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Gerade für Neugründer lohnt sich auch der weiteste Weg nach Lingen

Ein Beitrag von Dr. Robert Guderian (Fachzahnarzt für Kieferorthopädie)
www.enz-kfo.de

Im Januar 2024 werde ich meine Praxis Enz-KFO in Pforzheim eröffnen. Dass ich hier von Anfang an die Anwendungen von iie-systems nutzen werde, war mir schon lange klar.

Im Rahmen meiner klinischen Weiterbildung hatte ich einen Kollegen, der iie-systems bereits kannte. Er hat mir seinerzeit folgenden Rat gegeben: „Wenn Du Dich jemals selbstständig machen solltest, melde Dich unbedingt bei Michael Visse. Er und seine Anwendungen öffnen Dir die Augen und bieten Dir Chancen, an die Du jetzt gar nicht denkst.“

Ich bin sehr dankbar für diesen Ratschlag und muss zugeben: Der Kollege hatte zu 100 % Recht.

Vor rund drei Jahren habe ich zudem auf der DGKFO einen Vortrag von Michael Visse gehört und war damals schon überzeugt, dass es sich um einen smarten Ansatz und ein absolut zu Ende gedachtes Konzept handelt – quasi ein komplettes System, das einem sehr viele Dinge im Praxisalltag unglaublich viel einfacher macht.

Mein Entschluss stand also fest. Trotzdem habe ich mich Anfang November auf den Weg nach Lingen gemacht, um mir alles noch einmal live anzusehen und wichtige Tipps geben zu lassen. Leider hat es bei mir aus zeitlichen Gründen nicht eher gepasst. Im Nachhinein wäre ein früherer Besuch aber besser gewesen. Denn man bekommt hier unglaublich viele wichtige Ratschläge und kann einige Dinge dann noch anders planen.

Ich hatte allerdings den Vorteil, dass ich schon länger Mitglied der iie-WhatsApp-Gruppe war und dadurch bereits viele Tipps und Ideen der erfahrenen Kolleginnen und Kollegen mitbekommen habe, die ich aufgreifen konnte. So habe ich beispielsweise von Anfang an ein eigenes Beratungszimmer geplant, weil ich den Nutzen, der damit verbunden ist, erkannt habe. Das war ja mehr als einmal Thema im Chat. Hier habe ich als Neugründer wertvollen Input erhalten, für den ich sehr dankbar bin.

Auch wenn ich hätte früher kommen sollen: Ich bin sehr froh, in Lingen gewesen zu sein und habe unglaublich viel mitgenommen. Vor allem, was die Beratung mit der Bilddatenbank smile design angeht, war es ein echtes Erlebnis, das einmal selbst zu erleben. Die Beratung ist komplett anders als alles, was ich bisher kannte. Denn wie die meisten habe auch ich bei meinen Beratungsgesprächen immer die Methoden in den Fokus gestellt. Und ganz ehrlich, da geht oftmals leicht eine halbe Stunde und mehr drauf.

Bei der Beratung mit smile design wird jedoch nicht die Therapie im Detail besprochen, sondern die Konzentration erfolgt auf den Patienten und seinen Wunsch nach einem perfekten Lächeln. Das ist es ja, was er möchte und was ihn in die KFO-Praxis kommen lässt und nicht der Wunsch nach dezenten Brackets oder Alignern. Hier geht es also um das Wecken von Emotionen.

Als ich Michaels Beratungsgespräche erlebt habe, war ich total überrascht, wie einfach und schnell das funktionieren kann. Innerhalb von 5 bis 10 Minuten sind die Patienten überzeugt und entscheiden sich in aller Regel für die Behandlung und dass, ohne dass die Qualität der Beratung leidet. Wenn ich es nicht selbst gesehen hätte, hätte ich das nicht geglaubt.

Mit Klick auf das Bild oben kommen Sie zum Video

Bei meinen Überlegungen, für meine neue Praxis iie-systems zu nutzen, hatte ich mich vor allem auf Online-Termine und Templates fokussiert. smile design hatte ich gar nicht so auf dem Schirm. Nachdem ich die Vorteile der Beratung mit den Vorher-Nachher-Bildern erlebt habe, werde ich das jetzt selbstverständlich auch nutzen.

Für Neugründer gibt es ja ein super Kennenlernangebot. Zum reduzierten Preis kann man ein Jahr lang alle iie-Anwendungen nutzen. Das ist echt fair, und man kann seine Praxis damit vom ersten Tag erfolgreich aufstellen und sich von den Mitbewerbern positiv abheben. Das ist gerade für Neugründer wichtig, denn wir müssen ja in der Anfangsphase erstmal überhaupt Patienten gewinnen.

Um Michaels Methode zu adaptieren und alles korrekt umzusetzen, werde ich mich in der nächsten Zeit noch ein wenig einarbeiten müssen. Ich muss also noch etwas üben, bin aber sicher, dass sich das zu 100 % lohnen wird.

Was mich bei meinem Besuch übrigens besonders gefreut hat, ist die Tatsache, wieviel Zeit Michael Visse sich für mich genommen hat – ganz unabhängig von den iie-Anwendungen. Ich habe zahlreiche Anstöße zum Praxisablauf und zur Patientenorganisation bekommen, z. B. wie man Wege smarter gestaltet etc. Das hatte ich ehrlich gesagt gar nicht erwartet. Also der Besuch hat sich für mich total gelohnt.

