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Neue Corona-Auflagen für Praxen – Eine extreme Herausforderung für uns alle

In der gegenwärtigen Situation zeigt sich einmal mehr, wie wichtig die elektronische Verbindung zu unseren Patienten ist.

Quasi über Nacht werden Praxen gesetzlich gezwungen, Besucherinnen und Besucher in der Praxis auf 3G bzw. 3G zzgl. aktuellem Covid-19-Test zu kontrollieren.

Das stellt jede einzelne Praxis vor extreme Herausforderungen und Risikoabwägungen.

  • Wie kontrolliere ich bei laufendem Betrieb die Besucherströme?
  • Wie informiere ich meine Patienten ganz gezielt vor dem Besuch über die neuen Regeln?

iie-systems hat bereits zu Beginn der Pandemie innovative Lösungen zur Patienteninformation entwickelt.

Schon in Vergangenheit hat sich dies bei allen Anwenderinnen und Anwendern bewährt. Auch aktuell können wir davon nur profitieren.

iie-Anwender haben die Möglichkeit, per Knopfdruck ganz einfach und schnell Patienten vor deren Besuch in der Praxis über die neuen gesetzlichen Anforderungen aufzuklären.

  • Mithilfe der künstlichen Intelligenz (KI) können Patienten mit einem Termin für einen definierten Zeitraum informiert werden.
  • Über die Anwendungen von iie-systems werden Patienten automatisch 2 Tage vor ihrem Termin erinnert und können gleichzeitig über die aktuelle Situation aufgeklärt werden.

Bei so informierten Patienten dürften sich in aller Regel langwierige Diskussionen über den Sinn von Impfungen bzw. PCR- oder Schnelltests reduzieren lassen.

Meine dringende Empfehlung:

  • Bitte handeln Sie schnell und nutzen diese Möglichkeit der Patienteninformation sehr zeitnah. Wir laufen Gefahr, von Dritten zur Rechenschaft gezogen zu werden. Reduzieren Sie Ihr persönliches Haftungsrisiko.
  • Eine konsequente Ansprache aller Patienten ist jetzt wichtiger denn je. Erfragen Sie die Mail-Adresse und führen Sie die Verknüpfung mit iie-systems durch.
  • Wenn Sie bislang noch kein Anwender von iie-systems sind: Starten Sie noch heute. Verschieben Sie diese wichtige Entscheidung auf keinen Fall weiter in die Zukunft.

Die elektronische Verbindung zu Ihren Patienten ist Gold wert. In der aktuellen Situation mehr denn je!!

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iie-Zukunftskongress im Januar 2022

Aktuell verändern sich unsere kieferorthopädische Welt und die technischen Rahmenbedingungen in einer rasanten Geschwindigkeit. Treiber dieser Veränderung sind Digitalisierung, Computerisierung und Internetnutzung. Diese Entwicklung ist ein Angriff auf bis dato etablierte Regeln. Sie erzwingt ein grundlegendes Umdenken.

Mit Blick auf die Zukunft stehen Praxen damit vor verschiedenen und wesentlichen Herausforderungen, die es erfolgreich zu meistern gilt.

Die Praxis der Zukunft braucht ein Umdenken im Hinblick auf die tradierten Muster der Patienten, wenn es um Beratung, Behandlung, aber auch um Mitarbeitergewinnung geht.

Praxen, die diese Herausforderungen akzeptieren und frühzeitig neue Technologien in ihre Abläufe integriert haben, gehören bereits heute zu den Gewinnern. Sie sind offen für Neues, probieren aus, machen eigene Erfahrungen und erweitern so ganz nebenbei den eigenen Horizont.

Für alle anderen gilt:
Die Weigerung, sich zu verändern, birgt Gefahren, die man sich schlichtweg nicht mehr leisten kann.

Die gute Nachricht: Wir sind in einer fantastischen Aufbruchsituation, die eine tolle Chance zum Experimentieren bietet. Aktuell gibt es bei kieferorthopädischen Praxen ein hohes Interesse an neuen technologiegetriebenen Ideen.

Heute schon an morgen denken

Unter diesem Motto will der Zukunftskongress von iie-systems an dem vorhandenen Bedürfnis anknüpfen und Orientierung und Unterstützung bieten.

Am 15. Januar 2022 kommt ein herausragendes Referententeam mit praktischem neuem Wissen zu Wort. Erfahrung ist angewandtes Wissen und extrem wertvoll, denn es verschafft ungeahntes Potenzial für die eigene Praxis.

Die Referenten präsentieren ihre innovativen Lösungen und zeigen, wie Digitalisierung das Leben und Arbeiten in unseren Praxen sinnvoll unterstützt.

Alle sind Vordenker in ihrem Bereich und unterstützen mit ihren Anwendungen den digitalen Wandel in kieferorthopädischen Praxen. Diese Change-Maker werden in ihren 30-minütigen Vorträgen den Kongressteilnehmerinnen und -teilnehmern ihre Vision der Zukunft erläutern.

Wertvolle Impulse für die eigene Praxis garantiert

Verpassen Sie nicht diese einmalige Chance, sich mit den Zukunftsexperten der Branche sowie mit gleichgesinnten Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. Profitieren Sie von den Fähigkeiten und dem Expertenwissen der Referenten.

Gestalten Sie die Zukunft Ihrer eigenen Praxis gemeinsam mit den Spezialisten aus den verschiedenen Bereichen.

Lassen Sie sich von den Zukunftsvisionen inspirieren.

Noch befinden wir uns in der ausgezeichneten Position, unsere Zukunft selbst gestalten zu können. Die Ideen von heute sind die Basis für den zukünftigen Erfolg jeder Praxis.

ABER: Wir müssen offen sein für Neues. Wir müssen Chancen erkennen und wir müssen vor allem Handlungen folgen lassen.

Es versteht sich von selbst, dass niemand eine zu 100 % richtige Vorhersage der Zukunft treffen kann. Eines jedoch ist sicher:

Die Zukunft wird komplett anders aussehen als alles, was wir heute erleben!

Jeder ist verantwortlich für sein eigenes Handeln. Umgekehrt ist er aber auch verantwortlich für sein Nichthandeln wider besseren Wissens.

Erhalten Sie am 15. Januar 2022 in Düsseldorf wertvolle Impulse. Arbeiten Sie aktiv am zukünftigen Erfolg Ihrer eigenen Praxis. Lassen Sie sich vom geballten Expertenwissen inspirieren und profitieren Sie von neuen Ideen und Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen.

Verpassen Sie nicht diese wertvolle Live-Veranstaltung. Melden Sie sich schnell an, denn die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

Wir freuen uns auf Sie!

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Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren für Leistungsanträge

Digitalisierung im Gesundheitswesen mit strukturiertem Datenaustausch ist die Zukunft, vom Gesetzgeber vorgeschrieben und nicht mehr aufzuhalten. Die elektronische Übermittlung von Anträgen und Mitteilungen des Vertragszahnarztes an die Krankenkasse sowie von Antworten der Krankenkasse an den Zahnarzt ist zukünftig für beide Seiten verpflichtend. Alles ist nach § 87 Abs. 1 Satz 8 SGB V geregelt.

Grundlage für die sichere Digitalisierung ist die Telematikinfrastuktur. EPA (elektronische Patientenakte – KIM Postfach – E-Rezept) sind erste Anwendungen, mit denen Praxen, Patienten und Krankenkassen zukünftig arbeiten werden. Das übergeordnete Ziel ist ein besserer sicherer Informationsaustausch zwischen allen Akteuren im Gesundheitssystem.

Richtig angewendet entlastet eine solche Technologie die Praxis und beschleunigt Genehmigungsprozesse zwischen Praxen und den Krankenkassen als Kostenträger.

