Blog IIE Systems

Nach vierjähriger Übergangszeit trat die Europäische Verordnung für Medizinprodukte (MDR = Medical Device Regulation) am 26. Mai 2021 in Kraft.

Durch diese Verordnung gelten neue und verschärfte Anforderungen, die jede Praxis verpflichtend anzuwenden hat.

So ist für jede Praxis, die ein Praxislabor betreibt, die MDR-konforme Dokumentation von Laborgeräten (Sonderanfertigungen) zwingend vorgeschrieben. Bei Nichteinhaltung drohen Strafen bis zu 30.000 Euro.

Für Praxen ist damit ein hoher bürokratischer Aufwand verbunden, der automatisch auch mit erheblichen Mehrkosten verbunden ist. Nicht zuletzt aus diesem Grund handeln viele nach dem Prinzip „Es ist schon immer gut gegangen“ und verdrängen das Problem.

Wir haben gute Nachrichten für Kolleginnen und Kollegen.

Ivoris und iie-systems bieten ihren Anwendern immer optimale Unterstützung. So haben wir auch für die Umsetzung der MDR eine innovative digitale Lösung entwickelt, die wertvolle Zeit spart und eine einfache Umsetzbarkeit ermöglicht. Alles ist perfekt über die Schnittstelle Ivoris connect abgestimmt.

Abgestimmte individuelle Termintemplates helfen dabei, die Praxis einfach und schnell rechtssicher zu machen.

Die intelligente Terminbestätigung hat das Potenzial für Effizienz und notwendige Transparenz im Hinblick auf eine rechtssichere MDR-konforme Dokumentation. Davon profitieren aktuell bereits über 400 Anwender im Praxisalltag.

Herausforderung MDR: Digitale Dokumentation in Kombination mit Patientenservice ist der Schlüssel.

Kolleginnen und Kollegen, die Anwendungen von iie-systems nutzen, können im Rahmen der Terminbestätigung eine Information zu dem eingesetzten kieferorthopädischen Behandlungsgerät integrieren.

Damit erfüllt die Praxis automatisch die notwendige Dokumentation für Sonderanfertigungen gemäß Anhang XIII Abs, 2 der Verordnung (EU) 2017/745 (EU-MDR).

Rechtssicherheit ist ein wertvolles Gut. Es lässt uns alle besser schlafen.

Neue Technologie verschafft jeder Praxis die notwendige Rechtssicherheit und begeistert ganz nebenbei auch noch die Patienten. Dabei ist alles über die erprobte Schnittstelle Ivoris connect mit der Praxis-Verwaltungssoftware verbunden. Besser und einfacher geht es nicht.

Zum besseren Verständnis: Beispiel Retentionsplatte

Die Praxis erstellt in Ivoris eine neue Terminart „Retentionsplatte eingesetzt“. Diese Terminart wird in iie-systems mit dem Termintemplate „Ret Platte eingesetzt“ verknüpft.

Übergeben wir dem Patienten die Retentionsplatte, so wird der zukünftige Termin mit der Terminart „Retentionsplatte eingesetzt“ bestätigt.

Diese Bestätigungsmail enthält folgende relevante Informationen:

• Nächster Termin in der Praxis (1)
• Erklär-Video mit relevanter Auskunft zur Tragezeit des Gerätes (2)
• MDR-konforme Bescheinigung (3)

Darstellung und Bedienung sind selbstverständlich auf mobile Endgeräte optimiert.

So bietet Digitalisierung nicht nur bestmögliche Unterstützung, sondern auch einen echten Mehrwert.

Natürlich wird die Dokumentation als PDF-Datei automatisch im Ivoris-Karteiblatt hinterlegt.

All das ist einmalig und ganz neu auf dem Markt.

Das Team von iie-systems widmet sich mit Engagement, Kompetenz und Elan der Entwicklung sinnvoller Lösungen für Probleme im Praxisalltag. Innovative Technologie entlastet die Praxen. Sie können sich mehr ihrer eigentlichen Aufgabe zuwenden – dem Dienst am Patienten.

Mit den Anwendungen von iie-systems haben Praxen viele Vorteile.

• Sie sind immer einen Schritt voraus.
• Sie nutzen konsequent neue Chancen.
• Sie genießen mehr Rechtssicherheit durch abgestimmte Patienteninformationen.

Das iie-Team ist immer für seine Anwender da und steht bei allen Fragen zur Verfügung.

Bringen Sie mit uns gemeinsam Ihre Praxis auf den top aktuellen Stand der abgestimmten Patienteninformation und -kommunikation. Machen Sie Ihre Praxis dabei ganz nebenbei rechtssicher. Verpassen Sie hier keine wertvollen Chancen.

Informieren Sie sich bei Kolleginnen und Kollegen, die die Schnittstelle Ivoris connect bereits nutzen und erhalten Sie so Wissen aus erster Hand. Oder Sie vereinbaren direkt einen Beratungstermin bei Frau Weinrich

(Tel. 05975 / 955 87 61).

Ich verspreche Ihnen: Sie mehr als erstaunt sein, wie schnell und einfach Ihre Praxis von der fortschrittlichen Technologie profitieren wird.

