Ein Beitrag von Dr. Sabine Römermann (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
Ohne Frage besteht bei Patienten ein zunehmendes Interesse an einem Service, bei dem rund um die Uhr ein Termin – unkompliziert und schnell – vereinbart werden kann.
Im Herbst 2022 haben wir daher in der Praxis zum ersten Mal die Vergabe von Online-Terminen angeboten. Verschiedene Anbieter standen zur Wahl. Mangels Erfahrung haben wir uns nach eigener Recherche zunächst für einen anderen und auch kostengünstigeren Anbieter als iie-systems entschieden.
Die Einrichtung dieses Systems gestaltete sich jedoch schwierig, und es traten gerade in Bezug auf die Schnittstelle Probleme auf. Darüber hinaus war das Handling mit dem System nicht so einfach, wie wir uns es vorgestellt hatten.
Bei diesem Online-Buchungssystem musste beispielsweise der von den Patienten gebuchte Online-Termin durch das Praxisteam bestätigt werden. Es musste also jemand aus dem Team vor Ort in der Praxis sein und die Bestätigung vornehmen. War die Praxis z. B. aufgrund von Fortbildungsmaßnahmen oder Betriebsferien geschlossen, bekamen die Patienten keine Rückmeldung bzw. Terminbestätigung. Das führte teilweise zur Verärgerung der Patienten und hinterließ sicher keinen guten Eindruck.
Darüber hinaus empfanden wir die Online-Terminvergabe von diesem System-Anbieter nicht als Arbeitserleichterung, sondern eher als Mehraufwand. Denn es musste nach erfolgter Online-Terminbuchung vom Praxisteam zusätzlich nochmals kontrolliert werden, ob dieser Termin auch wirklich passt.
Nachdem ein Teammitglied, welches vorrangig mit den Terminvereinbarungen betraut ist, plötzlich und längerfristig erkrankte, mussten wir handeln, um Entlastung zu erhalten. Wir haben uns sodann noch einmal näher mit dem Online-Kalender und weiteren Tools wie Termin Advance von iie-systems befasst und die Vorzüge schnell erkannt.
Was uns bei der Online Terminvergabe von iie-systems sofort angesprochen und überzeugt hat, ist, dass bei einer Online-Terminbuchung nicht nur eine sofortige Terminbestätigung erfolgt, sondern auch wenige Tage vor dem Termin nochmals eine Terminerinnerung an die Patienten. Was wir absolut super finden, ist, dass das Modul Termin Advance auch die Möglichkeit bietet, Termine online zu verschieben.
Alles funktioniert automatisch. Niemand muss etwas tun. Das entlastet das Praxisteam ungemein und reduziert vor allem unnötigen Stress. Wir können uns nun noch mehr Zeit für unsere Patienten nehmen.
In unserer Praxis hatten wir bis dato immer eine sehr hohe No-Show-Rate, die uns viel Zeit gekostet hat, wenn wir die Patienten anrufen mussten, um einen neuen Termin zu vereinbaren.
Mit iie-systems hat sich die No-Show-Rate quasi erledigt und geht gegen null. Denn die Patienten werden nun automatisch rechtzeitig an den vereinbarten Behandlungstermin erinnert und können einen nicht passenden Termin online verschieben.
Weiterhin ist der Online-Anamnesebogen ein echter Gewinn. Er ist super strukturiert aufgebaut und spart viel Zeit. Denn die Patienten füllen ihn zuvor aus, bevor das Erstgespräch stattfindet. Als Behandler weiß man direkt, worum es geht, und man kann sich auf das Erstgespräch noch besser vorbereiten. Die Patienten fühlen sich sofort gut verstanden und aufgehoben.
All diese Vorteile, die bei iie-systems zum Standard gehören, konnte der zuvor von uns genutzte Online-Termin-Anbieter leider nicht leisten.
Rund drei Wochen nach Anwendung des iie-Kalenders haben wir dann auch Termin Advance bestellt, um all die tollen Funktionen wie
- automatische Freigabe der Online-Termine (nach Verfügbarkeit)
- einfache Terminverschiebung aus der Terminbestätigung oder -erinnerung
- automatische Terminerinnerung bei versäumten Terminen
- Analyse der Neupatientenzahl
- automatische Erstellung eines Attestes / Nachweis für die Schule etc.
nutzen zu können.
Wir können bereits jetzt verzeichnen, dass sich dadurch die Anzahl der Terminbuchungen von Neupatienten erhöht hat und durch die automatische Erinnerung und Möglichkeit der Online-Verschiebung, die Anzahl von nicht wahrgenommenen Terminen minimiert wurde.
Wir sind daher froh, dass wir iie-systems gefunden und uns dafür entschieden haben und können es jeder Praxis weiterempfehlen.