Seien Sie mal ehrlich: Wie ist die aktuelle Situation in Ihrer Praxis? Vermutlich in etwa so: Überlastete Mitarbeiterinnen, Dauerstress, zahlreiche Überstunden – und ein Ende ist absehbar nicht in Sicht.
Eine Lösung muss her, und zwar möglichst schnell. Meist versucht man, die Probleme mit mehr Personal zu beheben. Aber das ist angesichts des Personalmangels vielfach Wunschdenken.
Mein Tipp: Sie brauchen gar nicht mehr Mitarbeiterinnen. Was Sie wirklich brauchen, ist ein System, mit dem Ihr bestehendes Personal entlastet wird.
Sie können mir glauben: Die Einführung von iie-systems löst Ihre Probleme komplett und zudem sehr schnell.
Ich möchte Ihnen heute 3 Wege zeigen, die Ihnen helfen werden, den Fachkräftemangel in Ihrer Praxis zu beheben.
Weg 1: Narrensichere Bedienung ermöglicht fachfremde Einsteiger
Das Besondere an iie-systems ist, dass es unglaublich einfach zu handhaben ist. Die Anwendungen ermöglichen automatisch eine zuverlässige Terminkoordination.
Das hat für Sie in erster Linie den Vorteil, dass Sie am Empfang keine erfahrene Fachkraft mehr einbinden müssen, die mit den Praxisabläufen am Stuhl ausgebildet werden muss. Diese Aufgabe kann vielmehr prinzipiell von jeder Person übernommen werden.
Das bedeutet, dass Sie beim Recruiting nicht auf die erstbeste Fachkraft zurückgreifen müssen, um Ihren Personalengpass zu überwinden. Sie müssen überhaupt nicht zwingend eine ZMF /ZFA einstellen, sondern können fachfremde Bewerberinnen aus den Bereichen Büro- oder Hotelkauffrau in Erwägung ziehen.
So werden Sie unabhängiger und haben die Möglichkeit, nur solche Kandidatinnen einzustellen, die wirklich perfekt zu Ihnen passen. Das steigert nicht nur die Effizienz Ihrer Praxis, sondern erhöht auch die Patientenzufriedenheit.
Weg 2: Sofortige Entlastung des Teams
Derzeit benötigen Sie im Durchschnitt für die Fotodokumentation der Anamnese 15 bis 20 Minuten. Die Dokumentation ist aufwändig, fehleranfällig und nicht ganz unkompliziert. Ihre Mitarbeiterinnen kostet sie Produktivität und Energie.
Mit iie-systems verkürzen Sie diese Zeit auf 5 bis 8 Minuten. Der gesamte Prozess der Fotodokumentation wird aber nicht nur schneller, sondern auch effizienter und vor allem einfacher.
Die entsprechende Anwendung stellt sicher, dass die Bilder automatisch in der richtigen digitalen Patientenakte gespeichert werden. Und das alles mit einem einzigen Klick.
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Auch die Kommunikation mit den Überweisern wird komfortabler. Diese können mit nur einem Knopfdruck informiert werden. Das erspart Ihnen das zeitaufwändige Schreiben von Anfangs- und Endbriefen, die Sie als Arzt zumindest jedes Mal Korrektur lesen, wenn nicht sogar selbst manuell erstellen müssen.
Das sorgt zum einen für eine enorme Zeitersparnis und Einsparung personeller Ressourcen. Zum anderen schaffen Sie eine hervorragende Beziehung zu Ihren Überweisern und binden diese an Ihre Praxis.
Weg 3: Automatisierte Informationsvermittlung bringt Ruhe und verhindert Chaos
Aus iie-systems erhalten Ihre Patienten nicht nur vollautomatisch vor ihrem Termin eine Erinnerung. Auch danach werden alle relevanten Informationen in Form von ansprechend gestalteten und individualisierten Templates auf Knopfdruck per Mail verschickt.
So werden mögliche Fragen schon im Voraus präzise beantwortet, und die Zahl der Rückfragen geht erheblich zurück.
Die Mitarbeiterinnen an der Rezeption werden nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen und die telefonische Erreichbarkeit steigt.Insgesamt gehen damit mehr Ruhe und eine angenehmere Arbeitsatmosphäre einher.
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Fazit
Durch iie-systems schaffen Sie Prozesssicherheit, die ohne Personal auskommt und die sich stetig wiederholenden Aufgaben im Praxisalltag so maßgeblich vereinfacht, dass Ihr Team von einer entscheidenden Hirnentlastung profitiert.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Die gedankliche Belastung und der damit verbundene Stresslevel der Mitarbeiterinnen sinkt.
Die Fehleranfälligkeit wird reduziert.
Das Team fühlt sich insgesamt ausgeglichener und glücklicher.
In der Praxis kehrt deutlich mehr Ruhe ein.
Zuverlässigkeit und Ordnung erhöhen sich.
Das möchten Sie auch erleben? Aber Sie glauben nicht wirklich, dass es funktioniert?
Dann habe ich gute Neuigkeiten für Sie.
Wir von Julia Wenderhold Consulting haben bereits zahlreiche Kunden dabei unterstützt, iie-systems in der Praxis einzuführen und sicher und schnell umzusetzen.
Wir können auch Ihnen helfen und Sie davon überzeugen, wie effektiv wir arbeiten. Wir kommen zu Ihnen in die Praxis und übernehmen die Einführung der Anwendungen. Sie haben damit so gut wie keine Arbeit und können sich ganz auf Ihre Patienten konzentrieren.
Am Ende werden Sie ein einfach zu bedienendes System haben, das Ihre Fachkräfte geistig entlastet, Stress reduziert und absolut zuverlässig ist.
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Schreiben Sie uns unter lena@juliawenderhold.de oder rufen Sie uns unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 an. Wir zeigen Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Ihren Fachkräftemangel lösen und gleichzeitig Ihr Personal immens entlasten können.
Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind Arbeitgeber zur Einführung eines Systems verpflichtet, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Was im ersten Moment negativ klingt, kann für eine Praxis jedoch auch Vorteile bieten.
iie-systems hat eine innovative Anwendung zur digitalen Arbeitszeiterfassung entwickelt, mit der gleichzeitig Urlaub und Fehlzeiten dokumentiert werden können. Dabei ist alles in ivoris integriert und direkt daraus zu bedienen.
Durch die Anwendung haben Praxen die Möglichkeit, alle relevanten Zeiten mit einem abgestimmten elektronischen System schnell und unkompliziert zu erfassen. Damit wird nicht nur die Arbeitszeiterfassung erleichtert, sondern auch die Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen.
Für Praxen mit mehreren Standorten ist eine Übersicht über jeden Standort integriert. Durch den schnellen Überblick über die aktuell regionale Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird die Personalplanung erheblich vereinfacht.
Jederzeit Überblick über Verfügbarkeit von Personal
Mitarbeiter können ihre Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten über eine spezielle App verwalten, die einfach und intuitiv zu bedienen ist. Sämtliche Informationen werden dabei in Echtzeit gespeichert und aktualisiert und sind vom System-Administrator jederzeit einsehbar.
Das digitale Urlaubszeiterfassungssystem ermöglicht es den Mitarbeitern, Urlaubsanträge einzureichen und genehmigen zu lassen.
Das System prüft dabei parallel die Verfügbarkeit individueller Urlaubstage und verfolgt die Urlaubszeiten sämtlicher Mitarbeiter.
Konflikte und Fehler bei der Erfassung von Urlaubstagen werden vermieden. Das System stellt sicher
dass jeder Mitarbeiter die ihm zustehenden Urlaubstage erhält
dass ausreichend Personal zur Aufrechterhaltung des Praxisbetriebes zur Verfügung steht.
Selbstverständlich werden über die Anwendung auch Fehltage elektronisch erfasst. Damit kann die Abwesenheit der Mitarbeiter überwacht und exakt dokumentiert werden. Die Verfügbarkeit des Personals ist auf einen Blick erkennbar und erleichtert die Planung. Weiterhin lassen sich Trends bei den Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter erkennen, so dass ggf. Maßnahmen zur Fehlzeitenreduzierung ergriffen werden können.
Zahlreiche Vorteile für Praxisinhaber und Mitarbeiter
Überwachung der Arbeitszeit Die Arbeitszeiterfassung bietet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu überwachen und damit sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften und Tarifverträge eingehalten werden.
Überwachung der Überstunden Die Anzahl der Überstunden, die von Mitarbeitern geleistet werden, wird dokumentiert. So lässt sich einfach ermitteln, dass diese innerhalb gesetzlicher Grenzen bleiben.