Teil 9: Analytics

Ein Beitrag von Dr. Michael Siemes Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Vor meiner kieferorthopädischen Tätigkeit habe ich Mathematik studiert. Vermutlich liegt es daran, dass ich ein ganz besonderes Verhältnis zu Zahlen habe. In unserer Praxis haben wir schon immer die Anzahl der Neupatienten intensiv im Blick gehabt, denn der Behandlungsstart ist eine extrem wichtige Größe, um den Praxiserfolg zu messen. Ganz zu Anfang haben die Mitarbeiterinnen Strichlisten geführt. Später haben wir dafür dann auch EDV und die Praxismanagement-Software genutzt. Rückblickend muss ich sagen, dass das alles sehr ungenau, aufwändig und alles andere als komfortabel war. Das hat sich komplett geändert und verbessert, seit wir Analytics von iie-systems einsetzen.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Man hat genug zu tun, neue Patienten kommen und schließen Behandlungsverträge ab. Dann ist doch alles gut und was will man mehr? Das beruht aber oftmals nicht auf harten Fakten und Zahlen, sondern eher auf einer persönlichen Einschätzung und Gefühlen. Unser Gehirn rechnet sich vieles schön. Wenn wir den Eindruck haben, dass es mal eine Zeit weniger gut läuft, suchen wir nach Argumenten für eine „logische“ Erklärung – und in der Regel finden wir die auch. Unser Gehirn ist also perfekt darin, uns einiges vorzumachen und uns genau das glauben zu lassen, was wir glauben wollen.

Die Anwendung Analytics von iie-systems liefert hingegen klare Tatsachen und harte Fakten, die keinen Spielraum für ein „Schönreden“ bieten. Und ja, das kann zuweilen weh tun. Aber die Chancen und Möglichkeiten, die sich dadurch für eine Praxis bieten, sind jeden Schmerz, den man vielleicht anfangs erleidet, wert.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Wir nutzen Analytics seit einigen Jahren und das sehr konsequent. Automatisch, anschaulich und tagesaktuell aufbereitet werden hier eklatant wichtige Zahlen und Entwicklungen. Man kann Trends erkennen und schnell darauf reagieren. Das ist einfach genial.

Lassen Sie mich Ihnen zum besseren Verständnis zwei einfache Beispiele geben. Analytics wertet u. a. aus, über welchen Weg neue Patienten einen Termin in der Praxis vereinbaren.

Abrufbar ist zum einen der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat.

Sehr hilfreich ist aber vor allem der Vergleich zum letzten oder vorletzten Jahr, denn er zeigt den Trend. Bei uns ist beispielsweise die Anzahl der Termine, die online über die Webseite gebucht werden, von 2019 bis 2020 erheblich gestiegen und setzt sich auch aktuell fort. Die Konsequenz daraus ist, dass mehr online Termine im System freigegeben werden müssen, um auf die Patientenbedürfnisse zu reagieren.

Perfekt ist auch die Auswertung der Beratungstermine bei Selbstzahlern, GKV und PKV im Verhältnis zu abgeschlossenen Behandlungsverträgen – auch hier aufbereitet nach Woche, Monat, Jahr sowie Vergleich der Vorjahre. Das ist das sog. Ampelsystem. Man erkennt auf einen Blick, wie erfolgreich man in seiner Beratung ist und kann rechtzeitig Maßnahmen treffen, wenn die Abschlussquote nicht optimal ist.

Ich habe hier nur zwei Möglichkeiten erwähnt, die Analytics bietet. Es gibt noch viel mehr. Und Sie können mir glauben: Jede einzelne ist Gold wert.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Wenn ein Kreuzfahrtschiff abgestoppt wird, beträgt der Bremsweg mehrere Kilometer. Es dauert also lange, bis es zum Stillstand kommt. Und mindestens ebenso lange braucht der Kapitän, um es wieder auf volle Fahrt zu bringen.

Übertragen auf eine Praxis heißt das, sobald man einen Abwärtstrend erkennt, beispielsweise eine zurückgehende oder stagnierende Anzahl von Neupatienten, muss man handeln, und zwar schnell. Tut man das nicht, begibt man sich in größte Gefahr und riskiert, dass der Abwärtstrend anhält. Was das in eine sich schnell verändernden Zeit und bei erhöhten Wettbewerbsbedingungen bedeutet, muss ich Ihnen nicht erklären.

Analytics bietet die Möglichkeit, rechtzeitig auf eine sichtbare negative Entwicklung reagieren zu können. Man kann also quasi in die Zukunft der Praxis schauen und zu einem sehr frühen Zeitpunkt Herangehensweisen auf den Prüfstand stellen und anpassen, um die Situation umzukehren und damit den Erfolg langfristig zu sichern. Analytics beruht auf harten Fakten und Zahlen der eigenen Praxis – und die lügen nicht.

Berechnung des Return of Investment (ROI)

Hierzu bedarf es eigentlich gar keiner langen Berechnung. Denn die Applikation Analytics ist Teil des iie-Pakets My Professional. Für einmalig 2.100 Euro netto und einer monatlichen Servicegebühr in Höhe von 65 Euro bekommt man neben dem Online-Kalender die Templates sowie Messenger, Anamnese und Signature. Wer My Professional einsetzt, hat also ohne jegliche Zusatzkosten die Möglichkeit, auch das wertvolle Tool Analytics nutzen und sollte davon unbedingt Gebrauch machen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Das Tool Analytics öffnet einem die Augen. Man bekommt praktisch einen Spiegel vorgehalten. Das bedeutet Objektivität statt Gefühl, und wie schon erwähnt kann das im ersten Moment durchaus unangenehm sein. Denn man sieht vielleicht etwas, was man im Grunde gar nicht sehen möchte bzw. kann sich die Situation nicht mehr durch das Suchen von Argumenten schönreden.

Ist das negativ? Für das Gefühl im ersten Moment sicherlich. Aber wie gesagt, um Gefühle geht es nicht, darf es nicht gehen. Vielmehr geht es um den Erfolg und darum, diesen langfristig und in Zukunft zu sichern. Und hier gibt es aus meiner Sicht kein besseres Tool als Analytics. Alles läuft automatisch ab, ohne dass dafür ein zusätzlicher Arbeitsaufwand notwendig ist.

Alles ist vergleichbar und wird in Relation gesetzt, um Trends zu erkennen, rechtzeitig zu erkennen, und sofort reagieren zu können. Besser und einfacher geht es nicht. Wie anfangs erwähnt, ich hatte die Neupatientenentwicklung und die Abschlussquote schon immer im Blick – auch bereits zu analogen Zeiten. Aber im Vergleich zu dazu ist das, was wir jetzt mit Analytics haben, unbeschreiblich viel besser.

