Blog IIE Systems

Aktuell arbeiten viele Praxen am Limit. Das bedeutet Stress im Team, sorgt für allgemeine Unzufriedenheit und Erschöpfung und gefährdet damit nicht zuletzt auch die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Überforderung und Erschöpfung können einen Burnout verursachen mit der Folge längerfristiger Krankschreibungen oder sogar Kündigung.

Auf die Frage, wie es zu der oben beschriebenen Situation kommt, habe ich eine klare Antwort.

Verantwortlich sind ineffiziente Praxisroutinen, die vielfach zu solchen Katastrophen führen.

Allzu oft halten wir an unseren gewohnten Routinen fest, ohne dass wir die damit zusammenhängenden dramatischen Folgen hinterfragen. Besonders fatal dabei ist, dass man dies selbst häufig gar nicht wahrnimmt bzw. nicht wahrnehmen möchte.

Wir alle sind Akademiker und als solche meist sehr gut im Denken, nicht aber im Umdenken.

Wir sind in aller Regel sehr überzeugt von dem, was wir tun. Dies ist allerdings leider kein Garant für die Richtigkeit.

Erst wenn eine krisenhafte Situation vorliegt, werden wir uns des Problems bewusst. Dann ist es jedoch meist bereits zu spät.

Um gefährliche Routinen rechtzeitig zu erkennen, ist ein neutraler Blick von außen notwendig und hilfreich.

Diesen externen Blick bieten wir Anwendern von iie-systems in Lingen. Wir geben Besucherinnen und Besuchern konkrete Einblicke in die Organisation unserer Praxis und zeigen, wie alle Prozesse durch iie-Technologie exakt aufeinander abgestimmt funktionieren.

Diese gänzlich andere Form der Praxisführung kennen viele bislang nicht. Sie bietet jedoch offenbar eine ganze Reihe von Vorteilen.

mit einem Klick auf das Bild gelangen Sie zum Video

Nach solchen Besuchen mache ich oft die Erfahrung, dass zahlreiche Kolleginnen und Kollegen – trotz des offenbar positiven Eindrucks – ihre eigenen Routinen im Nachgang nicht verändern.

Woran könnte das liegen? Meine Erklärung ist die, dass unser Verstand die erlebten Veränderungen grundsätzlich reflexartig ablehnt. Fakten, die uns nicht gefallen, ignorieren wir gerne (Erwünschtheitsverzerrung). Anstatt die Chance zu sehen, suchen wir dann lieber nach dem Problem.

Was es braucht, ist die Kraft, sich dagegen zu wehren und den Willen bzw. die Entschlossenheit zu Veränderung.

Nur wenige meiner Besucherinnen und Besucher verstehen ad hoc die Vorteile, haben sog. Wow-Momente und sind willens und in der Lage, das Erlebte sofort und konsequent auch in ihrer eigenen Praxis umzusetzen.

Diejenigen allerdings, die es schaffen, profitieren ganz erheblich von ihrem Tag in Lingen. Sie werden wirtschaftlich noch erfolgreicher, arbeiten wesentlich effizienter und erleben eine ganz neue und bislang nicht gekannte Zufriedenheit.

Erfolg zu haben ist eng mit der Art des Denkens und mit Neugierde verbunden. Neues auszuprobieren und der Wille zur Veränderung schaffen mehr Zufriedenheit, ein besseres Teamgefühl und damit nicht zuletzt auch mehr Patientenzustimmung.

Nichts ist erfolgreicher als der Wandel!

Oder andersherum formuliert:
Das Festhalten an Bekanntem (Routinen) führt niemals zu Verbesserungen!

Nachfolgend möchte ich Ihnen einige Beispiele für ein effizientes Praxismanagement durch die iie-Technologie aufzeigen.

Terminmanagement

Die Verknüpfung der aktuellen Patienten in ivoris löst eine automatische Terminbestätigung sowie -erinnerung zwei Tage vor dem vereinbarten Termin aus. Das steigert die Termintreue, senkt die No Show-Rate und entlastet die Mitarbeiterinnen an der Rezeption ganz erheblich.

Obwohl die Vorteile auf der Hand liegen und auch verstanden wurden, sind viele Praxen nicht gewillt oder in der Lage, ihre Patienten konsequent zu verknüpfen. Die Standardbegründung lautet hier, dass die Patienten nicht bereit seien, ihre Mailadresse anzugeben.

Telefonannahme

Bei der Beantwortung von Telefonanrufen sind zahlreiche Praxen offenbar am Limit. Die Technologie von iie-systems hilft dabei, die Anzahl der Telefonate signifikant zu reduzieren. Nähre Infos gibt es hier.

Fotodokumentation

In vielen Praxen werden Patientenfotos mit Kameras erstellt, die keine direkte Verbindung zur Praxis-Verwaltungssoftware haben. Die Fotos von der Kamerakarte zu exportieren und händisch jedem einzelnen Patienten zuzuordnen ist extrem aufwändig. Einige Praxen nutzen daher einen QR-Code zum automatischen Import nach ivoris.

Mit einer professionellen Fotostation wird Fotografieren sehr viel einfacher. Es geht deutlich schneller und die Qualität der Bilder ist um ein Vielfaches besser. Ganz nebenbei macht es so auch noch Spaß und motiviert die Mitarbeiterinnen.