Überwachung der Lohn- und Gehaltszahlungen Die Arbeitszeiterfassung stellt Informationen bereit, die notwendig sind, um Löhne und Gehälter zu berechnen.
Optimierte Planung und Steuerung Durch die Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter erkennen. Das verbessert die Planung und ermöglicht eine effizientere Steuerung der Geschäftstätigkeiten.
Transparenz und Fairness Eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter bedeutet Transparenz und Fairness für jeden einzelnen.
Kostenreduzierung Die Nutzung einer Arbeitszeiterfassung kann dem Arbeitgeber Kosten sparen, da manuelle Fehler sowie Konflikte vermieden werden und sich der Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung beschleunigen lässt.
Nutzen für Arbeitnehmer Die exakte Aufzeichnung der individuellen Arbeitszeit kann bei eventuellen Konflikten als Nachweis dienen und stellt somit auch für den Arbeitnehmer einen entscheidenden Nutzen dar.
Nicht immer ist eine gesetzliche Verpflichtung mit Nachteilen verbunden. Im Gegenteil: Richtig und konsequent umgesetzt können sich daraus sogar zahlreiche Vorteile ergeben.
Besuchen Sie uns auf der IDS
Auf der IDS stehen das Team von iie-systems und ich allen Interessierten am Messestand von ivoris für weitere Fragen sehr gerne zur Verfügung. Hier erläutern wir die neue Anwendung auch im Detail. Wir freuen uns auf Ihren Besuch
Im Teil 1 meines Artikels hatte ich schon zwei der drei Faktoren genannt, die entscheidend dafür sind, dass iie-systems voll automatisiert, mühelos, sicher und schnell helfen kann, Selbstzahler für die eigene Praxis zu gewinnen. Heute möchte ich Ihnen den dritten Faktor näher erläutern.
Faktor 3: Sie sind DIE eine Praxis unter 10 und werden zur Nr. 1 in Ihrer Region.
Selbstzahler treffen ihre finale Auswahl in aller Regel aus mehreren KFO-Praxen und informieren sich über das jeweilige Angebot. Das ist verständlich, denn schließlich bezahlt man die Behandlung aus eigener Tasche und erwartet für sein Geld auch den bestmöglichen Service.
Mit den Anwendungen von iie-systems heben Sie sich positiv aus der Masse der Praxen hervor, denn bei Ihnen laufen die Prozesse mühelos, unkompliziert, angenehm und damit optimal ab.
Dass iie von der Mehrheit der Kolleginnen und Kollegen immer noch unterschätzt und daher nicht ausgenutzt wird, ist Ihre Chance, sich als beste KFO-Praxis in der Region zu positionieren und omnipräsent zu werden.
Quasi automatisch werden Sie so auch unabhängiger von Überweisern und können selbst und planbar Selbstzahler für Ihre Praxis gewinnen.
Wie wichtig das ist, muss ich Ihnen sicherlich nicht sagen. Überweisungen können jederzeit stagnieren oder ganz ausfallen. Sie haben dann von einem Moment auf den anderen keinen oder keinen ausreichenden Zustrom an Patienten mehr.
Was noch hinzu kommt ist die wachsende Konkurrenz auf dem Markt, die das Angebot für die Selbstzahler vergrößert.
Unglaublich wichtig ist es daher für Sie und Ihre Praxis, dass Sie jetzt und sehr schnell eine hervorragende Umsatzgeschwindigkeit erreichen und auch zukünftig wettbewerbsfähig bleiben.
Richtig eingesetzt ist iie-systems die beste Möglichkeit, sich als DIE Top-Praxis in der Region zu positionieren.
Mit der Einführung der iie-Anwendungen sind zahlreiche Vorteile verbunden:
Entlastung im Team
Planungssicherheit
hohe Weiterempfehlungsrate
überdurchschnittliche Patientenzufriedenheit
Unabhängigkeit von Überweisern
Wenn Sie das lesen, stellen Sie sich vielleicht die Frage, warum dann eigentlich nicht längst alle Praxen iie-systems nutzen.
Dafür dürften vor allem folgende Gründe verantwortlich sein:
Ein komplett neues System in seinen bestehenden Praxisalltag zu implementieren, schreckt viele Praxisinhaber ab. Es wird vermutet, dass es kompliziert und schwierig ist.
Man ist mit dem Tagesgeschäft mehr als ausgelastet. Da bleibt vielleicht gar keine Zeit, sich in ein neues Thema einzuarbeiten.
Es besteht die Vermutung, dass die Einführung der iie-Applikationen zu einer zusätzlichen Belastung führt.
Man hat zudem Sorge, dass nach der Implementierung Störungen auftreten könnten, die nicht so einfach zu beheben sind.
Die Übertragung der Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter kommt nicht in Frage, da das Thema dafür zu komplex ist.
Finden Sie sich hier wieder? Dann darf ich Ihnen ein paar wertvolle Tipps verraten, mit denen es Ihnen problemlos und sehr schnell gelingen wird, iie-systems optimal in Ihrer Praxis zu implementieren.
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Mühelos, schnell und sicher umgesetzt: 3 Implementierungstipps für iie-systems
Stellen Sie eine engagierte und kompetente Mitarbeiterin ab, die alles kontrolliert einführt. Sie ist für die Projektorganisation verantwortlich und steht in engem Austausch mit Nicole Weinrich von iie. Frau Weinrich berät und unterstützt mit strukturierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und erklärt alles ganz genau und geduldig.
Die Mitarbeiterin sollte Ihre Perspektive des Gesundheitsunternehmers sowie des Behandlers verstehen und wissen, wie Strukturen zusammenhängen und was von Relevanz ist. Sie ist auch Kontaktperson für Ihren Dienstleister im Bereich Internetpräsenz und kümmert sich mit der Agentur gemeinsam darum, dass der Online-Terminkalender auf Ihrer Webseite eingearbeitet wird.
Sorgen Sie für eine konkrete Step-by-Step-Implementierung der jeweiligen Tools in der richtigen Reihenfolge. So lernen alle Mitarbeiterinnen sofort die Funktionen und Vorteile schätzen. Das System wird schnell gelebt und ist schon bald aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken.
Wenn Sie jetzt ernsthaft darüber nachdenken, wie es wäre, die Top-KFO-Praxis in Ihrer Region zu sein, habe ich gute Nachrichten für Sie, denn:
Wir unterstützen Sie bei Ihren Zielen!
Zusammen mit iie-systems haben mein Team und ich für iie-systems-Kunden ein Programm entwickelt. Wir unterstützen Sie dabei, iie-Anwendungen schnell und sicher in der eigenen Praxis zu integrieren.
Das spart Zeit und Nerven, da Praxisinhaber häufig weder Zeit noch Lust haben, die Anwendungen in die Praxisroutinen einzupassen.
Gemeinsam helfen wir Ihnen bei der Rekrutierung von Selbstzahlern.
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Für Fragen stehe ich unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 bzw. lena@juliawenderhold.de gerne zur Verfügung.
Ich zeige Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Selbstzahler gewinnen und gleichzeitig Ihr Personal erheblich entlasten können.
Oder nehmen Sie an einem kostenlosen Zoom-Webinar teil.
Thema: Wie gewinne ich erfolgreich Selbstzahler für meine Praxis? Datum: 23.03.2023 Uhrzeit: 20.00 Uhr
Verpassen Sie nicht diese wertvollen Informationen und melden Sie sich am besten sofort an.
Aufgrund der zu erwartenden Budgetierung bei Kassenpatienten werden Selbstzahler zukünftig immer wichtiger. Die Gruppe der Selbstzahler bedeutet eine ausschlaggebende Einnahmequelle, die von der Budgetierung unabhängig ist. Jede Praxis wird zukünftig zunehmen darauf angewiesen sein.
Meine Empfehlung: Ihr Patientenstamm sollte aus mindestens 30 % Selbstzahlern bestehen.So ist Ihre Praxis solide aufgestellt und Sie sind finanziell unabhängiger.
Seien Sie mal ganz ehrlich. Wieviel Prozent sind es im Moment bei Ihnen? Unabhängig davon, welche Zahl Sie jetzt nennen wollen: Es sind vermutlich zu wenig. Aber keine Sorge. Sie sind damit nicht allein. Viele Praxen stehen vor der Herausforderung, mehr selbst zahlende Patienten zu bekommen.
Als Spezialisten für Praxisorganisation und Mitarbeitergewinnung in der Kieferorthopädie haben wir schon viele Praxen in dieser Situation getroffen.