Die AOK Niedersachsen als Vordenker

Als Pionier in diesem Bereich hat die AOK Niedersachsen mit Andre Wietusch (Leiter Strategie / Verträge der AOKN) und seinem Team bereits im September 2019 ein gesichertes Portal zur elektronischen Übermittlung von Leistungsanträgen für Zahnärzte und Kieferorthopäden erfolgreich umgesetzt. Bei der KZV Niedersachsen registrierte Praxen können Leistungsanträge schnell, sicher und kostenlos online einreichen. Damit bietet die AOK Niedersachsen als bislang einzige Krankenkasse bundesweit ihren Versicherten und Praxen gleichermaßen ein erlebbares digitales Angebot.

Aktuell (Stand Juni 2021) sind bereits 1.200 registrierte Praxen in Niedersachsen begeistert beteiligt.

Digitalisierung im Gesundheitswesen bringt allen Beteiligten Vorteile

  • Digitalisierung optimiert und vereinfacht den Prozess der Antragsbearbeitung und spart wertvolle Zeit. Versicherte / Patienten sind von dieser Innovation beeindruckt.
  • Praxen und Leistungsabteilung der AOK Niedersachsen werden entlastet.
  • Konsequente Umsetzung der Digitalisierung optimiert tradierte Modelle und beweist Innovationsgeist.
  • Frühzeitiges Handeln und Vorwegnehmen der zukünftigen Entwicklung bringt Erkenntnisse über die Durchführbarkeit und schafft Akzeptanz.

Raum zur Optimierung gibt es immer

Eine Optimierung des bestehenden Zahnarztportals stellt die abgestimmte Schnittstelle zu iie-systems dar. Über diesen Weg werden Leistungsanträge direkt aus der PVS zur AOK Niedersachsen übermittelt.

Zudem wird der Patient automatisch über den Stand der Bearbeitung informiert. Der gesamte Prozess der Antragsgenehmigung wird damit ohne Medienbrüche direkt aus der Praxis-Verwaltungssoftware initiiert.

Ziel: Entlastung der Praxis und abgestimmte Information des Patienten.

Die konsequente Digitalisierung des Gesundheitswesens bringt fraglos zahlreiche Vorteile. Sie kann jedoch nur dann gelingen, wenn tatsächlich alle am Prozess Beteiligten entlastet werden.

Mit einer erprobten digitalen Vernetzung zwischen PVS, Krankenkasse und Patienten hat auch iie-systems in diesem Bereich Pionierarbeit geleistet. Diese Lösung schafft schnelle und innovative Abläufe.

  • Über die Schnittstelle Ivoris connect werden Leistungsanträge direkt aus der Praxis-Verwaltungssoftware Ivoris an iie-systems übertragen.
  • Über eine definierte Schnittstelle werden die Leistungsanträge sodann aus iie-systems an die AOK Niedersachsen übermittelt.
  • Patienten werden in Echtzeit über Einreichung und Genehmigung bzw. Ablehnung der Anträge informiert.

Vorteile für die Praxis

  • Leistungsanträge werden schnell bearbeitet. Technologiegestützte Bearbeitung verkürzt die Genehmigungszeit erheblich.
  • Alle relevanten Informationen sind auf einen Blick immer und überall online einsehbar.
  • Der Bearbeitungsstatus ist besser verfügbar und die Dokumentation bedeutend einfacher.

Vorteile für den Patienten

  • Die Bearbeitung des Leistungsantrages durch die Krankenkasse erfolgt schneller.
  • Vollständige Transparenz und Information über den Bearbeitungsstatus des Leistungsantrages verschafft ein gutes Gefühl.

Der gesamte Prozess läuft vollautomatisch, ohne dass Praxis bzw. Patient selbst tätig werden müssen. Das bedeutet einen echten Mehrwert für alle Seiten.

Entwicklung des Gesundheitssystems – Ein Blick in die Zukunft

Die digitale Entwicklung des Gesundheitswesens bedeutet die Entwicklung hin zu einem patientenorientierten System. Hier bestehen Chancen für einen noch größeren Mehrwert im Hinblick auf den zukünftig gesetzlich vorgeschriebenen Datenaustausch zwischen Praxis-Verwaltungssoftware und Krankenkassen.

Ein wichtiger Schritt in diese Zukunft ist das bereits bestehende, erprobte und den strengen Richtlinien des europäischen Datenschutzes entsprechende CRM-System von iie-systems, das auf moderner Cloud-Technologie basiert und eine geprüfte Schnittstelle zur PVS sowie zur AOK Niedersachsen bietet.

Mit dem Zahnarztportal der AOK Niedersachsen hat das Entwicklerteam bereits wertvolle Erfahrungen machen können.

Intelligente Vernetzung

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist nicht mehr aufzuhalten. Wer sich hier verweigert, blockiert oder nicht kompatible Insellösungen anstrebt, muss sich der Konsequenzen bewusst sein und handelt damit auf eigene Gefahr.

Zunehmend mehr Anbieter von Praxis Verwaltungssoftware sowie Krankenkassen stehen daher innovativen Technologien offen gegenüber.

Dies ist eine erfreuliche Entwicklung, denn digitale Innovationen können die Gesundheitsversorgung nicht nur eklatant verbessern, sondern ganz nebenbei auch noch kosteneffizienter machen.

Die nahe Zukunft ist ein vernetztes und über Schnittstellen verbundenes System, bei dem ein einfacher, sicherer und strukturierter Datenaustausch garantiert ist. Im Mittelpunkt soll und muss dabei das Wohl des Patienten sowie die Sicherheit seiner Daten stehen.

Es gilt, den Patienten mir einem perfekt abgestimmten Service zu überraschen. Dazu gehört ein intuitives Verstehen des Systems, aber auch eine Optimierung auf mobile Endgeräte, die einen immer größeren Stellenwert einnehmen.

Dass Digitalisierung immense Chancen bietet, dass sie die Zukunft ist, wird kaum jemand mehr leugnen können. Was jetzt im Vordergrund stehen muss, ist die entsprechende Umsetzung.

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MDR: Neue Herausforderungen meistern

Nach vierjähriger Übergangszeit trat die Europäische Verordnung für Medizinprodukte (MDR = Medical Device Regulation) am 26. Mai 2021 in Kraft.

Durch diese Verordnung gelten neue und verschärfte Anforderungen, die jede Praxis verpflichtend anzuwenden hat.

So ist für jede Praxis, die ein Praxislabor betreibt, die MDR-konforme Dokumentation von Laborgeräten (Sonderanfertigungen) zwingend vorgeschrieben. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen bis zu 30.000 Euro.

Für Praxen ist damit ein hoher bürokratischer Aufwand verbunden, der automatisch auch mit erheblichen Mehrkosten verbunden ist. Nicht zuletzt aus diesem Grund handeln viele nach dem Prinzip „Es ist schon immer gut gegangen“ und verdrängen das Problem.

Wir haben gute Nachrichten für Kolleginnen und Kollegen.

Ivoris und iie-systems bieten ihren Anwendern immer optimale Unterstützung. So haben wir auch für die Umsetzung der MDR eine innovative digitale Lösung entwickelt, die wertvolle Zeit spart und eine einfache Umsetzbarkeit ermöglicht. Alles ist perfekt über die Schnittstelle Ivoris connect abgestimmt.

Abgestimmte individuelle Termintemplates helfen dabei, die Praxis einfach und schnell rechtssicher zu machen.

Die intelligente Terminbestätigung hat das Potenzial für Effizienz und notwendige Transparenz im Hinblick auf eine rechtssichere MDR-konforme Dokumentation. Davon profitieren aktuell bereits über 400 Anwender im Praxisalltag.