Ich kann nur allen Kolleginnen und Kollegen, die eine Niederlassung planen, dringend raten, sich auf den Weg nach Lingen zu machen. Optimal tut man das sehr frühzeitig, also vor der finalen Budgetplanung. Man bekommt hier wertvolle Tipps und Ratschläge, welche Dinge sinnvoll sind und was man von Anfang an planen sollte.

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Patient Relationship Management (PRM):Starke Verbindung von Patient und Praxis macht erfolgreicher

iie-systems stellt seinen Anwendern ein individuelles Patient Relationship Management (PRM) zur Verfügung. Wie ein Customer Relationship Management (CRM), das von Unternehmen genutzt wird, verfolgt auch die PRM-Technologie von iie das Ziel, die Beziehung zwischen Patient und Praxis zu optimieren und effektiv zu verwalten.

Ich möchte Ihnen nachstehend einige Tools und Vorteile des von iie-systems entwickelten PRM ein wenig näherbringen.

Das PRM ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Patienteninformationen. Dies schließt Kontaktverlauf, Präferenzen und zurückliegende Interaktionen ein. So ist die Praxis in der Lage, personalisierte und maßgeschneiderte Dienstleistungen anbieten zu können.

Die nahtlose Integration über abgestimmte Schnittstellen zur jeweils genutzten Praxis-Verwaltungssoftware stellt jederzeit einen effizienten Informationsaustausch sicher.

Die integrierte Terminplanungsfunktion erleichtert die Terminvereinbarung für Patienten. Automatische Erinnerungen reduziert die No Show- Rate.

Eine reibungslose und effektive Kommunikation über verschiedene Kanäle zwischen Patient und Praxis, inkl. sicherer Messaging-Plattformen, macht die Bearbeitung von Anfragen sowie die Lösung eventuell auftretender Probleme sehr viel schneller und einfacher.

Terminerinnerungen, digitalisierte Formulare und abgestimmte Online-Rechnungszustellung: Die Automatisierung von Prozessen ist ein wichtiger Schritt zur nachhaltigen Steigerung der Praxiseffizienz.

Die Bereitstellung von verständlichen Informationen zu kieferorthopädischen Verfahren sowie sichtige Gesundheitstipps unterstützen Patienten bei ihren Entscheidungen sowie bei der Verbesserung ihrer Zahngesundheit.

Die Analyse von Patientendaten – unterstützt durch Reporting Tools von iie-systems – versetzt Praxen in die Lage, frühzeitig Trends zu identifizieren, Leistungen zu bewerten und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Die Automatisierungsfunkton für Aufgaben wie E-Mail-Marketing, Lead-Management und Angebotsverfolgung, die durch iie-systems bereitgestellt werden, erleichtern Kommunikation und Workflow im Praxisalltag erheblich.

Eine Dokumentation mit Fotos vor, während und nach der Behandlung beziehen den Patienten von Beginn an ein und motivieren ihn zu einer aktiven Teilnahme an der Therapie. So lassen sich optimale Ergebnisse erzielen, die zu Begeisterung führen.

Die abgestimmten Templates von iie-systems motivieren und erleichtern es Patienten, ein positives Feedback bei Google oder anderen Bewertungsportalen zu hinterlassen. Solche Bewertungen sind für jede Praxis wichtig, da sich zukünftige Patienten vorab informieren und vielfach auch Google Rezensionen in ihre Entscheidung einfließen lassen.

DSGVO-konforme Verwaltung von Patientendaten durch iie-systems und eine langjährige Beanstandungsfreiheit garantieren Sicherheit und Compliance.

Das iie-Team hat ein klares Ziel vor Augen: Wir möchten unsere Anwender dabei unterstützen, die Qualität der Patientenversorgung nachhaltig zu verbessern und die Verbindung zwischen Patient und Praxis zu stärken.

Dies lässt sich nachweisbar durch die Implementierung unseres Patient Relationship Managements erreichen, an dem wir permanent arbeiten, um die Funktionen weiter zu optimieren bzw. neue zu entwickeln.

Sind Sie neugierig geworden? Möchten Sie von solchen Vorteilen auch profitieren? Oder haben Sie weitere Fragen dazu?

Dann freuen wir uns, wenn wir Sie auf dem Weg zu noch mehr Praxiserfolg unterstützen dürfen.

Nicole Weinrich und Nathalie Krüger sind gerne für Sie da.

Tel. 05975 / 95 58 761
weinrich@iie-systems.de

Tel. 04104/ 96 88 322
krueger@iie-systems.de

Oder vereinbaren Sie direkt hier Ihren Beratungstermin online:

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Praxis als Gesundheitsunternehmen:Wie mache ich meine Praxis zukunftssicher?

Als Kieferorthopäden mit eigener Praxis sind wir Gesundheitsunternehmer. Wollen wir nachhaltig erfolgreich sein und effizienzsteigernd arbeiten, ist Stagnation der absolut falsche Weg. Vielmehr müssen wir aktiv innovative Ansätze und Ideen nutzen, um langfristig am Markt zu bestehen.

Eine solche Herangehensweise muss zwingend betriebliche wie patientenorientierte Aspekte gleichermaßen berücksichtigen.

Ich möchte Ihnen nachstehend einige Beispiele aufzeigen, die jede Praxisinhaberin und jeder Praxisinhaber im Blick haben sollte.

Online-Terminvereinbarung:
Nutzen Sie ein Buchungssystem, das einfach und intuitiv zu bedienen ist und geben Sie hier ausreichend Termine frei.

Kommunikation:
Pflegen Sie persönlich wie digital eine klare und effektive Kommunikation. Nutzen Sie die Ivoris Connect- bzw. Praxisdente Z1-Schnittstelle.