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In unserer jahrelangen Tätigkeit als Coach und Berater sind wir unter diesen Umständen häufig mit iie-systems in Kontakt gekommen. Entweder, weil wir es selbst in die Praxen eingeführt haben oder weil wir geholfen haben, das gesamte Potenzial aus dem System herauszuholen.
Dabei schauen wir auf die jeweiligen Situationen sowohl aus der Perspektive des Gesundheitsunternehmers als auch aus der Sicht eines Praxisinhabers, der gerne zuverlässig, mit Ruhe und Freude und mit tollen Mitarbeitern die passenden Patienten behandeln möchte.
Daher wissen wir genau, dass es gerade zu Zeiten des Fachkräftemangels essenziell ist, Tools wie iie-systems zu nutzen.
Denn durch den abgestimmten Einsatz findet und bindet man Selbstzahler quasi von alleine an seine Praxis. Und das ganz ohne Mehraufwand. Zudem entlastet es gleichzeitig auch noch Praxisinhaber wie Mitarbeiter gleichermaßen.
Ich möchte Ihnen heute anhand eigener empirisch erhobener Zahlen aus vielen Projekten Einblicke in die Ergebnisse der Praxen geben, die wir bereits betreut haben.
Im Folgenden zeige ich Ihnen Faktoren auf, warum iie-systems voll automatisiert, mühelos, sicher und schnell helfen kann, Selbstzahler für die eigene Praxis zu gewinnen.
Faktor 1: iie-systems öffnet Ihnen die Türen zu mehr Selbstzahlern.
Ist-Zustand:
Selbstzahler haben häufig tagsüber keine Zeit, bei Ihnen in der Warteschlange festzuhängen oder mehrmals anzurufen, weil gerade keiner rangeht. Denn meistens rufen Selbstzahler in ihrer Mittagspause an. Und das ist genau dann, wenn die Praxis telefonisch nicht erreichbar ist, da hier wahrscheinlich selbst gerade Pause ist.
Folge:
Sie verpassen viele Selbstzahler.
Diese gehen dann nämlich zu Ihren Kollegen, die eine Online-Terminvereinbarung ermöglichen.
Selbstzahler wollen ihre Anliegen dann regeln, wenn es für sie am besten passt und nicht zu den Zeiten, in denen der Empfang besetzt ist.
Selbstzahler überlegen in aller Regel sehr lange, ob sich eine Behandlung, die ein bis drei Jahre dauert, wirklich lohnt. Und wenn sie sich schließlich dafür entschieden haben, möchten sie umgehend einen Termin ausmachen.
Und genau jetzt kommt iie-systems ins Spiel. Viele Praxen unterschätzen den Nutzen und kennen seinen eigentlichen Wert nicht. Aber iie ist das Tool, das man als KFO-Praxis braucht, um systematisiert Selbstzahler für seine Praxis zu rekrutieren.
Online-Terminkalender
Durch den Online-Terminkalender des Systems wird der Selbstzahler genau da abgeholt, wo er aktuell steht. Er kann bequem und schnell einen Termin vereinbaren– und das 24 / 7, also genau zu dem Zeitpunkt, an dem es für ihn am besten passt.
iie-Nutzer unterscheiden sich massiv von den anderen Praxen, die ihren Patienten nicht den Komfort bieten, jederzeit erreichbar zu sein. Entscheidender Vorteil ist, dass die Termine von der Praxis selbst bestimmt und gesteuert werden können. Ganz anders als bei anderen Anbietern wie z. B. Doctolib, bei denen User direkt Wettbewerber als Alternative angeboten bekommen.
Mit messbarem Performance Online Marketing kombiniert können Sie so ganz gezielt Selbstzahler ansprechen und auf sich aufmerksam machen. So geraten Selbstzahler gar nicht erst auf andere Webseiten, sondern direkt zu Ihnen.
Zusätzlich kann von den Patienten eine Chat-Funktion genutzt werden, um Anliegen zu klären. Das System erhält in dem Fall automatisch sämtliche Kontaktdaten, kann sofort alles nachvollziehen und strukturiert abarbeiten. So können die Anfragen direkt an die richtige Ansprechpartnerin in der Praxis weitergeleitet werden und mit Vorlagen automatisiert beantwortet werden.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die telefonischen Anfragen nach Einführung des Systems in der Regel über ein Drittel abnehmen.
Nachrichten, die weiterhin per E-Mail gestellt werden, müssen nicht mehr aufwändig zugeordnet, aufgerufen und gespeichert werden. Die Anfragen können ganz einfach aus dem System heraus beantwortet werden. Alle Informationen sind sofort zur Hand, so dass bei der Abarbeitung seht viel Zeit gespart werden kann.
Gleichzeitig muss kein qualifiziertes Fachpersonal mehr am Telefon gebunden sein. Nicht mehr quasi wie in einem Call-Center einen Anruf nach dem anderen abarbeiten zu müssen, entlastet die Mitarbeiter ungemein, so dass sie ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können.
Das bedeutet insgesamt auch erheblich weniger Stress und Frustration.
Eben das nehmen auch Ihre Patienten wahr. Sie merken sofort nach Betreten der Praxis eine harmonische und entspannte Atmosphäre vorherrscht. Gleichzeitig werden ihre Anliegen schnell und professionell erledigt. So entsteht vom ersten Moment an ein guter Eindruck und der Patient fühlt sich wohl.
Faktor 2: Selbstzahler empfehlen Ihre Praxis an andere Selbstzahler, wodurch sich Ihre Planungssicherheit massiv erhöht.
Ca. 68 % Ihrer Patienten sind durch Empfehlungen zu Ihnen gekommen – sei es durch Überweiser oder durch Patienten.
Wenn Sie Ihren Patienten ein müheloses und einfaches Verfahren zur Kontaktaufnahme, zur Terminverschiebung sowie als Infoquelle anbieten, werden sie ihrer Familie und ihren Freunden empfehlen, ebenfalls zu Ihnen zu kommen.
In der Regel bringt jeder Selbstzahler 2,4 AVL-Patienten mit.
So erweitert sich Ihr Patientenstamm kontinuierlich, und die Zahl der Selbstzahler erhöht sich. Bei den von uns betreuten Praxen ist die Empfehlungsrate um durchschnittlich 21 % gestiegen.
Positive Google-Bewertungen
Die nutzerfreundliche Systematik und Unkompliziertheit führen nicht zuletzt auch zu zahlreichen positiven Google-Bewertungen, für die Sie selbst keine wertvolle Zeit opfern müssen.
Sie erkennen das an Bewertungen wie „sofort einen Termin erhalten“,„immer erreichbar“ sowie an Formulierungen wie „im Nachgang eines Termin wurden noch einmal alle wichtigen Infos übersichtlich per Mail zugeschickt.“
Etwa 89 % der Patienten informieren sich online über Ihre Praxis, bevor sie einen Termin vereinbaren.
Rund jeder dritte Patient fühlt sich von seinem Kieferorthopäden nicht ausreichend informiert. Patienten möchten jedoch über ihre Behandlung und die einzelnen Schritte Bescheid wissen. Mit iie-systems begleiten Sie Ihre Patienten informativ und sehr hochwertig während der gesamten Behandlung.
Mit terminbezogenen und automatischen Informationen an den Patienten heben Sie sich massiv von anderen Praxen ab. So fühlen sich Selbstzahler bei Ihnen zu jeder Zeit individuell betreut und gut aufgeklärt. Sie erfahren alles, was Sie wissen wollen, zum richtigen Zeitpunkt, genau dann, wenn sie es brauchen. Und das, ohne dass Ihr Personal zeitaufwändig bei jedem Patienten immer wieder das Gleiche erklären muss.
Termine online verschieben
Gerade für Selbstzahler muss sich die Terminvereinbarung unkompliziert in den zumeist stressigen Alltag integrieren lassen. Mit der Möglichkeit zur Online-Terminverschiebung ohne telefonischen Kontakt bietet iie-systems auch hier das perfekte Tool. Patienten haben maximale Flexibilität und können ihre Behandlungszeiten ihrem eigenen Terminkalender anpassen.
Abgesagte Termine können automatisch an neue Patienten vergeben werden. Das sorgt für eine planbare und sichererer Auslastung Ihres Terminkalenders und für eine drastische Reduzierung der No-shows mit ärgerlichen Leerzeiten.
(Fortsetzung folgt am nächsten Samstag)
Wir unterstützen Sie bei Ihren Zielen
Zusammen mit iie-systems haben mein Team und ich für iie-systems-Kunden ein Programm entwickelt. Hier unterstützen wir dabei, iie-Anwendungen schnell und sicher in der eigenen Praxis zu integrieren.
