Im letzten Beitrag habe ich aufgezeigt, dass digitale Unterschriften bei verschiedenen Verträgen und Schriftstücken nicht rechtssicher sind. Einige Dokumente bedürfen zwingend der Schriftform.

Nichtsdestotrotz ist die Technologie der digitalen Unterschrift jedoch in vielen Bereichen ein wertvolles Instrument, mit dem sich der Workflow in verschiedenen organisatorischen Praxiskontexten optimieren lässt.

Menschen sind heute daran gewöhnt, digital zu signieren und empfinden dies als einen ganz normalen Vorgang. Aufgrund der alltäglichen Erfahrung ist die Akzeptanz dieser Technologie auch bei unseren Patienten gegeben. Somit kann prinzipiell jede Praxis davon profitieren und tradierte Workflows mit physischer Unterschrift durch digitale ersetzen.

Vorteile für die Praxis

Effizienz und Zeitersparnis

Im Vergleich zu herkömmlichen Unterschriften auf Papier ermöglichen digitale Signaturen einen schnelleren und effizienteren Workflow. Dokumente können sofort unterschrieben, gespeichert und bei Bedarf weitergeleitet werden. Das bedeutet eine reibungslose Arbeitsweise mit immenser Zeitersparnis.

Vermeidung von Dokumentenverlust

Digitale Dokumente können elektronisch gespeichert werden. Das fehlende Risiko eines physischen Verlustes trägt zu Sicherheit und Nachverfolgbarkeit bei.

Kostenersparnis

Kosten für Papier, Druck, Versand und Lagerung werden durch die Verwendung digitaler Signaturen reduziert. So lässt sich effizienter und ressourcenschonender handeln.

Nichtabstreitbarkeit

Wer digital unterschrieben hat, kann im Zweifels- oder Streitfall seine Unterschrift nicht leugnen. Damit verbunden ist eine verbindliche Möglichkeit, die Zustimmung bzw. Genehmigung eines Dokumentes rechtlich nachweisen zu können.

Ortsunabhängigkeit

Die digitale Unterschrift ermöglicht es allen Beteiligten, Dokumente ortsunabhängig zu signieren, solange eine Internetverbindung zur Verfügung steht.

Integration in iie-systems

Digitale Unterschriften lassen sich nahtlos in die iie-Plattform integrieren, was die Automatisierung von Workflows einmal mehr erleichtert.

Iie-systems nutzt seit vielen Jahren die Technologie zur digitalen Signatur für Tablets und bietet seinen Anwendern eine umfangreiche Auswahl digital signierbarer Dokumente.

Digital signierte Dokumente werden automatisch in der iie-Cloud oder in Ivoris gespeichert und direkt an den Patienten gesendet.

Zahlreiche Praxisvorgänge sind für die Nutzung digitaler Formulare hervorragend geeignet. Sie verbessern die Rechtssicherheit und erleichtern gleichzeitig die Arbeit der Mitarbeiterinnen.

Aufwändiges Scannen handschriftlicher Dokumente und händische Zuordnung zum Patienten entfallen. Mit der digitalen Unterschrift funktioniert alles ganz einfach, schnell und ohne Medienbruch.

Digitale Unterschriften ermöglichen es, Prozesse effizienter, flexibler und transparenter zu gestalten. Das verbessert die Gesamtproduktivität und Effektivität der Praxis. Von dieser Technologie kann jede Praxis einfach und schnell profitieren.

Wer mehr dazu wissen möchte, kann direkt online einen unverbindlichen Beratungstermin bei Nicole Weinrich oder Nathalie Krüger vereinbaren. Die beiden helfen sehr gerne weiter und stehen für alle Fragen zur Verfügung.

In vielen Bereichen des täglichen Lebens hat sich die digitale Unterschrift mittlerweile als wegweisende Technologie etabliert.

Menschen sind mittlerweile daran gewöhnt, bei der Bezahlung mit EC-Karte, bei der Annahme eines Paketes oder beim Einchecken in einem Hotel auf einem Tablet oder Smartphone zu unterschreiben.

Auch viele Praxen möchten diese Technologie für ihre Dokumente nutzen. Häufig erhalten wir bei iie-systems daher Anfragen, ob und wie Privatvereinbarungen oder Verträge mit Patienten digital unterschrieben werden können. Es besteht der Wunsch, alles nahtlos und ohne Medienbruch direkt in iie, Ivoris, Z1 oder Praxident zu speichern.

Hier ist allerdings Vorsicht geboten!

Im medizinischen Bereich gibt es ganz genaue Vorgaben dazu, wann gegenüber dem Patienten die Schriftform gewahrt werden muss.

Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis. Es verlangt, dass Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst werden und das Dokument im Anschluss von beiden Vertragspartnern eigenhändig und mit vollem Namen zu unterschreiben ist.

Nachstehend 4 Standard-Situationen aus der Praxis, die einer Schriftform nach § 126 BGB zwingend bedürfen.

1. Erklärung zur Einwilligung der Datenübermittlung an Fakturierungsunternehmen
2. Honorarvereinbarung (§ 2, Ab 1,2 GOZ)
3. Verlangensleistungen (§ 2, Abs. 3 GOZ)
4. Mehrkostenvereinbarung (§ 28, Abs. 2 SGB V)

Bei den Punkten 2 bis 4 muss jeweils vor Behandlungsbeginn ein schriftlicher Heil- und Kostenplan (HKP) erstellt und vom Patienten sowie vom Arzt handschriftlich unterzeichnet werden.

Unter diesen Vereinbarungen zählt eine digitale Unterschrift nicht und kann für die Praxis nachteilige Folgen haben.

Auch das Einscannen der jeweiligen Vereinbarung nach erfolgter handschriftlicher Zustimmung mit Abspeicherung im Praxisverwaltungssystem ist nicht rechtssicher. Im Streitfall reicht die eingescannte Unterschrift nicht aus.

Die Probleme können im Einzelfall weit über die Honorarauswahl hinausgehen und zu einem wahren Klage-Tsunami führen – vom Reputationsverlust der Praxis ganz zu schweigen.

Mein Rat: Hören Sie nicht auf Anbieter, die Ihnen erklären wollen, dass man heute eine komplett digitale Praxis führen sollte, bei der alles papierlos abgewickelt wird. Solche Ideen hören sich gut an. Ihre Umsetzung kann für Sie jedoch extrem gefährlich bzw. kostspielig werden.

Wenn Sie jetzt denken, dass ja noch nichts passiert ist, habe ich ein Vergleichsbeispiel aus dem Bereich Datenschutz – Datensicherheit für Sie.

Seine Daten nicht zu sichern, weil ja bislang nicht passiert ist, macht absolut keinen Sinn. Als Praxis sollten Sie zwingend ein qualifiziertes Protokoll für die Datensicherung haben. Ebenso verhält es sich mit den Rechtsvorschriften zur Unterschrift unter Dokumenten.

In zahlreichen Bereichen lässt sich der Workflow allerdings durchaus papierlos, voll digital und rechtssicher realisieren.

Mögliche Beispiele dafür sind:

• Anamnesebögen
• Arztbriefe, Extraktionsanweisungen, kons Anweisungen
• Risikoaufklärung für Patienten
• Formulare für Lastschriftverfahren
• Formulare zur einfachen und schnellen Abrechnung für GKV-Patienten am Behandlungsende

In meinem nächsten Blog-Artikel werde ich über rechtssichere und sinnvolle digitale Formulare berichten und die erheblichen Vorteile für jede Praxis aufzeigen.