Patientenbindung und Kundenerlebnis

Patientenzentrierung:
Fokussieren Se sich auf die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Patienten.

Gehirngerechte Beratung:
Bedenken Sie: Patienten sind medizinische Laien. Überfordern Sie sie nicht mit Ihrem medizinischen Fachwissen.

Soft Skills:
Investieren Sie in Schulungen Ihrer Mitarbeiter*innen, um deren Kommunikations- und Kundenservicefähigkeiten zu optimieren.

Effizienzsteigerung und Kostenkontrolle

Prozessoptimierung:
Identifizieren Sie Engpässe und ineffiziente Abläufe. Nur so können Sie die Produktivität steigern.

Kostenkontrolle:
Haben Sie Ihre finanzielle Situation permanent im Blick. Suchen Sie nach neuen Möglichkeiten, um die Selbstzahlerleistungen zu steigern.

Marktforschung und Anpassung an Trends

Trendanalysen:
Verfolgen Sie Entwicklungen in der Gesundheitsbranche und reagieren Sie zeitnah darauf.

Marktforschung:
Schenken Sie den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe die notwendige Aufmerksamkeit, lernen Sie, diese zu verstehen und passen Sie Ihre Dienstleistungen bzw. Ihren Service dementsprechend an.

Aufbau von Netzwerken

Kooperationen:
Gründen Sie Netzwerke mit Praxen aus anderen Fachgebieten, um die Patientenversorgung zu verbessern.

Veranstaltungen:
Bieten Sie Informationsveranstaltungen an, um Ihre Praxis regional bekannter zu machen und Ihren Expertenstatus zu vermitteln.

Compliance und Datensicherheit

Datenschutz:
Achten Sie auf eine sichere und den Bestimmungen des Datenschutzes entsprechende Verwaltung Ihrer Patientendaten.

Compliance:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis den gesetzlichen Anforderungen und medizinischen Standards entspricht.

Finanzmanagement

Diversifizierung:
Erwägen Sie die Diversifizierung Ihrer Einnahmequellen, um finanziellen Risiken weitgehend vorzubeugen.

Rücklagenbildung:
Schaffen Sie frühzeitig finanzielle Rücklagen, um für unvorhergesehene Ereignisse gewappnet zu sein.

Personalentwicklung

Teamförderung:
Investieren Sie in die Entwicklung und Motivation Ihres Teams. So schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich Ihr Personal wohl fühlen.

Fachkräftegewinnung:
Stellen Sie sicher, dass Sie motivierte und qualifizierte Mitarbeiter*innen haben und nutzen Sie alle Wege, um solche zu rekrutieren. Sie sind ein wesentlicher Faktor für einen optimalen Patientenservice.

Technologien, Trends und Patientenbedürfnisse ändern sich fortwährend und zudem meist sehr schnell. Ignorieren Sie dies nicht, sondern passen Sie Ihre Methoden und Ihren Service kontinuierlich an. So gestalten Sie Ihre Praxis langfristig zukunftssicher und erfolgreich.

Im Bereich innovative Technologien steht Ihnen das gesamte iie-Team jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite. Wir sind für Sie da und helfen Ihnen, Ihre Praxis für die Zukunft aufzustellen.

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ABZ bietet Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand

Ein Beitrag Tassilo Richter, Geschäftsführer ABZ-ZR GmbH

Dass eine elektronische Rechnungsstellung ökologisch und ökonomisch sinnvoll ist, wird wohl kaum jemand mehr in Zweifel ziehen. Zudem werden Patienten – und vor allem Privatpatienten – von ihrer kieferorthopädischen Praxis zukünftig einen digitalen Rechnungsversand erwarten.

Mit der Patientencloud hat iie-systems eine innovative Möglichkeit geschaffen, Versand, Empfang und Verarbeitung von Rechnungen aus der Praxisverwaltungssoftware ivoris erheblich zu vereinfachen. Diese Technik wird bereits von zahlreichen KFO-Praxen erfolgreich genutzt und stellt einen ganz erheblichen Mehrwert dar.

Einen ähnlich hohen Mehrwert hat Factoring, das mit einschlägig bekannten Unternehmen ebenfalls von vielen Praxen genutzt wird. Bislang existiert jedoch bei keinem Anbieter die Möglichkeit der Verknüpfung mit der elektronischen Rechnungslegung.

Konkret bedeutete das bislang die Notwendigkeit einer Entscheidung zwischen Factoring oder dem digitalem Rechnungsversand. Die Betonung liegt auf bislang, denn durch die Zusammenarbeit mit Michael Visse, dem iie-Team und ivoris haben wir als ABZ ganz aktuell eine innovative Lösung entwickelt, die eine Verknüpfung von Factoring und elektronischem Rechnungsversand ermöglicht.

Damit haben wir Pionierarbeit geleistet und sind momentan tatsächlich das einzige Factoring-Unternehmen, das die technologische Infrastruktur zur elektronischen Rechnungsübertragung von iie-systems anbieten kann.

Darauf bin ich offen gesagt auch persönlich ein wenig stolz, denn die Kieferorthopädie ist meine Leidenschaft und begleitet mich schon seit meiner frühen Jugend.

Unser Ziel ist es, der KFO im Factoring eine „Heimat“ zu bieten. Denn diese Gruppe wird ja von Mitbewerbern in aller Regel vernachlässigt, da sie im Vergleich zu Zahnarztpraxen recht klein ist. Daher haben wir 2021 das Kompetenzzentrum Kieferorthopädie in der ABZ gegründet.

