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Kleine Veränderungen bringen immensen Impact

Ein Beitrag von Dr. Arax Akyüz, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Routinen sind sehr bequem, aber auch sehr gefährlich, weil sie oftmals notwendige Veränderungen verhindern.

Ich kenne den Kollegen Michael Visse und die Module von iie-systems schon länger und habe diese in meiner neuen Praxis, die ich vor anderthalb Jahren eröffnet habe, natürlich sofort integriert.

Mit iie-systems haben wir die Möglichkeit, Patienten vom ersten Moment an positiv zu überraschen und Begeisterung auf allen Fronten zu schaffen. Das war von Beginn an mein Traum, und heute kann ich mit Stolz berichten, dass es mir gelungen ist.

Dass unser Patientenservice sogar von der KZV Hessen positiv registriert wird, freut mich besonders. Wir haben von dort die Rückmeldung erhalten, dass wir eine sehr gute Beratung leisten, bei deralles bis ins kleinste Detail besprochen wird.

Aber es geht immer noch besser!

Vor wenigen Wochen hatte ich ein wichtiges Gespräch mit Michael Visse, der mir drei sehr hilfreiche Tipps gegeben hat, wie man mit ganz kleinen Dingen den Impact noch weiter erhöhen kann.

Wer den Kollegen kennt weiß, dass solche Gespräche anstrengend sind. Er erkennt sofort Probleme und legt diese brutal offen. Dann aber kommt immer ein kreativer Ratschlag, wie man die Probleme schnell lösen kann.

Ich möchte Ihnen die Tipps, die ich erhalten habe, und deren Wirkung kurz schildern.

Tipp 1: Das Kind beraten, nicht die Eltern

Bislang habe ich bei jungen Patienten immer die Eltern beraten. Der erste wichtige Ratschlag vom Kollegen Visse lautete, nicht mit den Eltern, sondern mit dem Kind zu sprechen. Das habe ich sofort am nächsten Tag umgesetzt. Mit den Eltern gehe ich nur einen ganz kurzen Fragenkatalog durch, bei dem die grundsätzlichen Zielsetzungen an die Behandlung im Hinblick auf definiert werden. Danach geht es nur noch um die Wünsche des Kindes, denn die Kinder sind uns das Wichtigste. Anhand der Smile Design-Datenbank zeige ich Beispiele für die unterschiedlichen Therapiealternativen und lasse das Kind entscheiden.

Tipp 2: Kosten sofort in der Erstberatung offenlegen

Bisher habe ich das Kostenthema im Beratungsgespräch vermieden. Die Eltern wussten also nicht sofort, was finanziell auf sie zukommt. Heute bin ich da sehr viel offener und spreche die Kosten bereits beim ersten Termin an. Wünscht sich das Kind beispielsweise eine komplett unsichtbare Behandlung mit Lingualtechnik, zeige ich direkt die hierfür anfallenden Kosten auf. Liegen diese nicht im geplanten Budget, fällt die Wahl oft auf Keramikbrackets als Alternative. Eine solche Kostentransparenz vom ersten Moment an erspart unnötige Missverständnisse.

Tipp 3: Kein gesonderter Termin für Unterschrift unter dem Behandlungsvertrag

Bis vor kurzem habe ich den Eltern der Patienten nach der ersten Besprechung eine Mappe mit Fotos und weiteren Unterlagen ausgehändigt mit der Bitte, sich in einer Woche wieder zu melden. Auch in dieser Hinsicht habe ich den Rat von Michael Visse angenommen. Heute händige ich die Mappe aus und frage, ob alles verstanden wurde. Wenn keine offenen Fragen des Patienten vorliegen, bitte ich nach einer Bedenkzeit im selben Termin um eine Unterschrift. Das erspart dem Patienten einen zusätzlichen Besprechungstermin in der Praxis. Wenn gewünscht kann ein solches Kostengespräch aber selbstverständlich vereinbart werden.

Das sind wichtige Veränderungen, die aber einen unglaublich hohen Effekt haben. Dafür bin ich extrem dankbar.

Was hat sich dadurch ganz konkret in unserer Praxis verändert?

Vorher sind einige Patienten nach der Beratung nicht wiedergekommen. In den drei Wochen, in denen ich wie oben beschrieben vorgehe, hat sich

  • die Abschlussquote für Behandlungsverträge um etwa 40 % erhöht
  • der Anteil der GKV-Patienten, die eine Behandlung nach der Aufklärung ablehnen, von 25 auf 10 % reduziert.

Mit der Technologie von iie-systems kann ich alles ganz genau in Analytics auswerten. Durch das Ampelsystem ist alles auf einen Blick zu erkennen. Das Dashboard zeigt einem exakt, wo man steht und wo man ggf. noch an sich persönlich arbeiten muss.

Ich bin Michael für seine Ratschläge sehr dankbar. Mit dem, was er sagt, hat er absolut Recht. Er ist zugegebenermaßen nicht der einfachste Typ, aber seine Tipps, die er auch spontan zwischendurch gibt, sind sensationell.

Ich verdeutliche das immer gerne bildhaft am Beispiel von Schmerzen. Als Kieferorthopäden sind wir ja auch Unternehmer. Wir haben hohe Kosten und müssen dafür sorgen, dass unsere Praxis diese Kosten trägt. Das gilt umso mehr für Neugründer wie mich mit laufenden Finanzierungen und Krediten.

Wir haben also im übertragenen Sinne „chronische Schmerzen“, die wir aber oft gar nicht mehr spüren, weil sie ja tagtäglich und immer da sind. Michael Visse ist in diesem Beispiel der Physiotherapeut, der einem bei seiner „Behandlung“ sagt, wo die Fehler liegen und was man falsch macht. Das tut noch einmal richtig weh und man möchte, dass er aufhört.

In der Realität ist dieser zusätzliche Schmerz aber positiv, weil er dazu führt, dass sich etwas verändert. Und am Ende der „Behandlung“ merkt man, wie schön es ohne chronische Schmerzen sein kann.

