Autor: Dr. Michael Visse

Einblicke in eine komplett andere Welt der Kommunikation



Dr. Maximilian Brandt, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Als Letzter und Einziger eines kieferorthopädischen Freundeskreises aus der Uniklinik Aachen, der bisher weder iie-Systems angewendet noch Dr. Michael Visse persönlich kennengelernt hat, freute ich mich, nach Lingen fahren zu dürfen, um die dahinterstehende Idee in Gänze zu sehen – nicht ganz ohne Warnung aus den hinteren Reihen.

Nach einem herzlichen Empfang ging es sogleich ins Beratungszimmer, dem Herzstück der Praxis. Ein Raum, der mit viel Liebe zum Detail gestaltet, konzipiert und optimiert wurde. Sowohl im Untersuchungs- als auch Beratungsbereich fühlt man sich wohl. Keine ausufernde Wellnessoase, kein erdrückendes Arztzimmer – ein gelungener und genialer Spagat. Ein großer Bildschirm auf dem Schreibtisch erlaubt die bildliche Kommunikation über Diagnose und Therapie dank sofort bereitstehender Patientenbilder und strukturierter Behandlungsdatenbank.

Es folgte die Fotobox. Setting, Beleuchtung und Stuhl erinnern an ein professionelles Studio. Das Fotomodul der Software leitet die fotografierende Mitarbeiterin Bild für Bild durch die gewünschte Reihenfolge. Die Fotos werden direkt nach Aufnahme auf einem großen externen Monitor angezeigt. Kontrolle und ggf. Zuschnitt gehen so sehr schnell von der Hand. Auf Wunsch und nach Einverständnis per Unterschrift auf einem Tablet werden dem Patienten die Aufnahmen umgehend per Email auf dem hauseigenen Server freigegeben. Auch werden die Fotos automatisch in die Diagnostiksoftware zum jeweiligen Patienten geladen.

Wie man an der engen Verzahnung von Kommunikation und Organisation allein in diesen beiden Räumen sehen kann (nebenbei bemerkt sind es die einzigen, die ein Neupatient neben Anmeldung und Wartezimmer sieht) hat Herr Dr. Visse einen besonderen, einen anderen Blick auf den Mikrokosmos Praxis – einen komplett anderen!

„Was uns in Schwierigkeiten bringt, ist nicht das, was wir nicht wissen. Es ist das, was wir mit Sicherheit wissen, was jedoch in Wahrheit falsch ist!“ (Mark Twain)

Das, was man als traditionell bzw. konventionell aus- und weitergebildeter Behandler über Patienten und deren Gedankenwelt zu wissen glaubt, ist in Dr. Visses Augen schlicht falsch, und dass man daran festhält schierer Wahnsinn! Er nennt es auch liebevoll „Brainfuck“. Das Gehirn suggeriert uns falsche Fakten, die wir aber als richtig ansehen, und die wir, weil wir sie kennen und liebgewonnen haben, auch nicht loslassen wollen. Er gewährt Einblicke in seine Sicht der Welt und Kommunikation.

Dabei ist er keinesfalls ein einfühlsamer Weichspüler, sondern eher ein dampfender Schlaghammer, der in den Verstand eindringen will. Nach einem Tag in der Praxis schwirrt der Kopf, zwischendurch hat man fast physische Kopfschmerzen. Eindrücke, Gedankengänge, Umdenken! Man fühlt sich matt und dumm – letzteres auch dank Dr. Visse, der einem mit fassungsloser Mimik genau dies unerbittlich und direkt ins Gesicht sagt. Eine brutale, aber effiziente Methode, das Gehirn auf Trab zu halten und Störgrößen einzubauen.

Es war aber nicht alles Gewitter, zwischendurch schien auch die Sonne und wir waren in einigen Themen sofort beieinander. Zum Schluss notierte sich Dr. Visse sogar ein paar meiner Gedanken in sein digitales Notizbuch. Letztlich also doch ein kollegialer Austausch auf Augenhöhe! 😊

Ich möchte nicht enden, ohne die ausgesprochene Freundlichkeit und Kompetenz des Teams zu erwähnen. Selbst im vollen Betrieb und auf technische oder Detailfragen kam immer eine schnelle und erklärende Antwort mit einem Lächeln im Gesicht. Jeder war sehr bemüht einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und den Patienten und dem Besucher den Aufenthalt angenehm zu gestalten.

Danke für einen Tag, den ich so schnell nicht vergessen werde. Danke für Ideen und Kritik, die mir seitdem im Kopf umhergeistern.



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Einblicke in eine komplett andere Welt der Kommunikation

Ein Beitrag von Dr. Maximilian Brandt, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Als Letzter und Einziger eines kieferorthopädischen Freundeskreises aus der Uniklinik Aachen, der bisher weder iie-Systems angewendet noch Dr. Michael Visse persönlich kennengelernt hat, freute ich mich, nach Lingen fahren zu dürfen, um die dahinterstehende Idee in Gänze zu sehen – nicht ganz ohne Warnung aus den hinteren Reihen.

Nach einem herzlichen Empfang ging es sogleich ins Beratungszimmer, dem Herzstück der Praxis. Ein Raum, der mit viel Liebe zum Detail gestaltet, konzipiert und optimiert wurde. Sowohl im Untersuchungs- als auch Beratungsbereich fühlt man sich wohl. Keine ausufernde Wellnessoase, kein erdrückendes Arztzimmer – ein gelungener und genialer Spagat. Ein großer Bildschirm auf dem Schreibtisch erlaubt die bildliche Kommunikation über Diagnose und Therapie dank sofort bereitstehender Patientenbilder und strukturierter Behandlungsdatenbank.

Es folgte die Fotobox. Setting, Beleuchtung und Stuhl erinnern an ein professionelles Studio. Das Fotomodul der Software leitet die fotografierende Mitarbeiterin Bild für Bild durch die gewünschte Reihenfolge. Die Fotos werden direkt nach Aufnahme auf einem großen externen Monitor angezeigt. Kontrolle und ggf. Zuschnitt gehen so sehr schnell von der Hand. Auf Wunsch und nach Einverständnis per Unterschrift auf einem Tablet werden dem Patienten die Aufnahmen umgehend per Email auf dem hauseigenen Server freigegeben. Auch werden die Fotos automatisch in die Diagnostiksoftware zum jeweiligen Patienten geladen.