Patientenberatung

In diesem Bereich besteht in vielen Praxen extremes Potenzial zur Veränderung der gewohnten Beratungsroutine.

In aller Regel wird Patienten die Methode erläutert, mit der man die vorhandene Zahnfehlstellung am besten korrigieren kann. Es werden unterschiedliche Zahnspangen und unterschiedliche Behandlungsoptionenmit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen erklärt. So hat man es schließlich gelernt und schon immer gemacht. Als Kieferorthopäde ist man auf Zahnfehlstellungen fixiert und es gewohnt, anhand von Modellen bzw. ClinCheck zu demonstrieren, wie das ärztliche Vorgehen ist. Das kostet Zeit und entsprechend staut es sich in der Praxis.

Zahlreiche Anwender der smile design Datenbank von iie-systems konnten ihre Routinen ändern und die Patientenaufklärung durch eine gehirngerechte Beratung mit Vorher-Nachher-Fotos auf ein gänzlich anderes Niveau bringen. Dadurch hat sich die Beratungszeit halbiert und die Abschlussquote vor allem in der Gruppe der Selbstzahler verdoppelt.

Online-Rechnungsversand

Durch den Online-Rechnungsversand lässt sich das Rechnungsmanagement optimieren. Den Patienten stehen alle Rechnungen in der Cloud zur Verfügung. Lesen Sie mehr dazu hier.

Sind Sie neugierig geworden? Sind Sie gewillt, Ihre alten Routinen zu überdenken und etwas Neues auszuprobieren? Sind Sie bereit für mehr Zufriedenheit und Erfolg?

Dann möchte ich Sie herzlich zu unserer Veranstaltung am 23.06.2023 nach Düsseldorf einladen.

Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Melden Sie sich daher am besten noch heute an.

Wir freuen uns auf Sie und versprechen Ihnen, dass Sie Ihre Teilnahme nicht bereuen werden!

ein Beitrag von Nicole Weinrich
Management Anwendersupport bei iie-systems

Das Angebot der Professionellen Zahnreinigung dient der (Zahn-)Gesundheit Ihrer Patienten. PZR ist vor diesem Hintergrund nicht nur ein gutes Instrument zur Patientenbindung, sondern generiert zudem auch Umsätze für die Praxis.

Grundsätzlich gilt die PZR als Privatleistung, die nicht im Leistungskatalog der gesetzlichen Krankenkassen enthalten ist.

Einige Krankenkassen bieten jedoch mittlerweile spezielle Tarife an, bei denen eine bestimmte Anzahl jährlicher PZR-Behandlungen teilweise oder vollständig übernommen wird.

Mit easy-PZR hat iie-systems eine Datenbank geschaffen, der einen schnellen Überblick über eine mögliche Kostenübernahme der GKV für eine PZR bietet.

Grün = Zuschuss möglich

Rot = Kein Zuschuss möglich

Grau = keine Angabe

Sehen Sie hier beispielhaft Höhe und Modalitäten der AOK Niedersachsen.

Die AOK Niedersachsen erstattet Kosten in Höhe von

• bis zu 80 % des Rechnungsbetrages
• bis zu 500 Euro im Jahr pro Versicherten für alle Mehrleistungen zusammen.

Im iie-Team verfolgen wir das Ziel, Praxen in die Lage zu versetzen, einfach und auf den jeweiligen Patienten bezogen zu überprüfen, ob und in welcher Höhe die gesetzliche Krankenkasse eine Prophylaxebehandlung bezuschusst.

Eine solche Information hat einen wertvollen Impact auf die Entscheidung Ihrer Patienten, mindestens zweimal jährlich einen PZR-Termin mit Ihrer Dentalhygienikerin bzw. Prophylaxeassistentin zu vereinbaren.

Nicht zuletzt profitieren aber auch die Krankenkassen davon, denn:

• Die Zahngesundzeit ihrer Versicherten wird nachweislich gefördert. Das reduziert langfristig die Behandlungskosten.
• Mit einer Übernahme oder einem Zuschuss zur PZR ist ein Wettbewerbsvorteil verbunden. Versicherungsnehmer haben das gute Gefühl, für gezahlte Beiträge sinnvolle Leistungen außerhalb des GKV-Kataloges zu erhalten und fühlen sich bei Ihrer Kasse gut aufgehoben. Mit der Zurverfügungstellung von Mitteln für die (Zahn-)Gesundheit der Versicherten wird Weitblick bewiesen.

Unser Motto ist es, uns niemals mit Erreichtem zufrieden zu geben. Vielmehr sind wir neugierig und suchen permanent nach wertvollen Möglichkeiten und Chancen für unsere Anwender.

Übrigens: Easy PZR ist ein kostenfreier Bestandteil von Termin Advance.

Für zahnärztliche Praxen, die noch keine Anwender von iie-systems sind, könnte diese Information sehr wertvoll sein.

Probieren Sie die Anwendungen von uns einfach mal aus und machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen damit. Sofern Sie nicht überzeugt sind, bieten wir Ihnen

• ein uneingeschränktes Rückgaberecht von 4 Wochen – ohne Wenn und Aber
• die Möglichkeit, alles jederzeit wieder zu kündigen (keine Vertragslaufzeit!)