Ich akzeptiere heute den temporären Schmerz und freue mich auf zukünftige wertvolle Ratschläge.

Ich liebe meinen Beruf als Kieferorthopäde. Ich möchte meinen Patienten den besten Service und die fortschrittlichsten Behandlungsmethoden bieten.

Ich möchte aber auch ganz offen und souverän über die Kosten einer solchen exzellenten Behandlung sprechen. Das schafft Vertrauen und wird von den Patienten geschätzt.

Michael Visse hat mir dabei geholfen, noch offener und transparenter zu werden, als ich dies vorher schon war. Das passt exakt zu meinen Wertvorstellungen und zur Philosophie meiner Praxis.

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Thank you – Merci – Danke an Alle

Die Jahrestagung der DGKFO in Nürnberg liegt hinter uns. Es waren tolle und spannende Tage, für die Steffen Korth und ich uns ganz herzlich bedanken möchten.

Wir hatten zahlreiche intensive Gespräche mit unseren Anwendern und dem Team von Ivoris und konnten wie immer natürlich auch zukunftsweisende neue Anwendungen demonstrieren.

Was bei den Praxen besonderes Interesse hervorgerufen hat, war die Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes – ein ganz neues Modul bei iie-systems.

Wir alle kennen ja das Problem, dass Patienten ihre Rechnungen verlegen und dann telefonisch eine Kopie anfordern.

Mithilfe des elektronischen Rechnungsversandes wird dem Patienten die gesamte Rechnungshistorie in einer perfekt gesicherten Cloud zur Verfügung gestellt.

Das ist nicht nur extrem hilfreich und komfortabel, sondern spart vor allem Zeit und Kosten. Ganz nebenbei wird damit auch die Rezeption erheblich entlastet.

Ivoris connect ist die derzeit einzige webbasierte Schnittstelle im Bereich kieferorthopädische Abrechnungssoftware, und sie hat eine besondere Wirkung. Davon ist längst nicht mehr nur das Team von Computer konkret und iie-systems überzeugt.

Noch nie konnten wir so viele neue Praxen überzeugen, hier gemeinsame Wege in der Kommunikation mit dem Patienten zu gehen wie in diesem Jahr in Nürnberg.

Große Unterstützung haben wir dabei von unseren zufriedenen Anwendern erhalten, die mit dieser Innovation bereits Erfahrung gemacht haben. Sie haben den Kolleginnen und Kollegen am Messestand die Vorteile einer solchen neuen Verbindung zum Patienten anschaulich und begeistert geschildert. Steffen Korth und ich konnten uns dann immer entspannt zurücklehnen.

Das riesige Interesse an dem von iie-systems entwickelten Handout hat uns selbst überrascht. Die gedruckten Exemplare, die wir mitgebracht hatten, waren bereits am Donnerstag innerhalb einer Stunde vergriffen.

Wer keine Broschüre mehr mitnehmen konnte, kann sich diese hier bequem downloaden.

Noch einmal möchten wir uns bei allen für das hohe Interesse und die interessanten Gespräche bedanken. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit den neuen Anwendern von iie-systems.

Abschließend noch eine interessante Information. Gemeinsam mit ivoris veranstalten wir am 18. Oktober 2019 in Düsseldorf eine Roadshow. Mehr Infos dazu finden Sie hier.

Sehen wir uns in Düsseldorf?

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Jahrestagung der DGKFO in Nürnberg: Treffen Sie die Experten

Die 92. Jahrestagung der DGKFO steht bevor und wir freuen uns darauf. Neben spannenden Vorträgen namhafter Referenten und interessanten Workshops bietet vor allem auch die Fachausstellung die Möglichkeit, sich als Besucher kompakt und in kurzer Zeit über neue Methoden, Trends und Entwicklungen zu informieren.

Die Gelegenheit, Experten zu treffen und alle wichtigen Fragen zu stellen, die Sie bewegen, ist unglaublich wertvoll. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen.

Auch Steffen Korth und ich werden dort sein und am Stand von Computer konkret allen Besuchern zur Verfügung stehen.

Gemeinsam mit dem Team von ivoris nehmen wir uns Zeit, um Interessierten das gemeinsame Wissen individuell zur Verfügung zu stellen.

Wir zeigen Ihnen u. a., wie Sie die Praxis Management Software ivoris noch effizienter und zukunftsweisender nutzen können.

Die abgestimmte neue Verbindung zum Patienten macht den Unterschied. Sie verschafft jeder Praxis einen riesigen Wettbewerbsvorteil.

Lassen Sie sich von uns auf den aktuellsten Stand bringen. Wir präsentieren Ihnen anschaulich, welche ungeahnten Möglichkeiten das Internet heute bietet.

Die Erfahrung der zahlreichen Anwender von iie-systems zeigt: Von der intelligenten Nutzung des Internets kann man als Praxis nur profitieren. Davon möchten wir Sie persönlich überzeugen.

Wir freuen uns darauf, Ihnen zu zeigen, wie einfach und schnell wir auch Ihre Praxis im Bereich der modernen Patientenkommunikation auf ein ganz neues Level bringen können.

Wer im Wettbewerb mithalten will, muss online überzeugen.

Wir möchten Sie begeistern und sind sicher, dass uns dies auch gelingen wird.

Nebenbei überraschen wir Sie zudem mit einem sehr interessanten Angebot, bei dem Sie über 430,00 Euro sparen können.

Drucken Sie das Formular einfach aus und bringen es zum Computer konkret-Stand mit.

Sehen wir uns nächste Woche in Nürnberg?

Wir freuen uns sehr auf interessante Gespräche und einen regen Austausch.

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Ilovemysmile.de – Ein erfolgreiches Konzept im Kampf gegen Dr. Smile & Co.

Ein Beitrag von Dr. Angelika Frankenberger, Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Unternehmen wie Dr. Smile, Sunshine Smile u. a. drängen seit einiger Zeit verstärkt auf den Markt. Dahinter stehen Investoren oder Marketingagenturen, die über das Internet Patienten für kosmetische Behandlungen mit transparenten Zahnschienen gewinnen wollen und damit offenbar auch Erfolg haben.