Wie man an der engen Verzahnung von Kommunikation und Organisation allein in diesen beiden Räumen sehen kann (nebenbei bemerkt sind es die einzigen, die ein Neupatient neben Anmeldung und Wartezimmer sieht) hat Herr Dr. Visse einen besonderen, einen anderen Blick auf den Mikrokosmos Praxis – einen komplett anderen!

„Was uns in Schwierigkeiten bringt, ist nicht das, was wir nicht wissen. Es ist das, was wir mit Sicherheit wissen, was jedoch in Wahrheit falsch ist!“ (Mark Twain)

Das, was man als traditionell bzw. konventionell aus- und weitergebildeter Behandler über Patienten und deren Gedankenwelt zu wissen glaubt, ist in Dr. Visses Augen schlicht falsch, und dass man daran festhält schierer Wahnsinn! Er nennt es auch liebevoll „Brainfuck“. Das Gehirn suggeriert uns falsche Fakten, die wir aber als richtig ansehen, und die wir, weil wir sie kennen und liebgewonnen haben, auch nicht loslassen wollen. Er gewährt Einblicke in seine Sicht der Welt und Kommunikation.

Dabei ist er keinesfalls ein einfühlsamer Weichspüler, sondern eher ein dampfender Schlaghammer, der in den Verstand eindringen will. Nach einem Tag in der Praxis schwirrt der Kopf, zwischendurch hat man fast physische Kopfschmerzen. Eindrücke, Gedankengänge, Umdenken! Man fühlt sich matt und dumm – letzteres auch dank Dr. Visse, der einem mit fassungsloser Mimik genau dies unerbittlich und direkt ins Gesicht sagt. Eine brutale, aber effiziente Methode, das Gehirn auf Trab zu halten und Störgrößen einzubauen.

Es war aber nicht alles Gewitter, zwischendurch schien auch die Sonne und wir waren in einigen Themen sofort beieinander. Zum Schluss notierte sich Dr. Visse sogar ein paar meiner Gedanken in sein digitales Notizbuch. Letztlich also doch ein kollegialer Austausch auf Augenhöhe! 😊

Ich möchte nicht enden, ohne die ausgesprochene Freundlichkeit und Kompetenz des Teams zu erwähnen. Selbst im vollen Betrieb und auf technische oder Detailfragen kam immer eine schnelle und erklärende Antwort mit einem Lächeln im Gesicht. Jeder war sehr bemüht einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und den Patienten und dem Besucher den Aufenthalt angenehm zu gestalten.

Danke für einen Tag, den ich so schnell nicht vergessen werde. Danke für Ideen und Kritik, die mir seitdem im Kopf umhergeistern.

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Optimierung des Look and Feel der Templates

Ob Wasser eine Temperatur von plus 1 Grad oder minus1 Grad hat, macht einen ganz erheblichen Unterschied.

Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, die die Wirkung signifikant verbessern.

So verhält es sich auch bei der Terminbestätigung für den Patienten. Entscheidend sind kleine Details.

Viele iie-Anwender nutzen bereits die allgemeine Terminbestätigung mit Terminreminder. Hier läuft alles ganz einfach und wie von selbst über die Schnittstelle. Patienten lieben und loben diesen Service. Sie verlassen sich auf die automatische Erinnerung zwei Tage vor dem Termin.

Ein solcher leistungsstarker Service bietet zahleiche Vorteile, die auf der Hand liegen:

  • Die Bekanntheit der Praxis steigt (Verfügbarkeitsheuristik)
  • Die Patienten erscheinen pünktlich zum Termin
  • Die Praxis wird als modern und fortschrittlich wahrgenommen.

Bislang fehlt jedoch bei der Hälfte der iie-Kunden die Unterschrift unter dem Mail. Das ist schade, denn eine Unterschrift wertet die Terminbestätigung optisch deutlich auf.

Intuitiv erscheint eine unterschriebene Terminbestätigung für den Patienten wertiger und vermittelt ein besseres Gefühl.

Sofern Sie befürchten, dass Ihre Unterschrift kopiert werden könnte, habe ich eine einfache Lösung: Unterschreiben Sie einfach anders als üblich.

Wichtig ist nicht primär Ihre originale Signatur. Vielmehr geht es um außergewöhnliches Design und Funktionalität, also um das bessere Look and Feel.

Überraschen Sie Ihre Patienten mit mehr Individualität.

Meine Empfehlung

Wenn Sie die Unterschriftsfunktion bislang noch nicht nutzen, sollten Sie dies umgehend ändern. Dazu bedarf es Ihrerseits nur drei Schritte.

  • Unterschreiben Sie mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Blatt Papier.
  • Scannen Sie das Blatt ein.
  • Mailen Sie die Datei an info@iie-systems.de.

Um alles andere kümmern wir uns dann.

Über weitere Dinge, mit denen Sie Ihren Auftritt und Ihre Wirkung gegenüber Ihren Patienten optimieren können, werde ich in meinem nächsten Beitrag berichten. Seien Sie gespannt.

Es geht noch sehr viel mehr!

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Der Blick von außen: Für alle Beteiligten sehr wertvoll!

Der Besuch von Kolleginnen und Kollegen in unserer Praxis ermöglicht mir einen guten Einblick in die Abläufe deutscher KFO-Praxen im Bereiche Patientenberatung, Kommunikation und Terminmanagement.

iie-Anwender, die nach Lingen kommen, sind sehr interessiert und gespannt. Ihr Ziel es es, sich weiterzuentwickeln.

Die Lernkurve bei einem Besuch ist steil. Ich erkläre an diesem Tag ausführlich, warum wir bei uns einige Prozesse so deutlich anders gestalten, als die meisten es aus ihren eigenen Praxen gewohnt sind. Dabei kann alles im Live-Betrieb beobachtet werden.

Das macht auf der einen Seiten großen Spaß. Auf der anderen Seite ist es jedoch nicht nur für meine Besucher, sondern auch für mich selbst anstrengend. Meinen Gästen eröffnet es ausnahmslos eine neue Perspektive, eine neue Sicht auf das eigene Handeln.