Das spart Zeit und Nerven, da Praxisinhaber häufig weder Zeit noch Lust haben, die Anwendungen in die Praxisroutinen einzupassen.
Gemeinsam helfen wir Ihnen bei der Rekrutierung von Selbstzahlern.
Für Fragen stehe ich unter Tel. 0176 / 70 71 22 36 bzw. lena@juliawenderhold.de gerne zur Verfügung.
Ich zeige Ihnen in nur 20 Minuten, wie Sie Selbstzahler gewinnen und gleichzeitig Ihr Personal erheblich entlasten können.
Oder nehmen Sie an einem kostenlosen Zoom-Webinar teil.
Thema: Wie gewinne ich erfolgreich Selbstzahler für meine Praxis? Datum: 23.03.2023 Uhrzeit: 20.00 Uhr
Verpassen Sie nicht diese wertvollen Informationen und melden Sie sich am besten sofort an.
Um zu gewährleisten, dass Bestands- wie Neupatienten schnell und einfach Kontakt zur Praxis aufnehmen können, ist die Sicherstellung einer guten telefonischen Erreichbarkeit unabdingbar.
Leider trifft dies auf zahlreiche Praxen nicht zu. Die Leitung ist besetzt oder Anrufe werden nicht entgegengenkommen. Dies führt nicht selten dazu, dass sich Patienten anderen Praxen zuwenden, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen.
Telefonisch nicht erreichbar zu sein bedeutet somit die Gefahr von potenziellen Verlusten von Patienten und Umsätzen und kann daher sehr teuer werden.
Dabei ist es eigentlich gar nicht schwierig, die telefonische Erreichbarkeit in einer Praxis zu optimieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Die Installation einer leistungsfähigen Telefonanlage, die mehrere Telefonnummern managen kann.
Die Sicherstellung, dass ausgehende Telefonate durch Mitarbeiterinnen die öffentliche Praxisnummer nicht blockieren.
Einsatz von mehr Personal mit automatischer Anrufweiterleitung, so dass das eingehende Telefonat an die zweite Mitarbeiterin geht, sofern der Hauptanschluss aktuell belegt ist.
Einrichtung von Nachrichten auf dem Anrufbeantworter mit dem Hinweis, dass Neupatienten einfach und bequem einen Online-Termin buchen können.
Angebot eines Rückruf-Services
Die perfekte Nutzung der iie-Anwendungen, also konsequente Verknüpfung der Bestandspatienten.
Bei dieser Möglichkeit wird jeder Behandlungstermin direkt aus Ivoris-Praxident oder Z1 bestätigt – und zwar mit automatischer Terminerinnerung sowie der Möglichkeit, der digitalen Terminverschiebung.
Das reduziert No Shows und unnötige Anrufe von Patienten, die vergessen haben, wann ihr nächster Termin stattfindet oder diesen verschieben müssen.
Dr. Michael Schauseil hat das in seinem Blog-Beitrag vom 11.02.2023 auf den Punkt gebracht:
„Da die Patienten ihre Termine 24 / 7selbst verschieben können, haben wir so gut wie keine No Shows mehr. Der Anteil der nicht wahrgenommenen Termine ist von etwa 10 % auf weniger als 1 % gesunken. Das ist total krass und der absolute Hammer. Auch von unseren Patienten bekommen wir durchweg ein positives Feedback.
Das Telefon der Rezeption wurde um mehr als 50 % entlastet, weil nicht mehr ständig Patienten anrufen und fragen, wann nochmal ihr Termin ist oder die Damen bei nicht wahrgenommenen Terminen hinterher telefonieren müssen.
Unsere Mitarbeiterinnen sind happy und möchten nie mehr darauf verzichten.“
Abgestimmter Online Terminbuchungs-Service
Ein leistungsstarkes digitales Buchungssystem ermöglicht es Patienten, Termine selbstständig und ganz bequem von zu Hause oder unterwegs aus zu vereinbaren.
Über eine Schnittstelle zur Praxis-Verwaltungssoftware ist dabei alles perfekt abgestimmt.
Das intelligente Online-Buchungssystem von iie erkennt automatisch, welche Patienten nicht zur Behandlung erschienen sind. Diese werden automatisch per E-Mail benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einfach und komfortabel einen neuen Termin buchen.
Das gilt für Neupatienten wie für Bestandspatienten gleichermaßen.
Durch diesen Service wird die Anzahl der Anrufe automatisch reduziert. Das entlastet die Rezeption und verbessert somit zwangsläufig auch die telefonische Erreichbarkeit der Praxis.
Gehen Sie auf Nummer Sicher und bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit einer Online-Terminbuchung.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Bequemlichkeit: Patienten können ihre Termine rund um die Uhr und von jedem beliebigen Ort aus vereinbaren.
Zeitersparnis: Patienten müssen auf einen Termin nicht lange warten und dazu nicht in der Praxis anrufen.
Selbstständigkeit: Patienten sind bei Terminen nicht auf das Praxispersonal bzw. die Praxisöffnungszeiten angewiesen, sondern können eigenständig buchen.
Übersicht: Patienten haben Zugang zu einem Kalender, in dem die verfügbaren Termine der Praxis angezeigt werden. Sie können somit den Termin wählen, der am besten in ihren Zeitplan passt.
Erinnerungen: An jeden Termin wird automatisch zwei Tage vorher erinnert.
Servicecloud: Patienten können in ihrer gesicherten Servicecloud online Termine einsehen, verwalten und aktualisieren. Hier sind auch alle Fotos sowie Rechnungen hinterlegt.
Dass das Online-Buchungssystem sicher und zuverlässig ist, versteht sich von selbst. Wichtig ist jedoch, dass die Praxis auch weiterhin die Möglichkeit für eine telefonische Terminvereinbarung sicherstellt, sofern Patienten dies wünschen oder keinen Zugang zum Internet haben.
Die Rekrutierung von Neupatienten ist für jede kieferorthopädische Praxis ein Muss. Verpassen Sie hier keine Chancen. Denn das ist wird nicht nur ärgerlich, sondern vor allem sehr teuer.
Direkt nach der Zoom-Fortbildungsreihe, die der Kollege Visse im Oktober 2022 angeboten hatte, haben meine Frau und ich mit Michael Visse telefoniert und den Online-Kalender gebucht, der schon wenige Tage später nutzbar war. So kam alles ins Rollen.
Anfang Dezember waren wir dann einen ganzen Tag in Lingen. Was wir hier im Hinblick auf Patientenberatung und -service gesehen und erfahren haben, war sensationell und uns bis dato komplett unbekannt. Von den Anwendungen zu hören und die Wow-Momente selbst zu erleben, ist etwas völlig anderes.
Für uns war klar: Das wollen wir sofort haben und auch in unserer Praxis einsetzen.
Wir sind also absolut euphorisch nach Hause gefahren und innerhalb kürzester Zeit von 0 auf 100 durchgestartet. Schon eine Woche später war Termin Advanced implementiert.
Die Anwendungen von iie-systems sind für uns ein absoluter Game Changer, ich möchte fast sagen, eine Revolution. Da die Patienten ihre Termine 24 / 7selbst verschieben können, haben wir so gut wie keine No Shows mehr. Der Anteil der nicht wahrgenommenen Termine ist von etwa 10 % auf weniger als 1 % gesunken. Das ist total krass und der absolute Hammer. Auch von unseren Patienten bekommen wir durchweg ein positives Feedback.
Das Telefon der Rezeption wurde um mehr als 50 % entlastet, weil nicht mehr ständig Patienten anrufen und fragen, wann nochmal ihr Termin ist oder die Damen bei nicht wahrgenommenen Terminen hinterher telefonieren müssen.
Unsere Mitarbeiterinnen sind happy und möchten nie mehr darauf verzichten. Ein solch perfekter Patientenservice vereinfacht ja nicht nur die Arbeit, sondern macht auch Spaß und gebt die Stimmung in Sinne von: „Ich arbeite in einer supertollen Praxis.“
Klar gab es ganz zu Anfang ein paar Bedenken im Team. Aber die haben tatsächlich nur einen Tag angehalten. In kürzester Zeit haben die Mitarbeiterinnen die Vorteile erkannt und selbst gesehen, wie super und schnell das alles funktioniert.