Für uns als Kieferorthopäden bedeutet das über kurz oder lang, dass Patienten, die eine Korrektur kleiner Fehlstellungen im Frontzahnbereich wünschen, solche Anbieter wählen, denn Kunden werden hier vor allem mit einer aggressiven Preispolitik geworben. Für jede kieferorthopädische Praxis ist dies mit einen nicht zu unterschätzenden Umsatzverlust verbunden.

Ende 2017 war mein Ärger hierüber so groß geworden, dass mich entschloss, gegen solche Unternehmen vorzugehen. Ich habe mich an die Bundes- und Landeszahnärztekammer und sogar an Bundestagsabgeordnete gewandt. Der Effekt war gleich Null, denn es ist nichts, absolut nichts, passiert.

Somit war mir klar, dass ich selbst aktiv werden und eigene Wege finden muss, um meine Praxis in diesem Bereich konkurrenzfähig zu machen. 2018 habe ich begonnen, neben meiner medizinischen Tätigkeit Social Media Management zu studieren. Und umso länger ich mich mit dieser Thematik beschäftigte, umso mehr wurde mir klar, wie wichtig es ist, als Praxis im Internet und in den Sozialen Medien optimal aufgestellt zu sein.

Heute bin ich sicher: Wer diesen Aspekt außer Acht lässt oder vernachlässigt, der wird spätestens in vier bis fünf Jahren ein richtig großes Problem haben.

Wir alle wissen: Die Zielgruppe, die sich für eine kosmetischen Zahnkorrektur der Frontzähne interessiert, ist mehrheitlich zwischen 20 und 30 Jahre alt und Web-affin. Solche Patienten orientieren sich anders und gehen eher in Praxen, die im Internet und im Bereich Social Media gut vertreten sind und auf ihrer Webseite einen Online-Kalender anbieten. Daran geht kein Weg mehr vorbei und dem muss man sich als Praxis stellen.

Meine Strategie war, die Plattform www.ilovemysmile.de ins Leben zu rufen und alle Kanäle im Internet umfangreich mit dem Thema Frontzahnkorrektur durch transparente Aligner zu bedienen – also nicht nur die Webseite inkl. Werbung über Google-Adwords, sondern auch Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube, Twitter etc.

Nach einigen Monaten konnte ich erste Erfolge im Hinblick auf Patientenzuspruch erkennen. Auffällig war auch, dass zunehmend Patienten den Weg zu uns fanden – und immer noch finden – die zunächst Kontakt zu Sunshine Smile, Dr. Smile etc. aufgenommen hatten, sich hier aber nicht gut beraten und oftmals sogar unwohl fühlten.

Eigentlich hatte ich dieses Modell nur für meine eigene Praxis geplant. Ich wurde jedoch im Laufe der Zeit immer wieder von Kollegen angesprochen, die Interesse hatten, bei ilovemysmile.de mitzumachen. Auch bei invisalign gab es entsprechende Kooperationsanfragen. Von dort kam auch die Zusage eines Supports für 50 Praxen durch spezielle Konditionen.

So haben wir im Mai dieses Jahres mit 5 Kooperationspraxen begonnen. Das Interesse ist hoch, so dass immer mehr Kollegen in unseren Partnerpool einsteigen. Aktuell umfasst dieser 23 Praxen in ganz Deutschland.

Für einen Kostenbeitrag von ca. 1.500 Euro / Monat bietet ilovemysmile.de u. a. umfangreiche Leistungen im Bereich Social Media und Google Adwords. Auch regelmäßige Seminare sollen die Praxen dabei unterstützen, Schritt für Schritt in diesem Bereich weiterzukommen. All dies betrifft die Kommunikation der Behandlung geringer Fehlstellungen durch eine Therapie mit invisalign.

Zudem bietet invisalign den Partnerpraxen eine sehr attraktive iloveyoursmile.de-Promotion in Höhe von 46 %. Auch bei Jameda konnten wir für die Nutzung der Videosprechstunde Sonderkonditionen verhandeln – ebenso wie beim Factoring Unternehmen Care Capital.

Vor allem im Bereich Frontzahnkorrektur müssen wir uns als Experten von der nicht-medizinischen Konkurrenz absetzen und unseren Marktanteil sichern. Unternehmen wie Dr. Smile wenden im Monat bis zu 500.000 Euro für Marketing auf. Das ist selbstverständlich für keine Praxis allein auch nur annähernd realistisch.

Im Pool jedoch können wir uns solchen Anbietern entgegenstellen und hier nicht nur mit unserer Expertise punkten, sondern auch mit der Qualität der invisalign-Schienen, die bei ilovemysmile.de ausschließlich zur Anwendung kommen. Anders als bei den Internetfirmen wird dank einer speziellen Methode, die ich mit entwickelt habe, nicht nur von Eckzahn zu Eckzahn behandelt, sondern auch die Seitenzähne werden mit einbezogen. Somit bieten wir keine reine Beautybehandlung, sondern berücksichtigen auch den Biss.

Jeder Patient, der zur Behandlung in eine ilovemysmile.de-Praxis kommt, mindert den Profit von Dr. Smile & Co. und senkt damit die Überlebenschancen solcher Unternehmen.

Wenn in jeder größeren deutschen Stadt – und das ist das Ziel – eine ilovemysmile.de-Praxis vorhanden ist, die ärztlich begleitete Frontzahnkorrekturen zu attraktiven und tragbaren Konditionen anbietet, muss zukünftig kein Patient mehr auf die nicht medizinischen Anbieter zurückgreifen.

Wichtig für uns als Kieferorthopäden ist allerdings, dass wir etwas tun und dass wir es jetzt tun. Der Zusammenschluss bei ilovemysmile.de ermöglicht einen bundesweit einheitlichen Auftritt mit entsprechender Aufklärungsarbeit. Wir müssen unser Licht nicht unter den Scheffel stellen – ganz im Gegenteil.