Bei Interesse oder Fragen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung und freue mich auf Ihre Rückmeldung unter Tel. 05975 / 9558761 oder weinrich@iie-systems.de.

Melden Sie sich gerne auch dann, wenn Sie (noch) nicht Anwender von iie-systems sind. Gemeinsam finden wir eine für Sie passende Lösung.

ein Beitrag von Philipp Mamat, Gründer und Geschäftsführer Symbic GmbH
www.symbic.de

Bei Praxen, die iie-systems nutzen, erfolgen Terminbestätigungen, Terminerinnerungen und Benachrichtigungen der Patienten durch einen abgestimmten Mailversand. So lassen sich einfach und schnell umfangreiche Informationen versenden.

Eine solche innovative Technologie bietet zahlreiche Chancen, denn sie stellt einen Service dar, den Patienten so nicht erwarten bzw. kennen.

• Für Neupatienten ist eine Online-Terminbuchung möglich.
• Ein Online-Anamnesebogen kann aus der Mail heraus ausgefüllt und sicher zurückgeschickt werden.
• Durch den Ivoris-Kalender lassen sich abgestimmte Terminverschiebungen direkt aus dem Patientenmail erledigen.
• Es besteht die Möglichkeit eines Gruppenmails an alle oder ausgewählte Patienten.

Einzige Voraussetzung für diese Tools ist die sichere Zustellung der E-Mail an den Patienten.

Um zu gewährleisten, dass die Mails vom Mailprovider nicht geblockt bzw. als Spam klassifiziert werden, empfehlen wir unseren Anwendern, für den Mailversand eine DKIM-Signatur zu nutzen.

DKIM steht für Domain Keys Identified Mail und zeigt, dass die Nachricht von einem authentifizierten Absender stammt. Es hilft dabei, gefälschte Absenderadressen in E-Mail-Nachrichten zu erkennen und E-Mail-Betrug bzw. -Missbrauch zu verhindern. Somit wird die Wahrscheinlichkeit einer Einstufung als Spam verhindert und zudem das Vertrauen in den Absender erhöht.

DKIM verwendet Public-Key-Kryptographie und ermöglicht einer Organisation, die Verantwortung für eine Nachricht in einer Weise zu beanspruchen, die von E-Mail-Empfängern überprüft werden kann.

Bei einer mit DKIM gesendeten Mail wird beim Versand in der Kopfzeile der Nachricht eine digitale Signatur eingefügt, die der empfangende Mailserver überprüft.

Diese Signatur wird mit einem privaten Schlüssel erstellt, der nur dem authentifizierten Absender bekannt ist. Dazu gehört ein öffentlicher Schlüssel, der in einem speziellen DNS-Eintrag der Absender-Domain veröffentlicht wird.

Erhält der E-Mail-Server des Empfängers die Nachricht, kann er diesen öffentlichen Schlüssel verwenden, um die Signatur zu überprüfen. Ist diese gültig, kann der Empfänger sicher sein, dass die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht verändert wurde.

Die Einrichtung der DKIM hängt von der jeweiligen E-Mail-Infrastruktur ab. E-Mail-Dienstleister nutzen hier unterschiedliche Methoden. Die genauen Schritte zur Einrichtung von DKIM können dabei je nach E-Mail-Server und -Provider variieren. Einige Provider bieten Tools oder Anleitungen an, auf die Sie zurückgreifen können.

Für Anwender von iie-systems ist es allerdings besonders einfach, die DKIM-Signatur für die von iie-systems verschickten Mails zu aktivieren.

iie-systems kümmert sich darum, dass ein DKIM-Schlüssel erzeugt und der iie-Mailserver passend konfiguriert wird. Sie müssen nur einen einfachen TXT-DNS-Eintrag in Ihrer Domain-Konfiguration vornehmen.

Melden Sie sich gerne beim iie-Team, damit wir Ihnen die Hinweise zum für Sie passenden Eintrag geben können. Üblicherweise hat der IT-Ansprechpartner Ihrer Praxis, der sich um die Einrichtung Ihrer E-Mail-Adressen und ggf. auch Ihrer Webseite kümmert, alle notwendigen Zugangsdaten zu Ihrer Domain-Konfiguration.

Sie erhalten vom iie-Team außerdem ein einfaches Werkzeug, mit dem Sie Ihre Einstellungen überprüfen können.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei Erfolg das iie-Team entsprechend informieren, damit wir dann die DKIM-Signatur für die E-Mails, die von iie-systems für Ihre Praxis verschickt werden, aktivieren können.

Das Ganze hört sich kompliziert an und ist zugegebenermaßen für den Laien auch tatsächlich nicht ganz einfach.

Das iie-Team steht Ihnen jedoch selbstverständlich mit Rat und Tat zur Verfügung und unterstützt alle Anwender bei einer einfachen und schnellen Einrichtung.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an meinen Kollegen Oliver Ginzel oder an mich wenden.

feedback@iie-systems.de
Tel. 0541 / 50795751

ein Beitrag von Julia Wenderhold
Coach und Beraterin
www.juliawenderhold.de

Seien Sie mal ehrlich: Wie ist die aktuelle Situation in Ihrer Praxis? Vermutlich in etwa so: Überlastete Mitarbeiterinnen, Dauerstress, zahlreiche Überstunden – und ein Ende ist absehbar nicht in Sicht.

