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Kleine Veränderungen bringen immensen Impact

Ein Beitrag von Dr. Arax Akyüz, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Routinen sind sehr bequem, aber auch sehr gefährlich, weil sie oftmals notwendige Veränderungen verhindern.

Ich kenne den Kollegen Michael Visse und die Module von iie-systems schon länger und habe diese in meiner neuen Praxis, die ich vor anderthalb Jahren eröffnet habe, natürlich sofort integriert.

Mit iie-systems haben wir die Möglichkeit, Patienten vom ersten Moment an positiv zu überraschen und Begeisterung auf allen Fronten zu schaffen. Das war von Beginn an mein Traum, und heute kann ich mit Stolz berichten, dass es mir gelungen ist.

Dass unser Patientenservice sogar von der KZV Hessen positiv registriert wird, freut mich besonders. Wir haben von dort die Rückmeldung erhalten, dass wir eine sehr gute Beratung leisten, bei deralles bis ins kleinste Detail besprochen wird.

Aber es geht immer noch besser!

Vor wenigen Wochen hatte ich ein wichtiges Gespräch mit Michael Visse, der mir drei sehr hilfreiche Tipps gegeben hat, wie man mit ganz kleinen Dingen den Impact noch weiter erhöhen kann.

Wer den Kollegen kennt weiß, dass solche Gespräche anstrengend sind. Er erkennt sofort Probleme und legt diese brutal offen. Dann aber kommt immer ein kreativer Ratschlag, wie man die Probleme schnell lösen kann.

Ich möchte Ihnen die Tipps, die ich erhalten habe, und deren Wirkung kurz schildern.

Tipp 1: Das Kind beraten, nicht die Eltern

Bislang habe ich bei jungen Patienten immer die Eltern beraten. Der erste wichtige Ratschlag vom Kollegen Visse lautete, nicht mit den Eltern, sondern mit dem Kind zu sprechen. Das habe ich sofort am nächsten Tag umgesetzt. Mit den Eltern gehe ich nur einen ganz kurzen Fragenkatalog durch, bei dem die grundsätzlichen Zielsetzungen an die Behandlung im Hinblick auf definiert werden. Danach geht es nur noch um die Wünsche des Kindes, denn die Kinder sind uns das Wichtigste. Anhand der Smile Design-Datenbank zeige ich Beispiele für die unterschiedlichen Therapiealternativen und lasse das Kind entscheiden.

Tipp 2: Kosten sofort in der Erstberatung offenlegen

Bisher habe ich das Kostenthema im Beratungsgespräch vermieden. Die Eltern wussten also nicht sofort, was finanziell auf sie zukommt. Heute bin ich da sehr viel offener und spreche die Kosten bereits beim ersten Termin an. Wünscht sich das Kind beispielsweise eine komplett unsichtbare Behandlung mit Lingualtechnik, zeige ich direkt die hierfür anfallenden Kosten auf. Liegen diese nicht im geplanten Budget, fällt die Wahl oft auf Keramikbrackets als Alternative. Eine solche Kostentransparenz vom ersten Moment an erspart unnötige Missverständnisse.

Tipp 3: Kein gesonderter Termin für Unterschrift unter dem Behandlungsvertrag

Bis vor kurzem habe ich den Eltern der Patienten nach der ersten Besprechung eine Mappe mit Fotos und weiteren Unterlagen ausgehändigt mit der Bitte, sich in einer Woche wieder zu melden. Auch in dieser Hinsicht habe ich den Rat von Michael Visse angenommen. Heute händige ich die Mappe aus und frage, ob alles verstanden wurde. Wenn keine offenen Fragen des Patienten vorliegen, bitte ich nach einer Bedenkzeit im selben Termin um eine Unterschrift. Das erspart dem Patienten einen zusätzlichen Besprechungstermin in der Praxis. Wenn gewünscht kann ein solches Kostengespräch aber selbstverständlich vereinbart werden.

Das sind wichtige Veränderungen, die aber einen unglaublich hohen Effekt haben. Dafür bin ich extrem dankbar.

Was hat sich dadurch ganz konkret in unserer Praxis verändert?

Vorher sind einige Patienten nach der Beratung nicht wiedergekommen. In den drei Wochen, in denen ich wie oben beschrieben vorgehe, hat sich

  • die Abschlussquote für Behandlungsverträge um etwa 40 % erhöht
  • der Anteil der GKV-Patienten, die eine Behandlung nach der Aufklärung ablehnen, von 25 auf 10 % reduziert.