Natürlich ist dies mit einem finanziellen Aufwand verbunden, denn um nachhaltig und erfolgreich zu agieren, braucht es ein Budget. Die anfallenden Kosten rentieren sich aber erfahrungsgemäß schon nach wenigen Monaten durch steigende Fallzahlen bei der Behandlung von Frontzahnkorrekturen mit invisalign. Wir selbst machen in unserer Praxis mittlerweile zwischen 600 und 700 solcher Behandlungen pro Jahr und haben die Fallzahl unserer invisalign-Behandlungen damit weit mehr als verdoppelt.

Zum ilovemysmile.de-Netzwerk gehören übrigens auch eine ganze Reihe von iie-Anwendern. Der Online-Kalender von iie-systems ist der einzige, der über die ilovemysmile.de-Terminbuchungsmöglichkeit verfügt. Das bedeutet, dass Buchungen direkt als ilovemysmile-Beratungstermin gekennzeichnet sind und über die Schnittstelle zu ivoris ins Praxismanagement-System eingepflegt werden. Der Patient erhält in Echtzeit eine ansprechende Terminbestätigung und zwei Tage vor dem Termin eine automatische Erinnerung.

Vor allem die Umsetzungsgeschwindigkeit hat mich extrem beeindruckt. Hier zeigt sich, dass der Kollege Visse und das gesamte iie-Team hocheffizient arbeiten und immer den Vorteil für den Anwender vor Augen haben. Durch den Online-Kalender von iie können unsere Partnerpraxen exakt den Erfolg von ilovemysmile.de messen.

Ich bin sicher, dass sich in der Zukunft zahlreiche weitere interessante Synergien mit iie-systems ergeben werden.

So können wir alle gemeinsam weitere Fortschritte erzielen und uns erfolgreich gegen Unternehmen wie Dr. Smile etc. durchsetzen.

Nach den Sommerferien werde ich die Praxis in Lingen besuchen und mir ein Bild davon machen, was alles möglich ist. Ich habe u. a. von unseren Partnerpraxen schon viel Positives gehört, selbst gesehen und erlebt habe ich jedoch noch nichts. Darauf und auf neue Ideen und Konzepte in der Zusammenarbeit freue ich mich schon sehr.

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Mit der Umstellung auf ivoris können wir den digitalen Fortschritt nun komplett umsetzen

Ein Beitrag von Dr. Kristin Emmerich, Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Im April dieses Jahres haben wir den Anbieter unserer Praxis Software gewechselt und arbeiten seitdem mit ivoris von Computer konkret. Dass dies ein wichtiger und konsequenter Schritt ist, um die Anwendungen von iie-systems optimal zu nutzen, war mir durchaus schon länger bewusst. Aber wie das so ist: Man verschiebt die konkrete Umsetzung leider gerne in die Zukunft.

Wir setzen die Anwendungen von iie-systems wie Images und smiledesign bereits seit 2016 sehr erfolgreich ein. Mein Ziel war es von Anfang an, nicht auf dem derzeitigen Stand zu verharren, sondern die Praxis im Bereich der innovativen digitalen Patientenkommunikation ständig weiterzuentwickeln.

Ich bin der Typ „Parken oder Vollgas“: Und auch wenn ich ganz gut parken kann: In diesem Punkt war Vollgas das Ziel. Also nicht weiter aufschieben, sondern endlich umsetzen.

Als ersten Schritt haben wir Anfang des Jahres zunächst unsere alte Webseite durch die von iie angebotene ersetzt, was übrigens absolut stressfrei verlief.

Intensive Gespräche mit dem Kollegen Michael Visse auf Fortbildungen – meist in entspannter Atmosphäre bei einem Glas Wein – haben mich letztendlich überzeugt, auch den nächsten Schritt in Angriff zu nehmen und zukünftig die Software ivoris zu nutzen.

Mit ivoris connect ist Computer konkret das einzige Unternehmen mit einer Schnittstelle zu iie-systems. Damit sind wir in der Lage, den Aufstieg in die digitale Welt vollends zu optimieren.

Die Praxis auf eine andere Software umzustellen, ist selbstverständlich keine Sache, die von heute auf morgen erledigt ist. Und jeder kann sich vorstellen, dass es auch alles andere als einfach ist, die Mitarbeiterinnen von dem Wechsel zu überzeugen. Diese Erfahrung habe auch ich gemacht.

Ein Besuch in Michael Visses Praxis bewirkt hier jedoch nahezu Wunder.

Gemeinsam mit zwei Helferinnen habe ich mich kurz vor der Umstellung auf den Weg nach Lingen gemacht. Noch vor der Rückreise war aus der Skepsis der Mitarbeiterinnen schiere Begeisterung geworden.

Obwohl sie durchaus den Aufwand erkannt haben, der für sie mit einer Umstellung verbunden ist, waren sie anschließend absolut überzeugt, dass damit im Endeffekt eine Arbeitserleichterung verbunden ist und dass wir unsere Patienten mit einem Service überraschen, den sie nicht erwarten und den sie so von anderen Praxen nicht kennen.

Termine, die Patienten online über unsere Webseite vereinbaren, werden jetzt automatisch in ivoris übertragen. Bei Neupatienten wird sogar der ausgefüllte Anamnesebogen direkt in ivoris hinterlegt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Termin ganz automatisch aus der Software heraus bestätigt wird. Das beeindruckt nicht nur unsere Patienten, sondern führt auch dazu, dass die vereinbarten Termine in aller Regel eingehalten werden und wir signifikant weniger Ausfälle haben.

Das von den Mitarbeiterinnen heiß geliebte konventionelle Terminbuch, an dem man sich doch immer „so schön festhalten“ konnte, haben wir bereits einen Tag nach dem Wechsel zu ivoris abgeschafft. Den damit an der Rezeption verbundenen Aufschrei kann man sich vermutlich bildlich vorstellen. Aber, oh Wunder, schon nach einer Woche wollte niemand das alte Terminbuch zurück.