Ich persönlich brenne für die Kieferorthopädie und freue mich, dass wir gemeinsam mit ivoris und iie etwas geschaffen haben, was es bisher noch nicht gab und was kieferorthopädischen Praxen bislang nicht dagewesene Vorteile verschafft.

Die Technologie bietet für jede Praxis ungeahntes Potenzial und wird zukünftig unsere Art, Rechnungen zu versenden, grundlegend optimieren. Wir ergänzen bzw. ersetzen den tradierten Papierdruck. Welcher Weg hier eingeschlagen wird, bestimmt jede Praxis ganz individuell.

Grundsätzlich existieren drei Möglichkeiten für die Zustellung der Rechnung.

  1. Klassischer Postversand
    Die ABZ druckt und versendet die Rechnungen für die jeweilige Praxis, wobei auch der komplette Ausfallschutz übernommen wird.
  2. Hybrides Modell
    Hierbei erhält der Patient eine klassische Papierrechnung, die parallel auch in der iie-Servicecloud hinterlegt wird.
  3. Komplett digitales Modell
    Hier erfolgt die Rechnungsstellung ausschließlich über die Servicecloud

Welche Möglichkeit gewählt bzw. gewünscht wird, ist für jeden einzelnen Patienten einstellbar. Anfangs empfehlen wir zunächst immer das hybride Modell, das aber jederzeit problemlos in das digitale Modell geändert werden kann, wenn der Patient keine Papierrechnungen mehr erhalten möchte.

Ob hybrid oder voll digital: Die Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes liegen auf der Hand.

  • Der Patient hat zum Zeitpunkt der Einreichung bei der Krankenkasse alle Rechnungen digital auf Knopfdruck verfügbar und kann diese schnell und problemlos der Versicherung zur Verfügung stellen.
  • Lästige Anrufe in der Praxis mit der Bitte nach Rechnungskopien, weil das Original verlegt wurde, entfallen und entlasten die Mitarbeiterinnen am Empfang enorm.
  • Die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei komplett digitalem Modell bietet der Praxis die Möglichkeit, sich nachhaltig aufzustellen und damit nicht nur bei jungen Patienten zu punkten.

Unser ganz neues Produkt wird kurzfristig sehr viel Bewegung in der Gruppe der kieferorthopädischen Praxen bringen. Wie Michael Visse finde auch ich persönlich das sensationell und ich bin überzeugt, dass wir da nicht die einzigen bleiben werden.

Sie nutzen bereits Factoring, möchten aber gleichzeitig auch den Service der elektronischen Rechnungsstellung anbieten? Dann habe ich gute Nachrichten.

Ein Wechsel von einem klassischen Factoring-Unternehmen zu ABZ ist einfach und bedarf lediglich einer Unterschrift des Patienten, der ja dem digitalen Rechnungsversand über die iie-Servicecloud ohnehin zustimmen muss.

Was wir für Sie tun können, erfahren Sie in unserem Video „KFO-Factoring leicht gemacht“.

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Mehr erfahren

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Auf der DGKFO 2023 in Stuttgart informieren wir Sie gerne ausführlich und ganz persönlich. Sie finden ABZ am Stand C1C11. Ihren exklusiven Beratungstermin können Sie schon jetzt online vereinbaren.

Alternativ oder zusätzlich möchte ich Ihnen das iie-systems Team-Event am 27. und 28. Oktober 2023 in Düsseldorf ans Herz legen. Neben zahlreichen anderen Expertinnen und Experten werde ich hier über unser neues Produkt und seine Vorteile für Ihre Praxis berichten.

Ich freue mich sehr auf Ihren Besuch in Stuttgart und / oder Düsseldorf.

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Online-Kalender: Nicht sofort iie-systems zu wählen, war ein Fehler

Ein Beitrag von Dr. Sabine Römermann (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)

Ohne Frage besteht bei Patienten ein zunehmendes Interesse an einem Service, bei dem rund um die Uhr ein Termin – unkompliziert und schnell – vereinbart werden kann.

Im Herbst 2022 haben wir daher in der Praxis zum ersten Mal die Vergabe von Online-Terminen angeboten. Verschiedene Anbieter standen zur Wahl. Mangels Erfahrung haben wir uns nach eigener Recherche zunächst für einen anderen und auch kostengünstigeren Anbieter als iie-systems entschieden.

Die Einrichtung dieses Systems gestaltete sich jedoch schwierig, und es traten gerade in Bezug auf die Schnittstelle Probleme auf. Darüber hinaus war das Handling mit dem System nicht so einfach, wie wir uns es vorgestellt hatten.

Bei diesem Online-Buchungssystem musste beispielsweise der von den Patienten gebuchte Online-Termin durch das Praxisteam bestätigt werden. Es musste also jemand aus dem Team vor Ort in der Praxis sein und die Bestätigung vornehmen. War die Praxis z. B. aufgrund von Fortbildungsmaßnahmen oder Betriebsferien geschlossen, bekamen die Patienten keine Rückmeldung bzw. Terminbestätigung. Das führte teilweise zur Verärgerung der Patienten und hinterließ sicher keinen guten Eindruck.

Darüber hinaus empfanden wir die Online-Terminvergabe von diesem System-Anbieter nicht als Arbeitserleichterung, sondern eher als Mehraufwand. Denn es musste nach erfolgter Online-Terminbuchung vom Praxisteam zusätzlich nochmals kontrolliert werden, ob dieser Termin auch wirklich passt.