Viele Kollegen, die iie bereits nutzen, stellen mit Erschrecken fest,

  • dass die Anwendungen nicht konsequent genutzt werden
  • dass eingefahrene Routinen neu überdacht werden und im eigenen Interesse verändert werden müssen.

Ich beobachte immer wieder, dass in kieferorthopädischen Praxen viele Prozesse nach dem gleichen Muster ablaufen.

Besonders deutlich sind davon drei extrem wichtige Bereiche betroffen, nämlich

  • Patientenberatung
  • Webseite / Internetnutzung
  • Terminmanagement

Viele Praxen machen hier unbewusst gravierende Fehler. Aber warum?

Diese Frage beschäftigt mich seit Jahren. Nach langem Nachdenken und Analyse bin ich zu folgender Erklärung gelangt:

Es hat etwas mit dem gewohnten Weltbild zu tun. Dieses entwickelt sich grundsätzlich aus der gemachten Erfahrung, die in vielen Praxen mehr oder weniger identisch ist. Mögliche Gründe könnten folgende sein:

  • In unserer Ausbildung geht es ausschließlich um Zähne.
  • Die meisten Kolleginnen und Kollegen besuchen die gleichen oder ähnliche Fortbildungen und lesen die gleichen Fachzeitschriften.
  • Am liebsten unterhält man sich über Tip-Torque und Angulation. Hier hat man schließlich ein ausreichendes Wissen.

Themen wie die Praxis als Marke oder Patientenservice werden hingegen in der Regel ignoriert – und das, obwohl diese Bereiche im Zuge des Wettbewerbs um Wunschpatienten zunehmend wichtiger werden

Anwender von iie-systems sind in dieser Hinsicht im Vergleich zu anderen Praxen schon einen entscheidenden Schritt voraus.

Sie könnten jedoch den Abstand zur Startlinie noch weiter nach vorne schieben.

Ich sehe es als meine Verantwortung an, Anwender dabei zu unterstützen, ihr gesamtes Potenzial auszuschöpfen.

Diesen und die kommenden Blog-Beiträge möchte ich daher dazu nutzen, meine Beobachtungen zu schildern und wertvolle Ratschläge bzw. Empfehlungen zu geben. Ich werde mich der Frage widmen: Welche nächsten Schritte machen Sinn?

Beginnen möchte ich mit der Anwendung My Professional / ivoris connect.

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

Beobachtung 1: Fehlende Verknüpfungen mit Bestandspatienten in ivoris

In ivoris muss unter Patientenstatus die Mailadresse und das entsprechende Einverständnis angekreuzt werden. Erst dann kann ein Termin bestätigt werden. Ohne die einmalige Verknüpfung kann die Anwendung nicht funktionieren!

Wichtig zu wissen:

In iie-systems ist im Bereich Analytics für die Anwender alles transparent.

In Punkt 2 und 3 wird die absolute Anzahl der Templates angezeigt.

Punkt 4 und 5 beschreiben den Grad ihrer Verknüpfung und damit den prozentualen Anteil der Patientenverknüpfungen in ivoris.

Meine Empfehlung

Überprüfen Sie dies unbedingt sofort in Ihrer Anwendung! Falls im Bereich 4 mehr rot als grün angezeigt wird, melden Sie sich bitte bei uns. Wir helfen Ihnen gerne.

Beobachtung 2: Nicht alle Terminarten sind unter Einstellungen verknüpft

Fehlt die Verknüpfung, kann keine automatische Terminbestätigung an den Patienten erfolgen.

Meine Empfehlung

Bitte überprüfen Sie Ihre Termine im Bereich Einstellung (1) verknüpfte Terminarten (2)

Sie finden hier eine Auflistung Ihrer Termine aus Ivoris (3), die über die Schnittstelle in Ihre Datenbank gesendet wurden. Hier können Sie nun die allgemeine Termineinstellung oder ein entsprechendes individuelles Termintemplate dem Termin zuordnen. (4)

Die Templates können Sie in unserm Webshop erwerben.

Danach erfolgt die Freischaltung. Die Zuordnung müssen Sie selbst vornehmen.

Alles ist ganz einfach und schnell zu erledigen.

Die nächsten Schritte: Was macht Sinn?

Bitte überprüfen Sie sehr zeitnah – am besten noch heute – Ihren Grad der Verknüpfung.

  • Sind bei den laufenden Patienten die Mailadressen in ivoris hinterlegt und erfolgreich verknüpft? Wenn nicht, dies bitte sofort erledigen und täglich überprüfen, ob die Anzahl der Templates steigt.
  • Sind die Terminarten im iie-System mit einer allgemeinen Terminbestätigung verknüpft?
  • Wenn ja, ist es sinnvoll, individuelle Termintemplates im Webshop zu erwerben.

Der Vorteil einer konsequenten Verknüpfung durch die Anwender liegt auf der Hand.

  • iie-systems berechnet nicht auf Basis pay per use. Ob unsere Anwender also 300, 500 oder mehr Templates pro Monat versenden: Die monatlichen Gebühren bleiben die gleichen.
  • Termine werden automatisch in Echtzeit bestätigt. 2 Tage vorher erfolgt – ebenfalls automatisch – eine Erinnerung. Das bedeutet, dass Patienten ihre Termine einhalten.
  • Patienten sind von einem solchen Service begeistert und empfehlen Ihre Praxis weiter.

In meinem nächsten Artikel werde ich mich mit den Verbesserungen im look und feel der Templates beschäftigen. Lassen Sie sich überraschen.

Es geht noch viel mehr!

Wenn Sie noch zweifeln, habe ich einen weiteren wertvollen Tipp für Sie. Auf der gemeinsamen Fortbildung mit ivoris in München am 12. Juli (9.00 bis 16.00 Uhr) werde ich Ratschläge und Tricks zur Schnittstelle vorstellen.

Melden Sie sich am besten noch heute an. Es lohnt sich!

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Überzeugt war ich schon vorher – aber jetzt bin ich begeistert!

