Im Rahmen dieses Blog-Artikels hat Dr. Manuela Stobbe ein Interview geführt, bei dem das Thema Herausforderung der Niederlassung sowie das Angebot von iie-systems zur Unterstützung bei wichtigen Fragen der Praxisplanung, Patientenberatung und Patientenkommunikation im Vordergrund stand.

Teilnehmer des Interviews waren:

Herr Dr. Visse, gibt es Beobachtungen, die Sie bei Neugründungen immer wieder machen?

MV: Ja, in der Tat. Zahlreiche Kolleginnen und Kollegen sind gerade in der Phase der Neugründung überfordert. Es müssen tagtäglich Entscheidungen getroffen werden, die für die Zukunft der Praxis extrem wichtig sind.

Ich stelle immer wieder fest, dass die Gründungsphase zu erheblichen Überlastungen führt, in denen man Probleme hat, das Wesentliche vom Unwesentlichen unterscheiden zu können.

Viele Kolleginnen und Kollegen planen deutlich zu kleine Beratungszimmer oder verzichten auf die Einrichtung einer professionellen Fotostation. Manche verwenden zu viel Zeit auf das Praxislogo, werden bei der Gestaltung der Webseite falsch beraten und, und, und. Was wirklich zentral ist, ist die Einnahme der Kunden- / Patientenperspektive. Jeder Touchpoint muss verstanden werden. Wer hier Fehler macht, muss dies lange und sehr teuer bezahlen.

Haben Sie hier konkrete Empfehlungen?

MV: Jeder Neugründerin bzw. jedem Neugründer empfehle ich, mich frühzeitig in Lingen zu besuchen, sich persönlich einen Einblick in die moderne Praxisorganisation zu verschaffen und selbst zu erleben, wie man im Rahmen der Patientenberatung „Wow-Momente“ triggert. Das habe ich auch den Kollegen Isphording und Weber mehrfach geraten. Spät, aber nicht zu spät, haben sie den Weg nach Lingen gemacht.

Darüber hinaus empfehle ich dringend, das Angebot für Neugründer von iie in Anspruch zu nehmen und sämtliche Anwendungen konsequent und vom ersten Tag an zu nutzen.

CI: Das kann ich bestätigen. Michael Visse hat mir mehr als einmal geraten, ihn vor meiner Niederlassung zu besuchen. Ich habe das jedoch immer wieder verschoben, da ich im Zuge der Praxisplanung 2021 mit vielen anderen Dingen beschäftigt war. Ich war offen gesagt froh, in dieser Zeit einfach nur den Kopf über Wasser zu halten.

Ich bin allerdings während meiner Ausbildung zum Fachzahnarzt für Kieferorthopädie schon einmal in Lingen gewesen und war der Meinung, dass ich die Philosophie bereits weitgehend verstanden hatte. Ich wollte diese natürlich auch in meiner eigenen Praxis umsetzen. Nach meinem zweiten Besuch im Dezember 2022 musste ich jedoch feststellen, dass ich tatsächlich wertvolle Chancen verpasst habe. Mit meinem heutigen Wissen würde ich mit meinem Praxisplan in der Tasche nach Lingen fahren und mir eine zweite Meinung zu meinem Konzept einholen.

TW: Ich kann dem Kollegen Isphording nur zustimmen. In der Phase der Niederlassung hat man extrem viel um die Ohren. Da verliert man schnell den Fokus auf das Wesentliche. Retrospektiv betrachtet habe ich die Einladung nach Lingen viel zu lange hinausgezögert, und das war ein großer Fehler. Wäre ich vorher zu Michael Visse gefahren, hätte ich garantiert einiges anders gemacht.

iie-system hat ja für Praxisstarter ein besonders attraktives Angebot. Wie sieht das genau aus?

MV: Allen Neugründern bieten wir die Möglichkeit, sämtliche iie-Anwendungen ein Jahr lang zu sehr günstigen Konditionen zu nutzen. Konkret sind das einmalige Kosten in Höhe von 1.500 Euro netto sowie eine monatliche Nutzungspauschale von 75,00 Euro netto. Leider machen viele junge Kolleginnen und Kollegen von dieser Chance keinen Gebrauch oder aber sie machen Fehler bei der Umsetzung.