Mit der Technologie von iie-systems kann ich alles ganz genau in Analytics auswerten. Durch das Ampelsystem ist alles auf einen Blick zu erkennen. Das Dashboard zeigt einem exakt, wo man steht und wo man ggf. noch an sich persönlich arbeiten muss.

Ich bin Michael für seine Ratschläge sehr dankbar. Mit dem, was er sagt, hat er absolut Recht. Er ist zugegebenermaßen nicht der einfachste Typ, aber seine Tipps, die er auch spontan zwischendurch gibt, sind sensationell.

Ich verdeutliche das immer gerne bildhaft am Beispiel von Schmerzen. Als Kieferorthopäden sind wir ja auch Unternehmer. Wir haben hohe Kosten und müssen dafür sorgen, dass unsere Praxis diese Kosten trägt. Das gilt umso mehr für Neugründer wie mich mit laufenden Finanzierungen und Krediten.

Wir haben also im übertragenen Sinne „chronische Schmerzen“, die wir aber oft gar nicht mehr spüren, weil sie ja tagtäglich und immer da sind. Michael Visse ist in diesem Beispiel der Physiotherapeut, der einem bei seiner „Behandlung“ sagt, wo die Fehler liegen und was man falsch macht. Das tut noch einmal richtig weh und man möchte, dass er aufhört.

In der Realität ist dieser zusätzliche Schmerz aber positiv, weil er dazu führt, dass sich etwas verändert. Und am Ende der „Behandlung“ merkt man, wie schön es ohne chronische Schmerzen sein kann.

Ich akzeptiere heute den temporären Schmerz und freue mich auf zukünftige wertvolle Ratschläge.

Ich liebe meinen Beruf als Kieferorthopäde. Ich möchte meinen Patienten den besten Service und die fortschrittlichsten Behandlungsmethoden bieten.

Ich möchte aber auch ganz offen und souverän über die Kosten einer solchen exzellenten Behandlung sprechen. Das schafft Vertrauen und wird von den Patienten geschätzt.

Michael Visse hat mir dabei geholfen, noch offener und transparenter zu werden, als ich dies vorher schon war. Das passt exakt zu meinen Wertvorstellungen und zur Philosophie meiner Praxis.

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Oft sind es nur kleine Stellschrauben, die große Veränderungen bewirken.


Ein Beitrag von Dr. Michael Gomolka, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie / Nadine Gomolka, Dipl.-Kauffrau (Praxismanagement)

Wie so viele andere Kolleginnen und Kollegen haben auch wir uns vor vier Tagen auf den Weg nach Lingen gemacht. Wer sich als erfahrener und langjährig tätiger Behandler bei Dr. Michael Visse vor Ort in der Praxis über moderne Patientenkommunikation informiert, startet gerade ganz neu durch oder arbeitet bereits auf einem hohen Niveau. Der Anspruch ist dabei, etwas zu verändern, um die Praxis weiter zu optimieren und damit noch erfolgreicher zu werden.

Eben dies war auch unsere Intention für den Besuch im Emsland. Wir haben uns vor rund einem Jahr für iie-systems entschieden, wenden es bisher jedoch nur in einer minimalistischen Weise an. Im Grunde haben wir bislang ausschließlich den Online-Terminkalender genutzt, den allerdings auch nicht optimal, wie ein kurzer Expertenblick schnell feststellte.

Wir hatten also quasi einen tollen Sportwagen, sind damit aber nur im 1. Gang gefahren.

Nach einem ausführlichen und beratenden Telefongespräch mit Dr. Visse vor einigen Wochen haben wir kurz darauf realisiert, dass es oft nur kleine Stellschrauben sind, die große Veränderungen bewirken können.

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So hatten wir bis dato viel zu viele Online-Termine freigegeben, was bei potenziellen Neu-Patienten eher zu Verwirrung führt. Zudem haben wir viel zu selten die E-Mail-Adressen unserer Patienten abgefragt und stattdessen in altbewährter Art und Weise lieber weiterhin sms verschickt.

Beides haben wir sofort geändert, sind dadurch in der „Jetzt-Zeit“ angekommen und haben mit eigentlich so einfachen Dingen unglaublich viel erreicht. Wir erhalten sehr viel mehr Online-Terminbuchungen und haben den Kontakt mit unseren Patienten durch die Kommunikation per Mail signifikant verbessert.