Dr. Monika Schüller, Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Bereits vor 6 Jahren bin ich mit iie-systems gestartet und gehörte mit zu den ersten, die die Applikationen in ihrer Praxis eingeführt haben. Zunächst habe ich mich auf den Online-Terminkalender sowie Anamnese konzentriert, etwas später dann auch die Datenbank smiledesign zur Beratung eingesetzt.

Der Kollege Michael Visse hat mich in dieser Zeit immer wieder mal telefonisch kontaktet, um die Nutzung weiterer Module anzuregen. Da ich jedoch zwischendurch Elternzeit hatte und selbst nicht aktiv in der Praxis tätig war, war ich diesbezüglich immer ein wenig zurückhaltend und habe mich „gewehrt“.

Nach Ende der Babypause bin ich jetzt wieder voll eingestiegen und auf der Suche nach neuen Herausforderungen. Ich war bislang nie in Lingen, wollte dies aber unbedingt nachholen, um mir vor Ort ein Bild zu machen und zu schauen, wie das Gesamtkonzept in der Praxis Dr. Visse & Theising umgesetzt wird und was ich in meiner eigenen Praxis adaptieren kann.

So habe ich mich vor rund 2 Wochen auf den Weg nach Lingen gemacht. Meine Erfahrungen kann ich in einem Satz zusammenfassen:

Wie es dort läuft, ist wirklich absolut fantastisch!

Der Tag ist wie im Flug vergangen. Ich habe eine riesige Menge an Infos und Anregungen mitgenommen und bin so begeistert, dass ich mich spontan entschlossen habe, meine Praxis umzustrukturieren.

Wenn man so will, war ich in Lingen auf „Shopping-Tour“, aber nicht für mich selbst, sondern für die Praxis.

Natürlich sind es Investitionen, die man tätigen muss. Ich bin jedoch zu 100 % davon überzeugt, dass sie sich lohnen werden.

Man muss die Investition in Fälle umrechnen. Und bei der Optimierung der Akquise neuer Patienten ist das iie-Konzept absolut hilfreich.

Durch die Art der Beratung und einen Top-Service vermittelt man Neupatienten das Gefühl, dass es woanders besser nicht mehr werden kann. Sie werden quasi „infiziert“ und bleiben in der Praxis, statt sich in einer anderen noch eine weitere Meinung zu holen.

Ja, es gehört ein gehöriges Stück Überwindung dazu, einen großen Teil seiner Routinen zu ändern, vieles umzuwerfen und anders zu machen als bisher gewohnt. Bei einer solchen Generalzäsur müssen auch die Mitarbeiterinnen überzeugt werden und mitspielen.

Unsere Praxis genießt in der Gegend einen guten Ruf und wir waren auch bislang erfolgreich. Ich bin jedoch der Meinung, dass man immer optimieren kann und das ist mein Ziel – vor allem nach dem Besuch in Lingen.

Ich bin ein Mensch, der bei sinnvollen und nützlichen Innovationen zu den ersten gehören will. Was Michael Visse mit iie-systems entwickelt hat und wie er das in seiner eigenen Praxis umsetzt, ist die Zukunft. Da bin ich auf jeden Fall dabei und zwar schnell.

Direkt vor Ort in Lingen habe ich die Entscheidung für die neue Webseite getroffen. Damit habe ich zuvor lange gehadert, denn man findet seine eigene Webseite natürlich gut. Was den letztendlichen Ausschlag gegeben hat, war das Telefonat mit einer Kollegin, die zufällig bei Michael Visse angerufen hat, während ich dort war. Er hat sie gebeten, sich meine Homepage anzusehen. Das hat sie getan und gesagt, die sei nicht schlecht, aber halt so wie die meisten anderen auch. Das war der entscheidende Punkt, denn sie hat Recht.

Ich möchte anders als andere sein. Und mit iie-systems habe ich die Möglichkeit dazu.

Einführen werde ich auch das Modul Images und mittelfristig zudem die tollen Broschüren, die für jede Praxis individualisiert werden. Damit bin ich in Zukunft top aufgestellt. Meine Patienten genießen einen super Service und die Abläufe in der Praxis verbessern sich signifikant.

Vom Erstkontakt über das Beratungsgespräch bis hin zum Behandlungsplan und Behandlungsablauf geht dank iie-systems alles viel schneller. Und das ist absolut genial.

Daneben habe ich von Michael Visse noch weitere super Tipps erhalten, die ich ebenfalls umsetzen werde. Angefangen von den großen Wandbildern mit Patienten über die Vorhänge bis hin zu den Akustikdecken.

Mein Rat an alle Kollegen: Nehmen Sie die Möglichkeit eines Inhouse-Seminars in Lingen wahr und machen Sie sich selbst ein Bild, wie hier gearbeitet wird. Trotzdem ich langjährige iie-Kundin bin, war das für mich ein „Hallo Wach-Effekt“ – verbunden mit einer unglaublichen Begeisterung.

Ich war ein paar Tages später auf einer Fortbildung und habe beim Mittagessen zahlreiche Kollegen „infiziert“. Oftmals kommt von dieser Seite das Argument, dass das alles teuer sei. Dazu kann ich nur sagen, es ist nicht teuer, es ist total super und die Investition lohnt sich mit Sicherheit.

Ich jedenfalls werde das, was ich bei Michael Visse gesehen habe, für meine eigene Praxis umsetzen, ohne mich dabei allerding selbst zu verlieren. Und darauf freue ich mich!

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Überzeugt war ich schon vorher – aber jetzt bin ich begeistert!

Ein Beitrag von Dr. Monika Schüller, Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

Bereits vor 6 Jahren bin ich mit iie-systems gestartet und gehörte mit zu den ersten, die die Applikationen in ihrer Praxis eingeführt haben. Zunächst habe ich mich auf den Online-Terminkalender sowie Anamnese konzentriert, etwas später dann auch die Datenbank smiledesign zur Beratung eingesetzt.

Der Kollege Michael Visse hat mich in dieser Zeit immer wieder mal telefonisch kontaktet, um die Nutzung weiterer Module anzuregen. Da ich jedoch zwischendurch Elternzeit hatte und selbst nicht aktiv in der Praxis tätig war, war ich diesbezüglich immer ein wenig zurückhaltend und habe mich „gewehrt“.