Herausforderung MDR: Digitale Dokumentation in Kombination mit Patientenservice ist der Schlüssel.

Kolleginnen und Kollegen, die Anwendungen von iie-systems nutzen, können im Rahmen der Terminbestätigung eine Information zu dem eingesetzten kieferorthopädischen Behandlungsgerät integrieren.

Damit erfüllt die Praxis automatisch die notwendige Dokumentation für Sonderanfertigungen gemäß Anhang XIII Abs, 2 der Verordnung (EU) 2017/745 (EU-MDR).

Rechtssicherheit ist ein wertvolles Gut. Es lässt uns alle besser schlafen.

Neue Technologie verschafft jeder Praxis die notwendige Rechtssicherheit und begeistert ganz nebenbei auch noch die Patienten. Dabei ist alles über die erprobte Schnittstelle Ivoris connect mit der Praxis-Verwaltungssoftware verbunden. Besser und einfacher geht es nicht.

Zum besseren Verständnis: Beispiel Retentionsplatte

Die Praxis erstellt in Ivoris eine neue Terminart „Retentionsplatte eingesetzt“. Diese Terminart wird in iie-systems mit dem Termintemplate „Ret Platte eingesetzt“ verknüpft.

Übergeben wir dem Patienten die Retentionsplatte, so wird der zukünftige Termin mit der Terminart „Retentionsplatte eingesetzt“ bestätigt.

Diese Bestätigungsmail enthält folgende relevante Informationen:

  • Nächster Termin in der Praxis (1)
  • Erklär-Video mit relevanter Auskunft zur Tragezeit des Gerätes (2)
  • MDR-konforme Bescheinigung (3)

Darstellung und Bedienung sind selbstverständlich auf mobile Endgeräte optimiert.

So bietet Digitalisierung nicht nur bestmögliche Unterstützung, sondern auch einen echten Mehrwert.

Natürlich wird die Dokumentation als PDF-Datei automatisch im Ivoris-Karteiblatt hinterlegt.

All das ist einmalig und ganz neu auf dem Markt.

Das Team von iie-systems widmet sich mit Engagement, Kompetenz und Elan der Entwicklung sinnvoller Lösungen für Probleme im Praxisalltag. Innovative Technologie entlastet die Praxen. Sie können sich mehr ihrer eigentlichen Aufgabe zuwenden – dem Dienst am Patienten.

Mit den Anwendungen von iie-systems haben Praxen viele Vorteile.

  • Sie sind immer einen Schritt voraus.
  • Sie nutzen konsequent neue Chancen.
  • Sie genießen mehr Rechtssicherheit durch abgestimmte Patienteninformationen.

Das iie-Team ist immer für seine Anwender da und steht bei allen Fragen zur Verfügung.

Bringen Sie mit uns gemeinsam Ihre Praxis auf den top aktuellen Stand der abgestimmten Patienteninformation und -kommunikation. Machen Sie Ihre Praxis dabei ganz nebenbei rechtssicher. Verpassen Sie hier keine wertvollen Chancen.

Informieren Sie sich bei Kolleginnen und Kollegen, die die Schnittstelle Ivoris connect bereits nutzen und erhalten Sie so Wissen aus erster Hand. Oder Sie vereinbaren direkt einen Beratungstermin bei Frau Weinrich

(Tel. 05975 / 955 87 61).

Ich verspreche Ihnen: Sie mehr als erstaunt sein, wie schnell und einfach Ihre Praxis von der fortschrittlichen Technologie profitieren wird.

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Das Phänomen der Selbstüberschätzung

Selbstüberschätzung ist ein Massenphänomen, von dem sich niemand freisprechen kann. Im Prinzip nämlich neigen wir alle dazu, unsere Leistungen besser einzuschätzen, als sie in Wirklichkeit sind. Das betrifft Autofahren oder Skilaufen ebenso wie Leistungen, die wir in unserem Beruf bringen müssen, also beispielsweise Patientenberatung, -behandlung oder -kommunikation.

Selbstreflexion ist vor diesem Hintergrund eine sehr wertvolle Eigenschaft.

Selbstreflexion ermöglicht uns das Nachdenken über uns selbst. Diese Fähigkeit versetzt uns in die Lage, unser Denken, Handeln und Fühlen zu hinterfragen und zu analysieren. Ziel ist, mehr über sich selbst herauszufinden.

Vor allem, wenn es um digitale Patientenkommunikation bzw. Internetstrategien geht, sind sich viele Praxisinhaber sicher, hier den richtigen Weg zu gehen. Dieses Gefühl und die damit verbundene positive Beurteilung resultiert aus der Tatsache, dass die Praxis wirtschaftlich erfolgreich ist.

Eben hier lauert die Gefahr, sein Handeln besser einzuschätzen, als es de facto ist und sich damit die Möglichkeit zur Selbstreflexion zunehmen, um eigene Defizite zu erkennen.

Ich selbst habe in Vergangenheit meine Leistungen vor allem in der Gruppe der Selbstzahlerpatienten komplett falsch – nämlich deutlich zu positiv – beurteilt.

Diese Patientengruppe ist bekanntermaßen in der Conversion (= aus einem interessierten Kunden einen Käufer machen) schwierig und damit ein perfektes Beispiel für eine Selbstüberschätzung – vor der im Übrigen niemand gefeit ist.

Entsprechend groß war meine Ernüchterung, nachdem wir konsequent das iie-Ampelsystem eingeführt hatten. (Vgl. https://blog.iie-systems.de/iie-ampel-konsequent-und-richtig-eingesetzt-zeigt-sie-schnell-und-einfach-das-potenzial-einer-praxis/ )

Die Ampel zeigt brutal und ehrlich, wie erfolgreich man wirklich ist.

Trotzdem nutzen noch immer viele Praxen das Ampelsystem nicht – womöglich mehrheitlich, weil sich dessen Sinn nicht erschließt.

Vermutlich steckt dahinter ein unterbewusster Prozess, der den kritischen Blick auf die eigene Wirklichkeit verhindert. Er lässt uns weiter in der Illusion verharren, dass wir im Bereich der Patientenberatung überaus erfolgreich sind.

Wir alle sind kieferorthopädische Experten. Wir sind jedoch keine geborenen Verkäufer, denn dies haben wir auch nicht gelernt.

Wenn ich Kolleginnen und Kollegen zuweilen nach einer Note für die eigene Qualität der Patientenkommunikation und -beratung frage, ernte ich in der Regel ungläubige Blicke oder treffe auf Verständnislosigkeit.

Das ist gar nicht verwunderlich, denn wie erwähnt: Selbstreflexion ist eine wertvolle Eigenschaft. Sie ist aber auch unbequem, denn sie setzt den Willen voraus, seine eigenen Defizite erkennen zu wollen und daran zu arbeiten.

Für Kolleginnen und Kollegen, die mich in Lingen besuchen, ist damit zunächst vielfach eine unangenehme Erfahrung verbunden. Denn wer mich kennt weiß, dass ich kein Blatt vor den Mund nehme und Fehler bzw. Defizite in der Patientenberatung schonungslos und offen anspreche – Fehler, die ich selbst lange Zeit gemacht habe.

Einsicht ist ein schmerzhafter Prozess – und auch das weiß ich aus eigener Erfahrung. Er wird meist von sog. kognitiven Dissonanzen begleitet. Dazu gehören Abwehrhaltung, Vorwärtsverteidigung, Wut, Trotz und Rechtfertigung.

Dagegen ist im Grunde nur ein Kraut gewachsen, nämlich ehrliche und schonungslose Selbstreflexion. Und auch die tut am Anfang weh. Am Ende steht jedoch die Erkenntnis, dass neues Wissen und das damit verbundene neue Handeln ein persönlicher Vorteil ist. Das wiederum ist ein gutes Gefühl.