Jeder Kollegin und jedem Kollegen, der Fragen dazu hat, stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung. Scheuen Sie nicht, mich zu kontakten (Tel. 02331-386090). Ich bin davon überzeugt, dass die Applikation Analytics auch für Ihre Praxis eine Kehrtwende ist. Probieren Sie es doch einfach mal aus. Sie gehen damit kein Risiko ein, werden den Mehrwert aber innerhalb kürzester Zeit zu schätzen wissen.

Teil 8: Praxisbesuch in Lingen

Ein Beitrag von Dr. Johannes Schmidt, Zahnarzt für Kieferorthopädie

Ich durchlebe aktuell aufregende Zeiten. Anfang Mai ist die Eröffnung meiner neuen Praxis geplant, die sich derzeit noch im Bau befindet. In der 55.000 Einwohner zählenden Gemeinde Bornheim bei Bonn herrscht ein sehr dynamisches Umfeld mit einer großen Shopping Mall, mehreren Schulen in unmittelbarer Umgebung und neu entstehenden Wohngebieten. Gerade die Endphase ist ziemlich stressig. Ich kann allerdings sagen, dass es im Wesentlichen ein guter Stress ist und ich mich sehr auf meine Praxis freue.

Wertungsfreie aktuelle Situation

Direkt vor meiner geplanten Selbstständigkeit war ich anderthalb Jahre als Geschäftsführer eines kieferorthopädischen MVZ in Köln tätig. Neben der Behandlung habe ich viel organisatorische Arbeit geleistet und mích u. a. um Restrukturierungen bei Factoring, Personal, Abrechnung etc. gekümmert. In diesem Zuge entstand auch der Wunsch nach der Bereitstellung von Online-Terminen, so dass ich mich mit den auf dem Markt befindlichen Angeboten intensiv beschäftigt habe.

In diesem Bereich gibt es ja diverse Anbieter wie Jameda, Doctolib etc. Aber es gibt tatsächlich nur einen einzigen Anbieter, der eine Schnittstelle zu ivoris hat. Und so bin ich auf iie-systems gestoßen.

Etwa zur gleichen Zeit habe ich eine Kollegin aus dem Rheinland kennengelernt, die in einer langjährigen iie-Anwenderpraxis arbeitete. Sie hat mir begeistert von den Templates erzählt und den enormen WOW-Effekt, der sich bei den Patienten damit generieren lässt. Ihr Rat war „Das musst Du unbedingt machen.“

Im Januar 2020 war ich bei einer Fortbildungsveranstaltung mit Michael Visse in Hannover.. Bin ich vorher nur neugierig gewesen, war ich von diesem Tag an absolut überzeugt.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Als mein Entschluss für die Selbstständigkeit feststand, habe ich den Kollegen Visse sehr schnell kontaktiert. Für mich war klar, dass ich das iie-Konzept in meiner Praxis 1 zu 1 übernehmen wollte. Vor rund 2 Wochen habe ich mich dann auf den Weg nach Lingen gemacht.

Ich müsste lügen, wenn ich sagen würde, dass es ein entspannter Tag war, denn das war es nicht. Im Gegenteil: Es war sehr anstrengend, dabei aber auch extrem hilfreich. Michael Visse ist sehr direkt und sehr ehrlich, was bedeutet, dass er einem auch Dinge sagt, die man eigentlich gar nicht hören möchte. Alles, was man bislang im Hinblick auf Patientenberatung getan hat, wird auf den Prüfstand gestellt. Das ist auf der einen Seite erstmal ziemlich hart, weil man bei einer solchen Selbstreflexion erkennt, dass man vieles, was man gelernt und getan hat, verändern muss. Auf der anderen Seite – und das ist die eigentlich wichtige – ist es aber ein guter und heilsamer Erfolg.

Es ist faszinierend, einen ganzen Tag lang die Möglichkeit zu bekommen, die iie-Welt genau in der „Leuchtturm-Praxis“ kennenzulernen, in der das System erfunden und vermutlich am konsequentesten umgesetzt wird. Kollege Visse hat ein Universum kreiert, das von vorne bis hinten total stimmig ist. Das zu erleben, ist wirklich der Hammer und bringt extrem viel. Man realisiert, dass bei einer erfolgreichen Praxis der Patientenservice absolut im Vordergrund steht. Man erlebt die Begeisterung der Patienten und sieht u. a., wie schnell durch die Beratung mit den Vorher-Nachher-Fotos eine Behandlungsentscheidung fällt.

Das ist wirklich sensationell. Ich war wie erwähnt schon vorher überzeugt vom iie-Konzept. Aber jetzt brenne ich und werde es konsequent und vom ersten Moment an auch für meine Praxis nutzen – vom Onlinekalender über SmileDesign und Templates bis hin zum Fototool und natürlich den tollen Broschüren.

Auch hier habe ich einige Denkanstöße bekommen, wie man diese einsetzt und welchen Erfolg das hat. Beispielsweise habe ich Kinder, die in KIG 1 oder 2 fallen, bislang zu schnell „verloren gegeben“. Jetzt habe ich gelernt, dass man hier mehr nachfassen kann und muss, um auch Eltern solcher Kinder von der Behandlung zu überzeugen. Die KIG-Broschüre ist dabei ein perfektes Instrument und neben ein oder zwei anderen für meine Praxis bereits fest eingeplant.

In meinen neuen Räumen habe ich von Anfang an einen eignen Fotoraum vorgesehen. Die professionelle Fotostation wird in Kürze von Michael Helweg eingerichtet. Welchen Nutzen das bietet, habe ich auf einem Seminar, bei dem Michael Visse dazu referiert hat, sofort erkannt. Mit wiederholbaren und perfekt erstellten Fotos ist eine professionelle Dokumentation von Fällen möglich. Die Patienten sind vom ersten Moment an überzeugt, in der richtigen Praxis gelandet zu sein und erleben etwas, was sie zuvor so noch nie erlebt haben.