Nach Ende der Babypause bin ich jetzt wieder voll eingestiegen und auf der Suche nach neuen Herausforderungen. Ich war bislang nie in Lingen, wollte dies aber unbedingt nachholen, um mir vor Ort ein Bild zu machen und zu schauen, wie das Gesamtkonzept in der Praxis Dr. Visse & Theising umgesetzt wird und was ich in meiner eigenen Praxis adaptieren kann.

So habe ich mich vor rund 2 Wochen auf den Weg nach Lingen gemacht. Meine Erfahrungen kann ich in einem Satz zusammenfassen:

Wie es dort läuft, ist wirklich absolut fantastisch!

Der Tag ist wie im Flug vergangen. Ich habe eine riesige Menge an Infos und Anregungen mitgenommen und bin so begeistert, dass ich mich spontan entschlossen habe, meine Praxis umzustrukturieren.

Wenn man so will, war ich in Lingen auf „Shopping-Tour“, aber nicht für mich selbst, sondern für die Praxis.

Natürlich sind es Investitionen, die man tätigen muss. Ich bin jedoch zu 100 % davon überzeugt, dass sie sich lohnen werden.

Man muss die Investition in Fälle umrechnen. Und bei der Optimierung der Akquise neuer Patienten ist das iie-Konzept absolut hilfreich.

Durch die Art der Beratung und einen Top-Service vermittelt man Neupatienten das Gefühl, dass es woanders besser nicht mehr werden kann. Sie werden quasi „infiziert“ und bleiben in der Praxis, statt sich in einer anderen noch eine weitere Meinung zu holen.

Ja, es gehört ein gehöriges Stück Überwindung dazu, einen großen Teil seiner Routinen zu ändern, vieles umzuwerfen und anders zu machen als bisher gewohnt. Bei einer solchen Generalzäsur müssen auch die Mitarbeiterinnen überzeugt werden und mitspielen.

Unsere Praxis genießt in der Gegend einen guten Ruf und wir waren auch bislang erfolgreich. Ich bin jedoch der Meinung, dass man immer optimieren kann und das ist mein Ziel – vor allem nach dem Besuch in Lingen.

Ich bin ein Mensch, der bei sinnvollen und nützlichen Innovationen zu den ersten gehören will. Was Michael Visse mit iie-systems entwickelt hat und wie er das in seiner eigenen Praxis umsetzt, ist die Zukunft. Da bin ich auf jeden Fall dabei und zwar schnell.

Direkt vor Ort in Lingen habe ich die Entscheidung für die neue Webseite getroffen. Damit habe ich zuvor lange gehadert, denn man findet seine eigene Webseite natürlich gut. Was den letztendlichen Ausschlag gegeben hat, war das Telefonat mit einer Kollegin, die zufällig bei Michael Visse angerufen hat, während ich dort war. Er hat sie gebeten, sich meine Homepage anzusehen. Das hat sie getan und gesagt, die sei nicht schlecht, aber halt so wie die meisten anderen auch. Das war der entscheidende Punkt, denn sie hat Recht.

Ich möchte anders als andere sein. Und mit iie-systems habe ich die Möglichkeit dazu.

Einführen werde ich auch das Modul Images und mittelfristig zudem die tollen Broschüren, die für jede Praxis individualisiert werden. Damit bin ich in Zukunft top aufgestellt. Meine Patienten genießen einen super Service und die Abläufe in der Praxis verbessern sich signifikant.

Vom Erstkontakt über das Beratungsgespräch bis hin zum Behandlungsplan und Behandlungsablauf geht dank iie-systems alles viel schneller. Und das ist absolut genial.

Daneben habe ich von Michael Visse noch weitere super Tipps erhalten, die ich ebenfalls umsetzen werde. Angefangen von den großen Wandbildern mit Patienten über die Vorhänge bis hin zu den Akustikdecken.

Mein Rat an alle Kollegen: Nehmen Sie die Möglichkeit eines Inhouse-Seminars in Lingen wahr und machen Sie sich selbst ein Bild, wie hier gearbeitet wird. Trotzdem ich langjährige iie-Kundin bin, war das für mich ein „Hallo Wach-Effekt“ – verbunden mit einer unglaublichen Begeisterung.

Ich war ein paar Tages später auf einer Fortbildung und habe beim Mittagessen zahlreiche Kollegen „infiziert“. Oftmals kommt von dieser Seite das Argument, dass das alles teuer sei. Dazu kann ich nur sagen, es ist nicht teuer, es ist total super und die Investition lohnt sich mit Sicherheit.

Ich jedenfalls werde das, was ich bei Michael Visse gesehen habe, für meine eigene Praxis umsetzen, ohne mich dabei allerding selbst zu verlieren. Und darauf freue ich mich!

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AAO-Tagung in Los Angeles – Meine Eindrücke

Von anderen zu lernen, bietet grundsätzlich zahlreiche Vorteile und ist sehr empfehlenswert, denn es erspart viel Kraft und Energie.

Ich persönlich nutze daher Konferenzen nicht nur, um mich auf den aktuellen Stand im Hinblick auf Behandlungstechniken zu bringen, sondern auch, um neue Anregungen und Ideen zur Patientenkommunikation und leistungsstarken Internetnutzung zu erhalten.

Als ich vor zwei Jahren die AAO-Konferenz in San Diego besucht habe, war ich beeindruckt von den erfolgten Entwicklungen in den Bereichen Internetnutzung und Patientenkommunikation.

  • Von den Praxis-Verwaltungsprogrammen wurden Cloud-Lösungen angeboten.
  • Auf den Praxis-Webseiten war eine Integration von Facebook und Instagram erfolgt.
  • Patientenberatung fand mit I-Pads statt.

Ich war von daher äußerst gespannt, welche Weiterentwicklungen es in den letzten beiden Jahren hier gegeben hat.

Grundsätzlich sollte jede Praxis bereit sein, von anderen zu lernen und neue spannende Lösungen in den Praxisalltag zu integrieren.

Im Hinblick auf neue Technologien sind US-Unternehmen führend und an ihnen geht kein Weg vorbei. Der technologische Fortschritt im Internet wird sehr häufig durch die USA vorangetrieben.