In dem Prozess, alle Möglichkeiten und Vorteile, die die Kombination iie-systems und ivoris bietet, umzusetzen, gibt es selbstverständlich auch mal Hürden. Was ich jedoch feststelle: Alle Mitarbeiter sind absolut engagiert, die Entwicklung weiter voranzutreiben und den digitalen Fortschritt komplett umzusetzen.

Das hat auch positive Auswirkungen für den Teamgedanken. Es ist eine tolle Teamarbeit entstanden, bei der alle überzeugt sind, dass wir das gemeinsam schaffen. Darüber freue ich mich sehr und bin stolz auf meine Mitarbeiter.

Wir werden mit Sicherheit demnächst noch einmal nach Lingen fahren. Der Besuch dort ist wirklich super und sehr hilfreich und ich kann nur jeder Kollegin und jedem Kollegen empfehlen, diese Möglichkeit zu nutzen. Michael Visse zeigt offen und im tatsächlichen Praxisalltag, wie eine digitale Praxis heute funktioniert. Das ist eine extrem wertvolle Erfahrung, bei der man sofort die Chancen erkennt, die damit verbunden sind: für Patienten, Praxis und Behandler gleichermaßen.

Auch darüber hinaus erhält man einen hervorragenden und unbürokratischen Support. Wenn unsere Rezeptionskraft eine Frage hat oder mit einer Sache nicht weiterkommt, kann sie die Rezeptionsmitarbeiterin aus der Praxis Dr. Visse & Theising kontakten und bekommt sofortige Unterstützung. Das ist eine tolle Hilfe auf der ganzen Linie.

Michael Visse ist ein absoluter Vordenker im digitalen Bereich – aber nicht nur hier. Er nutzt durchaus auch konventionelle Medien, um perfekten Patientenservice zu erreichen und nennt dies Multi Chanel. So werden beispielsweise dem Patienten seine Fotos in elektronischer Form geschickt, gleichzeitig aber auch auf Papier ausgedruckt.

Ein hervorragendes Beispiel sind hier auch die von ihm entwickelten Broschüren zu unterschiedlichen Themen. Diese zu nutzen hatte ich seinerzeit zunächst abgelehnt – nicht nur wegen der damit verbundenen Kosten, sondern weil ich der Meinung war, dass es doch eigentlich auch so ganz gut läuft. Die eigene Blindheit führt oft dazu, dass man Vorteile, die sich bieten, nicht erkennt oder vielleicht auch nicht erkennen will.

Auch im Hinblick auf die Broschüren hat Michael Visse jedoch bei mir Überzeugungsarbeit geleistet, für die ich ihm im Nachhinein unglaublich dankbar bin. Seit ca. 6 Monaten setzen wir zwei Broschüren ein. Ich beobachte seitdem eine totale Veränderung der Beratung und eine ganz andere Resonanz auf die Behandlungsverträge. Dies betrifft vor allem die KIG-Broschüre.

Wenn sich etwas positiv verändern soll, bedarf es oftmals eines kritischen Blickes von außen. Den gewährt der Kollege Visse – nicht selten so direkt und schonungslos, dass es weh tut. Dieser Schmerz lässt aber sehr schnell nach, wenn man die Erfolge erkennt, die mit einer Veränderung einhergehen.

Wir Kieferorthopäden richten ja unser Augenmerk in aller Regel vor allem auf Behandlung und Therapiemethoden. Das ist, was wir dem Patienten erklären. Der möchte aber eigentlich gar nichts über schiefe Zähne hören. Viel wichtiger und zielführender ist es, seine Wünsche zu erkennen. Und hier hat der Kollege Visse wirklich Unglaubliches geleistet und ein perfektes Paket entwickelt.

Was mich zudem besonders begeistert ist die Rundum-Betreuung durch die jeweiligen Experten. Man hat als iie-Kunde für jeden Bereich einen kompetenten Ansprechpartner, der sich um alles kümmert. Hier hat Michael Visse wirklich ein super Netzwerk mit einem Top Service aufgebaut.

Dass das Verlassen der eigenen Komfortzone anstrengend ist, steht außer Frage. Dies kann ich bestätigen, weil ich genau diese Erfahrung auch gemacht habe.

Ich darf Ihnen jedoch versichern: Wenn Sie sich entschlossen haben, den neuen Weg konsequent zu beschreiten, werden Sie nicht nur schnell Erfolge sehen, sondern auch richtig Spaß haben.

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Qualifizierte Videos machen den entscheidenden Unterschied

Mit Termintemplates verfügen wir über ein enormes Potenzial, mit dem wir in das Bewusstsein unserer Patienten gelangen. Ganz nebenbei und quasi automatisch wird die Praxis damit im regionalen Umfeld auch bekannter.

In meinen letzten Artikeln habe ich Ihnen erläutert, dass eine Unterschrift sowie die Verlinkung auf Gütesiegel oder Social Media (Facebook und Instagram) ein Termintemplate erheblich aufwerten.

Das ist aber noch längst nicht alles. Es geht noch viel mehr!

Als iie-Anwender können Sie jeder Terminart sehr einfach und schnell ein individuelles Termintemplate zuordnen. Solche individuellen Templates sind für Patienten und Praxis gleichermaßen enorm wertvoll.

Mit einem integrierten Video erhält der Patient bequem spezifische und sehr hochwertige Informationen zu seinem Termin. Dies ist ein zukunftsweisender und abgestimmter Service.

Der sog. Bildüberlegenheitseffekt weist nach, dass Bilder im Vergleich zu Texten einen Behaltensvorteil bieten. Informationen, die über Bilder transportiert werden, nimmt das Gehirn mit einer 60-fach höheren Verarbeitungsgeschwindigkeit auf.

Beispielhaft möchte ich Ihnen hier ein Video zur Multibandkontrolle präsentieren.

Videos bieten zahlreiche Vorteile, so u. a.

  • Kreative und gehirngerechte Präsentation
  • Steigerung der Rechtssicherheit der Praxis

Nach § 630e BGB sind wird von uns als Arzt übrigens sogar eine Aufklärungspflicht verlangt.