Nachdem ein Teammitglied, welches vorrangig mit den Terminvereinbarungen betraut ist, plötzlich und längerfristig erkrankte, mussten wir handeln, um Entlastung zu erhalten. Wir haben uns sodann noch einmal näher mit dem Online-Kalender und weiteren Tools wie Termin Advance von iie-systems befasst und die Vorzüge schnell erkannt.

Was uns bei der Online Terminvergabe von iie-systems sofort angesprochen und überzeugt hat, ist, dass bei einer Online-Terminbuchung nicht nur eine sofortige Terminbestätigung erfolgt, sondern auch wenige Tage vor dem Termin nochmals eine Terminerinnerung an die Patienten. Was wir absolut super finden, ist, dass das Modul Termin Advance auch die Möglichkeit bietet, Termine online zu verschieben.

Alles funktioniert automatisch. Niemand muss etwas tun. Das entlastet das Praxisteam ungemein und reduziert vor allem unnötigen Stress. Wir können uns nun noch mehr Zeit für unsere Patienten nehmen.

In unserer Praxis hatten wir bis dato immer eine sehr hohe No-Show-Rate, die uns viel Zeit gekostet hat, wenn wir die Patienten anrufen mussten, um einen neuen Termin zu vereinbaren.

Mit iie-systems hat sich die No-Show-Rate quasi erledigt und geht gegen null. Denn die Patienten werden nun automatisch rechtzeitig an den vereinbarten Behandlungstermin erinnert und können einen nicht passenden Termin online verschieben.

Weiterhin ist der Online-Anamnesebogen ein echter Gewinn. Er ist super strukturiert aufgebaut und spart viel Zeit. Denn die Patienten füllen ihn zuvor aus, bevor das Erstgespräch stattfindet. Als Behandler weiß man direkt, worum es geht, und man kann sich auf das Erstgespräch noch besser vorbereiten. Die Patienten fühlen sich sofort gut verstanden und aufgehoben.

All diese Vorteile, die bei iie-systems zum Standard gehören, konnte der zuvor von uns genutzte Online-Termin-Anbieter leider nicht leisten.

Rund drei Wochen nach Anwendung des iie-Kalenders haben wir dann auch Termin Advance bestellt, um all die tollen Funktionen wie

  • automatische Freigabe der Online-Termine (nach Verfügbarkeit)
  • einfache Terminverschiebung aus der Terminbestätigung oder -erinnerung
  • automatische Terminerinnerung bei versäumten Terminen
  • Analyse der Neupatientenzahl
  • automatische Erstellung eines Attestes / Nachweis für die Schule etc.

nutzen zu können.

Wir können bereits jetzt verzeichnen, dass sich dadurch die Anzahl der Terminbuchungen von Neupatienten erhöht hat und durch die automatische Erinnerung und Möglichkeit der Online-Verschiebung, die Anzahl von nicht wahrgenommenen Terminen minimiert wurde.

Wir sind daher froh, dass wir iie-systems gefunden und uns dafür entschieden haben und können es jeder Praxis weiterempfehlen.

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Niemand gewinnt alleine

Bei einer neuen Software geht es in der Regel um die Entwicklung verschiedener Komponenten, Module und Funktionen, die exakt aufeinander abgestimmt werden müssen, damit sie ihre geplanten Aufgaben erfüllen bzw. bestimmte Ziele erreichen.

Sehr viele Praxen haben bereits realisiert, dass eine Online-Terminvereinbarung über das Internet ein absolutes must have für jede zukunftsorientierte Praxis ist.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die einen solchen Service zur Verfügung stellen.

Mit den Anwendungen von iie-systems geht aber weit mehr als nur die Vereinbarung von Online-Terminen. Ein Vorteil, von dem unsere Kunden tagtäglich profitieren.

So wird hier beispielsweise Terminmanagement, Fotodokumentation, Patientenaufklärung, elektronischer Anamnesebogen, Zeiterfassung für Mitarbeiter und elektronischer Rechnungsversand intelligent und exakt aufeinander abgestimmt kombiniert.

Was sind unsere Ziele?

  • Wir möchten unseren Anwendern einen Patientenservice bieten, der deutlich über die erwarteten Standards hinausgeht. Zufriedenheit der Patienten und Qualität der Versorgung werden optimiert, um so das Vertrauen der Patienten in die Praxis zu stärken.
  • Die Qualifizierung der Mitarbeiter und die Optimierung der Prozesse entlasten die Praxis und verbessern damit automatisch Praxiseffizienz sowie Zufriedenheit des Personals.

Um diese Ziele zu verwirklichen, ist eine sorgfältige Planung und Gestaltung der Softwarearchitektur zwingend notwendig.

So müssen vor allem die Beziehungen zwischen den verschiedenen Komponenten der PVS und iie-systems im Softwarecode berücksichtigt werden. Dies erreichen wir gemeinsam mit Computer konkret, indem Desktop-Anwendungen von ivoris mit Webanwendungen von iie-systems kombiniert werden.

Ein entscheidender Vorteil für alle Seiten ist dabei, dass das iie-Team seit über 10 Jahren sehr intensiv mit den Entwicklern von ivoris zusammenarbeitet.

Eine solch enge Kooperation der Entwickler garantiert, dass alle Teile der Software perfekt aufeinander abgestimmt sind und nahtlos funktionieren.

Für unsere Anwender haben wir gemeinsam bereits sehr viel erreicht. Aber wir sind längst nicht am Ende. Im Gegenteil:

Wir arbeiten permanent an neuen Funktionen, um die Qualität unserer Anwendungen stetig zu optimieren.