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Feeling good – Return of Investment

Teil 9: Analytics

Ein Beitrag von Dr. Michael Siemes Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Vor meiner kieferorthopädischen Tätigkeit habe ich Mathematik studiert. Vermutlich liegt es daran, dass ich ein ganz besonderes Verhältnis zu Zahlen habe. In unserer Praxis haben wir schon immer die Anzahl der Neupatienten intensiv im Blick gehabt, denn der Behandlungsstart ist eine extrem wichtige Größe, um den Praxiserfolg zu messen. Ganz zu Anfang haben die Mitarbeiterinnen Strichlisten geführt. Später haben wir dafür dann auch EDV und die Praxismanagement-Software genutzt. Rückblickend muss ich sagen, dass das alles sehr ungenau, aufwändig und alles andere als komfortabel war. Das hat sich komplett geändert und verbessert, seit wir Analytics von iie-systems einsetzen.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Man hat genug zu tun, neue Patienten kommen und schließen Behandlungsverträge ab. Dann ist doch alles gut und was will man mehr? Das beruht aber oftmals nicht auf harten Fakten und Zahlen, sondern eher auf einer persönlichen Einschätzung und Gefühlen. Unser Gehirn rechnet sich vieles schön. Wenn wir den Eindruck haben, dass es mal eine Zeit weniger gut läuft, suchen wir nach Argumenten für eine „logische“ Erklärung – und in der Regel finden wir die auch. Unser Gehirn ist also perfekt darin, uns einiges vorzumachen und uns genau das glauben zu lassen, was wir glauben wollen.

Die Anwendung Analytics von iie-systems liefert hingegen klare Tatsachen und harte Fakten, die keinen Spielraum für ein „Schönreden“ bieten. Und ja, das kann zuweilen weh tun. Aber die Chancen und Möglichkeiten, die sich dadurch für eine Praxis bieten, sind jeden Schmerz, den man vielleicht anfangs erleidet, wert.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Wir nutzen Analytics seit einigen Jahren und das sehr konsequent. Automatisch, anschaulich und tagesaktuell aufbereitet werden hier eklatant wichtige Zahlen und Entwicklungen. Man kann Trends erkennen und schnell darauf reagieren. Das ist einfach genial.

Lassen Sie mich Ihnen zum besseren Verständnis zwei einfache Beispiele geben. Analytics wertet u. a. aus, über welchen Weg neue Patienten einen Termin in der Praxis vereinbaren.

Abrufbar ist zum einen der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat.

Sehr hilfreich ist aber vor allem der Vergleich zum letzten oder vorletzten Jahr, denn er zeigt den Trend. Bei uns ist beispielsweise die Anzahl der Termine, die online über die Webseite gebucht werden, von 2019 bis 2020 erheblich gestiegen und setzt sich auch aktuell fort. Die Konsequenz daraus ist, dass mehr online Termine im System freigegeben werden müssen, um auf die Patientenbedürfnisse zu reagieren.

Perfekt ist auch die Auswertung der Beratungstermine bei Selbstzahlern, GKV und PKV im Verhältnis zu abgeschlossenen Behandlungsverträgen – auch hier aufbereitet nach Woche, Monat, Jahr sowie Vergleich der Vorjahre. Das ist das sog. Ampelsystem. Man erkennt auf einen Blick, wie erfolgreich man in seiner Beratung ist und kann rechtzeitig Maßnahmen treffen, wenn die Abschlussquote nicht optimal ist.

Ich habe hier nur zwei Möglichkeiten erwähnt, die Analytics bietet. Es gibt noch viel mehr. Und Sie können mir glauben: Jede einzelne ist Gold wert.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Wenn ein Kreuzfahrtschiff abgestoppt wird, beträgt der Bremsweg mehrere Kilometer. Es dauert also lange, bis es zum Stillstand kommt. Und mindestens ebenso lange braucht der Kapitän, um es wieder auf volle Fahrt zu bringen.

Übertragen auf eine Praxis heißt das, sobald man einen Abwärtstrend erkennt, beispielsweise eine zurückgehende oder stagnierende Anzahl von Neupatienten, muss man handeln, und zwar schnell. Tut man das nicht, begibt man sich in größte Gefahr und riskiert, dass der Abwärtstrend anhält. Was das in eine sich schnell verändernden Zeit und bei erhöhten Wettbewerbsbedingungen bedeutet, muss ich Ihnen nicht erklären.

Analytics bietet die Möglichkeit, rechtzeitig auf eine sichtbare negative Entwicklung reagieren zu können. Man kann also quasi in die Zukunft der Praxis schauen und zu einem sehr frühen Zeitpunkt Herangehensweisen auf den Prüfstand stellen und anpassen, um die Situation umzukehren und damit den Erfolg langfristig zu sichern. Analytics beruht auf harten Fakten und Zahlen der eigenen Praxis – und die lügen nicht.

Berechnung des Return of Investment (ROI)

Hierzu bedarf es eigentlich gar keiner langen Berechnung. Denn die Applikation Analytics ist Teil des iie-Pakets My Professional. Für einmalig 2.100 Euro netto und einer monatlichen Servicegebühr in Höhe von 65 Euro bekommt man neben dem Online-Kalender die Templates sowie Messenger, Anamnese und Signature. Wer My Professional einsetzt, hat also ohne jegliche Zusatzkosten die Möglichkeit, auch das wertvolle Tool Analytics nutzen und sollte davon unbedingt Gebrauch machen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Das Tool Analytics öffnet einem die Augen. Man bekommt praktisch einen Spiegel vorgehalten. Das bedeutet Objektivität statt Gefühl, und wie schon erwähnt kann das im ersten Moment durchaus unangenehm sein. Denn man sieht vielleicht etwas, was man im Grunde gar nicht sehen möchte bzw. kann sich die Situation nicht mehr durch das Suchen von Argumenten schönreden.

Ist das negativ? Für das Gefühl im ersten Moment sicherlich. Aber wie gesagt, um Gefühle geht es nicht, darf es nicht gehen. Vielmehr geht es um den Erfolg und darum, diesen langfristig und in Zukunft zu sichern. Und hier gibt es aus meiner Sicht kein besseres Tool als Analytics. Alles läuft automatisch ab, ohne dass dafür ein zusätzlicher Arbeitsaufwand notwendig ist.

Alles ist vergleichbar und wird in Relation gesetzt, um Trends zu erkennen, rechtzeitig zu erkennen, und sofort reagieren zu können. Besser und einfacher geht es nicht. Wie anfangs erwähnt, ich hatte die Neupatientenentwicklung und die Abschlussquote schon immer im Blick – auch bereits zu analogen Zeiten. Aber im Vergleich zu dazu ist das, was wir jetzt mit Analytics haben, unbeschreiblich viel besser.

Jeder Kollegin und jedem Kollegen, der Fragen dazu hat, stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung. Scheuen Sie nicht, mich zu kontakten (Tel. 02331-386090). Ich bin davon überzeugt, dass die Applikation Analytics auch für Ihre Praxis eine Kehrtwende ist. Probieren Sie es doch einfach mal aus. Sie gehen damit kein Risiko ein, werden den Mehrwert aber innerhalb kürzester Zeit zu schätzen wissen.

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Feeling good – Return on Investment

Teil 8: Praxisbesuch in Lingen

Ein Beitrag von Dr. Johannes Schmidt, Zahnarzt für Kieferorthopädie

Ich durchlebe aktuell aufregende Zeiten. Anfang Mai ist die Eröffnung meiner neuen Praxis geplant, die sich derzeit noch im Bau befindet. In der 55.000 Einwohner zählenden Gemeinde Bornheim bei Bonn herrscht ein sehr dynamisches Umfeld mit einer großen Shopping Mall, mehreren Schulen in unmittelbarer Umgebung und neu entstehenden Wohngebieten. Gerade die Endphase ist ziemlich stressig. Ich kann allerdings sagen, dass es im Wesentlichen ein guter Stress ist und ich mich sehr auf meine Praxis freue.

