zwei Tage vor dem vereinbarten Termin aus. Das steigert die Termintreue, senkt die No Show-Rate und entlastet die Mitarbeiterinnen an der Rezeption ganz erheblich.

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen und auch verstanden wurden, sind viele Praxen nicht gewillt oder in der Lage, ihre Patienten konsequent zu verknüpfen. Die Standardbegründung lautet hier, dass die Patienten nicht bereit seien, ihre Mailadresse anzugeben.

Telefonannahme

Bei der Beantwortung von Telefonanrufen sind zahlreiche Praxen offenbar am Limit. Die Technologie von iie-systems hilft dabei, die Anzahl der Telefonate signifikant zu reduzieren. Nähre Infos gibt es hier.

Fotodokumentation

In vielen Praxen werden Patientenfotos mit Kameras erstellt, die keine direkte Verbindung zur Praxis-Verwaltungssoftware haben. Die Fotos von der Kamerakarte zu exportieren und händisch jedem einzelnen Patienten zuzuordnen ist extrem aufwändig. Einige Praxen nutzen daher einen QR-Code zum automatischen Import nach ivoris.

Mit einer professionellen Fotostation wird Fotografieren sehr viel einfacher. Es geht deutlich schneller und die Qualität der Bilder ist um ein Vielfaches besser. Ganz nebenbei macht es so auch noch Spaß und motiviert die Mitarbeiterinnen.

Patientenberatung

In diesem Bereich besteht in vielen Praxen extremes Potenzial zur Veränderung der gewohnten Beratungsroutine.

In aller Regel wird Patienten die Methode erläutert, mit der man die vorhandene Zahnfehlstellung am besten korrigieren kann. Es werden unterschiedliche Zahnspangen und unterschiedliche Behandlungsoptionenmit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen erklärt. So hat man es schließlich gelernt und schon immer gemacht. Als Kieferorthopäde ist man auf Zahnfehlstellungen fixiert und es gewohnt, anhand von Modellen bzw. ClinCheck zu demonstrieren, wie das ärztliche Vorgehen ist. Das kostet Zeit und entsprechend staut es sich in der Praxis.

Zahlreiche Anwender der smile design Datenbank von iie-systems konnten ihre Routinen ändern und die Patientenaufklärung durch eine gehirngerechte Beratung mit Vorher-Nachher-Fotos auf ein gänzlich anderes Niveau bringen. Dadurch hat sich die Beratungszeit halbiert und die Abschlussquote vor allem in der Gruppe der Selbstzahler verdoppelt.

Online-Rechnungsversand

Durch den Online-Rechnungsversand lässt sich das Rechnungsmanagement optimieren. Den Patienten stehen alle Rechnungen in der Cloud zur Verfügung. Lesen Sie mehr dazu hier.

Sind Sie neugierig geworden? Sind Sie gewillt, Ihre alten Routinen zu überdenken und etwas Neues auszuprobieren? Sind Sie bereit für mehr Zufriedenheit und Erfolg?

Dann möchte ich Sie herzlich zu unserer Veranstaltung am 23.06.2023 nach Düsseldorf einladen.

Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Melden Sie sich daher am besten noch heute an.

Wir freuen uns auf Sie und versprechen Ihnen, dass Sie Ihre Teilnahme nicht bereuen werden!

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Easy PZR: Schneller Überblick zur Kostenübernahme durch die GKV

ein Beitrag von Nicole Weinrich
Management Anwendersupport bei iie-systems

Das Angebot der Professionellen Zahnreinigung dient der (Zahn-)Gesundheit Ihrer Patienten. PZR ist vor diesem Hintergrund nicht nur ein gutes Instrument zur Patientenbindung, sondern generiert zudem auch Umsätze für die Praxis.

Grundsätzlich gilt die PZR als Privatleistung, die nicht im Leistungskatalog der gesetzlichen Krankenkassen enthalten ist.

Einige Krankenkassen bieten jedoch mittlerweile spezielle Tarife an, bei denen eine bestimmte Anzahl jährlicher PZR-Behandlungen teilweise oder vollständig übernommen wird.

Mit easy-PZR hat iie-systems eine Datenbank geschaffen, der einen schnellen Überblick über eine mögliche Kostenübernahme der GKV für eine PZR bietet.


Grün = Zuschuss möglich


Rot = Kein Zuschuss möglich


Grau = keine Angabe

Sehen Sie hier beispielhaft Höhe und Modalitäten der AOK Niedersachsen.

Die AOK Niedersachsen erstattet Kosten in Höhe von

  • bis zu 80 % des Rechnungsbetrages
  • bis zu 500 Euro im Jahr pro Versicherten für alle Mehrleistungen zusammen.

Im iie-Team verfolgen wir das Ziel, Praxen in die Lage zu versetzen, einfach und auf den jeweiligen Patienten bezogen zu überprüfen, ob und in welcher Höhe die gesetzliche Krankenkasse eine Prophylaxebehandlung bezuschusst.

Eine solche Information hat einen wertvollen Impact auf die Entscheidung Ihrer Patienten, mindestens zweimal jährlich einen PZR-Termin mit Ihrer Dentalhygienikerin bzw. Prophylaxeassistentin zu vereinbaren.