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Warum fällt eine Entscheidung oft so schwer?

In Gesprächen erleben Frau Weinrich und ich häufig folgende Konstellation: Unser Gegenüber hat offenbar alles verstanden, kann sich aber nicht entscheiden.

Diese Situation ist für alle Beteiligten irritierend und vermittelt kein wirklich gutes Gefühl.

Wir haben uns die Frage gestellt, warum dies so ist und was die ausschlaggebenden Gründe sind.

Eine Entscheidungsfindung kann manchmal schwierig sein, weil wir dabei mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert werden.

Es gibt verschiedene Gründe, warum es Menschen schwerfällt, eine Entscheidung zu treffen. Dies gilt auch für die Entscheidung in Bezug auf die Anwendungen von iie-systems. Nachstehend einige Beispiele.

Komplexität

Die Anwendungen von iie-systems bieten eine Vielzahl von Optionen. Das macht es für viele Kolleginnen und Kollegen schwierig; eine klare Wahl zu treffen.

Informationsüberlastung

Die Menge an verfügbaren iie-Anwendungen ist überwältigend und kann daher zu Verwirrungen führen. Man hat Schwierigkeiten, relevante Informationen zu filtern und ist oft nicht in der Lage, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden.

Emotionen

Die Angst vor dem unbekannten Neuen kann das Urteilsvermögen beeinflussen und damit zu einer irrationalen Entscheidung gegen eine Nutzung von iie-systems führen. Die Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung können dabei individuell unterschiedlich sein, denn jeder Mensch ist anders.

Wenige Menschen sind von Natur aus entscheidungsfreudig. Die Mehrzahl jedoch tendiert dazu, vorsichtiger zu sein.

Wer sich nicht sofort entscheiden kann, ist meist unsicher und möchte alles noch einmal in Ruhe überdenken. Auch wenn dies grundsätzlich verständlich ist: Hier lauert vielfach die Gefahr, dass die Entscheidung immer weiter aufgeschoben wird.

Die gute Nachricht: Es gibt einfache Strategien, die man anwenden kann, um seine Entscheidungsfähigkeit zu verbessern bzw. zu beschleunigen.

  • Setzen Sie sich klare Ziele. Was möchten Sie in welcher Zeit erreichen?
  • Fragen Sie Kolleginnen und Kollegen, die bereits iie-systems nutzen. Diese können Ihnen aus erster Hand und objektiv über ihre Erfahrungen berichten.
  • Reflektieren Sie sich selbst. Finden Sie heraus, welche individuellen Ursachen Sie von einer Entscheidung für iie-systems abhalten.
  • Nutzen Sie unser Expertennetzwerk. Wir erklären Ihnen gerne und ausführlich die Vorteile der iie-Anwendungen und helfen Ihnen bei der Umsetzung

Als iie-Team sind wir sehr daran interessiert, folgendes zu erfahren:

  • Was hält Kolleginnen und Kollegen, die Mitglieder in der WhatsApp-Gruppe von iie sind, aber bisher die Anwendungen noch nicht nutzen, davon ab, mit iie-systems zu starten?
  • Was hält Kolleginnen und Kollegen, die bereits Anwender sind, davon ab, die nächsten Schritte zu gehen?

Ihre Antworten helfen uns bei einer weiteren Optimierung und sind dabei für uns und alle aktuellen und zukünftigen Anwender sehr wichtig.

Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihre persönliche Einschätzung mitteilen.

weinrich@iie-systems.de
info@dr-visse.de

Vielen Dank dafür im Voraus.

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iie-systems: Die Betrachtung als holistisches Ganzes

Viele Nutzerinnen und Nutzer sehen die Anwendungen von iie-systems leider nur als isolierte Module (Beispiel Online-Terminvergabe) und erkennen daher nicht den Wert des gesamten Konzepts.

Hinter den Ideen von iie-systems steckt jedoch sehr viel mehr als einzelne Anwendungen.

iie ist als ein sog. holistisches System zu verstehen, also eine komplexe Einheit, bei der die Eigenschaften des Ganzen mehr sind als die Summe seiner Teile.

Eklatant wichtig und entscheidend ist die Wechselwirkung der Anwendungen und ihr Effekt auf den Patienten.

Konsequent genutzt und richtig angewendet verstärken die einzelnen Komponenten ihre Wirkung.

Das Zusammenspiel mit einem Angebot aus einer Hand macht den entscheidenden Unterschied.

Die Idee, die dahintersteckt, sind verschiedene Applikationen, die auf die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer zugeschnitten sind und die intelligent ineinandergreifen.

Auf der Patientenreise und in der Praxisorganisation wird jeder einzelne Touchpoint abgestimmt angesprochen.

Damit handelt es sich um ein komplexes neurales System aus verschiedenen miteinander verbundenen Teilen.

Für ein umfassendes Verständnis ist es somit von Bedeutung, die Zusammenhänge und Beziehungen innerhalb dieses Systems zu verstehen.

Wem das umfassend gelingt, der wird zukünftig in der Lage sein, bessere Entscheidungen treffen und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen zu können. Damit sind die optimalen Voraussetzungen für höchste Leistung und Qualität der Praxis geschaffen.

Meine Empfehlung:

Betrachten Sie die iie-Anwendungen als holistisches System. So erschließen sich Ihnen die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Modulen besser, Sie erfassen das Gesamtbild und können sofort alle Vorteile und Chancen optimal nutzen.