Eine Lösung muss her, und zwar möglichst schnell. Meist versucht man, die Probleme mit mehr Personal zu beheben. Aber das ist angesichts des Personalmangels vielfach Wunschdenken.

Mein Tipp: Sie brauchen gar nicht mehr Mitarbeiterinnen. Was Sie wirklich brauchen, ist ein System, mit dem Ihr bestehendes Personal entlastet wird.

Sie können mir glauben: Die Einführung von iie-systems löst Ihre Probleme komplett und zudem sehr schnell.

Ich möchte Ihnen heute 3 Wege zeigen, die Ihnen helfen werden, den Fachkräftemangel in Ihrer Praxis zu beheben.

Weg 1:
Narrensichere Bedienung ermöglicht fachfremde Einsteiger

Das Besondere an iie-systems ist, dass es unglaublich einfach zu handhaben ist. Die Anwendungen ermöglichen automatisch eine zuverlässige Terminkoordination.

Das hat für Sie in erster Linie den Vorteil, dass Sie am Empfang keine erfahrene Fachkraft mehr einbinden müssen, die mit den Praxisabläufen am Stuhl ausgebildet werden muss. Diese Aufgabe kann vielmehr prinzipiell von jeder Person übernommen werden.

Das bedeutet, dass Sie beim Recruiting nicht auf die erstbeste Fachkraft zurückgreifen müssen, um Ihren Personalengpass zu überwinden. Sie müssen überhaupt nicht zwingend eine ZMF /ZFA einstellen, sondern können fachfremde Bewerberinnen aus den Bereichen Büro- oder Hotelkauffrau in Erwägung ziehen.

So werden Sie unabhängiger und haben die Möglichkeit, nur solche Kandidatinnen einzustellen, die wirklich perfekt zu Ihnen passen. Das steigert nicht nur die Effizienz Ihrer Praxis, sondern erhöht auch die Patientenzufriedenheit.

Weg 2:
Sofortige Entlastung des Teams

Derzeit benötigen Sie im Durchschnitt für die Fotodokumentation der Anamnese 15 bis 20 Minuten. Die Dokumentation ist aufwändig, fehleranfällig und nicht ganz unkompliziert. Ihre Mitarbeiterinnen kostet sie Produktivität und Energie.

Mit iie-systems verkürzen Sie diese Zeit auf 5 bis 8 Minuten. Der gesamte Prozess der Fotodokumentation wird aber nicht nur schneller, sondern auch effizienter und vor allem einfacher.

Die entsprechende Anwendung stellt sicher, dass die Bilder automatisch in der richtigen digitalen Patientenakte gespeichert werden. Und das alles mit einem einzigen Klick.

Auch die Kommunikation mit den Überweisern wird komfortabler. Diese können mit nur einem Knopfdruck informiert werden. Das erspart Ihnen das zeitaufwändige Schreiben von Anfangs- und Endbriefen, die Sie als Arzt zumindest jedes Mal Korrektur lesen, wenn nicht sogar selbst manuell erstellen müssen.

Das sorgt zum einen für eine enorme Zeitersparnis und Einsparung personeller Ressourcen. Zum anderen schaffen Sie eine hervorragende Beziehung zu Ihren Überweisern und binden diese an Ihre Praxis.

Weg 3:
Automatisierte Informationsvermittlung bringt Ruhe und verhindert Chaos

Aus iie-systems erhalten Ihre Patienten nicht nur vollautomatisch vor ihrem Termin eine Erinnerung. Auch danach werden alle relevanten Informationen in Form von ansprechend gestalteten und individualisierten Templates auf Knopfdruck per Mail verschickt.

So werden mögliche Fragen schon im Voraus präzise beantwortet, und die Zahl der Rückfragen geht erheblich zurück.

Die Mitarbeiterinnen an der Rezeption werden nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen und die telefonische Erreichbarkeit steigt. Insgesamt gehen damit mehr Ruhe und eine angenehmere Arbeitsatmosphäre einher.

Fazit

Durch iie-systems schaffen Sie Prozesssicherheit, die ohne Personal auskommt und die sich stetig wiederholenden Aufgaben im Praxisalltag so maßgeblich vereinfacht, dass Ihr Team von einer entscheidenden Hirnentlastung profitiert.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die gedankliche Belastung und der damit verbundene Stresslevel der Mitarbeiterinnen sinkt.
• Die Fehleranfälligkeit wird reduziert.
• Das Team fühlt sich insgesamt ausgeglichener und glücklicher.
• In der Praxis kehrt deutlich mehr Ruhe ein.
• Zuverlässigkeit und Ordnung erhöhen sich.

Das möchten Sie auch erleben? Aber Sie glauben nicht wirklich, dass es funktioniert?

Dann habe ich gute Neuigkeiten für Sie.

Wir von Julia Wenderhold Consulting haben bereits zahlreiche Kunden dabei unterstützt, iie-systems in der Praxis einzuführen und sicher und schnell umzusetzen.