Wertungsfreie aktuelle Situation

Direkt vor meiner geplanten Selbstständigkeit war ich anderthalb Jahre als Geschäftsführer eines kieferorthopädischen MVZ in Köln tätig. Neben der Behandlung habe ich viel organisatorische Arbeit geleistet und mích u. a. um Restrukturierungen bei Factoring, Personal, Abrechnung etc. gekümmert. In diesem Zuge entstand auch der Wunsch nach der Bereitstellung von Online-Terminen, so dass ich mich mit den auf dem Markt befindlichen Angeboten intensiv beschäftigt habe.

In diesem Bereich gibt es ja diverse Anbieter wie Jameda, Doctolib etc. Aber es gibt tatsächlich nur einen einzigen Anbieter, der eine Schnittstelle zu ivoris hat. Und so bin ich auf iie-systems gestoßen.

Etwa zur gleichen Zeit habe ich eine Kollegin aus dem Rheinland kennengelernt, die in einer langjährigen iie-Anwenderpraxis arbeitete. Sie hat mir begeistert von den Templates erzählt und den enormen WOW-Effekt, der sich bei den Patienten damit generieren lässt. Ihr Rat war „Das musst Du unbedingt machen.“

Im Januar 2020 war ich bei einer Fortbildungsveranstaltung mit Michael Visse in Hannover.. Bin ich vorher nur neugierig gewesen, war ich von diesem Tag an absolut überzeugt.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Als mein Entschluss für die Selbstständigkeit feststand, habe ich den Kollegen Visse sehr schnell kontaktiert. Für mich war klar, dass ich das iie-Konzept in meiner Praxis 1 zu 1 übernehmen wollte. Vor rund 2 Wochen habe ich mich dann auf den Weg nach Lingen gemacht.

Ich müsste lügen, wenn ich sagen würde, dass es ein entspannter Tag war, denn das war es nicht. Im Gegenteil: Es war sehr anstrengend, dabei aber auch extrem hilfreich. Michael Visse ist sehr direkt und sehr ehrlich, was bedeutet, dass er einem auch Dinge sagt, die man eigentlich gar nicht hören möchte. Alles, was man bislang im Hinblick auf Patientenberatung getan hat, wird auf den Prüfstand gestellt. Das ist auf der einen Seite erstmal ziemlich hart, weil man bei einer solchen Selbstreflexion erkennt, dass man vieles, was man gelernt und getan hat, verändern muss. Auf der anderen Seite – und das ist die eigentlich wichtige – ist es aber ein guter und heilsamer Erfolg.

Es ist faszinierend, einen ganzen Tag lang die Möglichkeit zu bekommen, die iie-Welt genau in der „Leuchtturm-Praxis“ kennenzulernen, in der das System erfunden und vermutlich am konsequentesten umgesetzt wird. Kollege Visse hat ein Universum kreiert, das von vorne bis hinten total stimmig ist. Das zu erleben, ist wirklich der Hammer und bringt extrem viel. Man realisiert, dass bei einer erfolgreichen Praxis der Patientenservice absolut im Vordergrund steht. Man erlebt die Begeisterung der Patienten und sieht u. a., wie schnell durch die Beratung mit den Vorher-Nachher-Fotos eine Behandlungsentscheidung fällt.

Das ist wirklich sensationell. Ich war wie erwähnt schon vorher überzeugt vom iie-Konzept. Aber jetzt brenne ich und werde es konsequent und vom ersten Moment an auch für meine Praxis nutzen – vom Onlinekalender über SmileDesign und Templates bis hin zum Fototool und natürlich den tollen Broschüren.

Auch hier habe ich einige Denkanstöße bekommen, wie man diese einsetzt und welchen Erfolg das hat. Beispielsweise habe ich Kinder, die in KIG 1 oder 2 fallen, bislang zu schnell „verloren gegeben“. Jetzt habe ich gelernt, dass man hier mehr nachfassen kann und muss, um auch Eltern solcher Kinder von der Behandlung zu überzeugen. Die KIG-Broschüre ist dabei ein perfektes Instrument und neben ein oder zwei anderen für meine Praxis bereits fest eingeplant.

In meinen neuen Räumen habe ich von Anfang an einen eignen Fotoraum vorgesehen. Die professionelle Fotostation wird in Kürze von Michael Helweg eingerichtet. Welchen Nutzen das bietet, habe ich auf einem Seminar, bei dem Michael Visse dazu referiert hat, sofort erkannt. Mit wiederholbaren und perfekt erstellten Fotos ist eine professionelle Dokumentation von Fällen möglich. Die Patienten sind vom ersten Moment an überzeugt, in der richtigen Praxis gelandet zu sein und erleben etwas, was sie zuvor so noch nie erlebt haben.

Ich sehe darüber hinaus aber auch einen tollen Effekt im Hinblick auf die Teambildung. Durch die Patientenfotos wird Kreativität und Eigenständigkeit der Mitarbeiterinnen gefördert, denn sie realisieren, dass sie einen wertvollen Beitrag zum Gesamtkonzept der Praxis leisten. Und das macht allen Beteiligten Spaß.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Ich bin fest davon überzeugt, dass unsere Patienten schon heute mehr und mehr über digitale Kanäle mit uns kommunizieren möchten.

Wer heute noch keine Online-Termine anbietet, wird Ende 2021 zu den Losern gehören.

Zuünftigt werden unsere Patienten zunehmend junge Erwachsene sein. Und die möchten sonntags abends auf dem Sofa ihren Beratungstermin buchen. Wer das nicht anbietet, nimmt diesen Kundenkreis in seinen Bedürfnissen nicht wahr und hat jede Chance, ihn mitzunehmen, vertan.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Auf den Tag in Lingen bezogen habe ich nichts investieren müssen als meine private Zeit. Was ich dafür jedoch bekommen habe, ist sensationell für meine Zukunft in der eigenen Praxis.

Zentral ist die gesamte Customer Journey von A bis Z. Und hier bietet Michael Visse mit den iie-Anwendungen die perfekte Unterstützung. Hat man die E-Mail-Adresse des Patienten, nimmt man ihn mit auf die Reise, begeistert ihn vom ersten Moment an. Damit generiert man eine hohe Zufriedenheit und eine extreme Patientenbindung. Sie sorgt mit hoher Wahrscheinlichkeit für Empfehlungen im Bekanntenkreis und sichert den Erfolg der Praxis aus Dauer.

Sehr fair finde ich, dass iie hier mit dem Einsteigerpaket extrem günstige Konditionen für Neugründer anbietet. Da kann man eigentlich gar nichts falsch machen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Ich denke, es ist an dieser Stelle kein Geheimnis mehr, dass ich von den Anwendungsgebieten von iie-systems absolut begeistert bin. Der Kollege Visse lebt im Hinblick auf Patientenservice in einem Universum, das er quasi selbst geschaffen hat. Was er daraus kreiert hat, ist genial und steht jedem zur Verfügung, der Interesse hat, den extremen Mehrwert auch für sich selbst zu nutzen und damit den Praxiserfolg auf Dauer zu sichern bzw. zu steigern.

Ich bin auf jeden Fall dabei und kann es kaum erwarten, in meiner Praxis mit dem Komplettpaket von iie-systems zu starten.

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Veränderung der Wettbewerbssituation in Lichtgeschwindigkeit

Der Wettbewerb um kieferorthopädische Patienten wird von Jahr zu Jahr härter.