Nicht zuletzt profitieren aber auch die Krankenkassen davon, denn:

  • Die Zahngesundzeit ihrer Versicherten wird nachweislich gefördert. Das reduziert langfristig die Behandlungskosten.
  • Mit einer Übernahme oder einem Zuschuss zur PZR ist ein Wettbewerbsvorteil verbunden. Versicherungsnehmer haben das gute Gefühl, für gezahlte Beiträge sinnvolle Leistungen außerhalb des GKV-Kataloges zu erhalten und fühlen sich bei Ihrer Kasse gut aufgehoben. Mit der Zurverfügungstellung von Mitteln für die (Zahn-)Gesundheit der Versicherten wird Weitblick bewiesen.

Unser Motto ist es, uns niemals mit Erreichtem zufrieden zu geben. Vielmehr sind wir neugierig und suchen permanent nach wertvollen Möglichkeiten und Chancen für unsere Anwender.

Übrigens: Easy PZR ist ein kostenfreier Bestandteil von Termin Advance.

Für zahnärztliche Praxen, die noch keine Anwender von iie-systems sind, könnte diese Information sehr wertvoll sein.

Probieren Sie die Anwendungen von uns einfach mal aus und machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen damit. Sofern Sie nicht überzeugt sind, bieten wir Ihnen

  • ein uneingeschränktes Rückgaberecht von 4 Wochen – ohne Wenn und Aber
  • die Möglichkeit, alles jederzeit wieder zu kündigen (keine Vertragslaufzeit!)

Bei Interesse oder Fragen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung unter Tel. 05975 / 9558761 oder weinrich@iie-systems.de.

Melden Sie sich gerne auch dann, wenn Sie (noch) nicht Anwender von iie-systems sind. Gemeinsam finden wir eine für Sie passende Lösung.

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Praxisbroschüren bieten Vorteile, auf die Sie nie mehr verzichten möchten

Ein Beitrag von Dr. Manuela Stobbe
Geschäftsführerin AVVM Werbung & Marketing GmbH
www.avvm.de

Eine Korrektur von Zahn- und Kieferfehlstellungen ist nicht nur aus gesundheitlichen Gründen indiziert. Sie hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Ästhetik und kann sich daher positiv auf Selbstbewusstsein und Lebensqualität von Patientinnen und Patienten auswirken. Das wissen Sie selbst am besten, weil Sie es jeden Tag tun.

Und genauso wissen Sie natürlich, dass auch bei Kindern und Jugendlichen nicht jede Behandlung von der gesetzlichen Krankenkasse oder Beihilfe übernommen wird. Bei Erwachsenen gibt es nur sehr wenige Indikationen für eine Kostenübernahme.

In solchen Fällen ist oftmals erhebliche Überzeugungsarbeit notwendig, die hohe zeitliche Ressourcen bindet und trotzdem vielfach nicht zum Abschluss eines Behandlungsvertrages führt.

Ein wertvolles Instrument, um den Erfolg einer Beratung zu steigern und Patienten von den Vorteilen einer kieferorthopädischen Therapie zu überzeugen, sind hochwertige Praxisbroschüren zur abgestimmten Patienteninformation.

Sie sind zudem optimal geeignet, eine erfolgreiche regionale Praxismarke aufzubauen. Diese garantiert eine hohe Wiedererkennung und bestimmte Werte, die mit der Marke assoziiert werden. Die wichtigsten sind Vertrauen, Kompetenz, Zuverlässigkeit sowie eine überdurchschnittlich hohe Dienstleistungsqualität.

Eine gut etablierte Praxismarke kann entscheidend dafür sein, dass sich Patienten für eben diese Praxis entscheiden und nicht für eine andere und weniger bekannte Marke.

Das Team von iie-systems unterstützt Praxen mit erprobten und individualisierten Praxisbroschüren, die permanent weiterentwickelt und optimiert werden.

Essenzieller Baustein bei der erfolgreichen Patientenberatung

Vor allem wenn es um die Gruppe der Selbstzahler geht, zeigen die Broschüren sehr schnell Ergebnisse. Die Entscheidungsfindung für eine kieferorthopädische Behandlung wird dadurch messbar verbessert.

Schnell und einfach lässt sich das mit der Ampel nachweisen.

Die Broschüren aus dem iie-Portfolio stehen für höchste Qualität und Erfahrung. Patienten werden mit abgestimmtem Content und perfekter Bildsprache begeistert.

Ziel ist es, ein positives und ein hohes Renommee zu schaffen und der Praxis damit zu mehr wirtschaftlichem Erfolg zu verhelfen.

Die neueste Überarbeitung der Broschüren verbindet Print mit Webtechnologie. Integrierte QR-Codes, die zu kleinen Videos führen, sind eine deutliche Aufwertung, sorgen für Interaktion und schaffen noch mehr Begeisterung bei Patienten.