Wir können auch Ihnen helfen und Sie davon überzeugen, wie effektiv wir arbeiten. Wir kommen zu Ihnen in die Praxis und übernehmen die Einführung der Anwendungen. Sie haben damit so gut wie keine Arbeit und können sich ganz auf Ihre Patienten konzentrieren.

Am Ende werden Sie ein einfach zu bedienendes System haben, das Ihre Fachkräfte geistig entlastet, Stress reduziert und absolut zuverlässig ist.

Schreiben Sie uns unter lena@juliawenderhold.de oder rufen Sie uns unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 an. Wir zeigen Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Ihren Fachkräftemangel lösen und gleichzeitig Ihr Personal immens entlasten können.

Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind Arbeitgeber zur Einführung eines Systems verpflichtet, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Was im ersten Moment negativ klingt, kann für eine Praxis jedoch auch Vorteile bieten.

iie-systems hat eine innovative Anwendung zur digitalen Arbeitszeiterfassung entwickelt, mit der gleichzeitig Urlaub und Fehlzeiten dokumentiert werden können. Dabei ist alles in ivoris integriert und direkt daraus zu bedienen.

Durch die Anwendung haben Praxen die Möglichkeit, alle relevanten Zeiten mit einem abgestimmten elektronischen System schnell und unkompliziert zu erfassen. Damit wird nicht nur die Arbeitszeiterfassung erleichtert, sondern auch die Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen.

Für Praxen mit mehreren Standorten ist eine Übersicht über jeden Standort integriert. Durch den schnellen Überblick über die aktuell regionale Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird die Personalplanung erheblich vereinfacht.

Jederzeit Überblick über Verfügbarkeit von Personal

Mitarbeiter können ihre Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten über eine spezielle App verwalten, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sämtliche Informationen werden dabei in Echtzeit gespeichert und aktualisiert und sind vom System-Administrator jederzeit einsehbar.

Das digitale Urlaubszeiterfassungssystem ermöglicht es den Mitarbeitern, Urlaubsanträge einzureichen und genehmigen zu lassen.

Das System prüft dabei parallel die Verfügbarkeit individueller Urlaubstage und verfolgt die Urlaubszeiten sämtlicher Mitarbeiter.

Konflikte und Fehler bei der Erfassung von Urlaubstagen werden vermieden. Das System stellt sicher

• dass jeder Mitarbeiter die ihm zustehenden Urlaubstage erhält
• dass ausreichend Personal zur Aufrechterhaltung des Praxisbetriebes zur Verfügung steht.

Selbstverständlich werden über die Anwendung auch Fehltage elektronisch erfasst. Damit kann die Abwesenheit der Mitarbeiter überwacht und exakt dokumentiert werden. Die Verfügbarkeit des Personals ist auf einen Blick erkennbar und erleichtert die Planung. Weiterhin lassen sich Trends bei den Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter erkennen, so dass ggf. Maßnahmen zur Fehlzeitenreduzierung ergriffen werden können.

Zahlreiche Vorteile für Praxisinhaber und Mitarbeiter

Überwachung der Arbeitszeit
Die Arbeitszeiterfassung bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu überwachen und damit sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften und Tarifverträge eingehalten werden.

Überwachung der Überstunden
Die Anzahl der Überstunden, die von Mitarbeitern geleistet werden, wird dokumentiert. So lässt sich einfach ermitteln, dass diese innerhalb gesetzlicher Grenzen bleiben.

Überwachung der Lohn- und Gehaltszahlungen
Die Arbeitszeiterfassung stellt Informationen bereit, die notwendig sind, um Löhne und Gehälter zu berechnen.

Optimierte Planung und Steuerung
Durch die Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter erkennen. Das verbessert die Planung und ermöglicht eine effizientere Steuerung der Geschäftstätigkeiten.

Transparenz und Fairness
Eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter bedeutet Transparenz und Fairness für jeden einzelnen.

Kostenreduzierung
Die Nutzung einer Arbeitszeiterfassung kann dem Arbeitgeber Kosten sparen, da manuelle Fehler sowie Konflikte vermieden werden und sich der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung beschleunigen lässt.

Nutzen für Arbeitnehmer
Die exakte Aufzeichnung der individuellen Arbeitszeit kann bei eventuellen Konflikten als Nachweis dienen und stellt somit auch für den Arbeitnehmer einen entscheidenden Nutzen dar.

Nicht immer ist eine gesetzliche Verpflichtung mit Nachteilen verbunden. Im Gegenteil: Richtig und konsequent umgesetzt können sich daraus sogar zahlreiche Vorteile ergeben.

Besuchen Sie uns auf der IDS

Auf der IDS stehen das Team von iie-systems und ich allen Interessierten am Messestand von ivoris für weitere Fragen sehr gerne zur Verfügung. Hier erläutern wir die neue Anwendung auch im Detail. Wir freuen uns auf Ihren Besuch

Ein Beitrag von: Julia Wenderhold , Coach und Beraterin
(www.juliawenderhold.de)

Aufgrund der zu erwartenden Budgetierung bei Kassenpatienten werden Selbstzahler zukünftig immer wichtiger. Die Gruppe der Selbstzahler bedeutet eine ausschlaggebende Einnahmequelle, die von der Budgetierung unabhängig ist. Jede Praxis wird zukünftig zunehmen darauf angewiesen sein.