Galten bis vor einiger Zeit ausschließlich andere Praxen in der eigenen Region als Mitbewerber, so sind es heute zunehmend finanziell potente Investoren, die eine ernstzunehmende Konkurrenz darstellen. Sie agieren bundesweit, wenden sich direkt an Patienten (Business to Consumer) und bieten ein kieferorthopädisches Leistungsangebot.

Durch aggressive Werbung versuchen diese Wettbewerber, sich umfangreich und schnell im Markt der Selbstzahler zu positionieren. Vor allem das Preis-Dumping bedeutet eine nicht zu Verzerrung des Wettbewerbs, die wir nicht ignorieren können.

Unternehmen wir Dr. Smile oder ähnliche dürfen nicht unterschätzt werden. Diese Investoren haben zwar kein kieferorthopädisches Expertenwissen, aber:

  • Sie sind durch Zahlen und Strategie getrieben.
  • Sie sind jung und smart und haben in der Regel einen Management-Background.
  • Sie verfügen über ausreichende finanzielle Mittel.
  • Sie können auf riesige Marketing-Budgets zugreifen und nutzen eine sehr intelligente Internettechnologie.

Das Marktsegment Kieferorthopädie stellt für solche Investoren ein strategisches Investment mit der Aussicht auf sehr hohe Rentabilität mit guten Gewinnmargen dar. So bildet es die Basis für eine schnelle Steigerung des Unternehmenswertes in absehbarer Zeit.

Die Strategie wird „garniert“ durch komplett digitale Behandlungsplanung, digital getriebene Behandlungskonzepte mit durchsichtigen Alignern und Preisen, die für jede Fachpraxis unschlagbar sind.

Ob wir wollen oder nicht: Mit diesem Mix aus Kapital, intelligentem Management und neuer digitaler Technologie müssen wir uns als Kieferorthopäden auseinandersetzen.

Selbstverständlich sind wir als Fachzahnärzte fraglos die Experten für Zahnregulierung.

Aber:

  • Wir sind keine Manager und haben keinerlei Background im Bereich Management.
  • Wir verstehen wenig von Customer Journey und digitalem Patientenservice.
  • Wir fühlen uns zuweilen durch unsere Behandlungsexpertise überlegen, was teilweise eine gewisse Überheblichkeit mit sich bringt.
  • Wir haben (aktuell) keinen Leidensdruck und fühlen uns in unserer Komfortzone sehr wohl.
  • Wir investieren wenig Zeit und Energie in die Außendarstellung unserer eigenen Praxis.
  • Wir verlassen uns in der Regel gerne auf die Zahnärztekammer und weisen der Standespolitik die Aufgabe zu, sich um die Finanzinvestoren zu kümmern.

Entsprechende Versuche der Standespolitik, gegen Unternehmen wie Dr. Smile vorzugehen, betrachte ich definitiv als gescheitert.

Natürlich können wir auch selbst immer wieder Störfeuer entfachen. Aber allzu große Hoffnungen, die Investoren zu stoppen, sollten wir nicht hegen. Sie sind allesamt streitresistent und verfügen über große juristische Abteilungen mit einem ganzen Heer von gut qualifizierten Rechtsanwälten.

Persönlich und mit einem erheblichen Energieaufwand in den Kampf gegen diese neuen Wettbewerber zu ziehen, halte ich persönlich für sehr mühsam, vor allem aber für aussichtslos.

Sollen wir uns also kampflos fügen? Mein klares NEIN ist verbunden mit konkreten Empfehlungen, die schnell und relativ einfach umzusetzen sind.

  • Eine Praxis sollte ein definiertes Budget für Außenauftritt und Werbung planen und einsetzen.
  • Ein perfekter Internetauftritt und eine durchdachte und intelligente Kommunikationsstrategie sollte schriftlich fixiert und umgesetzt werden.
  • Die Konzentration muss auf das Wesentliche erfolgen. Und das Wesentliche sind unsere Patientinnen und Patienten.
  • Es gilt, die Patienten zu begeistern. Dazu bedarf es eines Handelns, das anders ist, als man es selbst aus der Vergangenheit gewohnt ist.
  • Anders als andere zu sein, ist das Entscheidende. Patienten müssen zu jedem Zeitpunkt den Unterschied zu unseren Wettbewerbern realisieren.
  • Der Besuch in unserer kieferorthopädischen Praxis muss besonders sein, er muss vom ersten Moment an mit positiven Gefühlen verbunden werden. Die Erfahrung der Patienten mit der eigenen Praxismarke sollte daher perfekt abgestimmt und durchdacht sein. Das schafft die Magie, die wir brauchen.

Ich habe neulich einen sehr interessanten Podcast mit Jens Urbaniak, Gründer von Dr. Smile, gehört, den ich Ihnen dringend empfehlen möchte.

Den Anfang können Sie getrost überspringen und erst bei Minute 9.30 einsteigen.

  • Minute 10.00: Kundenerlebnis mit online-Terminbuchung
  • Minute 17.00: Was bekommt der Arzt?
  • Minute 17.45: Die Rolle von Straumann
  • Minute 23.10: Was kostet ein Kunde in der Akquisition (Antwort vorweg: 500 bis 700 Euro)
  • Minute 33.15: Verkauf an Straumann
  • Minute 37.45: Wachstum des Alignermarktes (Antwort vorweg: 20 % pro Jahr)
  • Minute 41.00: Rolle des Marketings für die Nachfrage von Patienten nach Dr. Smile
  • Minute 48.00: Motivation von Praxen, als Dr. Smile-Experten zu arbeiten.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, hier einmal reinzuhören und stellen Sie sich im Abschluss die Frage, ob Sie diesem Konzept etwas entgegensetzen möchten. Ich bin ziemlich sicher, dass ich die Antwort bereits kenne.

Abschließend möchte ich Ihnen noch etwas versichern:

Sie sind nicht allein, denn das Team von iie-systems ist für Sie da. Wir unterstützen Sie mit breiter Kompetenz und jahrelanger Erfahrung.

Einen Versuch sollte es Ihnen doch eigentlich wert sein. Wir freuen uns auf Sie!

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Feeling good – Return on Investment

Teil 7: Webseite

Ein Beitrag von Dr. Monika Schüller Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Eine gute Webseite zu haben, ist heute für jede Branche sehr wichtig – auch für Ärzte. Wenn man beispielsweise ein Hotel sucht, informiert man sich zunehmend über das Internet. Und genauso so geht es auch unseren Patienten. Kaum jemand – schon gar nicht die jüngeren – wird z. B. mehr ein Branchenbuch zur Hand nehmen, wenn er auf der Suche nach einem Kieferorthopäden ist. Mehr als 40 % suchen im Internet nach einem passenden Arzt. Ein professioneller Webauftritt ist daher für jede Praxis von erheblicher Bedeutung. Webseiten, die nicht aussagekräftig sind, haben wenig Wirkung. Das kann ich auch aus eigener Erfahrung bestätigen. Wenn ich zum Beispiel auf der Suche nach einem Hotel bin und nur wenige Fotos finde, klicke ich gleich wieder weg. So ist es auch bei Patienten. Der erste Eindruck zählt, und der muss top sein. Übrigens auch bei der mobilen Seite, denn der überwiegende Anteil der Arztsuche findet heute über mobile Endgeräte statt. Gerade junge Menschen machen fast alles über ihr Handy.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Es überrascht mich immer noch, dass es Praxen gibt, die einen schlechten oder sogar gar keinen Internetauftritt haben. Das ist ein erheblicher Nachteil, der sich über kurz oder lang rächen wird. Denn der Mitbewerber hat vermutlich eine bessere Webseite und es ist keine Frage, für welche Praxis dann die Entscheidung fällt. Vermutlich haben die wenigsten von uns Expertise im Hinblick auf die Erstellung einer Webseite. Und dafür gibt es ja schließlich Agenturen. Die meisten davon dürften jedoch keine Spezialisten für den Bereich KFO sein und haben kaum Wissen über die Bedürfnisse der Patienten. Viele argumentieren mit Google und konzentrieren sich auf Texte. So entstehen Textwüsten, die jedoch nicht ansprechend sind und den Patienten nicht überzeugen können. Gerade in unserem Bereich sind es aber die Bilder, die zählen und die überzeugen.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Vor rund 10 Jahren bin ich selbst bei der Suche nach einem geeigneten Arzt auf die Webseite einer Praxis gestoßen, die die Möglichkeit bot, sich online für einen Termin zu registrieren. 2 oder 3 Tage später hatte ich dann einen Umschlag mit weiteren Informationen und einem Anamnesebogen in der Post. Das fand ich total fortschrittlich, und es hat mich beeindruckt.