„Der Behandelnde ist verpflichtet, den Patienten über wesentliche Umstände aufzuklären (…). Alles muss für den Patienten leicht verständlich sein.“

Praxen, die individuelle Termintemplates nutzen, können schnell und einfach nachweisen, dass der Patient über Tragezeit und Verhalten bei Multiband informiert wurde und erfüllen so die Rechtssicherheit.

Selbstverständlich informieren wir den Patienten im Template zusätzlich über einen Infobutton.

So kann alles entspannt und ganz in Ruhe zu Hause noch einmal nachgelesen werden.

Besser und effektiver kann eine Praxis ihre Patienten nicht informieren!

Durch das Internetprotokoll hat die Praxis zudem ganz nebenbei einen einfachen Nachweis darüber, dass der Patient ausführlich und verständlich aufgeklärt wurde.

Meine Empfehlung:

Bitte informieren Sie sich im Online-Shop über diese außergewöhnlichen Templates, die Sie dort schnell und unkompliziert erwerben können.

Unser Ziel ist es, unsere Anwender in allen Belangen jederzeit bestmöglich zu unterstützen.

In meinem nächsten Beitrag werde ich Ihnen daher zeigen, wie Sie auch extra- und intraorale Fotos bei den Termintemplates noch besser nutzen können. Seien Sie gespannt.

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Facebook, Instagram und Gütesiegel: Chancen durch eine intelligente Verlinkung

Praxen, die die leistungsstarken Technologien von iie-systems nutzen, können ihr Terminmanagement schnell und einfach auf ein ganz neues Niveau bringen. Die Gestaltung der Templates spielt dabei eine entscheidende Rolle.

In meinem letzten Artikel bin ich bereits darauf eingegangen, welche Wirkung die Unterschrift auf dem allgemeinen Termintemplate hat.

Heute möchte ich Ihnen einen weiteren Denkanstoß für Ihre Templates geben. Denn unser Ziel ist es, unsere Kunden jederzeit optimal zu unterstützen.

Stellen Sie Ihren Erfolg nach außen dar!

Unsere Anwenderpraxen genießen hohes Ansehen in ihrer Region und sind überdurchschnittlich erfolgreich.

Daher verfügen viele dieser Praxen über Qualitätssiegel, die dem Patienten einen positiven Hinweis auf die Leistungskraft der Praxis geben.

Solche Siegel bieten Orientierung und vermitteln dem Patienten ein gutes Gefühl. Er fühlt sich in seiner Entscheidung, in der richtigen Praxis behandelt zu werden, bestätigt

Mehr als naheliegend ist es daher, die vorhandenen Auszeichnungen auf der Webseite und / oder in der Praxis zu präsentieren.

Nutzen Sie Ihre Chancen!

Es ist heute möglich, die Siegel auch auf jeder Terminbestätigung effektiv zu nutzen. Richtig eingesetzt wird damit automatisch Aufmerksamkeit im regionalen Umfeld erzeugt.

Meine Empfehlung:

Integrieren Sie Ihre Qualitätssiegel ganz einfach und schnell in Ihr Template zur Terminbestätigung.

Und es geht noch viel mehr!

Immer mehr Praxen nutzen heute Social Media.

Es ist daher naheliegend, auch Facebook und Instagram in die Terminbestätigung zu integrieren.

Wenn Ihre Praxis bereits im Bereich Social Media aktiv ist, lassen sich durch eine abgestimmte Verlinkung auf der Terminbestätigung automatisch mehr Follower in Ihrem Einzugsgebiet generieren.

Übrigens: Meine Tochter Eve unterstützt in diesem Bereich sehr erfolgreich zahlreiche Praxen.

Meine Empfehlung:

Optimieren Sie Ihre Termintemplates überlegen. iie-systems bietet hier die aktuell beste Technologie, um dies einfach und schnell über die Schnittstelle zur Praxis-Management-Software zu leisten.

Das Team von iie-systems steht allen Anwendern jederzeit mit neuen Ideen zur Seite und bietet umfangreiche Unterstützung.

Möchten Sie wissen, wie Sie Patientenfotos intelligent in Ihre Terminbestätigung integrieren? Dann seien Sie gespannt auf meinen nächsten Artikel. Hier werde ich Ihnen zeigen, was noch alles geht – und das ist einiges!

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Einblicke in eine komplett andere Welt der Kommunikation

Ein Beitrag von Dr. Maximilian Brandt, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Als Letzter und Einziger eines kieferorthopädischen Freundeskreises aus der Uniklinik Aachen, der bisher weder iie-Systems angewendet noch Dr. Michael Visse persönlich kennengelernt hat, freute ich mich, nach Lingen fahren zu dürfen, um die dahinterstehende Idee in Gänze zu sehen – nicht ganz ohne Warnung aus den hinteren Reihen.

Nach einem herzlichen Empfang ging es sogleich ins Beratungszimmer, dem Herzstück der Praxis. Ein Raum, der mit viel Liebe zum Detail gestaltet, konzipiert und optimiert wurde. Sowohl im Untersuchungs- als auch Beratungsbereich fühlt man sich wohl. Keine ausufernde Wellnessoase, kein erdrückendes Arztzimmer – ein gelungener und genialer Spagat. Ein großer Bildschirm auf dem Schreibtisch erlaubt die bildliche Kommunikation über Diagnose und Therapie dank sofort bereitstehender Patientenbilder und strukturierter Behandlungsdatenbank.

Es folgte die Fotobox. Setting, Beleuchtung und Stuhl erinnern an ein professionelles Studio. Das Fotomodul der Software leitet die fotografierende Mitarbeiterin Bild für Bild durch die gewünschte Reihenfolge. Die Fotos werden direkt nach Aufnahme auf einem großen externen Monitor angezeigt. Kontrolle und ggf. Zuschnitt gehen so sehr schnell von der Hand. Auf Wunsch und nach Einverständnis per Unterschrift auf einem Tablet werden dem Patienten die Aufnahmen umgehend per Email auf dem hauseigenen Server freigegeben. Auch werden die Fotos automatisch in die Diagnostiksoftware zum jeweiligen Patienten geladen.