Ein sehr gutes Beispiel für eine disruptive Veränderung ist übrigens Uber. Ich habe in diesem Jahr zum ersten Mal die Uber-App genutzt und war begeistert, wie einfach und schnell alles funktioniert hat.

Kurz und gut: Ich bin nach Los Angeles gereist mit der Überzeugung, dass in den Fachvorträgen und auf der begleitenden Industriemesse neue und kreative Lösungen präsentiert werden.

Tatsächlich nutzen Unternehmen wie Align Technology, suresmile etc. im Rahmen ihres Workflows die Internettechnologie in perfekter Art und Weise. Dies wurde allerdings schon vor zwei Jahren gezeigt und war damit grundsätzlich nichts wirklich Neues.

Was mich naturgemäß besonders interessiert ist, wie das Internet in Bezug auf die Patientenkommunikation genutzt wird.

Entwicklungsstand in den USA:

Folgende Entwicklungen konnte ich beobachten:

  • Rechnungen können online versendet werden und sind in der Mail an den Patienten sofort als solche erkennbar.
    (In Deutschland ist dies aus Datenschutzgründen nicht erlaubt, da durch die Abrechnungspositionen Rückschlüsse auf sensible Patientendaten möglich werden. Rechnungen können daher hierzulande ausschließlich über eine Passwort-geschützte Cloudlösung online verschickt werden.)
  • Auf Bewertungen bei Google oder Facebook wird erheblicher Wert gelegt. Patienten werden über SMS gebeten, entsprechende Bewertungen in den Portalen abzugeben.
  • Auch Termine werden per SMS-Service bestätigt.
  • Einige Praxen bieten Online-Chatfunktionen mit ihren Patienten an.

Zum Vergleich: Der Entwicklungsstand bei iie-systems:

Nicht vorenthalten möchte ich Ihnen einen Ausblick auf unsere zukünftigen Projekte:

Unser iie-systems-Expertenteam arbeitet derzeit an einer ganz neuen Anwendung. Dieses Projekt nennen wir iie-systems 2.0.

Herzstück ist die Bereitstellung einer innovativen Patienten-Servicecloud.

Damit verfolgen wir das Ziel

  • unseren Patienten noch mehr sinnvollen Service bieten zu können
  • über Service ins Bewusstsein des Patienten zu gelangen.

Entscheidend sind Nutzwert und Vorteile der Servicecloud für den Patienten.

  • einfache und komfortable Terminverwaltung
  • Perfektionierung des Rechnungsmanagements durch Zurverfügungstellung der Rechnung online über die Servicecloud
  • Abschlussbescheinigung mit allen Rechnungen online
  • volle Transparenz und jederzeitiges einfaches Zugreifen auf relevante Informationen

Unsere Anwender – und solche, die es werden wollen – dürfen gespannt sein.

Schon heute sind Nutzer von iie-systems in der Lage, Terminbestätigungen und Terminmanagement online über entsprechende Templates zu realisieren.

In einigen Bereichen präsentiert iie-systems somit leistungsstärkere Lösungen als vergleichbare Anbieter in den USA. Diese Tatsache macht mein Team und mich stolz.

Wir haben uns in den letzten Jahren erheblich weiterentwickelt und neue Ideen vorangetrieben. Und genau das werden wir auch in Zukunft tun. Von diesem Engagement und Innovationsgeist profitieren unsere Anwender tagtäglich.

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Der Besuch in Lingen ist eine tolle Fortbildungsveranstaltung

Dr. Mathias Höschel, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Mitte Mai habe ich gemeinsam mit drei Mitarbeiterinnen die Praxis des Kollegen Visse in Lingen besucht. Anlass war, dass wir die Abläufe und die weiteren Möglichkeiten von iie-systems beurteilen können.

Wir nutzen einige Module bereits seit mehr als drei Jahren, schöpfen die Potenziale jedoch nur teilweise aus. Was wir in den letzten Jahren konsequent eingesetzt haben, ist der Online-Kalender von iie-systems. Wir hatten auch zuvor schon ein Online-Terminsystem, das jedoch nicht perfekt funktioniert hat und für die Mitarbeiterinnen schwierig zu handhaben war. Das ist bei der Terminbuchung von iie anders. Die funktioniert perfekt und erleichtert uns die Arbeit ganz wesentlich.

Unser Ziel ist es, auch die weiteren Optionen, die iie-systems bietet, kennenlernen und diese optimal für unsere Praxis einzusetzen. Darum waren wir in Lingen und das war sehr hilfreich.

Der Besuch hier ist wie eine tolle Fortbildungsveranstaltung und lohnt sich unbedingt. iie-systems sehe ich als Wegbegleiter in die sich unglaublich schnell ändernde Welt, in der sich auch die Wege der Kommunikation rasant ändern. Da sollte man mitmachen und diese Entwicklung aktiv mitgestalten, wenn man dauerhaft erfolgreich bleiben möchte.

Wichtig ist aus meiner Sicht, dass ein solches System gepflegt werden und wachsen muss. Jede Praxis ist individuell und so muss auch jede Praxis die Möglichkeiten, die sich mit iie-systems bieten, für sich planen und anpassen und jede Anwendung für die eigene Praxis perfektionieren.

Das geht tatsächlich nicht, wenn alles auf einmal verändert wird. Auch der Kollege Visse hat schließlich jahrelange Entwicklungsarbeit in sein System investiert. Empfehlenswert ist ein Fahrplan, in dem man festlegt, was wann eingeführt wird.

Einen solchen Fahrplan haben wir für unsere Praxis erstellt. Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen wird dieser in den kommenden Wochen besprochen und die einzelnen Schritte genau definiert. Das betrifft u. a. auch geplante bauliche Veränderungen, den Hardwarebereich oder die Neukonzipierung der Beratungsgespräche. Für diesen Bereich werden wir die Datenbank smileDesign von iie nutzen, die die Patientenberatung auf ein ganz neues Niveau bringt.