TW: Ja, das ist korrekt beschrieben. Ich habe das Neugründerpaket gebucht und Patienten mit der Bilddatenbank Smile Design – also mir Vorher-Nachher-Fotos – beraten. Den Wow-Moment konnte ich jedoch nicht beobachten. Warum das so war, ist mir bei meinem Besuch in Lingen bewusst geworden. Ich habe es verpasst, Gespräche zu verknappen und in die richtige Bahn zu lenken. Meine Beratung war viel zu lang, und damit habe ich die Patienten eindeutig überfordert.

Heute ist das anders. Ich achte auf jedes Detail, auf jedes Wort. Das ist extrem wichtig und macht den Erfolg einer Beratung aus.

CI: Was Herr Weber da anspricht, ist ein Problem, das wohl die allermeisten jungen Kieferorthopäden betrifft. Und ich schließe mich da selbst nicht aus. Es wird viel zu ausführlich und fachspezifisch beraten, was die Patienten aber eher verwirrt. So haben wir es jedoch gelernt.

Uns als „Spezialisten“ ist dabei aber oft gar nicht bewusst, wie es beim Patienten ankommt, wenn wir ihm Simulationen oder Modelle zeigen. In Lingen habe ich verinnerlicht, wie viel – oder besser gesagt, wie wenig – man erklären muss, damit der Patient es versteht und wie aussagekräftig Fotos sind.

Smile Design ist eine extreme Vereinfachung des Beratungsprozesses. Es ist mit einem Klick verfügbar, für Patienten sehr viel verständlicher und realer und zudem zeitlich und personell deutlich weniger aufwändig.

Ich muss allerdings zugeben, dass ich Smile Design im ersten Jahr gar nicht genutzt habe, obwohl die Voraussetzungen ja gegeben waren. Vielmehr habe ich meinen Fokus auf Laborabläufe, Personal, Rechnungen etc. gelegt und die Optimierung der Beratung vor mir hergeschoben, nach dem Motto, so wie ich es mache, funktioniert es ja auch.

Ich habe mich aus meiner Komfortzone nicht herausbewegt, das muss ich offen eingestehen. Gerade zu Beginn der Niederlassung hat man leider vielfach die Tendenz, sich mit Banalitäten aufzuhalten. Das ist gefährlich und lenkt vom Wesentlichen ab.

TW: Man sucht gerade als Neugründer bei vielen Dingen oft das Haar in der Suppe und hat die Idee, dass man das selbst noch besser hinbekommt. Rückblickend betrachtet stimmt das aber nicht.

Die iie-Anwendungen sind als Gesamtkonzept ein ganz wichtiger Baustein für den Praxiserfolg, bei dem man ganz einfach und komfortabel quasi mit „copy and paste“ arbeiten kann. Alles ist erprobt und erspart eine Menge Arbeit.

Man muss das Rad daher nicht neu erfinden, sondern kann das nutzen, mit dem viele Kollegen schon lange gut und erfolgreich fahren.

MV: Das haben Sie gut ausgedrückt. Leider verstehen jedoch viele den Wert und das Zusammenspiel der iie-Anwendungen erst nach einem Besuch in Lingen. Das gilt ganz besonders für die Patientenberatung.

TW: Die Art und Weise der Beratung mit Smile Design ist ja auch total innovativ und zunächst ungewohnt. Sie entspricht nicht dem, was wir in der Ausbildung gelernt haben. Vom reinen Hörensagen oder darüber lesen kann man sich vermutlich gar nicht vorstellen, wie anders so eine Beratung läuft. Mir ging es auf jeden Fall so.

Man muss neu denken und das, was man an der Uni gelernt oder bislang in der Praxis gelebt hat, vergessen. Viele Aufklärungsgespräche – und da beziehe ich meine eigenen mit ein – sind eher ein „Abschreckungsgespräch“. Man klärt viel zu sehr über Risiken auf. Der Patient wird als potenzieller Kläger gesehen und nicht als potenzieller Neukunde.