Ich sehe darüber hinaus aber auch einen tollen Effekt im Hinblick auf die Teambildung. Durch die Patientenfotos wird Kreativität und Eigenständigkeit der Mitarbeiterinnen gefördert, denn sie realisieren, dass sie einen wertvollen Beitrag zum Gesamtkonzept der Praxis leisten. Und das macht allen Beteiligten Spaß.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Ich bin fest davon überzeugt, dass unsere Patienten schon heute mehr und mehr über digitale Kanäle mit uns kommunizieren möchten.

Wer heute noch keine Online-Termine anbietet, wird Ende 2021 zu den Losern gehören.

Zuünftigt werden unsere Patienten zunehmend junge Erwachsene sein. Und die möchten sonntags abends auf dem Sofa ihren Beratungstermin buchen. Wer das nicht anbietet, nimmt diesen Kundenkreis in seinen Bedürfnissen nicht wahr und hat jede Chance, ihn mitzunehmen, vertan.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Auf den Tag in Lingen bezogen habe ich nichts investieren müssen als meine private Zeit. Was ich dafür jedoch bekommen habe, ist sensationell für meine Zukunft in der eigenen Praxis.

Zentral ist die gesamte Customer Journey von A bis Z. Und hier bietet Michael Visse mit den iie-Anwendungen die perfekte Unterstützung. Hat man die E-Mail-Adresse des Patienten, nimmt man ihn mit auf die Reise, begeistert ihn vom ersten Moment an. Damit generiert man eine hohe Zufriedenheit und eine extreme Patientenbindung. Sie sorgt mit hoher Wahrscheinlichkeit für Empfehlungen im Bekanntenkreis und sichert den Erfolg der Praxis aus Dauer.

Sehr fair finde ich, dass iie hier mit dem Einsteigerpaket extrem günstige Konditionen für Neugründer anbietet. Da kann man eigentlich gar nichts falsch machen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Ich denke, es ist an dieser Stelle kein Geheimnis mehr, dass ich von den Anwendungsgebieten von iie-systems absolut begeistert bin. Der Kollege Visse lebt im Hinblick auf Patientenservice in einem Universum, das er quasi selbst geschaffen hat. Was er daraus kreiert hat, ist genial und steht jedem zur Verfügung, der Interesse hat, den extremen Mehrwert auch für sich selbst zu nutzen und damit den Praxiserfolg auf Dauer zu sichern bzw. zu steigern.

Ich bin auf jeden Fall dabei und kann es kaum erwarten, in meiner Praxis mit dem Komplettpaket von iie-systems zu starten.

Teil 6: Broschüren

Ein Beitrag von Dr. Lukas Blase, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Bei der Beratung von Kindern und Jugendlichen sind wir als Kieferorthopäden verpflichtet, den Leistungsanspruch durch die Gesetzlichen Krankenkassen zu prüfen. Ist der Zahnfehlstand nicht gravierend genug um in die Kategorien 3-5 der Kieferorthopädischen Indikationsgruppen (KIG) zu fallen, sind wir Überbringer schlechter Nachrichten.

In diesen Fällen müssen wir den begleitenden Elternteil aufklären, dass die gesamten Therapiekosten bei Behandlungswunsch privat übernommen werden müssen. Oft löst das bei den Eltern Enttäuschung und Unmut aus, da vorher eine Kostenübernahme durch die GKV selbstverständlich erschien.

An diesem Punkt einer Beratung ist eine gute Aufklärung und Information unerlässlich.

Da es um Kosten geht, sind die Eltern des Kindes während dieser Beratung angespannt, und somit nur bedingt aufnahmefähig. Viele Informationen kommen somit gar nicht bei ihm an oder werden nicht verstanden.

Seit einem Jahr setze ich in solchen Fällen die KIG-Broschüre von iie-systems ein. Diese Broschüre ist absolut Gold wert, da sie den Patienteneltern durch veranschaulichte Beispiele nachvollziehbar macht, warum die Krankenkasse in ihrem Fall nicht für die Behandlungskosten aufkommt. Sie ist sehr hochwertig, informativ und schafft Transparenz. Rückfragen an die Praxis erübrigen sich häufig nach der Lektüre zuhause.

Als Praxis überreicht man damit eine perfekte Visitenkarte, mit der man sich auch bei Einholung einer Zweitmeinung sehen lassen kann.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Nach Beratung des Patienten bzw. der Eltern erfolgt bei Vorliegen eines KIG 1 oder 2 die Aufklärung darüber, dass der Fehlstand nicht in den Leistungsbereich der GKV fällt und somit eine Behandlung nur auf Privatkosten möglich ist. Die Eltern erhalten in diesem Gespräch eine negative Information, von der sie häufig nicht ausgegangen waren.

Als nächstes versucht man dem Patienten und den Eltern, den Lösungsweg aufzuzeigen: Es werden verschiedene Modelle von festen und losen Zahnspangen gezeigt. Die Enttäuschung über die Kosten wird noch verstärkt durch einen nicht attraktiven Lösungsweg. Der Patient verlässt die Praxis verunsichert und missmutig.

Die Nachricht über die Kosten kann ich auch durch die Nutzung der KIG-Broschüre nicht ändern. Was ich aber ändern kann ist, wie der Patient darüber aufgeklärt und informiert wird.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Heute berate ich komplett anders als früher. Was gleichgeblieben ist: Ich schaue mir die individuelle Situation an und beurteile, ob eine Kostenübernahme durch die GKV gewährleistet ist oder nicht. Dann aber kommt die Bilddatenbank Smile Design zum Einsatz, um dem Patienten bzw. seinen Eltern vor Augen zu führen, was mit einer Behandlung möglich ist und wie das Ergebnis aussehen kann. Mit unserer Fotostation machen wir zudem eigene Bilder des Patienten und dokumentieren die Ist-Situation. Zum Abschluss geben wir die Broschüre mit, welche die KIG-Tabelle und passende Patientenbeispiele enthält.