Nachhaltigen Erfolg kann man als Praxisinhaber niemals alleine erzielen. Das funktioniert nur, wenn die Mitarbeiterinnen mitziehen und man gemeinsam an einem Strang zieht. Meine Mitarbeiterinnen haben den Nutzen, der mit iie-systems verbunden ist, erkannt und bei unserem Besuch in Lingen wurde das noch einmal bestätigt.

Michael Visse ist nicht nur überzeugt von seinen Entwicklungen. Er ist ein richtiger Missionar seines Systems und lebt das ja in seiner eigenen Praxis auch vor. Ein Besuch hier lohnt sich für jeden Kollegen und jede Kollegin. Das ist eine Fortbildung im Live-Betrieb beim Praktiker vor Ort – meiner Meinung nach der hilfreichste und nachhaltigste Kurs, den man belegen kann.

Von einigen Kollegen höre ich immer wieder, dass Michael Visse ein schwieriger Typ sei, der jedem in schonungsloser Offenheit und oftmals undiplomatisch seine eigenen Fehler vor Augen führt. Für manchen ist das schwer zu ertragen und die Einschätzung ist sicherlich auch nicht falsch. Ich kann das beurteilen, weil ich ihn schon seit 25 Jahren kenne.

Was mich allerdings interessiert ist die Qualität des Produktes und nicht, dass mir derjenige, der dieses Produkt entwickelt hat, mit Diplomatie entgegentritt. Die Qualität von iie-systems und das, was man damit als Praxis erreichen kann, ist das entscheidende Kriterium. Und die ist fraglos unstrittig. Dafür bin ich dankbar.

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Der Besuch in Lingen ist eine tolle Fortbildungsveranstaltung

Ein Beitrag von Dr. Mathias Höschel, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Mitte Mai habe ich gemeinsam mit drei Mitarbeiterinnen die Praxis des Kollegen Visse in Lingen besucht. Anlass war, dass wir die Abläufe und die weiteren Möglichkeiten von iie-systems beurteilen können.

Wir nutzen einige Module bereits seit mehr als drei Jahren, schöpfen die Potenziale jedoch nur teilweise aus. Was wir in den letzten Jahren konsequent eingesetzt haben, ist der Online-Kalender von iie-systems. Wir hatten auch zuvor schon ein Online-Terminsystem, das jedoch nicht perfekt funktioniert hat und für die Mitarbeiterinnen schwierig zu handhaben war. Das ist bei der Terminbuchung von iie anders. Die funktioniert perfekt und erleichtert uns die Arbeit ganz wesentlich.

Unser Ziel ist es, auch die weiteren Optionen, die iie-systems bietet, kennenlernen und diese optimal für unsere Praxis einzusetzen. Darum waren wir in Lingen und das war sehr hilfreich.

Der Besuch hier ist wie eine tolle Fortbildungsveranstaltung und lohnt sich unbedingt. iie-systems sehe ich als Wegbegleiter in die sich unglaublich schnell ändernde Welt, in der sich auch die Wege der Kommunikation rasant ändern. Da sollte man mitmachen und diese Entwicklung aktiv mitgestalten, wenn man dauerhaft erfolgreich bleiben möchte.

Wichtig ist aus meiner Sicht, dass ein solches System gepflegt werden und wachsen muss. Jede Praxis ist individuell und so muss auch jede Praxis die Möglichkeiten, die sich mit iie-systems bieten, für sich planen und anpassen und jede Anwendung für die eigene Praxis perfektionieren.

Das geht tatsächlich nicht, wenn alles auf einmal verändert wird. Auch der Kollege Visse hat schließlich jahrelange Entwicklungsarbeit in sein System investiert. Empfehlenswert ist ein Fahrplan, in dem man festlegt, was wann eingeführt wird.

Einen solchen Fahrplan haben wir für unsere Praxis erstellt. Gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen wird dieser in den kommenden Wochen besprochen und die einzelnen Schritte genau definiert. Das betrifft u. a. auch geplante bauliche Veränderungen, den Hardwarebereich oder die Neukonzipierung der Beratungsgespräche. Für diesen Bereich werden wir die Datenbank smileDesign von iie nutzen, die die Patientenberatung auf ein ganz neues Niveau bringt.

Nachhaltigen Erfolg kann man als Praxisinhaber niemals alleine erzielen. Das funktioniert nur, wenn die Mitarbeiterinnen mitziehen und man gemeinsam an einem Strang zieht. Meine Mitarbeiterinnen haben den Nutzen, der mit iie-systems verbunden ist, erkannt und bei unserem Besuch in Lingen wurde das noch einmal bestätigt.

Michael Visse ist nicht nur überzeugt von seinen Entwicklungen. Er ist ein richtiger Missionar seines Systems und lebt das ja in seiner eigenen Praxis auch vor. Ein Besuch hier lohnt sich für jeden Kollegen und jede Kollegin. Das ist eine Fortbildung im Live-Betrieb beim Praktiker vor Ort – meiner Meinung nach der hilfreichste und nachhaltigste Kurs, den man belegen kann.

Von einigen Kollegen höre ich immer wieder, dass Michael Visse ein schwieriger Typ sei, der jedem in schonungsloser Offenheit und oftmals undiplomatisch seine eigenen Fehler vor Augen führt. Für manchen ist das schwer zu ertragen und die Einschätzung ist sicherlich auch nicht falsch. Ich kann das beurteilen, weil ich ihn schon seit 25 Jahren kenne.

Was mich allerdings interessiert ist die Qualität des Produktes und nicht, dass mir derjenige, der dieses Produkt entwickelt hat, mit Diplomatie entgegentritt. Die Qualität von iie-systems und das, was man damit als Praxis erreichen kann, ist das entscheidende Kriterium. Und die ist fraglos unstrittig. Dafür bin ich dankbar.

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Facebook und Instagram: Wie kann eine Praxis davon profitieren?


Eve Visse

Viele kieferorthopädische Praxen nutzen bereits Social Media Kanäle. Vor allem die jüngeren sind auch privat bei Facebook und / oder Instagram unterwegs und möchten ihre dortigen Erfahrungen für ihre Praxis nutzen. Auch wenn dies zunächst einmal ein guter Ansatz ist: Ganz vergleichbar sind private und kommerzielle Auftritte im Bereich Social Media natürlich nicht. Die berufliche Nutzung erfordert weitaus mehr Planung und Struktur, um nachhaltig erfolgreich zu sein. Jedoch der Wille ist da – eine Grundvoraussetzung für eine moderne und erfolgreiche Kommunikationsstrategie mit seiner Zielgruppe.