Natürlich muss aufgeklärt werden. Das erfolgt aber zu einem späteren Zeitpunkt. Wie schon erwähnt, bei der Patientenberatung geht es um Details. Welche das sind, erkennt man nach dem Tag in Lingen sehr schnell.

Das heißt also, in der Anfangsphase macht man als Neugründer eventuell Fehler?

CI: Ja, ich denke, das ist so. Ein Klassiker bei jungen Kolleginnen und Kollegen ist, dass man viel zu viel in das rein Fachliche investiert, also beispielsweise verschiedene Bracketsysteme ausprobiert. Das kostet Zeit, Geld und Energie und ist eigentlich absolut unnötig. Was einen am Ende erfolgreich macht, ist nämlich nicht das 10. Bracketsystem, sondern das professionelle Auftreten. Und da ist iie wirklich unschlagbar und eine absolute Hilfe.

Das habe ich allerdings auch nicht sofort erkannt. Anfangs unterliegt man der Illusion, dass man ganz viel Zeit hat. Das stimmt aber nicht, wie man sehr bald erkennt. Und dann ist man froh, wenn man ein System nutzen kann, das erfolgreich funktioniert, ohne dass man selbst etwas tun muss.

Damit verbunden ist zudem eine ganz andere Wertschätzung für die Arbeit, die in den Anwendungen von iie steckt.

MV: Der Tag in Lingen ist für viele sehr anstrengend. Man erlebt einen Praxisablauf, den man so nicht kennt. Die Kollegen Isphording und Weber haben die Chancen erkannt und schnell gehandelt. Das ist nicht die Regel, sondern wirklich außergewöhnlich.

Sie beide haben es demnach verstanden und starten jetzt mit iie komplett durch, wenden alle Anwendungen konsequent an und haben auch einige Broschüren aus dem iie-Portfolio bestellt.

TW: Das ist richtig. Ich denke, ich kann für uns beide sprechen, wenn ich sage, dass wir von dem Gesamtkonzept absolut überzeugt sind.

Alle Anwendungen und auch die Broschüren sind jeden einzelnen Euro wert. Dahinter steht ein gigantischer Arbeitsaufwand, den man selbst nicht leisten kann.

Ein erfolgreiches und funktionierendes Konzept 1 zu 1 anwenden zu können und sofort von den Vorteilen zu profitieren, ist eine wegweisende Chance.

CI: Exakt. Und was noch dazukommt ist Folgendes:

Bis man als Neugründer mit Behandlungsqualität und Top-Ergebnissen glänzen kann, vergehen anderthalb bis zwei Jahre. Man kann aber vom ersten Tag an mit Professionalität glänzen. Den Patienten vom ersten Kontakt zur Praxis mit Online-Terminvergabe, Terminbestätigung inkl. Anamnesebogen in Echtzeit, mit einem angenehmen und außergewöhnlichen Beratungsgespräch sowie mit professioneller Fotostation zu beeindrucken, ist unfassbar wertvoll.

Wie Herr Weber schon erwähnte: Es macht total Sinn, ein funktionierendes System zu übernehmen. Aus eigener Erfahrung kann ich aber sagen, dass iie-systems Chefsache ist und man nicht einfach an die Mitarbeiterinnen delegieren sollte. Man muss das ganze selbst durchdringen und sich damit beschäftigen. Wichtig ist ein Perspektivwechsel. Ich sehe heute vieles nicht mehr wie früher mit der Arztbrille, sondern tatsächlich mit der Patientenbrille.