Das Feedback unserer Patienten: Sie sind hervorragend informiert! Ein großes Plus für uns. Termine werden kaum noch versäumt bzw. rechtzeitig abgesagt.

Damit hat die Praxis neue Fahrt aufgenommen – für uns der Auslöser, schnellstmöglich noch weitere Tools des iie-Paketes zu nutzen, um die positive Entwicklung weiter voranzutreiben.

Wie implantiert man die digitale Welt in die eigene Praxiswelt? Das wollten wir vom Kollegen Dr. Visse in Lingen erfahren – ein Besuch mit Aha-Effekt.

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Gerade beim Thema Umgang mit Patienten wurde uns an diesem Tag der Spiegel vorgehalten. Als Arzt glaubt man ja immer, man müsse dem Patienten alle fachlichen Details erklären. So hat man es schließlich auch gelernt. Was der Patient aber wirklich braucht, um eine Entscheidung zu treffen, sind Bilder. Der emotionale Zugang zum Patienten ist der Schlüssel zum Erfolg. Das hat uns verblüfft, aber spontan auch komplett überzeugt.

In Bezug auf Patientenaufklärung und -kommunikation kann man Michael Visse absolut nichts vormachen. Was er entwickelt hat und wie er es anwendet, ist einfach genial.

Hinzu kommt sein grandioses Team, in dem jedes Mitglied mit vollem Elan dabei ist, hinter dem Konzept steht und es lebt. Diese Erfahrung hat uns den notwendigen Drive gegeben, auch unser Stuttgarter Praxis-Team zu motivieren und zu begeistern.

Um es auf den Punkt zu bringen: Keep it simple and do it!

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Die tollen Broschüren zu unterschiedlichen Themen haben da einen großen Anteil. Wir haben direkt vor Ort 4 Versionen geordert. Denn aus Erfahrung wissen wir: Was einfach aussieht, kann trotzdem ziemlich viel Arbeit, Zeit und Geld kosten.

Jetzt müssen und werden wir weiter am Ball bleiben, um Social Media, Webseite und Patientenkommunikation kontinuierlich auszubauen.

In die „iie-Welt“ einzutauchen, diese für sich anzunehmen und auf die eigene Praxis-Welt zu projizieren, ist die große Herausforderung. Die Resultate überzeugen, dass der Weg der richtige ist. Absatz

Und so werden wir unseren „iie-Sportwagen“ in Zukunft passend zum Gelände ausfahren, den Fahrtwind genießen und uns am Erfolg freuen.

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Kleine Veränderungen entscheiden über den Erfolg. Man muss einfach nur anfangen.

Orlando2

Mitte der letzten Woche bin ich aus Orlando zurückgekommen. Die Erfahrungen, die ich beim Besuch des Kongresses der AAO gemacht habe, haben mir einmal mehr gezeigt, dass wir bei iie-systems mit unseren Gedanken und Ideen auf dem richtigen Weg sind.

Es ist uns gelungen, schon sehr frühzeitig ein Gespür für geänderte Patientenbedürfnisse zu entwickeln und vor diesem Hintergrund sinnvolle und überzeugende Anwendungen zu entwickeln.

Unsere Kunden haben die ersten Schritte einer Veränderung eingeleitet. Innerhalb kürzester Zeit konnten sie feststellen, welche Wirkungen diese Veränderungen im Praxisalltag zeigen.

Hier bestätigt sich einmal mehr: Anderes Denken führt zu anderem Handeln, und das neue Denken ist die Basis für andere Ergebnisse.

Es steht außer Frage: Ein Umdenken lohnt sich!

Erfolgsgeschichten wie die von Dr. Thomas Knitsch freuen uns. Sie sind für unser Team der Antrieb, sich nicht mit dem Erreichten zufriedenzugeben, sondern immer weiterzumachen und noch besser zu werden.

Der Erfolg ist die beste Motivation.

Wir haben ein klares Ziel vor Augen. Wir möchten unsere Kunden immer wieder mit neuen Ideen überraschen und sie so immer erfolgreicher machen.

In Orlando habe ich mir einen Überblick darüber verschaffen können, wie die amerikanischen Kollegen innovative Möglichkeiten der Patientenkommunikation nutzen und welche Wege hier zur Anwendung kommen. Sie befinden sich in einer Situation, die schon heute deutlich mehr auf Wettbewerb ausgerichtet ist, als hierzulande. Um erfolgreich bestehen zu können, gehört in die Vernetzung der Informationen aus der Praxis-Management-Software in den USA daher schon lange zur Normalität.