Was ist der entscheidende Unterschied zu damals? Einfach formuliert gilt hier die Aussage, ein Bild mehr sagt als 1000 Worte. Früher habe ich oft eine halbe Stunde erklärt und der Patient hat am Ende doch so gut wie nichts verstanden. Verfällt man darüber hinaus noch in seinen Fachjargon, schaltet der Gegenüber schnell auf Durchzug: Er versteht nur noch Bahnhof. Mit Hilfe von SmileDesign und den Broschüren werden die Vorteile einer Behandlung in wenigen Sekunden transportiert, und sind auch zuhause in Ruhe nachvollziehbar.  Wir konnten so unsere Behandlungsfallrate erheblich erhöhen.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Oftmals ist es nur ein Elternteil, der mit dem Kind zur Beratung in die Praxis kommt. Wenn derjenige seinen Ehepartner informiert, dass die Behandlung privat bezahlt werden muss, weil die Krankenkasse nicht eintritt, kann man sich die Reaktion vorstellen. Das ist dann nicht selten für alle Seiten sehr anstrengend, da häufig ein weiteres Beratungsgespräch geführt werden muss und es möglicherweise am Ende doch nicht zu einer Behandlung kommt.

Die Broschüren sind ein Kommunikationsmittel, mit dem man dem Patienten die Möglichkeit gibt, in Ruhe und vor allem anhand von professionellen Fotos alles noch einmal nachvollziehen zu können. Mit den Broschüren als Teil des gesamten Aufklärungskonzeptes holt man den Patienten dort ab, wo er steht – eine unglaubliche Hilfe bei der Patientenkommunikation und -aufklärung. Ein so perfekt informierter Patient bzw. dessen Elternteil ist deutlich gewillter, für eine Behandlung des Kindes privat aufzukommen. Das kann ich mittlerweile aus Erfahrung bestätigen.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Die Kosten für die KIG-Broschüre liegen bei einmalig netto 5.000 EUR Lizenzgebühren zzgl. ca. 3.800 EUR Druckkosten für eine Auflage von 500 Exemplaren. Das hört sich im ersten Moment nach einer hohen Investition an, und ich gebe ehrlich zu, dass ich im ersten Moment auch gezögert habe. Aus heutiger Sicht allerdings völlig zu Unrecht, denn innerhalb kürzester Zeit haben sich die gesamten Kosten amortisiert.

Manch einer mag vielleicht denken, solch eine Broschüre könne man doch auch selbst erstellen. Bitte verwerfen Sie den Gedanken am besten schnell wieder. Ich selbst habe versucht, die Broschüre mit eigenen Fotos zu verändern (die Qualität war am Ende nicht dieselbe) und Texte umzuschreiben. Das allein ist schon ein wahnsinniger Aufwand, der sich einfach nicht lohnt.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Die SmileDesign Datenbank nutze ich schon länger. Retrospektiv betrachtet hätte ich aber auch die Broschüren schon viel früher in meiner Praxis einsetzen sollen. Deren Wert habe ich lange unterschätzt. Durch jeden Tag des Zögerns habe ich Umsatz verschenkt. Heute nutze ich nicht nur die KIG-Broschüre, sondern auch die Imagebroschüre und die Broschüre perfect smile, die ideal zur Beratung von erwachsenen Selbstzahler-Patienten geeignet ist.

Mein Rat: Nehmen Sie den Weg nach Lingen auf sich, besuchen Sie die die Praxis von Michael Visse, erleben Sie das Gesamtkonzept und machen Sie sich Ihr eigenes Bild. Aus meiner Erfahrung kann ich heute guten Gewissens sagen: Jeder Tag, den Sie die Broschüren nicht nutzen, kostet Sie Geld.

Teil 5: Bilddatenbank Smile Design

Ein Beitrag von Dr. Yasmin Largiadèr, Fachzahnärztin für Kieferorthopädie

An unseren Unis werden wir medizinisch top ausgebildet und lernen, wie wir unsere späteren Patienten fachlich optimal behandeln. Und so glauben wir, dass eine gute medizinische Therapie das allerwichtigste ist. Das ging mir viele Jahre ganz genauso. Tatsächlich ist die Qualität der Arbeit ja auch ein wichtiger Faktor. Heute weiß ich jedoch – und zwar aus der Erfahrung der letzten 24 Monate – welchen enormen Stellenwert Patientenservice und Patientenberatung für eine kieferorthopädische Praxis darstellt.

Bis vor 2 Jahren bin ich bei der Beratung so vorgegangen, wie ich es während meiner Assistenzzeit gelernt und immer gemacht habe. Dann habe ich den Kollegen Michael Visse in seiner Praxis in Lingen besucht und von da an wurde alles anders. Ich nutze seitdem alle Anwendungen von iie-systems. Heute möchte ich aber vor allem mit Smile Design beschäftigen. Diese Datenbank zur Patientenberatung hat meine Sicht darauf, was Patienten erwarten und wie man sie schnell und sehr erfolgreich von den Vorteilen einer kieferorthopädischen Behandlung überzeugen kann, komplett auf den Kopf gestellt. Ich möchte niemals, wirklich niemals, wieder zur alten Methode zurückkehren.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Wie schon erwähnt, bei mir lief es im Prinzip ähnlich, wie es wohl in den meisten Praxen noch heute Standard ist. Neupatienten füllen beim ersten Besuch ihren Anamnesebogen im Wartezimmer aus und unterschreiben die Datenschutzerklärung sowie den Vordruck der Abrechnungsgesellschaft.