Wie man an der engen Verzahnung von Kommunikation und Organisation allein in diesen beiden Räumen sehen kann (nebenbei bemerkt sind es die einzigen, die ein Neupatient neben Anmeldung und Wartezimmer sieht) hat Herr Dr. Visse einen besonderen, einen anderen Blick auf den Mikrokosmos Praxis – einen komplett anderen!

„Was uns in Schwierigkeiten bringt, ist nicht das, was wir nicht wissen. Es ist das, was wir mit Sicherheit wissen, was jedoch in Wahrheit falsch ist!“ (Mark Twain)

Das, was man als traditionell bzw. konventionell aus- und weitergebildeter Behandler über Patienten und deren Gedankenwelt zu wissen glaubt, ist in Dr. Visses Augen schlicht falsch, und dass man daran festhält schierer Wahnsinn! Er nennt es auch liebevoll „Brainfuck“. Das Gehirn suggeriert uns falsche Fakten, die wir aber als richtig ansehen, und die wir, weil wir sie kennen und liebgewonnen haben, auch nicht loslassen wollen. Er gewährt Einblicke in seine Sicht der Welt und Kommunikation.

Dabei ist er keinesfalls ein einfühlsamer Weichspüler, sondern eher ein dampfender Schlaghammer, der in den Verstand eindringen will. Nach einem Tag in der Praxis schwirrt der Kopf, zwischendurch hat man fast physische Kopfschmerzen. Eindrücke, Gedankengänge, Umdenken! Man fühlt sich matt und dumm – letzteres auch dank Dr. Visse, der einem mit fassungsloser Mimik genau dies unerbittlich und direkt ins Gesicht sagt. Eine brutale, aber effiziente Methode, das Gehirn auf Trab zu halten und Störgrößen einzubauen.

Es war aber nicht alles Gewitter, zwischendurch schien auch die Sonne und wir waren in einigen Themen sofort beieinander. Zum Schluss notierte sich Dr. Visse sogar ein paar meiner Gedanken in sein digitales Notizbuch. Letztlich also doch ein kollegialer Austausch auf Augenhöhe! 😊

Ich möchte nicht enden, ohne die ausgesprochene Freundlichkeit und Kompetenz des Teams zu erwähnen. Selbst im vollen Betrieb und auf technische oder Detailfragen kam immer eine schnelle und erklärende Antwort mit einem Lächeln im Gesicht. Jeder war sehr bemüht einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und den Patienten und dem Besucher den Aufenthalt angenehm zu gestalten.

Danke für einen Tag, den ich so schnell nicht vergessen werde. Danke für Ideen und Kritik, die mir seitdem im Kopf umhergeistern.

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Optimierung des Look and Feel der Templates

Ob Wasser eine Temperatur von plus 1 Grad oder minus1 Grad hat, macht einen ganz erheblichen Unterschied.

Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, die die Wirkung signifikant verbessern.

So verhält es sich auch bei der Terminbestätigung für den Patienten. Entscheidend sind kleine Details.

Viele iie-Anwender nutzen bereits die allgemeine Terminbestätigung mit Terminreminder. Hier läuft alles ganz einfach und wie von selbst über die Schnittstelle. Patienten lieben und loben diesen Service. Sie verlassen sich auf die automatische Erinnerung zwei Tage vor dem Termin.

Ein solcher leistungsstarker Service bietet zahleiche Vorteile, die auf der Hand liegen:

  • Die Bekanntheit der Praxis steigt (Verfügbarkeitsheuristik)
  • Die Patienten erscheinen pünktlich zum Termin
  • Die Praxis wird als modern und fortschrittlich wahrgenommen.

Bislang fehlt jedoch bei der Hälfte der iie-Kunden die Unterschrift unter dem Mail. Das ist schade, denn eine Unterschrift wertet die Terminbestätigung optisch deutlich auf.

Intuitiv erscheint eine unterschriebene Terminbestätigung für den Patienten wertiger und vermittelt ein besseres Gefühl.

Sofern Sie befürchten, dass Ihre Unterschrift kopiert werden könnte, habe ich eine einfache Lösung: Unterschreiben Sie einfach anders als üblich.

Wichtig ist nicht primär Ihre originale Signatur. Vielmehr geht es um außergewöhnliches Design und Funktionalität, also um das bessere Look and Feel.

Überraschen Sie Ihre Patienten mit mehr Individualität.

Meine Empfehlung

Wenn Sie die Unterschriftsfunktion bislang noch nicht nutzen, sollten Sie dies umgehend ändern. Dazu bedarf es Ihrerseits nur drei Schritte.

  • Unterschreiben Sie mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Blatt Papier.
  • Scannen Sie das Blatt ein.
  • Mailen Sie die Datei an info@iie-systems.de.

Um alles andere kümmern wir uns dann.

Über weitere Dinge, mit denen Sie Ihren Auftritt und Ihre Wirkung gegenüber Ihren Patienten optimieren können, werde ich in meinem nächsten Beitrag berichten. Seien Sie gespannt.

Es geht noch sehr viel mehr!

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Der Blick von außen: Für alle Beteiligten sehr wertvoll!

Der Besuch von Kolleginnen und Kollegen in unserer Praxis ermöglicht mir einen guten Einblick in die Abläufe deutscher KFO-Praxen im Bereiche Patientenberatung, Kommunikation und Terminmanagement.

iie-Anwender, die nach Lingen kommen, sind sehr interessiert und gespannt. Ihr Ziel es es, sich weiterzuentwickeln.

Die Lernkurve bei einem Besuch ist steil. Ich erkläre an diesem Tag ausführlich, warum wir bei uns einige Prozesse so deutlich anders gestalten, als die meisten es aus ihren eigenen Praxen gewohnt sind. Dabei kann alles im Live-Betrieb beobachtet werden.