Ich muss ganz ehrlich sagen: Wenn ich heute nochmal mit meinem alten Ich reden könnte, würde ich alles ganz anders machen und von Anfang an iie nutzen. Dass ich das jetzt erst getan habe, war falsch und im Nachhinein wirklich ärgerlich.
Hätte ich das sofort gemacht, wäre meine Praxis noch besser gewachsen. Ich wusste nicht, welcher immense Mehrwert damit verbunden ist.
Mit den Anwendungen von iie erschließt man sich ganz andere Märkte und rekrutiert beispielsweise sehr viel mehr Selbstzahler. Die Produkte sind absolut ausgereift und zu Ende gedacht.
Was es noch angenehmer macht, ist der Top-Service, den das gesamte Team bietet. Es läuft alles absolut kollegial, unbürokratisch und mit kurzen und einfachen Kommunikationswegen. Besser kann man es nicht haben. Wir, unser Team und unsere Patienten sind rundum begeistert von allen Anwendungen.
Beratungen machen wir jetzt mit der Bilddatenbank smile design. Das ist im Vergleich zu vorher ein Unterschied wie Tag und Nacht. Das hätte ich niemals für möglich gehalten.
Mit den Vorher-Nachher-Fotos sehen die Patienten, wie ihr Lächeln später aussehen wird. Das ist viel greifbarer, weil das Ziel visualisiert wird. Die Beratung geht viel schneller und die Kosten sind zweitrangig. Wir erleben oft, dass danach gar nicht gefragt wird. Irgendwann nennen wir natürlich den Preis. Dann kommt von vielen Patienten die Antwort, dass sie mit solchen Kosten auch gerechnet haben.
Auch die Templates sind der Mega-Hammer. Dass man Terminarten mit individuellen Templates verknüpfen kann, habe ich vorher noch nie gehört und ich glaube, das ist revolutionär. Solche Funktionen bieten weder doctolib noch Jameda noch andere Dienstleister.
Und auch hier: Man bekommt vom iie-Team immer wieder tolle Tipps zur Optimierung. So haben wir jetzt ein Geburtstagstemplate, in dem ein kleines Video integriert ist, auf dem wir Konfetti werfen. Das kommt so unfassbar gut bei den Patienten an, dass sie uns anschreiben und sich persönlich dafür bedanken.
Es ist die Summe von Details, die den Erfolg ausmacht. Und durch die Skalierbarkeit ist es so einfach. Jede Praxis kann das sehr schnell einsetzen, ob sie groß oder klein ist.
Meiner Meinung nach hat man heute als Praxis exakt zwei Möglichkeiten, nämlich:
Man begibt sich in die Abwärts-Spirale, zum Beispiel bei den Behandlungskosten.
oder
Man erhöht Service und Qualität und überwindet damit den Abwärts-Strudel.
Ich habe mich für die zweite Alternative entschieden. Und ich bin darüber unglaublich froh.
Der Anteil der Neupatienten hat sich immens erhöht, ich berate effektiver und erfolgreicher, ich komme insgesamt zufriedener durch den Tag und meine Arbeit macht mir wieder viel mehr Spaß.
Ich bin ein komplett überzeugter iie-Anwender und kann nur jeder Kollegin und jedem Kollegen empfehlen, es auch zu werden.
Wenn ich darüber mit befreundeten Ärzten spreche, wird meist gar nicht realisiert, welchen unglaublichen Impact iie-systems hat. Aber gut, ich habe es ja selbst lange nicht geglaubt. Man muss es tatsächlich sehen und sich selbst überzeugen – entweder bei Michael Visse oder in einer anderen Praxis, die so erfolgreich damit arbeitet.
Dr. Michael Schauseil rät Kolleginnen und Kollegen: „Nicht zögern – einfach umsetzen.“
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Im Rahmen dieses Blog-Artikels hat Dr. Manuela Stobbe ein Interview geführt, bei dem das Thema Herausforderung der Niederlassung sowie das Angebot von iie-systems zur Unterstützung bei wichtigen Fragen der Praxisplanung, Patientenberatung und Patientenkommunikation im Vordergrund stand.
Teilnehmer des Interviews waren:
Dr. Michael Visse seit 30 Jahren in Lingen niedergelassen, Gründer von iie-systems im Jahr 2010
Constantin Isphording Fachzahnarzt für Kieferorthopädie, seit Dezember 2021 niedergelassen in Gladbeck
Torsten Weber Fachzahnarzt für Kieferorthopädie, seit Dezember 2021 niedergelassen in Aachen
Herr Dr. Visse, gibt es Beobachtungen, die Sie bei Neugründungen immer wieder machen?
MV: Ja, in der Tat. Zahlreiche Kolleginnen und Kollegen sind gerade in der Phase der Neugründung überfordert. Es müssen tagtäglich Entscheidungen getroffen werden, die für die Zukunft der Praxis extrem wichtig sind.
Ich stelle immer wieder fest, dass die Gründungsphase zu erheblichen Überlastungen führt, in denen man Probleme hat, das Wesentliche vom Unwesentlichen unterscheiden zu können.
Viele Kolleginnen und Kollegen planen deutlich zu kleine Beratungszimmer oder verzichten auf die Einrichtung einer professionellen Fotostation. Manche verwenden zu viel Zeit auf das Praxislogo, werden bei der Gestaltung der Webseite falsch beraten und, und, und. Was wirklich zentral ist, ist die Einnahme der Kunden- / Patientenperspektive. Jeder Touchpoint muss verstanden werden. Wer hier Fehler macht, muss dies lange und sehr teuer bezahlen.
Haben Sie hier konkrete Empfehlungen?
MV: Jeder Neugründerin bzw. jedem Neugründer empfehle ich, mich frühzeitig in Lingen zu besuchen, sich persönlich einen Einblick in die moderne Praxisorganisation zu verschaffen und selbst zu erleben, wie man im Rahmen der Patientenberatung „Wow-Momente“ triggert. Das habe ich auch den Kollegen Isphording und Weber mehrfach geraten. Spät, aber nicht zu spät, haben sie den Weg nach Lingen gemacht.
Darüber hinaus empfehle ich dringend, das Angebot für Neugründer von iie in Anspruch zu nehmen und sämtliche Anwendungen konsequent und vom ersten Tag an zu nutzen.
CI: Das kann ich bestätigen. Michael Visse hat mir mehr als einmal geraten, ihn vor meiner Niederlassung zu besuchen. Ich habe das jedoch immer wieder verschoben, da ich im Zuge der Praxisplanung 2021 mit vielen anderen Dingen beschäftigt war. Ich war offen gesagt froh, in dieser Zeit einfach nur den Kopf über Wasser zu halten.
Ich bin allerdings während meiner Ausbildung zum Fachzahnarzt für Kieferorthopädie schon einmal in Lingen gewesen und war der Meinung, dass ich die Philosophie bereits weitgehend verstanden hatte. Ich wollte diese natürlich auch in meiner eigenen Praxis umsetzen. Nach meinem zweiten Besuch im Dezember 2022 musste ich jedoch feststellen, dass ich tatsächlich wertvolle Chancen verpasst habe. Mit meinem heutigen Wissen würde ich mit meinem Praxisplan in der Tasche nach Lingen fahren und mir eine zweite Meinung zu meinem Konzept einholen.
TW: Ich kann dem Kollegen Isphording nur zustimmen. In der Phase der Niederlassung hat man extrem viel um die Ohren. Da verliert man schnell den Fokus auf das Wesentliche. Retrospektiv betrachtet habe ich die Einladung nach Lingen viel zu lange hinausgezögert, und das war ein großer Fehler. Wäre ich vorher zu Michael Visse gefahren, hätte ich garantiert einiges anders gemacht.
iie-system hat ja für Praxisstarter ein besonders attraktives Angebot. Wie sieht das genau aus?
MV: Allen Neugründern bieten wir die Möglichkeit, sämtliche iie-Anwendungen ein Jahr lang zu sehr günstigen Konditionen zu nutzen. Konkret sind das einmalige Kosten in Höhe von 1.500 Euro netto sowie eine monatliche Nutzungspauschale von 75,00 Euro netto. Leider machen viele junge Kolleginnen und Kollegen von dieser Chance keinen Gebrauch oder aber sie machen Fehler bei der Umsetzung.
TW: Ja, das ist korrekt beschrieben. Ich habe das Neugründerpaket gebucht und Patienten mit der Bilddatenbank Smile Design – also mir Vorher-Nachher-Fotos – beraten. Den Wow-Moment konnte ich jedoch nicht beobachten. Warum das so war, ist mir bei meinem Besuch in Lingen bewusst geworden. Ich habe es verpasst, Gespräche zu verknappen und in die richtige Bahn zu lenken. Meine Beratung war viel zu lang, und damit habe ich die Patienten eindeutig überfordert.