Dann wird der Patient ins Behandlungszimmer geführt, wo man einen O1K Befund erstellt und ihm seine Anomalie und die Therapieoptionen erläutert oder – sofern es sich um Kinder handelt – den Eltern die KIG-Gruppen erklärt. Bei KIG 3 bis 5 werden dann diagnostische Unterlagen erstellt und nach Plangenehmigung erfolgt die Aufklärung über die privat zu tragenden Zusatzleistungen.

Selbstzahlern werden die Kosten für diagnostische Unterlagen genannt mit dem Hinweis, dass die genauen Behandlungskosten erst nach der Auswertung ermittelt werden können.

Sind wir mal ganz ehrlich: Gerade in Ballungsgebieten herrscht absolut kein Mangel an kieferorthopädischen Praxen. Dass hier überall eine medizinisch gute Behandlung durchgeführt wird, setzen Patienten voraus.

Patienten möchten es heute aber zunehmend schnell und bequem haben. Daher werden sie aus dem breiten Angebot die Praxis wählen, die den besten Service bietet. Die „Eingangspforte“ ist hier die Webseite mit der Möglichkeit, rund um die Uhr einen Online-Termine buchen zu können. Das gibt ihnen von Anfang an das gute Gefühl, die richtige Praxis gewählt zu haben. Dieses Gefühl gilt es, beim ersten Besuch und bei der Beratung zu verstärken, sich so von seinen Mitbewerbern positiv zu unterscheiden und vom ersten Moment an Begeisterung zu erzeugen.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Was ich Anfang 2019 beim Kollegen Visse in Lingen erlebt habe, war unglaublich. Ich habe danach in nicht einmal 8 Wochen mein komplettes bisheriges Konzept verworfen und setze seitdem iie-systems ein. Von der Beratung mit den Vorher-Nachher-Bildern durch Smile Design bin ich dermaßen überzeugt, dass ich es kaum in Worte fassen kann. Ich versuche es aber trotzdem einmal.

Ein riesiger Vorteil ist, dass man sich aus der Datenbank immer solche Beispiele raussuchen kann, die dem Patienten, den man gerade berät, in Geschlecht, Alter, Haarfarbe etc. entsprechen. Das bedeutet, der Patient erkennt sich im Vorher-Bild wieder. Durch das Nachher-Bild wird sein Wunsch verstärkt, wie er nach Abschluss der Behandlung aussehen möchte. Ich glaube, wissenschaftlich spricht man in diesem Zusammenhang von Spiegelneuronen.

Der Patient will ja im Grunde nur wissen, wo es hingeht, wie er durch die Behandlung seine Attraktivität steigern kann. Das erreicht man sehr schnell durch die emotionale Ansprache mit den Fotos. Langes und fachliches Reden über die Indikation, die Art der Fehlstellung und die Therapiemethode überfordert den Patienten hingegen total. Die Bilder aber bleiben haften und führen zu einer blitzschnellen Entscheidung nach dem Motto „So möchte ich auch aussehen.“

Ich übertreibe nicht, wenn ich behaupte, dass die Entscheidung für die Behandlung in den allermeisten Fällen sofort fällt – bei Selbstzahlern wie bei Eltern von Kindern in KIG 1 und 2 gleichermaßen. Die Frage nach den Kosten spielt dann kaum noch eine Rolle.

Die Beratungen mit Smile Design sind nicht nur erfolgreicher, sondern gehen zudem auch schneller, nicht zuletzt, weil der Online-Anamnesebogen ja schon vorliegt. Das bedeutet, dass ich jetzt viel mehr Patienten aufnehmen und viel mehr Beratungen machen kann. Ich hatte in Grünwald schon immer eine recht hohe Anzahl von Selbstzahlern. Der Anteil ist jedoch in den letzten 2 Jahren noch einmal erheblich gestiegen.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Bei konventioneller Beratung mit breiter Erklärung der individuellen Fehlstellung und des vorgeschlagenen Therapiesystems werden beim Patienten keinerlei Wünsche geweckt. Denn mal ganz ehrlich: Niemand wünscht sich wirklich, eine Zahnspange zu tragen.

Die Folge einer Entscheidung, die nicht auf Emotionen beruht ist, dass die Kosten im Vordergrund stehen. Beim Patienten entsteht dadurch kein gutes Gefühl, was dazu führt, dass die Entscheidung eben häufig gegen eine Behandlung fällt. Somit sinkt die Abschlussquote quasi automatisch.

Ein hoher Beratungsaufwand, der viel Zeit und Anstrengung kostet, im Endeffekt aber keine Behandlung nach sich zieht, bedeutet auf der einen Seite Frust für den Arzt. Auf der anderen Seite kann er aber auch erhebliche wirtschaftliche Probleme nach sich ziehen, die über kurz oder lang für jede Praxis gefährlich werden können.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Um Smile Design zu nutzen ist eine einmalige Investition von 2.000 EUR zzgl. Mwst. notwendig. Hinzu kommt eine monatliche Servicegebühr von 100 EUR, in der die permanente Aktualisierung professioneller Vorher-Nachher-Fotos, Patientenvideos etc. enthalten ist.

Im Hinblick auf den Benefit, den man dadurch hat, ist das eine fast lächerliche Summe. Mit nur einer einzigen positiven Behandlungsentscheidung, die man mit der Bilddatenbank erreicht, ist der ROI erreicht. Ich habe da seinerzeit nicht eine Sekunde darüber nachgedacht.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Dass ich total begeistert und überzeugt bin, haben Sie mit Sicherheit bemerkt. Darum möchte ich Ihnen dringend raten: Probieren Sie Smile Design einfach aus, triggern Sie bei Ihren Patienten einen Wow-Effekt, steigern sie ihren Umsatz um 25 % oder mehr und erleben Sie damit Ihren eigenen Wow-Effekt.