Wenn man es einmal richtig verstanden hat, ist alles mit iie-systems unglaublich einfach. Ich möchte mal ein Beispiel geben. Ich habe erst nach meinem letzten Besuch in Lingen das Ampelprinzip von iie begriffen. Bis dato hatten meine Mitarbeiterinnen aufwändig und zeitraubend Excel-Listen erstellt. Das ist bei der Ampel gar nicht nötig, weil die Ergebnisse zu erfolgreichen Behandlungsabschlüssen quasi auf Knopfdruck vorliegen. Dass ich mich nicht vorher damit befasst habe, war ein Fehler, den ich in den Bereich Lernprozess einordnen würde.

MV: Die Ampel ist ein perfektes Instrument, um den eigenen Selbstbetrug zu offenbaren. Den Erfolg oder Misserfolg seiner eigenen Beratung im wahrsten Sinne des Wortes vor Augen zu haben, macht einen demütig.

Abschließend die Frage: Was würden Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung Praxisneugründern empfehlen?

TW: Man wird ja schon vor der Praxiseröffnung mit Informationen und Angeboten zu Geräten, Brackets, Behandlungseinheiten etc. überhäuft. Hier die Orientierung zu behalten, ist schwierig. Das Risiko, Fehler zu machen und sinnlos Geld zu verbrennen, ist nicht zu unterschätzen.

Aus heutiger Sicht würde ich einiges anders machen. Bis ich die Vorteile des iie-Ökosystems verstanden habe, hat es gedauert.

Ich würde daher jedem Neugründer unbedingt einen Besuch beim Kollegen Visse in Lingen empfehlen – und zwar schon zu Beginn der Praxisplanung. Hier gibt es Tipps und Ratschläge, die man noch bei den baulichen Maßnahmen umsetzen kann, zum Beispiel die Aufteilung der Räumlichkeiten, Vorsehen eines Beratungszimmers, einer professionellen Fotostation etc.

Ich persönlich habe das leider versäumt. Wenn ich die Zeit zurückdrehen könnte, würde ich es anders machen und vorher nach Lingen fahren. Das kann ich nur jedem raten. Sie können sicher sein, dass es ein sehr, sehr anstrengender Tag sein wird. Aber er wird sich für Ihre persönliche Zukunft und für die Ihrer Praxis lohnen. Und das ist es allemal wert.

CI: Ich möchte noch ergänzen: Setzen Sie von Anfang an Ihre Prioritäten richtig. Wenn man sich auf rein fachliche Dinge wie Bracketsysteme, Scanner etc. fokussiert, läuft man Gefahr, den Patientenservice zu vernachlässigen. Man schiebt notwendige Veränderungen in die Zukunft oder – noch schlimmer – man verlässt sich dabei auf das vorher gelernte. Mit meinem heutigen Wissen ist das ein fataler Fehler.

Glauben Sie erfahrenen Kollegen und hören Sie auf deren Ratschläge. Übernehmen Sie ein funktionierendes System. Nutzen Sie von der ersten Stunde an und konsequent die Anwendungen von iie.

Verzetteln Sie sich nicht. Setzten Sie Ihre Zeitressourcen lieber für andere notwendige Arbeiten ein. Davon gibt es genug.

MV: Ich wiederhole nochmal mein Angebot an alle Kolleginnen und Kollegen, die eine Niederlassung planen. Bei einem Besuch in meiner Praxis in Lingen stehe ich Ihnen sehr gerne für wertvolle Tipps zur Verfügung. Werten Sie diese bitte nicht als persönliche Kritik, sondern als wertvollen und gut gemeinten Rat für Ihren beruflichen Erfolg. Setzen Sie meine Empfehlungen um. Probieren Sie die Anwendungen von iie aus und machen Sie damit Ihre eigenen Erfahrungen. Und vor allem: Kommen Sie frühzeitig nach Lingen, optimal bereits vor der konkreten Planung Ihrer Praxis.

Vielen Dank an Sie drei für Ihre ehrlichen Worte und das spannende Gespräch, das für viele Kolleginnen und Kollegen, die eine Neugründung planen, sicherlich eine Hilfestellung ist.

In einem kleinen Video erzählen Torsten Weber und Constantin Isphording von ihren Eindrücken beim Besuch in Lingen. (Durch einen Klick auf das Bild öffnet sich das Video)