Heute ist das anders. Ich achte auf jedes Detail, auf jedes Wort. Das ist extrem wichtig und macht den Erfolg einer Beratung aus.
CI: Was Herr Weber da anspricht, ist ein Problem, das wohl die allermeisten jungen Kieferorthopäden betrifft. Und ich schließe mich da selbst nicht aus. Es wird viel zu ausführlich und fachspezifisch beraten, was die Patienten aber eher verwirrt. So haben wir es jedoch gelernt.
Uns als „Spezialisten“ ist dabei aber oft gar nicht bewusst, wie es beim Patienten ankommt, wenn wir ihm Simulationen oder Modelle zeigen. In Lingen habe ich verinnerlicht, wie viel – oder besser gesagt, wie wenig – man erklären muss, damit der Patient es versteht und wie aussagekräftig Fotos sind.
Smile Design ist eine extreme Vereinfachung des Beratungsprozesses. Es ist mit einem Klick verfügbar, für Patienten sehr viel verständlicher und realer und zudem zeitlich und personell deutlich weniger aufwändig.
Ich muss allerdings zugeben, dass ich Smile Design im ersten Jahr gar nicht genutzt habe, obwohl die Voraussetzungen ja gegeben waren. Vielmehr habe ich meinen Fokus auf Laborabläufe, Personal, Rechnungen etc. gelegt und die Optimierung der Beratung vor mir hergeschoben, nach dem Motto, so wie ich es mache, funktioniert es ja auch.
Ich habe mich aus meiner Komfortzone nicht herausbewegt, das muss ich offen eingestehen. Gerade zu Beginn der Niederlassung hat man leider vielfach die Tendenz, sich mit Banalitäten aufzuhalten. Das ist gefährlich und lenkt vom Wesentlichen ab.
TW: Man sucht gerade als Neugründer bei vielen Dingen oft das Haar in der Suppe und hat die Idee, dass man das selbst noch besser hinbekommt. Rückblickend betrachtet stimmt das aber nicht.
Die iie-Anwendungen sind als Gesamtkonzept ein ganz wichtiger Baustein für den Praxiserfolg, bei dem man ganz einfach und komfortabel quasi mit „copy and paste“ arbeiten kann. Alles ist erprobt und erspart eine Menge Arbeit.
Man muss das Rad daher nicht neu erfinden, sondern kann das nutzen, mit dem viele Kollegen schon lange gut und erfolgreich fahren.
MV: Das haben Sie gut ausgedrückt. Leider verstehen jedoch viele den Wert und das Zusammenspiel der iie-Anwendungen erst nach einem Besuch in Lingen. Das gilt ganz besonders für die Patientenberatung.
TW: Die Art und Weise der Beratung mit Smile Design ist ja auch total innovativ und zunächst ungewohnt. Sie entspricht nicht dem, was wir in der Ausbildung gelernt haben. Vom reinen Hörensagen oder darüber lesen kann man sich vermutlich gar nicht vorstellen, wie anders so eine Beratung läuft. Mir ging es auf jeden Fall so.
Man muss neu denken und das, was man an der Uni gelernt oder bislang in der Praxis gelebt hat, vergessen. Viele Aufklärungsgespräche – und da beziehe ich meine eigenen mit ein – sind eher ein „Abschreckungsgespräch“. Man klärt viel zu sehr über Risiken auf. Der Patient wird als potenzieller Kläger gesehen und nicht als potenzieller Neukunde.
Natürlich muss aufgeklärt werden. Das erfolgt aber zu einem späteren Zeitpunkt. Wie schon erwähnt, bei der Patientenberatung geht es um Details. Welche das sind, erkennt man nach dem Tag in Lingen sehr schnell.
Das heißt also, in der Anfangsphase macht man als Neugründer eventuell Fehler?
CI: Ja, ich denke, das ist so. Ein Klassiker bei jungen Kolleginnen und Kollegen ist, dass man viel zu viel in das rein Fachliche investiert, also beispielsweise verschiedene Bracketsysteme ausprobiert. Das kostet Zeit, Geld und Energie und ist eigentlich absolut unnötig. Was einen am Ende erfolgreich macht, ist nämlich nicht das 10. Bracketsystem, sondern das professionelle Auftreten. Und da ist iie wirklich unschlagbar und eine absolute Hilfe.
Das habe ich allerdings auch nicht sofort erkannt. Anfangs unterliegt man der Illusion, dass man ganz viel Zeit hat. Das stimmt aber nicht, wie man sehr bald erkennt. Und dann ist man froh, wenn man ein System nutzen kann, das erfolgreich funktioniert, ohne dass man selbst etwas tun muss.
Damit verbunden ist zudem eine ganz andere Wertschätzung für die Arbeit, die in den Anwendungen von iie steckt.
MV: Der Tag in Lingen ist für viele sehr anstrengend. Man erlebt einen Praxisablauf, den man so nicht kennt. Die Kollegen Isphording und Weber haben die Chancen erkannt und schnell gehandelt. Das ist nicht die Regel, sondern wirklich außergewöhnlich.
Sie beide haben es demnach verstanden und starten jetzt mit iie komplett durch, wenden alle Anwendungen konsequent an und haben auch einige Broschüren aus dem iie-Portfolio bestellt.
TW: Das ist richtig. Ich denke, ich kann für uns beide sprechen, wenn ich sage, dass wir von dem Gesamtkonzept absolut überzeugt sind.
Alle Anwendungen und auch die Broschüren sind jeden einzelnen Euro wert. Dahinter steht ein gigantischer Arbeitsaufwand, den man selbst nicht leisten kann.
Ein erfolgreiches und funktionierendes Konzept 1 zu 1 anwenden zu können und sofort von den Vorteilen zu profitieren, ist eine wegweisende Chance.
CI: Exakt. Und was noch dazukommt ist Folgendes:
Bis man als Neugründer mit Behandlungsqualität und Top-Ergebnissen glänzen kann, vergehen anderthalb bis zwei Jahre. Man kann aber vom ersten Tag an mit Professionalität glänzen. Den Patienten vom ersten Kontakt zur Praxis mit Online-Terminvergabe, Terminbestätigung inkl. Anamnesebogen in Echtzeit, mit einem angenehmen und außergewöhnlichen Beratungsgespräch sowie mit professioneller Fotostation zu beeindrucken, ist unfassbar wertvoll.
Wie Herr Weber schon erwähnte: Es macht total Sinn, ein funktionierendes System zu übernehmen. Aus eigener Erfahrung kann ich aber sagen, dass iie-systems Chefsache ist und man nicht einfach an die Mitarbeiterinnen delegieren sollte. Man muss das ganze selbst durchdringen und sich damit beschäftigen. Wichtig ist ein Perspektivwechsel. Ich sehe heute vieles nicht mehr wie früher mit der Arztbrille, sondern tatsächlich mit der Patientenbrille.
Wenn man es einmal richtig verstanden hat, ist alles mit iie-systems unglaublich einfach. Ich möchte mal ein Beispiel geben. Ich habe erst nach meinem letzten Besuch in Lingen das Ampelprinzip von iie begriffen. Bis dato hatten meine Mitarbeiterinnen aufwändig und zeitraubend Excel-Listen erstellt. Das ist bei der Ampel gar nicht nötig, weil die Ergebnisse zu erfolgreichen Behandlungsabschlüssen quasi auf Knopfdruck vorliegen. Dass ich mich nicht vorher damit befasst habe, war ein Fehler, den ich in den Bereich Lernprozess einordnen würde.
MV: Die Ampel ist ein perfektes Instrument, um den eigenen Selbstbetrug zu offenbaren. Den Erfolg oder Misserfolg seiner eigenen Beratung im wahrsten Sinne des Wortes vor Augen zu haben, macht einen demütig.
Abschließend die Frage: Was würden Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung Praxisneugründern empfehlen?
TW: Man wird ja schon vor der Praxiseröffnung mit Informationen und Angeboten zu Geräten, Brackets, Behandlungseinheiten etc. überhäuft. Hier die Orientierung zu behalten, ist schwierig. Das Risiko, Fehler zu machen und sinnlos Geld zu verbrennen, ist nicht zu unterschätzen.
Aus heutiger Sicht würde ich einiges anders machen. Bis ich die Vorteile des iie-Ökosystems verstanden habe, hat es gedauert.