Als ich dann später Michael Visse kennenlernte und er mir das iie-System erklärte, habe ich spontan gesagt, dass ich den Online-Kalender unbedingt sofort für meine Webseite haben muss, weil mich das damals schon so begeistert hat. Hier gibt es aber keine Post mehr, sondern alles läuft digital und voll automatisch, was die Sache komplett perfektioniert hat.

Mit einem damaligen Webauftritt war ich ansonsten aber eigentlich ganz zufrieden, und das mit dem Online-Kalender fand ich sehr innovativ, zumal es auch bei den Patienten super ankam. Lange habe ich mich gesträubt, diesen zu verändern – auch wenn Michael mir mehr als einmal gesagt hat, dass hier noch sehr viel Luft nach oben besteht. Den entscheidenden Ausschlag für einen neuen Internetauftritt hat das Gespräch mit einer Kollegin gegeben. Als ich seinerzeit bei Michael in Lingen war, hat er mich gebeten, kurz mit Yasmin Largiadèr zu telefonieren und sie sofort angerufen mit der Bitte, sich meine Webseite einmal anzusehen. Was sie gesagt hat, hat mich letztlich überzeugt. Ihre Worte waren in etwa so: „Die Webseite ist eigentlich schön. Aber sie ist halt so, wie alle anderen auch sind.“ Das hat mich zum Nachdenken und zu einem kritischen Hinterfragen gebracht. Und ja, ich konnte im Grunde zustimmen. Der Internetauftritt meiner Praxis unterschied sich nicht von zahlreichen anderen, er hob sich nicht ab. Noch während ich in Lingen war, habe ich mich entschieden, die Webseite von iie-systems zu übernehmen. Eine Entscheidung, die ich nie bereut habe.

Der Anteil der Neuberatungen war schon durch die Integration des Online-Kalenders gestiegen. Mit der neuen Webseite wurden es noch einmal deutlich mehr. In dem Online-Anamnesebogen, der mit der Terminbestätigung verschickt wird, wird ja auch gefragt, wie der Patient auf die Praxis aufmerksam geworden ist. Unsere Auswertungen zeigen, dass rund 90 % über das Internet zu uns finden. Wenn das kein Argument ist!

Wir haben sogar schon Patienten gehabt, die uns im Internet gefunden haben, einen sehr zeitnahen freien Termin gesehen und gebucht haben und dann sofort zur Beratung gekommen sind. Besser geht es nicht.

Früher haben wir umfangreiche „Überweiserpflege“ gemacht mit Weihnachtsgeschenken und allem, was dazu gehört. Ganz ehrlich? Darauf habe ich keine Lust mehr. Heute finden die Patienten von selbst zu uns, ohne dass wir auf überweisende Zahnarztpraxen angewiesen sind. Und viele kommen auch auf Empfehlung, denn bei der Suche nach einem geeigneten Arzt werden Freunde und Bekannte gefragt. Wenn es dann heißt „Da musst Du unbedingt zu Schüller gehen“, wird die Praxis zunächst im Internet gecheckt und überzeugt durch den professionellen Auftritt inkl. Online-Termine, Verknüpfung mit Social Media etc. Das ist perfekt, weil es von alleine passiert und man absolut nichts dafür tun muss.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Ich denke, es ist wichtig, sich permanent weiterzuentwickeln und mit der Zeit zu gehen. Das betrifft nicht nur das fachliche, sondern ebenso die Art und Weise, wie wir mit unseren Patienten kommunizieren. Wer das nicht tut, merkt es vielleicht nicht sofort, weil er sich in den Jahren einen guten Ruf aufgebaut hat und sich sicher fühlt. Aber dann lässt sich ein junger Mitbewerber am Ort nieder und ist innovativer aufgestellt. Spätestens in dem Moment bekommt man ein Problem, und zwar ein gewaltiges.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Die Kosten für die Webseite belaufen sich auf 5.000 EUR, für die mobile Version kommen noch einmal 2.000 EUR hinzu sowie monatlich EUR 200 Servicegebühren für die permanente Weiterentwicklung im Hinblick auf Bilder, Inhalte und Service. Ja, das hört sich im ersten Moment nach viel Geld an, und ich gebe zu, dass auch ich im ersten Moment geschluckt habe.

Allerdings haben sich die Kosten nach maximal 3 Neupatienten komplett amortisiert und alles – inkl. der Servicepauschale – ist abgedeckt. Monatliche Kosten für Pflege etc. hat man ja bei jedem anderen Anbieter auch. Und wer eine neue Webseite plant, muss bei jeder Agentur mit Kosten rechnen, die vielleicht geringer sind. Dafür muss man aber selbst Input wie Texte liefern, was Arbeit und Zeit kostet, die vermutlich niemand von uns hat.

Perfekt finde ich neben der Online-Terminvereinbarung für Neupatienten, digitaler Sprechstunde und eigenem YouTube-Kanal, dass man auf Wunsch auch Texte individuell anpassen und die eigenen Praxisfarben verwenden kann, damit der Gesamtauftritt stimmt. Eigene Fotos aus der Praxis, dem Team etc. sind natürlich eklatant wichtig für die Individualität. Hier haben wir Michael Helweg vom Clean Fotostudio verpflichtet und sind auch von seiner Arbeit absolut begeistert.

Allein der erhebliche Anstieg der Neupatienten zeigt, dass ich die richtige Entscheidung getroffen und richtig investiert habe. Es hat nicht einmal einen Monat gedauert und ich hatte meine Investition komplett amortisiert. Das ist im Grunde diskussionslos.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Auch wenn es zuweilen schwerfällt: Eine kritische Auseinandersetzung mit der eigenen Situation schadet nie – im Gegenteil. Und wie erwähnt, man muss sich stetig weiterentwickeln und das nicht nur auf fachlicher Ebene.

Die Webseite von iie-systems ist perfekt. Aber sie ist nicht alles, sondern Teil eines Gesamtkonzeptes. Und das hat es in sich, denn es macht eine Praxis zur Marke. Das ist heute mehr denn je ein Erfolgskonzept.

Eine ganze Reihe von KFO-Praxen nutzen die iie-Webseite bereits. Der eine oder andere mag jetzt denken: Ich möchte aber keine Webseite, die mein Mitbewerber auch hat. Ich gebe zu, genau das waren anfangs auch meine Bedenken. Durch den gewährten Gebietsschutz wird jedoch garantiert, dass im lokalen Umfeld nur eine Praxis diese Möglichkeit erhält.

Das war für mich ein wichtiges Argument. Und es stört mich ehrlich gesagt überhaupt nicht, ob ein Kollege in Hamburg, Düsseldorf oder Münster diese Webseite auch nutzt. Als KFO-Praxis sind wir lokale Marken und Patienten aus Grafing suchen keinen Kieferorthopäden in Norddeutschland.