Meine Empfehlung: Ihr Patientenstamm sollte aus mindestens 30 % Selbstzahlern bestehen. So ist Ihre Praxis solide aufgestellt und Sie sind finanziell unabhängiger.

Seien Sie mal ganz ehrlich. Wieviel Prozent sind es im Moment bei Ihnen? Unabhängig davon, welche Zahl Sie jetzt nennen wollen: Es sind vermutlich zu wenig. Aber keine Sorge. Sie sind damit nicht allein. Viele Praxen stehen vor der Herausforderung, mehr selbst zahlende Patienten zu bekommen.

Als Spezialisten für Praxisorganisation und Mitarbeitergewinnung in der Kieferorthopädie haben wir schon viele Praxen in dieser Situation getroffen.

In unserer jahrelangen Tätigkeit als Coach und Berater sind wir unter diesen Umständen häufig mit iie-systems in Kontakt gekommen. Entweder, weil wir es selbst in die Praxen eingeführt haben oder weil wir geholfen haben, das gesamte Potenzial aus dem System herauszuholen.

Dabei schauen wir auf die jeweiligen Situationen sowohl aus der Perspektive des Gesundheitsunternehmers als auch aus der Sicht eines Praxisinhabers, der gerne zuverlässig, mit Ruhe und Freude und mit tollen Mitarbeitern die passenden Patienten behandeln möchte.

Daher wissen wir genau, dass es gerade zu Zeiten des Fachkräftemangels essenziell ist, Tools wie iie-systems zu nutzen.

Denn durch den abgestimmten Einsatz findet und bindet man Selbstzahler quasi von alleine an seine Praxis. Und das ganz ohne Mehraufwand. Zudem entlastet es gleichzeitig auch noch Praxisinhaber wie Mitarbeiter gleichermaßen.

Ich möchte Ihnen heute anhand eigener empirisch erhobener Zahlen aus vielen Projekten Einblicke in die Ergebnisse der Praxen geben, die wir bereits betreut haben.

Im Folgenden zeige ich Ihnen Faktoren auf, warum iie-systems voll automatisiert, mühelos, sicher und schnell helfen kann, Selbstzahler für die eigene Praxis zu gewinnen.

Faktor 1:
iie-systems öffnet Ihnen die Türen zu mehr Selbstzahlern.

Ist-Zustand:

Selbstzahler haben häufig tagsüber keine Zeit, bei Ihnen in der Warteschlange festzuhängen oder mehrmals anzurufen, weil gerade keiner rangeht. Denn meistens rufen Selbstzahler in ihrer Mittagspause an. Und das ist genau dann, wenn die Praxis telefonisch nicht erreichbar ist, da hier wahrscheinlich selbst gerade Pause ist.

Folge:

• Sie verpassen viele Selbstzahler.
• Diese gehen dann nämlich zu Ihren Kollegen, die eine Online-Terminvereinbarung ermöglichen.

Selbstzahler wollen ihre Anliegen dann regeln, wenn es für sie am besten passt und nicht zu den Zeiten, in denen der Empfang besetzt ist.

Selbstzahler überlegen in aller Regel sehr lange, ob sich eine Behandlung, die ein bis drei Jahre dauert, wirklich lohnt. Und wenn sie sich schließlich dafür entschieden haben, möchten sie umgehend einen Termin ausmachen.

Und genau jetzt kommt iie-systems ins Spiel. Viele Praxen unterschätzen den Nutzen und kennen seinen eigentlichen Wert nicht. Aber iie ist das Tool, das man als KFO-Praxis braucht, um systematisiert Selbstzahler für seine Praxis zu rekrutieren.

Online-Terminkalender

Durch den Online-Terminkalender des Systems wird der Selbstzahler genau da abgeholt, wo er aktuell steht. Er kann bequem und schnell einen Termin vereinbaren– und das 24 / 7, also genau zu dem Zeitpunkt, an dem es für ihn am besten passt.

iie-Nutzer unterscheiden sich massiv von den anderen Praxen, die ihren Patienten nicht den Komfort bieten, jederzeit erreichbar zu sein. Entscheidender Vorteil ist, dass die Termine von der Praxis selbst bestimmt und gesteuert werden können. Ganz anders als bei anderen Anbietern wie z. B. Doctolib, bei denen User direkt Wettbewerber als Alternative angeboten bekommen.

Mit messbarem Performance Online Marketing kombiniert können Sie so ganz gezielt Selbstzahler ansprechen und auf sich aufmerksam machen. So geraten Selbstzahler gar nicht erst auf andere Webseiten, sondern direkt zu Ihnen.

Zusätzlich kann von den Patienten eine Chat-Funktion genutzt werden, um Anliegen zu klären. Das System erhält in dem Fall automatisch sämtliche Kontaktdaten, kann sofort alles nachvollziehen und strukturiert abarbeiten. So können die Anfragen direkt an die richtige Ansprechpartnerin in der Praxis weitergeleitet werden und mit Vorlagen automatisiert beantwortet werden.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die telefonischen Anfragen nach Einführung des Systems in der Regel über ein Drittel abnehmen.