Wenn Sie noch zweifeln: Machen Sie es wie ich oder viele Kolleginnen und Kollegen. Besuchen Sie die Praxis von Michael Visse in Lingen. Beobachten Sie, wie zum Beispiel Kinder und Jugendliche, die vorher gegenüber der Mutter geäußert haben, auf keinen Fall eine Behandlung zu wollen, auf die Vorher-Nachher-Fotos reagieren und den Beginn der Behandlung gar nicht abwarten können.

Ich weiß, diejenigen unter Ihnen, die noch nicht in Lingen waren, werden das für eine absolute Übertreibung halten. Das würde mir vermutlich ähnlich gehen, hätte ich es nicht selbst erlebt. Aber ich versichere Ihnen, es ist nicht im Mindesten übertrieben – wirklich nicht.

Für mich bzw. meine Praxis hat der Besuch in Lingen alles verändert und ich bin darüber unglaublich froh und dankbar. Ich muss nicht mehr über Behandlungskosten sprechen, berate in deutlich kürzerer Zeit, sehr viel erfolgreicher und ganz nebenbei auch mit sehr viel mehr Spaß.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Beratung umzustellen, wird es Ihnen ähnlich gehen. Davon bin ich zu 100 % überzeugt. Tun Sie es nicht, ist es natürlich Ihre Entscheidung. Aber es wird Ihnen absehbar viel entgehen – übrigens nicht nur Umsatz, sondern auch Freizeit und damit ein gehöriges Stück Work-Life-Balance.

Teil 4: Schnittstelle ivoris connect

Ein Beitrag von Dr. Herbert Flock, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Seit der Gründung unserer Praxis vor rund 25 Jahren, die ich gemeinsam mit meiner Schwester führe, haben wir bei unserer Praxisverwaltungssoftware einen der führenden Anbieter genutzt. Wir waren hier immer zufrieden und es hätte eigentlich keine Notwendigkeit für einen Wechsel gegeben. Wir nutzen aber seit vielen Jahren auch alle Anwendungen von iie-systems und gehörten hier zu den ersten Praxen. Es gab jedoch von unserem Anbieter keine Schnittstelle zu iie, so dass wir immer mit dem Managementprogramm auf der einen und mit iie-systems auf der anderen Seite gearbeitet haben. Auf Dauer war das unbefriedigend, zumal man die Möglichkeiten, die iie-systems bietet, so nicht optimal nutzen kann. So haben wir uns letztendlich für einen Wechsel zu ivoris von Computer konkret entschieden. Seit Anfang des Jahres arbeiten wir mit der neuen Management-Software und natürlich mit der Schnittstelle. Und schon nach 3 Wochen kann ich sagen, dass ich mich sehr darüber ärgere, dass wir diese Entscheidung nicht viel, viel früher getroffen haben.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Digitaler Patientenservice ist das A & O einer innovativen und erfolgreichen Praxis. Manche Kolleginnen und Kollegen bieten Online-Termine für Neupatienten über Plattformen wie Jameda, Doctolib o. ä. an. Das ist prinzipiell schon mal ein Schritt in die richtige Richtung. Aber eine wirklich abgestimmte und fortschrittliche Lösung ist das nicht, denn es erfolgt ja keinerlei Personalisierung auf die Praxis. Hier ist dann nicht die Praxis die Marke, sondern der Anbieter, also z. B. Jameda. Und mehr als eine Terminvereinbarung und eine Bestätigung des Termins ist hier ohnehin nicht möglich. Andere Praxen nutzen überhaupt keine digitalen Möglichkeiten der Kommunikation mit Patienten und beurteilen sie oftmals sogar kritisch.

Was ich im Grunde noch viel weniger verstehe ist, dass Kolleginnen und Kollegen, die seit langem mit ivoris arbeiten, die Schnittstelle ivoris connect und die unschätzbaren Vorteile der Verknüpfung mit den Anwendungen von iie-systems nicht kennen. Ich maße mir selbstverständlich nicht an, hier von Ignoranz zu sprechen. Wovon ich allerdings zutiefst überzeugt bin ist, dass der Impact, den es für die Praxis hat, nicht bekannt ist oder stark unterschätzt wird.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Was vermutlich jeder von uns kennt, ist die Tatsache, dass wir alle in unserem Komfortbereich arbeiten. Man hat jahrelang mit einer Verwaltungssoftware, alles läuft, man kennt sich aus, die Mitarbeiterinnen beherrschen das System. Warum also soll man wechseln und die Komfortzone verlassen?

Das weiß ich selbst nur zu gut, denn wie anfangs erwähnt haben auch wir seit Jahren mit zwei quasi autarken Programmen parallel gearbeitet. Da musste immer daran gedacht werden, dem Patienten z. B. ein Template zu schicken, denn ohne Schnittstelle geht das ja nicht automatisch. Also es geht einiges unter, zumal wenn man es als Chef nicht ständig selbst im Blick hat.

Irgendwann haben wir erkannt, dass wir zwar alle Module von iie-systems haben, sie aber nicht optimal nutzen können. Das war der Auslöser für unsere Entscheidung, zu ivoris zu wechseln. Und Sie können mir glauben, dass das nicht mal eben auf Knopfdruck gemacht ist und auch für die Mitarbeiterinnen eine große Umstellung wird, wussten wir. Uns war jedoch von Anfang an bewusst, dass man sein Personal bei der Entscheidung mitnehmen muss, dass man sie in die richtige Richtung führen muss, damit sie die Vorteile für die Praxis erkennen.

Ja, natürlich gab es Ängste im Hinblick auf den geplanten Wechsel. Alles neu, alles anders. Aber wie gesagt, ich selbst habe mich länger mit diesem Thema beschäftigt und auch meine Damen mit eingebunden. Perfekt war hier, dass wir einige Mitarbeiterinnen zum Kollegen Visse nach Lingen schicken konnten, wo sie sich schon ein gutes Bild von den Möglichkeiten der Schnittstelle machen konnten. Auch der Kollege Michael Siemes war hier sehr zuvorkommend und hat den Besuch in seiner Hagener Praxis angeboten, den wir auch gerne genutzt haben. So wurde die Angst vor der Umstellung geringer, weil man ja schon Kenntnisse hatte.