Nicht ganz ohne Stolz kann ich behaupten:

Die Anwendungen von iie-systems müssen den Vergleich mit den USA nicht scheuen.

Wie so oft im Leben machen kleine Dinge den Unterschied. 1 Grad Temperaturabweichung beispielsweise entscheidet zwischen flüssig und fest. So ähnlich verhält es sich im übertragenen Sinne auch mit Praxen. Bereits kleine Veränderungen entscheiden über Erfolg oder Misserfolg. Wichtig ist nur, dass man sie tatsächlich angeht.

Ich möchte mich dem Statement eines amerikanischen Kollegen anschließen, das es auf den Punkt bringt.

Get startet, make it happen!

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Routinen bringen uns häufig weg von notwendigen Veränderungen

Routinen-Veränderungen

Viele Unternehmen und Praxen arbeiten heute am Anschlag. Dies führt dazu, dass die Energie, sich mit neuen Ideen und Entwicklungen zu beschäftigen, fehlt. Mit dem Tagesgeschäft ist man mehr als ausgelastet. Daher werden die eigenen Routinen nicht hinterfragt, und es erfolgt keine Beschäftigung mit neuen Lösungsansätzen. Das ist sehr bedauerlich, denn wir verfügen heute über neue Chancen, die uns unsere tägliche Arbeit erheblich vereinfachen könnten.

Die Zusammenhänge kann man sehr gut anhand der obigen Karikatur erklären: Leitungssteigerung durch Reifenwechsel.

Der Reifenwechsel steht dabei symbolisch für die Erleichterung der Praxisarbeit und die Steigerung des Praxiserfolges.

Praxen, die erfolgreich sein wollen, müssen bereit sein, neue Ideen und Technologien einzuführen. Dies ist uns im Grunde allen bewusst, es ist nichts revolutionär Neues.

Was jedoch nicht für jeden naheliegend und leicht erfassbar ist, ist die Fähigkeit, neue Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig einen Änderungsprozess einzuleiten.

Wir haben in unserer Praxis in Lingen vor mehr als sechs Jahren die Entwicklung des Internets als große Chance identifiziert. Bildlich gesprochen haben wir gemeinsam mit unserem ganzen Team neue Räder entwickelt und unsere alten viereckigen Räder damit ersetzt. Das war äußerst komplex und hat sehr viel Energie, Zeit und Kosten verursacht. Wir mussten quasi bei 0 anfangen.

Praxen bzw. Unternehmen von diesen neuen Reifen (Radwechsel) zu überzeugen, ist allerdings eine noch viel ambitioniertere Aufgabe.

Für mich liegen die Vorteile der neuen Reifen auf der Hand. Das gleiche gilt übrigens auch für iie-Anwender, die den Reifenwechsel ebenfalls vollzogen haben und begeistert sind.

Ich möchte Ihnen gerne einen neuen Denkansatz vorstellen.

Die Basis jedes Unternehmens- bzw. Praxiserfolges sind stabile Ordnungsmuster. Das sind die Räder am Wagen.

Wenn man nur viereckige Räder kennt (Routine), sind diese in der eigenen Wahrnehmung hervorragend. Sie bilden die Basis, also die Elementarebene der Unternehmens- bzw. Praxisstruktur. An dieser Elementarebene möchte man grundsätzlich nichts ändern, denn man befürchtet

  • dass man den Radwagen nicht mehr ziehen kann
  • dass auf die Praxis erhebliche Mehrarbeit zukommt.

Ich kann Sie beruhigen: Bei einem Radwechsel werden Sie Unerwartetes erleben.

  • Die Arbeit wird angenehmer.
  • Auf der Elementarebene bedarf es deutlich weniger Energie.
  • Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit steigen signifikant an.

Sehen Sie sich hierzu gerne einmal Videos von Kollegen auf der iie-Webseite an.

Selbstverständlich verbrauchen unsere Routinen Energie, nämlich  Energie, die wir täglich als Arbeitsleistung in die Praxis / das Unternehmen induzieren. Sie wird zum Erhalt der Selbstorganisation der Praxis- / Unternehmensstruktur benötigt.

Es ist sehr anstrengend, eine Karre mit viereckigen Rädern zu ziehen!

In meinem nächsten Blogartikel werde ich die Routinen in Praxen bzw. Unternehmen mit energetischen Systemen vergleichen. Seien Sie gespannt.

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