Vielleicht konnte ich Sie ein wenig zum Nachdenken oder sogar zu etwas Selbstkritik im Hinblick auf Ihre Patientenkommunikation anregen. Dann möchte ich Ihnen zum Abschluss noch einen Rat geben. Wenn Sie eine Optimierung Ihrer Webseite überlegen, machen Sie es sich einfach und nutzen Sie die Kreativität von iie-systems. Das Gesamtpaket wird Sie überzeugen. Da bin ich ganz sicher, denn es hat auch mich überzeugt und dazu gehört wirklich einiges.

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Feeling good – Return on Investment

Teil 6: Broschüren

Ein Beitrag von Dr. Lukas Blase, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Bei der Beratung von Kindern und Jugendlichen sind wir als Kieferorthopäden verpflichtet, den Leistungsanspruch durch die Gesetzlichen Krankenkassen zu prüfen. Ist der Zahnfehlstand nicht gravierend genug um in die Kategorien 3-5 der Kieferorthopädischen Indikationsgruppen (KIG) zu fallen, sind wir Überbringer schlechter Nachrichten.

In diesen Fällen müssen wir den begleitenden Elternteil aufklären, dass die gesamten Therapiekosten bei Behandlungswunsch privat übernommen werden müssen. Oft löst das bei den Eltern Enttäuschung und Unmut aus, da vorher eine Kostenübernahme durch die GKV selbstverständlich erschien.

An diesem Punkt einer Beratung ist eine gute Aufklärung und Information unerlässlich.

Da es um Kosten geht, sind die Eltern des Kindes während dieser Beratung angespannt, und somit nur bedingt aufnahmefähig. Viele Informationen kommen somit gar nicht bei ihm an oder werden nicht verstanden.

Seit einem Jahr setze ich in solchen Fällen die KIG-Broschüre von iie-systems ein. Diese Broschüre ist absolut Gold wert, da sie den Patienteneltern durch veranschaulichte Beispiele nachvollziehbar macht, warum die Krankenkasse in ihrem Fall nicht für die Behandlungskosten aufkommt. Sie ist sehr hochwertig, informativ und schafft Transparenz. Rückfragen an die Praxis erübrigen sich häufig nach der Lektüre zuhause.

Als Praxis überreicht man damit eine perfekte Visitenkarte, mit der man sich auch bei Einholung einer Zweitmeinung sehen lassen kann.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Nach Beratung des Patienten bzw. der Eltern erfolgt bei Vorliegen eines KIG 1 oder 2 die Aufklärung darüber, dass der Fehlstand nicht in den Leistungsbereich der GKV fällt und somit eine Behandlung nur auf Privatkosten möglich ist. Die Eltern erhalten in diesem Gespräch eine negative Information, von der sie häufig nicht ausgegangen waren.

Als nächstes versucht man dem Patienten und den Eltern, den Lösungsweg aufzuzeigen: Es werden verschiedene Modelle von festen und losen Zahnspangen gezeigt. Die Enttäuschung über die Kosten wird noch verstärkt durch einen nicht attraktiven Lösungsweg. Der Patient verlässt die Praxis verunsichert und missmutig.

Die Nachricht über die Kosten kann ich auch durch die Nutzung der KIG-Broschüre nicht ändern. Was ich aber ändern kann ist, wie der Patient darüber aufgeklärt und informiert wird.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Heute berate ich komplett anders als früher. Was gleichgeblieben ist: Ich schaue mir die individuelle Situation an und beurteile, ob eine Kostenübernahme durch die GKV gewährleistet ist oder nicht. Dann aber kommt die Bilddatenbank Smile Design zum Einsatz, um dem Patienten bzw. seinen Eltern vor Augen zu führen, was mit einer Behandlung möglich ist und wie das Ergebnis aussehen kann. Mit unserer Fotostation machen wir zudem eigene Bilder des Patienten und dokumentieren die Ist-Situation. Zum Abschluss geben wir die Broschüre mit, welche die KIG-Tabelle und passende Patientenbeispiele enthält.

Was ist der entscheidende Unterschied zu damals? Einfach formuliert gilt hier die Aussage, ein Bild mehr sagt als 1000 Worte. Früher habe ich oft eine halbe Stunde erklärt und der Patient hat am Ende doch so gut wie nichts verstanden. Verfällt man darüber hinaus noch in seinen Fachjargon, schaltet der Gegenüber schnell auf Durchzug: Er versteht nur noch Bahnhof. Mit Hilfe von SmileDesign und den Broschüren werden die Vorteile einer Behandlung in wenigen Sekunden transportiert, und sind auch zuhause in Ruhe nachvollziehbar.  Wir konnten so unsere Behandlungsfallrate erheblich erhöhen.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Oftmals ist es nur ein Elternteil, der mit dem Kind zur Beratung in die Praxis kommt. Wenn derjenige seinen Ehepartner informiert, dass die Behandlung privat bezahlt werden muss, weil die Krankenkasse nicht eintritt, kann man sich die Reaktion vorstellen. Das ist dann nicht selten für alle Seiten sehr anstrengend, da häufig ein weiteres Beratungsgespräch geführt werden muss und es möglicherweise am Ende doch nicht zu einer Behandlung kommt.

Die Broschüren sind ein Kommunikationsmittel, mit dem man dem Patienten die Möglichkeit gibt, in Ruhe und vor allem anhand von professionellen Fotos alles noch einmal nachvollziehen zu können. Mit den Broschüren als Teil des gesamten Aufklärungskonzeptes holt man den Patienten dort ab, wo er steht – eine unglaubliche Hilfe bei der Patientenkommunikation und -aufklärung. Ein so perfekt informierter Patient bzw. dessen Elternteil ist deutlich gewillter, für eine Behandlung des Kindes privat aufzukommen. Das kann ich mittlerweile aus Erfahrung bestätigen.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Die Kosten für die KIG-Broschüre liegen bei einmalig netto 5.000 EUR Lizenzgebühren zzgl. ca. 3.800 EUR Druckkosten für eine Auflage von 500 Exemplaren. Das hört sich im ersten Moment nach einer hohen Investition an, und ich gebe ehrlich zu, dass ich im ersten Moment auch gezögert habe. Aus heutiger Sicht allerdings völlig zu Unrecht, denn innerhalb kürzester Zeit haben sich die gesamten Kosten amortisiert.

Manch einer mag vielleicht denken, solch eine Broschüre könne man doch auch selbst erstellen. Bitte verwerfen Sie den Gedanken am besten schnell wieder. Ich selbst habe versucht, die Broschüre mit eigenen Fotos zu verändern (die Qualität war am Ende nicht dieselbe) und Texte umzuschreiben. Das allein ist schon ein wahnsinniger Aufwand, der sich einfach nicht lohnt.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Die SmileDesign Datenbank nutze ich schon länger. Retrospektiv betrachtet hätte ich aber auch die Broschüren schon viel früher in meiner Praxis einsetzen sollen. Deren Wert habe ich lange unterschätzt. Durch jeden Tag des Zögerns habe ich Umsatz verschenkt. Heute nutze ich nicht nur die KIG-Broschüre, sondern auch die Imagebroschüre und die Broschüre perfect smile, die ideal zur Beratung von erwachsenen Selbstzahler-Patienten geeignet ist.

Mein Rat: Nehmen Sie den Weg nach Lingen auf sich, besuchen Sie die die Praxis von Michael Visse, erleben Sie das Gesamtkonzept und machen Sie sich Ihr eigenes Bild. Aus meiner Erfahrung kann ich heute guten Gewissens sagen: Jeder Tag, den Sie die Broschüren nicht nutzen, kostet Sie Geld.

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