Ich würde daher jedem Neugründer unbedingt einen Besuch beim Kollegen Visse in Lingen empfehlen – und zwar schon zu Beginn der Praxisplanung. Hier gibt es Tipps und Ratschläge, die man noch bei den baulichen Maßnahmen umsetzen kann, zum Beispiel die Aufteilung der Räumlichkeiten, Vorsehen eines Beratungszimmers, einer professionellen Fotostation etc.
Ich persönlich habe das leider versäumt. Wenn ich die Zeit zurückdrehen könnte, würde ich es anders machen und vorher nach Lingen fahren. Das kann ich nur jedem raten. Sie können sicher sein, dass es ein sehr, sehr anstrengender Tag sein wird. Aber er wird sich für Ihre persönliche Zukunft und für die Ihrer Praxis lohnen. Und das ist es allemal wert.
CI: Ich möchte noch ergänzen: Setzen Sie von Anfang an Ihre Prioritäten richtig. Wenn man sich auf rein fachliche Dinge wie Bracketsysteme, Scanner etc. fokussiert, läuft man Gefahr, den Patientenservice zu vernachlässigen. Man schiebt notwendige Veränderungen in die Zukunft oder – noch schlimmer – man verlässt sich dabei auf das vorher gelernte. Mit meinem heutigen Wissen ist das ein fataler Fehler.
Glauben Sie erfahrenen Kollegen und hören Sie auf deren Ratschläge. Übernehmen Sie ein funktionierendes System. Nutzen Sie von der ersten Stunde an und konsequent die Anwendungen von iie.
Verzetteln Sie sich nicht. Setzten Sie Ihre Zeitressourcen lieber für andere notwendige Arbeiten ein. Davon gibt es genug.
MV: Ich wiederhole nochmal mein Angebot an alle Kolleginnen und Kollegen, die eine Niederlassung planen. Bei einem Besuch in meiner Praxis in Lingen stehe ich Ihnen sehr gerne für wertvolle Tipps zur Verfügung. Werten Sie diese bitte nicht als persönliche Kritik, sondern als wertvollen und gut gemeinten Rat für Ihren beruflichen Erfolg. Setzen Sie meine Empfehlungen um. Probieren Sie die Anwendungen von iie aus und machen Sie damit Ihre eigenen Erfahrungen. Und vor allem: Kommen Sie frühzeitig nach Lingen, optimal bereits vor der konkreten Planung Ihrer Praxis.
Vielen Dank an Sie drei für Ihre ehrlichen Worte und das spannende Gespräch, das für viele Kolleginnen und Kollegen, die eine Neugründung planen, sicherlich eine Hilfestellung ist.
In einem kleinen Video erzählen Torsten Weber und Constantin Isphording von ihren Eindrücken beim Besuch in Lingen. (Durch einen Klick auf das Bild öffnet sich das Video)
Eine Änderung der Meinung ist für jeden von uns fraglos eine Herausforderung, die nicht zu unterschätzen ist. Was man dazu braucht, sind Neugierde und den unbedingten Willen, sein bisheriges Handeln kritisch zu prüfen.
Nur das selbstreflektierte Hinterfragen erlaubt eine Weiterentwicklung. Es mag unangenehm sein, muss jedoch als wertvolle Chance begriffen werden.
Gerade in einer sich rasant verändernden Welt ist eine solche geistige Beweglichkeit ein immenser Vorteil. Man könnte glauben, dass die Offenheit zum Lernen von Intelligenz abhängt. Genau das Gegenteil ist jedoch der Fall.
„Je intelligenter Sie sind, desto mehr haben Sie unter Umständen damit zu kämpfen, Ihre Überzeugungen zu aktualisieren“ (Adam Grant: Think again – Die Kraft des flexiblen Denkens)
Intelligenz und aktueller Erfolg führen häufig zu einem gefährlichen Mix.
Man erkennt Denkfehler nicht.
Man gibt einen Irrtum nicht zu.
Man versagt bei der Umsetzung von Ideen, die den eigenen Ansichten widersprechen.
Man bildet sich also eine Meinung, bevor man sich mit einem Thema auseinandergesetzt hat. So fühlt man sich überlegen, unangreifbar und lehnt jede Änderung ab (Überheblichkeit).
Ich nutze hier immer gerne das Beispiel Nokia, den sog. Nokia-Effekt.
Nokia hatte großartige Zukunftsaussichten. Das Unternehmen hat es jedoch verpasst, sich zu verändern und ein eigenes Ökosystem aus Soft- und Hardware zu etablieren. Folge war der rasche und unwiederbringliche Absturz in die Bedeutungslosigkeit.
Vermeiden Sie es, in Ihrer Praxis den gleichen Fehler zu machen. Schaffen Sie ein neues Ökosystem beim Patientenservice. Schaffen Sie eine neue Verbindung zu Ihren Patienten durch die konsequente Nutzung von iie-Anwendungen.
Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf Ihre Behandlungsmethoden (wie Nokia das mit dem Thema Telefonieren getan hat). Legen Sie Ihren Schwerpunkt vielmehr auf den einzigartigen Patientenservice.
Wenn Sie es nicht tun, tun es andere, denen sie das Feld überlassen. Betreiben Sie also Risikovorsorge.
Mein Rat: Machen Sie eigene Erfahrungen und ändern Sie Ihre Routinen. Seien Sie neugierig.
Die Anwendungen von iie-systems liefern Ihnen alle Möglichkeiten dazu, z. B. durch:
Patientenberatung mit Smile Design
auf Ihre Praxis abgestimmte und hochwertige Broschüren
intelligentes Terminmanagement (Termin Advance)
professionelle Fotostation
digitalen Rechnungsversand
Die Erfahrung zeigt:
Je öfter Anwender ihre Meinung zu diesen Themen geändert haben, umso mehr haben sie tatsächlich dazugelernt und ihr Wissen durch neue Erfahrung erweitert.
Nur wenn wir bereit sind, das unangenehme Gefühl der Veränderung zu überwinden, kann sich etwas verbessern, kann Neues entstehen.
Eng damit verbunden ist auch die Steigerung Ihrer Team-Zufriedenheit!
Bei allen iie-Anwendern zeigt sich, dass die Veränderungsbereitschaft ein Maßstab nicht nur für den eigenen Erfolg ist, sondern auch die Zufriedenheit im Team immens erhöht.
„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und zu hoffen, dass sich etwas ändert.“ (Albert Einstein)
Was es in unserer schnelllebigen Welt dringend braucht, ist die Fähigkeit, Gedachtes zu überdenken und sich vom Erlernten wieder zu lösen.
Um das zu schaffen, hat iie-systems die geeigneten Instrumente entwickelt. Sie auszuprobieren, eigene Erfahrungen zu sammeln und etablierte Meinungen zu ändern obliegt allerdings jedem einzelnen selbst.
Das iie-Team ist permanent auf der Suche nach neuen Ideen, was mit einer ständigen Meinungsänderung verbunden ist. Das kommt vor allem unseren Anwendern zugute.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen im Namen des gesamten iie-Teams ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Start in ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr, in dem wir Sie mit weiteren wertvollen Ideen überraschen werden.
Wir bleiben weiter neugierig. Bleiben Sie es auch!
Digitale Technologien und das Know-how, diese erfolgreich anzuwenden, entscheiden über die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Praxen.
Immer mehr Anwender von iie-systems erkennen die Vorteile, haben eine positive Einstellung zur Technologie und sehen den großen Nutzwert.
Die intelligente Digitalisierung der Patientenkommunikation eröffnet neue Chancen bei der effektiven Patientengewinnung und der besseren Vernetzung zum Patienten.
Zudem ermöglichen digitale Technologien neue, intelligente Arbeits- und Produktionsprozesse zur Behandlungsplanung und Herstellung kieferorthopädischer Apparaturen.
KFO-Praxis 4.0
Das alles passiert jedoch nicht von alleine. Es benötigt Energie und Aufmerksamkeit.
Digitale Kompetenz entsteht nicht durch das Lesen dieses Blog-Beitrages oder durch Investition in Anwendungen von iie-systems bzw. den Kauf eines Scanners oder digitalen Druckers.
Es gilt, eigene Erfahrungen zu sammeln und eigene Fehler zu machen. Nur so sind wir in der Lage, digitale Kompetenz in unseren Praxisteams aufzubauen.
Es reicht nicht, sich in einem Fitnessstudio anzumelden oder eine Hantelbank zu kaufen. Wer gesund und leistungsfähiger werden will, muss ins Studio gehen und die Hanteln stemmen.