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Online-Termine:Preis-Leistungsverhältnis von iie-systems im Vergleich mit Doctolib unschlagbar

Ein Beitrag von Mirko A. Stamatovic‘ (Zahnarzt) www.stamatovic.de

Eine fortschrittliche Praxis kann heute nicht mehr auf das Angebot von Online-Terminen für Patienten verzichten. Auf dem Markt gibt es unterschiedliche Anbieter, die einen solchen Service zur Verfügung stellen. Die Qualität und das Preis-Leistungsverhältnis lassen sich oft erst im direkten Vergleich bewerten.

Wir sind 2022 mit dem Anbieter Doctolib gestartet, haben die Zusammenarbeit jedoch nach acht Monaten beendet. Die Gründe waren vielfältig. Einige davon möchte ich hier kurz nennen.

Hohe Kosten

Die Kosten für Doctolib sind nicht unerheblich und berechnen sich u. a. nach der Anzahl der Behandler. Als große Praxis haben wir eine Reihe von Behandlern, so dass wir auf etwa 1.200 Euro netto pro Monat kamen.

Bei entsprechend guter Leistung hätte der Betrag für uns keine weitere Rolle gespielt. Wir haben aber sehr schnell festgestellt, dass das Preis- Leistungsverhältnis bei Doctolib absolut nicht stimmt.

Keine Praxis CI

Bei Doctolib steht nicht die CI der Praxis im Vordergrund, sondern die Marke des Dienstleisters, die transportiert werden soll. Bis die Patienten, die einen Online-Termin buchen möchten, den Namen der Praxis lesen, haben sie schon zig mal klicken müssen. Diese Vielzahl an Klicks, die notwendig sind, dürfte zudem dazu führen, dass eine ganze Reihe von Patienten mittendrin aus dem Buchungsprozess aussteigen, weil es zu lange dauert und zu kompliziert ist.

Anzeige von Mitbewerbern

Wenn die konkreten Wunschtermine des Patienten im Online-Kalender nicht frei sind, präsentiert Doctolib Kolleginnen und Kollegen aus der Region, bei denen solche Termine verfügbar sind. Das halte ich für absolut kontraproduktiv.

Falsche Terminauswahl durch Patienten

In rund 9 von10 Fällen haben Patienten eine falsche Terminauswahl getroffen. So wurde beispielsweise ein Prophylaxetermin gewählt, obwohl sie Schmerzen hatten und aus diesem Grund einen Termin haben wollten. Auch wenn 10-minütige Termine gebucht werden, obwohl für die Behandlung 30 Minuten notwendig sind, führt dies u. a. zu Chaos im Terminplan.

Hohe No Show Rate

Die Anzahl der Patienten, die einen Termin gebucht haben, dann aber nicht erscheinen, ist relativ hoch. Das dürfte u. a. daran liegen, dass Patienten bei mehreren Praxen Termine anfragen und dann erst danach auswählen, welche Praxis sie besuchen.

Alles in allem passte also das Preis-Leistungsverhältnis bei Doctolib für uns gar nicht, so dass wir uns nach einigen Monaten nach einer besseren Alternative umgeschaut haben.

Zu dieser Zeit habe ich auch ein Gespräch mit dem Kollegen Michael Visse geführt. Ich wusste ja, dass iie-systems auch einen Online-Kalender anbietet. Ich war allerdings anfangs skeptisch. Daher auch meine erste Entscheidung für Doctolib. Eine absolut falsche Entscheidung, wie ich im Nachhinein zugeben muss.

Als Kollege Visse mir den Preis für das Gesamtpaket inkl. Online-Kalender von iie-systems nannte, habe ich den zunächst gar nicht glauben können. Man bezahlt eine einmalige Gebühr von 2.100 Euro zzgl. Mwst. sowie eine monatliche Pauschale von 75,00 Euro zzgl. Mwst. für die Anwendung My Professional.

Wenn ich das mit den 1.200 Euro vergleiche, die bei Doctolib monatlich fällig wurden, ist der Online-Kalender bei iie-systems um ein Vielfaches günstiger.

Ausschlaggebend für mich war jedoch nicht der Preis, sondern die Zusatzleistungen, die hier integriert sind.

Personalisierung

Der Online-Kalender ist durch Foto, Logo und Praxisfarbenkomplett individualisiert. Hier steht also nicht der Dienstleister im Vordergrund, sondern die Praxis. Und genauso muss es sein.

Schnell und komfortabel

Anstatt zahlreicher Klicks kommt der Patient hier sofort auf den Kalender, kann seinen Wunschtermin auswählen und muss nur noch Name, Telefon und E-Mail angeben. Die Terminbestätigung erfolgt in Echtzeit und ist ebenfalls auf die Praxis gebrandet.

Rekrutierung von Neupatienten

Durch den iie-Kalender bekommen wir in unserer Praxis jede Woche durchschnittlich 9 bis 11 neue Patienten und damit ganz erheblich mehr, als wir das bei Doctolib erlebt haben. Die No Show Rate ist sehr gering, denn die Patienten erhalten 2 Tage vor dem Termin automatisch eine personalisierte Erinnerung, bei der Sie, sollte einmal etwas dazwischengekommen sein, ihren Termin ganz bequem auch online verschieben können.

Terminbestätigung für Bestandspatienten

Auch Termine für Bestandspatienten, die in der Praxis oder telefonisch vereinbart werden, werden automatisch in Echtzeit bestätigt. Das heißt, sofort nach Terminvereinbarung kommt das Bestätigungs-Mail. Unsere Patienten sind von diesem Service absolut begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass das, was wir mit iie-systems anbieten können, nicht nur deutlich mehr, sondern auch deutlich besser ist als bei Doctolib.