Nicht wenige Kieferorthopäden scheuen jedoch noch davor zurück. Wer mit seiner Praxis noch nicht in Facebook oder Instagram aktiv ist, sollte sich unbedingt sehr zeitnah mit der Thematik auseinandersetzen, denn die Daten und Fakten dieses Mediums sprechen für sich.

Zahlen und Fakten nicht ignorieren

Im Hinblick auf die Zielgruppe der Patienten einer KFO-Praxis geht an Facebook und Instagram heute tatsächlich kein Weg mehr vorbei. Social Media, Internet und Messengerdienste haben zu einer nachhaltigen Veränderung der Kommunikation geführt. Ratsam ist es, dies zu akzeptieren, auch wenn man eher zu den Skeptikern gehört. Wer die Zahlen ignoriert, begibt sich absehbar auf sehr dünnes Eis.

Intelligent eingesetzt bieten Social Media und kreative Internetnutzung jeder Praxis große Chancen und ungeahnte Möglichkeiten. Hier bin ich naturgemäß stark von meinem Vater, Dr. Michael Visse, geprägt, der seinen kieferorthopädischen Kolleginnen und Kollegen seit Jahren und sehr eindringlich die innovative Nutzung des Internets ans Herz legt.

Professionelle Social Media Nutzung ist für jede Praxis förderlich

Kieferorthopäden, die sich über das Thema Social Media Gedanken machen, fragen mich häufig, ob ihre Patienten eigentlich nicht alle bei Instagram unterwegs seien und ob sie vor diesem Hintergrund überhaupt noch eine Fanpage bei Facebook brauchen. Meine klare Empfehlung lautet, beide Plattformen zu nutzen. So kann man seine Praxis als Marke darstellen und mit jeder Zielgruppe gleichermaßen gut in Verbindung treten: mit den jüngeren über Instagram, mit den älteren (30 +) über Facebook.

  • Facebook und Instagram gehören zum gleichen US-Konzern.
  • Die Durchdringung und Erreichbarkeit in den für die Praxis wichtigen Altersgruppen ist perfekt.
  • Die jeweiligen Zielgruppen sollten mit relevantem Content angesprochen werden.

Ansprechender Content: Die große Herausforderung

Im Hinblick auf Content ist Planung das A & O. Hier sind Sie gut beraten, sich professionelle Unterstützung zu suchen und gemeinsam einen Content-Plan zu erarbeiten. Dieser könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Montag: Vorher-Nachher-Bilder von Patienten
  • Mittwoch: Vorstellung einer speziellen Behandlungsmethode
  • Freitag: Smile Quote (eingängige emotionale Sprüche)

Die Praxis als Marke

Praxen, die konsequent Facebook und Instagram nutzen, werden zum Sender und steigern damit automatisch ihre Bekanntheit im regionalen Umfeld. Noch schneller, einfach und kostengünstig lässt sich diese regionale Positionierung durch abgestimmte Werbung in den beiden Plattformen erreichen.

Eben hier liegt das Geschäftsmodell von Facebook und Instagram, deren Einnahmen auf Anzeigenwerbung basieren. Für Unternehmen – und damit auch für Praxen – liegen hier riesige Chancen, indem Werbung (gesponserte Posts) ohne Streuverluste und mit einem zuvor festgelegten Budget einer klar definierten Zielgruppe eingespielt werden kann.

Facebook- und Instagram-Werbung für KFO-Praxen: 3 gute Gründe

  1. Zielgruppe

Facebook bietet die Möglichkeit, die gewünschten Zielgruppen exakt zu targetieren. Dabei können Faktoren wie Wohnort, Alter, Geschlecht, Interessen, Verhalten, Beruf etc. vorab definiert werden und bei passenden Nutzern in der Timeline platziert werden.

  • Messbarkeit

Facebook-Werbung ist planbar und messbar. Wenn Sie hier investieren, lässt sich genau nachvollziehen, was Sie am Ende der Kampagne erreicht haben.

Die obige Abbildung zeigt eine günstige, aber sehr effektive Werbung, die nicht nur eine positive Beeinflussung der Bekanntheit im regionalen Umfeld nach sich zog, sondern auch zur Online-Buchung von Erstberatungsterminen und damit zu Neupatienten führte.

  • Innovation

Facebook und Instagram verändern sich permanent und bieten somit immer neueste und intelligente Lösungen. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen Facebook-Post mit der Möglichkeit für Neupatienten, über einen Button direkt einen Online-Termin zu buchen. Alles ist abgestimmt und miteinander verbunden.

Meine Kunden nutzen den von iie-systems entwickelte Online-Kalender, eine bewährte und erfolgreiche Anwendung, die in immer mehr Praxen zur Anwendung kommt.

Unterstützung und Entlastung für die Praxis

Sie glauben an die besondere Wirkung innovativer Internetnutzung oder möchten diese Erfahrung zukünftig gerne machen? Sie möchten sich jedoch auf Ihr Alltagsgeschäft, also die Behandlung von Patienten, konzentrieren? Dann empfehle ich Ihnen, professionelle Hilfe zu nutzen. Mit qualifizierten Posts und abgestimmten Werbeanzeigen bei Facebook und Instagram biete ich meinen Kunden bestmögliche Unterstützung. Wenn Sie noch Zweifel haben, nehme ich mir gerne Zeit für eine ausführliche Beratung mit dem Ziel, Ihnen Ihre Skepsis zu nehmen. Glauben Sie mir: Es lohnt sich!

25. Mai 2019: Save the date

Über das Thema, welche nächsten Schritte für kieferorthopädische Praxen Sinn machen, werde ich auf dem 7. Symposium „Digitale (moderne) Kieferorthopädie“ am 25.05. in Würzburg referieren. Durch meine positiven Erfahrungen vom diesjährigen Winterkongress in Oberlech bin ich sicher, dass auch dies eine konstruktive und spannende Fortbildung sein wird. Ich freue mich darauf.

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