Nachrichten, die weiterhin per E-Mail gestellt werden, müssen nicht mehr aufwändig zugeordnet, aufgerufen und gespeichert werden. Die Anfragen können ganz einfach aus dem System heraus beantwortet werden. Alle Informationen sind sofort zur Hand, so dass bei der Abarbeitung seht viel Zeit gespart werden kann.

Gleichzeitig muss kein qualifiziertes Fachpersonal mehr am Telefon gebunden sein. Nicht mehr quasi wie in einem Call-Center einen Anruf nach dem anderen abarbeiten zu müssen, entlastet die Mitarbeiter ungemein, so dass sie ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können.

Das bedeutet insgesamt auch erheblich weniger Stress und Frustration.

Eben das nehmen auch Ihre Patienten wahr. Sie merken sofort nach Betreten der Praxis eine harmonische und entspannte Atmosphäre vorherrscht. Gleichzeitig werden ihre Anliegen schnell und professionell erledigt. So entsteht vom ersten Moment an ein guter Eindruck und der Patient fühlt sich wohl.

Faktor 2:
Selbstzahler empfehlen Ihre Praxis an andere Selbstzahler, wodurch sich Ihre Planungssicherheit massiv erhöht.

Ca. 68 % Ihrer Patienten sind durch Empfehlungen zu Ihnen gekommen – sei es durch Überweiser oder durch Patienten.

Wenn Sie Ihren Patienten ein müheloses und einfaches Verfahren zur Kontaktaufnahme, zur Terminverschiebung sowie als Infoquelle anbieten, werden sie ihrer Familie und ihren Freunden empfehlen, ebenfalls zu Ihnen zu kommen.

In der Regel bringt jeder Selbstzahler 2,4 AVL-Patienten mit.

So erweitert sich Ihr Patientenstamm kontinuierlich, und die Zahl der Selbstzahler erhöht sich. Bei den von uns betreuten Praxen ist die Empfehlungsrate um durchschnittlich 21 % gestiegen.

Positive Google-Bewertungen

Die nutzerfreundliche Systematik und Unkompliziertheit führen nicht zuletzt auch zu zahlreichen positiven Google-Bewertungen, für die Sie selbst keine wertvolle Zeit opfern müssen.

Sie erkennen das an Bewertungen wie „sofort einen Termin erhalten“, „immer erreichbar“ sowie an Formulierungen wie „im Nachgang eines Termin wurden noch einmal alle wichtigen Infos übersichtlich per Mail zugeschickt.“

Etwa 89 % der Patienten informieren sich online über Ihre Praxis, bevor sie einen Termin vereinbaren.

Rund jeder dritte Patient fühlt sich von seinem Kieferorthopäden nicht ausreichend informiert. Patienten möchten jedoch über ihre Behandlung und die einzelnen Schritte Bescheid wissen. Mit iie-systems begleiten Sie Ihre Patienten informativ und sehr hochwertig während der gesamten Behandlung.

Mit terminbezogenen und automatischen Informationen an den Patienten heben Sie sich massiv von anderen Praxen ab. So fühlen sich Selbstzahler bei Ihnen zu jeder Zeit individuell betreut und gut aufgeklärt. Sie erfahren alles, was Sie wissen wollen, zum richtigen Zeitpunkt, genau dann, wenn sie es brauchen. Und das, ohne dass Ihr Personal zeitaufwändig bei jedem Patienten immer wieder das Gleiche erklären muss.

Termine online verschieben

Gerade für Selbstzahler muss sich die Terminvereinbarung unkompliziert in den zumeist stressigen Alltag integrieren lassen. Mit der Möglichkeit zur Online-Terminverschiebung ohne telefonischen Kontakt bietet iie-systems auch hier das perfekte Tool. Patienten haben maximale Flexibilität und können ihre Behandlungszeiten ihrem eigenen Terminkalender anpassen.

Abgesagte Termine können automatisch an neue Patienten vergeben werden. Das sorgt für eine planbare und sichererer Auslastung Ihres Terminkalenders und für eine drastische Reduzierung der No-shows mit ärgerlichen Leerzeiten.

(Fortsetzung folgt am nächsten Samstag)

Wir unterstützen Sie bei Ihren Zielen

Zusammen mit iie-systems haben mein Team und ich für iie-systems-Kunden ein Programm entwickelt. Hier unterstützen wir dabei, iie-Anwendungen schnell und sicher in der eigenen Praxis zu integrieren.

Das spart Zeit und Nerven, da Praxisinhaber häufig weder Zeit noch Lust haben, die Anwendungen in die Praxisroutinen einzupassen.

Gemeinsam helfen wir Ihnen bei der Rekrutierung von Selbstzahlern.

Für Fragen stehe ich unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 bzw. lena@juliawenderhold.de gerne zur Verfügung.

Ich zeige Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Selbstzahler gewinnen und gleichzeitig Ihr Personal erheblich entlasten können.

Oder nehmen Sie an einem kostenlosen Zoom-Webinar teil.

Thema: Wie gewinne ich erfolgreich Selbstzahler für meine Praxis?
Datum: 23.03.2023
Uhrzeit: 20.00 Uhr

Verpassen Sie nicht diese wertvollen Informationen und melden Sie sich am besten sofort an.