Mein Fazit

Wenn man die Kosten vergleicht, fragt man sich vielleicht, wie das sein kann und ob iie-systems tatsächlich in der gleichen Liga spielt. Ich habe mich das zugegebenermaßen auch gefragt. Heute kann ich zu 100 % behaupten, dass iie auf jeden Fall die 1. Liga ist.

Wer noch keine Online-Termine anbietet, sollte dies auf jeden Fall umgehend ändern. Eine Terminvereinbarung über die Webseite ist ein entscheidender Faktor, um Neupatienten zu gewinnen.

Welchen Wert ein Neupatient hat, muss ich Ihnen ja vermutlich nicht erklären. Die ohnehin geringen Kosten für die iie-Anwendung rechnen sich sehr, sehr schnell.

Wir nutzen iie jetzt seit rund 3 Monaten, und ich habe den Wechsel von Doctolib zu iie-systems keine Sekunde bereut. Im Gegenteil: Ich wünschte, ich hätte mich von Anfang an dafür entscheiden. Das Preis-Leistungsverhältnis ist unschlagbar und in der Form wohl bei keinem anderen Anbieter zu finden.

Auch wenn Sie im Bereich Online-Termine bereits mit einem anderen Dienstleister arbeiten: Scheuen Sie nicht den Wechsel. Sie werden viel Geld sparen und – was noch viel wichtiger ist – eine deutlich höhere Neupatientenrate verzeichnen.

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Termin advance: Das Tool für High-Performance-Praxen

ein Beitrag von Steffen Korth, Leiter Softwareentwicklung bei iie-systems.

Die Vorteile des Online-Terminmanagements haben wir bereits im Blogbeitrag „Effizientes Terminmanagement“ thematisiert. Online-Termine werden von Patienten und Praxen gleichermaßen geschätzt.

Zahlreiche Anwender möchten jedoch mehr und nutzen als intelligente Weiterentwicklung die iie-Anwendung Termin advance.

Diese Anwendung basiert auf Künstlicher Intelligenz (KI), die in verschiedenen Bereichen des Terminmanagements eingesetzt werden kann. So lassen sich Prozesse effizienter gestalten und die Nutzererfahrung für Praxis und Patient eklatant verbessern.

Die KI erfasst Muster und Strukturen in den Termindatensätzen des Ivoris Kalenders und trainiert den Algorithmus, um Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

Termin advance ermöglicht ein innovatives dynamisches Terminmanagement auf einem ganz neuen Level.

Nachstehend einige Beispiele für solche KI-Lösungen.

Automatische Terminverlegung

Muss ein Termin vom Patienten verschoben werden, kann KI dabei helfen, einen neuen passenden Termin im Ivoris-Kalender zu finden. Dazu analysiert der Algorithmus den Kalender nach freien und buchbaren Zeiten und schlägt alternative Terminoptionen vor.

Ressourcenplanung

Praxen, die Termin advance nutzen, definieren gemeinsam mit Nicole Weinrich von iie-systems die relevanten Praxisressourcen wie Behandlungsräume oder Ärzteverfügbarkeit. Diese fließen in den Algorithmus ein. Auf dieser Basis werden dann freie Termine für die Patienten errechnet und ihm im Rahmen der Online-Terminverschiebung präsentiert.

So kann KI bei der optimierten Zuweisung dieser Ressourcen helfen und damit Konflikte und Engpässe bei der Terminvergabe vermeiden.

Automatische Berechnung online buchbarer Beratungstermine

Der Algorithmus wird zudem für die automatische Anzeige buchbarer Online-Termine für Neupatienten auf der Webseite der Praxis genutzt. Damit ist sichergestellt, dass mit den entsprechenden Praxisressourcen immer ausreichend online-Termine zur Verfügung stehen.

Alles erfolgt voll automatisch, ohne dass ein aktives Eingreifen nötig ist.

Automatisierte Analyse der Termindatensätze

Durch die Analyse historischer Termindaten kann KI Muster und Trends erkennen. In der Vergangenheit verwendete Terminart- und Behandlerzuweisung sowie das entsprechende Zeitfenster ermöglichen die schnelle Identifizierung und Präsentation passender Termine.

Damit lassen sich Engpässe vorhersagen, Planungsentscheidungen verbessern und allgemeine Einsichten über die Ressourcennutzung gewinnen.

Automatisierte Kommunikation

Die KI ist in der Lage, Kommunikationsprozesse zu automatisieren. Hat der Patient beispielsweise im laufenden Quartal seine Krankenversicherungskarte noch nicht einlesen lassen, wird er automatisch daran erinnert, die Karte zum nächsten Termin mitzubringen.

Nach Praxisschluss überprüft der Algorithmus, welche Patienten nicht zum vereinbarten Termin erschienen sind. Diese werden automatisch benachrichtigt und können direkt aus der Mail heraus einen neuen Termin buchen.

Wir stehen aktuell am Anfang einer sehr spannenden Reise, auf die wir alle Anwender von iie-systems gerne mitnehmen möchten.

Auf unserem Seminar am 28. Juni in Düsseldorf werden wir unsere Ideen und Vorschläge live präsentieren. Wir freuen uns darauf und auch Ihr könnt Euch freuen.

Ein paar Restplätze sind noch frei. Wer Zeit und Lust hat, sollte sich umgehend anmelden.

Wenn Ihr nicht dabei sein könnt, bucht gerne einen Beratungstermin mit Nicole Weinrich.

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