Das macht auf der einen Seiten großen Spaß. Auf der anderen Seite ist es jedoch nicht nur für meine Besucher, sondern auch für mich selbst anstrengend. Meinen Gästen eröffnet es ausnahmslos eine neue Perspektive, eine neue Sicht auf das eigene Handeln.

Viele Kollegen, die iie bereits nutzen, stellen mit Erschrecken fest,

  • dass die Anwendungen nicht konsequent genutzt werden
  • dass eingefahrene Routinen neu überdacht werden und im eigenen Interesse verändert werden müssen.

Ich beobachte immer wieder, dass in kieferorthopädischen Praxen viele Prozesse nach dem gleichen Muster ablaufen.

Besonders deutlich sind davon drei extrem wichtige Bereiche betroffen, nämlich

  • Patientenberatung
  • Webseite / Internetnutzung
  • Terminmanagement

Viele Praxen machen hier unbewusst gravierende Fehler. Aber warum?

Diese Frage beschäftigt mich seit Jahren. Nach langem Nachdenken und Analyse bin ich zu folgender Erklärung gelangt:

Es hat etwas mit dem gewohnten Weltbild zu tun. Dieses entwickelt sich grundsätzlich aus der gemachten Erfahrung, die in vielen Praxen mehr oder weniger identisch ist. Mögliche Gründe könnten folgende sein:

  • In unserer Ausbildung geht es ausschließlich um Zähne.
  • Die meisten Kolleginnen und Kollegen besuchen die gleichen oder ähnliche Fortbildungen und lesen die gleichen Fachzeitschriften.
  • Am liebsten unterhält man sich über Tip-Torque und Angulation. Hier hat man schließlich ein ausreichendes Wissen.

Themen wie die Praxis als Marke oder Patientenservice werden hingegen in der Regel ignoriert – und das, obwohl diese Bereiche im Zuge des Wettbewerbs um Wunschpatienten zunehmend wichtiger werden

Anwender von iie-systems sind in dieser Hinsicht im Vergleich zu anderen Praxen schon einen entscheidenden Schritt voraus.

Sie könnten jedoch den Abstand zur Startlinie noch weiter nach vorne schieben.

Ich sehe es als meine Verantwortung an, Anwender dabei zu unterstützen, ihr gesamtes Potenzial auszuschöpfen.

Diesen und die kommenden Blog-Beiträge möchte ich daher dazu nutzen, meine Beobachtungen zu schildern und wertvolle Ratschläge bzw. Empfehlungen zu geben. Ich werde mich der Frage widmen: Welche nächsten Schritte machen Sinn?

Beginnen möchte ich mit der Anwendung My Professional / ivoris connect.

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

In ivoris muss unter Patientenstatus die Mailadresse und das entsprechende Einverständnis angekreuzt werden. Erst dann kann ein Termin bestätigt werden. Ohne die einmalige Verknüpfung kann die Anwendung nicht funktionieren!

Wichtig zu wissen:

In iie-systems ist im Bereich Analytics für die Anwender alles transparent.

In Punkt 2 und 3 wird die absolute Anzahl der Templates angezeigt.

Punkt 4 und 5 beschreiben den Grad ihrer Verknüpfung und damit den prozentualen Anteil der Patientenverknüpfungen in ivoris.

Meine Empfehlung

Überprüfen Sie dies unbedingt sofort in Ihrer Anwendung! Falls im Bereich 4 mehr rot als grün angezeigt wird, melden Sie sich bitte bei uns. Wir helfen Ihnen gerne.

Beobachtung 2: Nicht alle Terminarten sind unter Einstellungen verknüpft

Fehlt die Verknüpfung, kann keine automatische Terminbestätigung an den Patienten erfolgen.

Meine Empfehlung

Bitte überprüfen Sie Ihre Termine im Bereich Einstellung (1) verknüpfte Terminarten (2)

Sie finden hier eine Auflistung Ihrer Termine aus Ivoris (3), die über die Schnittstelle in Ihre Datenbank gesendet wurden. Hier können Sie nun die allgemeine Termineinstellung oder ein entsprechendes individuelles Termintemplate dem Termin zuordnen. (4)

Die Templates können Sie in unserm Webshop erwerben.

Danach erfolgt die Freischaltung. Die Zuordnung müssen Sie selbst vornehmen.

Alles ist ganz einfach und schnell zu erledigen.

Die nächsten Schritte: Was macht Sinn?

Bitte überprüfen Sie sehr zeitnah – am besten noch heute – Ihren Grad der Verknüpfung.

  • Sind bei den laufenden Patienten die Mailadressen in ivoris hinterlegt und erfolgreich verknüpft? Wenn nicht, dies bitte sofort erledigen und täglich überprüfen, ob die Anzahl der Templates steigt.
  • Sind die Terminarten im iie-System mit einer allgemeinen Terminbestätigung verknüpft?
  • Wenn ja, ist es sinnvoll, individuelle Termintemplates im Webshop zu erwerben.

Der Vorteil einer konsequenten Verknüpfung durch die Anwender liegt auf der Hand.

  • iie-systems berechnet nicht auf Basis pay per use. Ob unsere Anwender also 300, 500 oder mehr Templates pro Monat versenden: Die monatlichen Gebühren bleiben die gleichen.
  • Termine werden automatisch in Echtzeit bestätigt. 2 Tage vorher erfolgt – ebenfalls automatisch – eine Erinnerung. Das bedeutet, dass Patienten ihre Termine einhalten.
  • Patienten sind von einem solchen Service begeistert und empfehlen Ihre Praxis weiter.

In meinem nächsten Artikel werde ich mich mit den Verbesserungen im look und feel der Templates beschäftigen. Lassen Sie sich überraschen.

Es geht noch viel mehr!

Wenn Sie noch zweifeln, habe ich einen weiteren wertvollen Tipp für Sie. Auf der gemeinsamen Fortbildung mit ivoris in München am 12. Juli (9.00 bis 16.00 Uhr) werde ich Ratschläge und Tricks zur Schnittstelle vorstellen.

Melden Sie sich am besten noch heute an. Es lohnt sich!

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