Um zu gewährleisten, dass Bestands- wie Neupatienten schnell und einfach Kontakt zur Praxis aufnehmen können, ist die Sicherstellung einer guten telefonischen Erreichbarkeit unabdingbar.

Leider trifft dies auf zahlreiche Praxen nicht zu. Die Leitung ist besetzt oder Anrufe werden nicht entgegengenkommen. Dies führt nicht selten dazu, dass sich Patienten anderen Praxen zuwenden, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Telefonisch nicht erreichbar zu sein bedeutet somit die Gefahr von potenziellen Verlusten von Patienten und Umsätzen und kann daher sehr teuer werden.

Dabei ist es eigentlich gar nicht schwierig, die telefonische Erreichbarkeit in einer Praxis zu optimieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Die Installation einer leistungsfähigen Telefonanlage, die mehrere Telefonnummern managen kann.
• Die Sicherstellung, dass ausgehende Telefonate durch Mitarbeiterinnen die öffentliche Praxisnummer nicht blockieren.
• Einsatz von mehr Personal mit automatischer Anrufweiterleitung, so dass das eingehende Telefonat an die zweite Mitarbeiterin geht, sofern der Hauptanschluss aktuell belegt ist.

• Einrichtung von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter mit dem Hinweis, dass Neupatienten einfach und bequem einen Online-Termin buchen können.
• Angebot eines Rückruf-Services
• Die perfekte Nutzung der iie-Anwendungen, also konsequente Verknüpfung der Bestandspatienten.

Bei dieser Möglichkeit wird jeder Behandlungstermin direkt aus Ivoris-Praxident oder Z1 bestätigt – und zwar mit automatischer Terminerinnerung sowie der Möglichkeit, der digitalen Terminverschiebung.

Das reduziert No Shows und unnötige Anrufe von Patienten, die vergessen haben, wann ihr nächster Termin stattfindet oder diesen verschieben müssen.

Dr. Michael Schauseil hat das in seinem Blog-Beitrag vom 11.02.2023 auf den Punkt gebracht:

„Da die Patienten ihre Termine 24 / 7selbst verschieben können, haben wir so gut wie keine No Shows mehr. Der Anteil der nicht wahrgenommenen Termine ist von etwa 10 % auf weniger als 1 % gesunken. Das ist total krass und der absolute Hammer. Auch von unseren Patienten bekommen wir durchweg ein positives Feedback.

Das Telefon der Rezeption wurde um mehr als 50 % entlastet, weil nicht mehr ständig Patienten anrufen und fragen, wann nochmal ihr Termin ist oder die Damen bei nicht wahrgenommenen Terminen hinterher telefonieren müssen.

Unsere Mitarbeiterinnen sind happy und möchten nie mehr darauf verzichten.“

Abgestimmter Online Terminbuchungs-Service

Ein leistungsstarkes digitales Buchungssystem ermöglicht es Patienten, Termine selbstständig und ganz bequem von zu Hause oder unterwegs aus zu vereinbaren.

Über eine Schnittstelle zur Praxis-Verwaltungssoftware ist dabei alles perfekt abgestimmt.

Das intelligente Online-Buchungssystem von iie erkennt automatisch, welche Patienten nicht zur Behandlung erschienen sind. Diese werden automatisch per E-Mail benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einfach und komfortabel einen neuen Termin buchen.

Das gilt für Neupatienten wie für Bestandspatienten gleichermaßen.

Durch diesen Service wird die Anzahl der Anrufe automatisch reduziert. Das entlastet die Rezeption und verbessert somit zwangsläufig auch die telefonische Erreichbarkeit der Praxis.

Gehen Sie auf Nummer Sicher und bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit einer Online-Terminbuchung.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Bequemlichkeit:
  Patienten können ihre Termine rund um die Uhr und von jedem beliebigen Ort aus vereinbaren.
• Zeitersparnis:
  Patienten müssen auf einen Termin nicht lange warten und dazu nicht in der Praxis anrufen.
• Selbstständigkeit:
  Patienten sind bei Terminen nicht auf das Praxispersonal bzw. die Praxisöffnungszeiten angewiesen, sondern können eigenständig buchen.
• Übersicht:
  Patienten haben Zugang zu einem Kalender, in dem die verfügbaren Termine der Praxis angezeigt werden. Sie können somit den Termin wählen, der am besten in ihren Zeitplan passt.
• Erinnerungen:
  An jeden Termin wird automatisch zwei Tage vorher erinnert.
• Servicecloud:
  Patienten können in ihrer gesicherten Servicecloud online Termine einsehen, verwalten und aktualisieren. Hier sind auch alle Fotos sowie Rechnungen hinterlegt.

Dass das Online-Buchungssystem sicher und zuverlässig ist, versteht sich von selbst. Wichtig ist jedoch, dass die Praxis auch weiterhin die Möglichkeit für eine telefonische Terminvereinbarung sicherstellt, sofern Patienten dies wünschen oder keinen Zugang zum Internet haben.

Die Rekrutierung von Neupatienten ist für jede kieferorthopädische Praxis ein Muss. Verpassen Sie hier keine Chancen. Denn das ist wird nicht nur ärgerlich, sondern vor allem sehr teuer.