Mit einem Klick auf das Bild gelangen Sie zum Video

iie-systems bietet mittlerweile eine ganze Reihe hochwertiger Broschüren zu diversen Themen an. Wenn Sie sich erstmalig für eine Broschüre entscheiden, sollten Sie aus den folgenden wählen und Ihre Zielgruppe(n) dabei klar vor Augen haben.

Praxis Imagebroschüre


Sie enthält Informationen und Fotos zur Behandlung von Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen und sollte jedem Patienten nach einer Beratung mitgegeben werden.

KIG-Broschüre


Ziel ist hier, Eltern von jungen Patienten, die in KIG 1 und 2 fallen, emotional davon zu überzeugen, die Behandlung privat zu bezahlen.

Viele Patienteneltern wollen oder können nicht verstehen, warum die Therapie in ihrem Falle eine Privatleistung darstellt. Nicht selten ist man als Behandler dann in der Situation, sich dafür rechtfertigen zu müssen. Folge ist ein ungutes Gefühl und die Verunsicherung des Patienten, der sich in solchen Fällen zuweilen eine Zweitmeinung einholt.

Die KIG-Broschüre hilft, Fragen zu beantworten, Transparenz herzustellen, Vertrauen aufzubauen und Patienten ein besseres Verständnis zu dafür vermitteln, warum die Behandlungskosten nicht von der Krankenkasse übernommen werden.

Perfect Smile-Broschüre

Abgestimmt von A bis Z

Inhalt

Jede Broschüre ist inhaltlich ganz spezifisch auf die jeweilige Beratungssituation abgestimmt. Die Informationen sind für Patienten kurz und sehr verständlich aufbereitet. Sie geben einen Überblick über die Leistungen, zeigen, wie modern die Praxis arbeitet und beantworten häufig gestellte Fragen.

Design

Alle Broschüren nutzen ein einheitliches Look and Feel und verwenden eine intuitive Bildsprache. Mit zahlreichen Vorher-Nachher-Bildern lassen sich Emotionen, Stimmungen und die Vorteile einer Therapie schneller und wesentlich effektiver kommunizieren als mit langen Texten.

Die Umschläge werden komplett individualisiert. Integriert werden Praxislogo, Foto und Unterschrift des Praxisinhabers sowie selbstverständlich die Kontaktdaten mit Zugang zur Bilddatenbank smile design (sofern diese genutzt wird). Auch aktuelle Siegel wie Focus oder Praxis Plus Award werden eingearbeitet und stellen für den Patienten ein zusätzliches Qualitätsmerkmal und damit die Sicherheit, in der richtigen Praxis gelandet zu sein, dar.

Rechtliche Anforderungen

Die Broschüren sind inhaltlich auf Richtigkeit geprüft. Alle Bildrechte inkl. der Einverständniserklärung der abgebildeten Patienten liegen bei iie-systems vor.

Verteilung

Kein Neupatient sollte eine Praxis ohne Broschüre verlassen. Damit wird sichergestellt, dass er alle wichtigen Informationen über die Praxis und die bei ihm indizierte bzw. gewünschte Behandlung erhält. Die Broschüren können weiterhin im Warte- und Behandlungszimmer, aber auch bei Ihren Überweisern ausgelegt werden.

Übrigens: Die hochwertigen Broschüren werden in aller Regel nicht nur der Partnerin / dem Partner zu Hause, sondern auch Freunden und Bekannten, gezeigt. Auf der vorletzten Seite befindet sich daher ein trackingfähiger QR-Code, der zum Online-Kalender der Praxis leitet. Hierüber kann intern nachvollzogen werden, wie viele Neupatienten durch das Weitergeben der Broschüre einen Termin in Ihrer Praxis vereinbart haben. Erfahrungsgemäß ist der Anteil der neuen Patienten, die über diesen Weg in die Praxis finden, nicht gering. Zu Recht kann man hier also von einem Marketinginstrument mit nicht unerheblichem Schneeballeffekt sprechen.

Fraglos haben die iie-Broschüren ein riesiges Potenzial, um Praxen nachhaltig erfolgreicher zu machen und als Experten zu positionieren, die sich auf Gesundheit und Wohlbefinden ihrer Patienten konzentrieren.

Kosten

Vielleicht sind Sie bereits jetzt von den zahlreichen Vorteilen, die Ihnen die thematischen Broschüren bieten, überzeugt. Ich weiß jedoch, dass Sie sich als nächstes die Frage nach den Kosten stellen werden. Hierzu an dieser Stelle so viel:

Mit nur zwei zusätzlichen Neupatienten haben sie die gesamte Investition amortisiert und befinden sich in der Gewinnzone.

Sie Fragen haben oder Beratung wünschen, helfe ich Ihnen gerne weiter. Um Ihre individuelle Broschüre zu erstellen, brauchen wir nur wenige Dinge. Sie müssen dafür weder Arbeit noch wertvolle Zeit investieren. Sie können aber ganz bald von allen Vorteilen profitieren und werden mit Sicherheit ebenso begeistert sein, wie alle anderen iie-Kunden, die die Broschüren teils seit vielen Jahren erfolgreich nutzen.

Unter Tel. 02304 / 750064 oder info@avvm.de bin ich jederzeit gerne für Sie da. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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