Meine Empfehlung
Starten Sie noch heute mit Ihrem Trainingsplan zur digitalen Patientenkommunikation. Setzen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team neue realistische Trainingsziele.
Beispiel:
Steigern Sie Ihre aktuelle Verknüpfungsrate mit Ihren Patienten.
Nutzen Sie den digitalen Rechnungsversand.
Machen Sie den nächsten Schritt. Verwenden Sie neue „Trainingsgeräte“ (Anwendungen von iie-systems).
Ihre Belohnung sind mehr Erfolg und Leistungsfähigkeit, effektivere Prozesse, Entlastung des Personals und begeisterte Mitarbeiter und Patienten.
Das Team von iie-systems hat in den letzten 10 Jahren ein erprobtes ein digitales CRM (Customer Relationship Management) entwickelt. Die digitalen Lösungen werden bereits heute in über 400 Praxen erfolgreich genutzt.
Die Digitalisierung der Patientenkommunikation ist die passende Antwort, auf ein sich dynamisch veränderndes Patientenverhalten angemessen zu reagieren und das Vertrauen der Patienten zu gewinnen.
Digitale Kompetenzen und digital geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen zukünftig den entscheidenden Unterschied und sind deshalb ein zentraler Faktor für die Zukunftssicherheit Ihrer Praxis. Der Wettbewerb um Wunschpatienten verlangt Praxen eine Umstellung von analogen Prozessen auf abgestimmte digitale Lösungen ab.
Das Alte und das Neue müssen zusammenwachsen
Digitale Lösungen werden Schritt für Schritt analoge Prozesse ersetzen.
Ich möchte Sie daher ermutigen: Sammeln Sie Ihre eigenen Erfahrungen und überwinden Sie Ihre eigenen Zweifel.
Nur wenn wir es selbst ausprobiert haben, können wir bewerten, wie wertvoll neue abgestimmte Konzepte und Lösungen sind.
Gern steht unser iie-Team Interessierten mit Ideen zur erfolgreichen digitalen Patientenkommunikation mit Rat und Tat zur Seite.
Vereinbaren Sie einfach online und ganz unverbindlich einen Termin mit Nicole Weinrich.
Die Optimierung von Praxisabläufen spart nicht nur Zeit, sondern ist für die Praxis auch ein wesentlicher Imagefaktor, den Patienten zu schätzen wissen. Vor diesem Hintergrund wurde von iie-systems in Kooperation mit ivoris bereits 2020 eine abgestimmte Schnittstelle zum Zahnarztportal der AOK Niedersachen entwickelt und implementiert. Gemeinsam mit der AOK Niedersachsen erfolgte jüngst der zweite Schritt: die Neugestaltung im Hinblick auf die Erstattung der Eigenanteile am Ende der Behandlung.
Mithilfe der Schnittstelle können Praxen über die Anwendung von iie-systems ganz einfach und komfortabel ihre Behandlungs-, Verlängerungs- bzw. Nachanträge elektronisch im Zahnarztportal einreichen.
Der gesamte Prozess funktioniert vollständig digital und ohne Medienbruch. Die Reduzierung der Bearbeitungszeit auf 3 bis 7 Tage erleichtert allen Beteiligten die tägliche Arbeit. Wenig verwunderlich also, dass alle bisher gesammelten Erfahrungen überaus positiv sind. Nicht zuletzt bleibt zu erwähnen, dass den kommenden gesetzlichen Vorschriften (e HKP) über diesen Weg bereits vor ca. 2 Jahren Genüge getan wurde.
Die Erweiterung im Hinblick auf die Erstattung der Eigenanteile ist somit eine konsequente Weiterentwicklung der Anwendung mit dem Ziel, einen komplett IT-gestützten automatisierten Prozess vom Antrag bis hin zur Erstattung an den hierzu berechtigten Patienten zu schaffen.
Für die Realisierung war eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen ivoris, iie-systems sowie der AOK Niedersachsen notwendig. Eine Voraussetzung war dabei, den elektronischen Rechnungsversand über die Schnittstelle ivoris connect weiter zu optimieren.
Part ivoris
Das Team rund um Herrn Möckel liefert heute strukturierte Daten zu den Patientenrechnungen, die für die elektronische Weiterverarbeitung zwingend notwendig sind.
Part iie-systems
iie-systems hat alle technischen Voraussetzungen geschaffen, um diese Daten entsprechend der Vorgabe der AOK miteinander zu verknüpfen. Die Daten werden seitens iie-systems auf Vollständigkeit und Validität überprüft und über eine gesicherte Schnittstelle zur AOK Niedersachen übertragen. Hier werden sie automatisch im Versicherungsstammdatenmanagement geprüft und bearbeitet. Alles läuft dabei vollautomatisch, ohne dass ein Sachbearbeiter eingreifen muss.
iie-systems liefert für diesen Prozess drei elektronische Formulare, nämlich
die Abschlussbescheinigung mit Datum und digitaler Unterschrift
die Kontoverbindung des berechtigen Zahlungsempfängers mit digitaler Unterschrift
ein digitales Formblatt, mit dem der Patient die Forderung an die Praxis abtreten kann für den Fall, dass er noch offene Rechnungen hat. Dies garantiert eine schnelle Erstattung der Eigenanteile auf das Praxiskonto.
Solche innovativen Technologien ermöglichen Geschäftsvorgänge, die bislang nicht automatisiert werden konnten – mit klaren Vorteilen für alle Beteiligten.
Vorteile Patient
Der Patient kommt in den Genuss eines umfassenden Service und muss sich selbst um nichts kümmern. Die Erstattung der Eigenanteilsrechnungen erfolgt sehr zeitnah. Das überrascht den Patienten und sorgt für einen WOW-Moment.
• Er ist sicher, in der richtigen Praxis behandelt zu werden. • Er ist überzeugt, die richtige Krankenkasse gewählt zu haben.
Vorteile Praxis
Durch standardisierte digitale Formulare erfolgt eine schnelle und komfortable Bearbeitung. Die Verbindung mit Schnittstellen macht eine Installation von zusätzlicher Software unnötig.
Patienten sind begeistert und fühlen sich von der Praxis optimal unterstützt. Mitarbeiterinnen werden erheblich entlastet und können sich anderen Arbeiten widmen.
Alles ist perfekt in iie-systems dokumentiert und gespeichert und kann auf Knopfdruck jederzeit überprüft werden. So entfallen lästige Nachfragen zu fehlenden Rechnungen oder verlegten Abschlussbescheinigungen.
Die Möglichkeit der Abtretung der Eigenanteile bei ggf. noch offenen Rechnungen seitens des Patienten sichert die rasche und unkomplizierte Erstattung auf das Praxiskonto. Dazu signiert der Zahlungspflichtige ein eigens entwickeltes digitales Formular, welches von der AOK akzeptiert wird.
Vorteile Krankenkasse
Die ausgezeichnete Datenqualität erlaubt eine skalierbare, schnelle und kostengünstige Implementierung. Zeit- und kostenintensive Digitalisierung sowie die nachfolgende Prüfung der eingehenden Patientendokumente durch die Leistungsabteilung entfallen.
Der ganzheitliche Ansatz verbindet die unterschiedlichen Interessengruppen und sorgt für einen messbaren Produktivitätsgewinn. Die komplette Automatisierung reduziert menschliche Fehler und optimiert die Prozess- und Bearbeitungsqualität. Zudem können große Datenmengen 24/7 bearbeitet werden.
Fazit
Der Gesundheitsbereich und seine Akteure befinden sich aktuell mitten in der Phase der digitalen Transformation. Tradierte Datenbearbeitung wird in Zukunft immer stärker durch vollständig automatisierte Prozesse abgelöst. Effizienzsteigerung und Fehlerreduzierung sind Vorteile, die kaum mehr eine andere Möglichkeit zulassen. Davon profitieren alle am Prozess Beteiligten. Am Ende steht der begeisterte Patient bzw. Versicherungsnehmer.
Die Voraussetzungen für diesen Change sind mehr als überschaubar. Es braucht lediglich eine neue Offenheit für innovative Lösungen mit intelligenten Schnittstellen.
Hier versteht sich iie-systems als Vermittler und Initiator für neue Anwendungsfälle im Gesundheitswesen. Gemeinsam mit ivoris ist es unser Ziel, Praxen zu entlasten und einen mess- und fühlbaren Mehrwert zu bieten.
Auch wenn es bereits Erfolgsbeispiele gibt: Wir stehen noch ganz am Anfang. Wir sind jedoch immer einen Schritt voraus. Davon profitieren unsere Anwender in der Praxis tagtäglich.