Eine Sorge blieb jedoch – bei meinen Mitarbeiterinnen und auch bei mir selbst. Aufgrund von Corona sind ja seitens ivoris derzeit keine Schulungen vor Ort möglich, sondern alles muss oline erfolgen muss. Im Nachhinein bin ich aber mehr als erstaunt, wie reibungslos das alles geklappt hat. Die Online-Schulungen von irvoris waren wirklich super. Bei Computer konkret arbeiten top geschulte Leute. Und auch von der Betreuung sind alle begeistert. Die Sorge, dass man bei einer Hotline anruft und niemanden erreicht, ist absolut unbegründet. Es wird bei Fragen schnell und unkompliziert geholfen.

Nun haben wir also seit 3 Wochen endlich die Verknüpfung von der Management-Software zu iie-systems. Und wir erkennen tagtäglich den Mehrwert, den uns das bringt. Patienten erhalten automatisch ihre Terminbestätigung und -erinnerung und auch die Infotemplates werden aus dem System heraus versendet, ohne dass man dabei Aufwand hat.

Das kann man mit Zahnrädern vergleichen, die perfekt ineinandergreifen. Man hat ein System und muss nicht mit Bausteinen verschiedener Anbieter arbeiten. Das ist ein abgerundetes Konzept, wie es besser eigentlich nicht geht.

Auch unsere Patienten sind total begeistert und haben einen super Eindruck von unserer Praxis. Jeder Mensch ist ja auf Optik gepolt. Und jede Terminbestätigung und -erinnerung, jedes Template und jede Information ist auf die Praxis gebrandet mit Foto vom Chef oder Team, der Unterschrift und Siegeln wie Focus oder Praxis Plus Award. So wird dem Patienten immer wieder vor Augen geführt, dass er in einer fortschrittlichen Praxis behandelt wird und gut aufgeboben ist.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Vielleicht trete ich jetzt einigen Kolleginnen und Kollegen auf die Füße, wenn ich behaupte, dass die teure Technik, in die viele Praxen investieren, für den Erfolg einer Praxis weit weniger zielführend ist als die gesamte Patientenkommunikation. Es geht doch um die Außendarstellung und darum, mehr Patienten zu gewinnen. Und das gelingt nicht mit einem Scanner. Aber es gelingt mit den Tools von iie-systems.

Wir möchten an unserem Standort die Praxis sein, die man mit Kieferorthopädie verbindet. Das gelingt uns, wenn ich in die Köpfe der Patienten kommen. Und da kommen wir mit einer beispiellosen Kommunikation und mit einem hervorragenden Service rein. Neue Patienten bekommt man nicht mit einem Scanner oder 3-D-Modelldrucker. Wobei ich die technische Digitalisierung nicht abwerten möchte – im Gegenteil. Es ist aber entscheidend, dass das Gesamtkonzept stimmt. Und hier ist der Kontakt mit den Patienten der allerwichtigste Faktor.

Berechnung des Return on Investment (ROI)

Die einmalige Investititon für die Schnittstelle ivoris connect beläuft sich auf EUR 1.490,00 netto. Hinzu kommen monatliche Servicegebühren von EUR 15,00. Ich denke, da muss man nicht aufwändig einen ROI ausrechnen. Allein durch die Entlastung der Mitarbeiterinnen, die nichts mehr händisch ausfüllen und versenden müssen und sich daher wichtigen Dingen widmen können, ist der Return on Invest innerhalb weniger Tage erreicht – von der Termintreue der Patienten mit den damit verbundenen geringeren Leerlaufzeiten ganz zu schweigen. Und Patientenbegeisterung lässt sich ohnehin nicht in Geld aufrechnen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Ich hatte es anfangs schon erwähnt, sage es aber gerne noch einmal. Ich ärgere mich über mich selbst, dass wir nicht viel früher den Wechsel zu ivoris in Angriff genommen haben. Michael Visse hat immer dazu geraten, aber wir haben es ständig verschoben. Das war aus heutiger Sicht ein Fehler.

Aufschiebertitis – so will ich es mal nennen – ist eine gefährliche Krankheit und ich bin froh, dass ich davon nun genesen bin. Spät, aber zum Glück nicht zu spät. Es ist alles viel komfortabler geworden und mein Team und wir als Behandler sehen die Erfolge jeden Tag.

Ja, der Wechsel der Praxismanagement-Software bedeutet einen gewissen Aufwand und anfangs nicht unwesentliche Mehrarbeit. Und zuweilen belügt man sich auch, um sich selbst zu rechtfertigen, dass ein Wechsel gar nicht notwendig ist. Man ist der Meinung, alles ist gut, man hat ausreichend Patienten und man braucht das alles eigentlich gar nicht.

Seine Komfortzone zu verlassen ist unbequem. Das weiß ich aus Erfahrung. Und trotzdem rate ich Ihnen dringend: Wagen Sie den Schritt und wagen Sie ihn so schnell wie möglich. Dann entsteht eine neue Komfortzone und Sie fragen sich, wieso Sie so lange die alte präferiert haben.

Greifen Sie auf die Erfahrung von Kollegen zurück. Schicken Sie Ihre Mitarbeiterinnen in Praxen, die bereits mit der ivoris-Schnittstelle arbeiten. Auch ich bin jederzeit gerne bereit, hier Unterstützung zu leisten – und das aus 100 %iger Überzeugung.

Teil 3: Templates

Ein Beitrag von Dr. Michael Siemes, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie

Die Aufklärungspflicht des Arztes ist in § 630e BGB gesetzlich geregelt. In Abs. 1 heißt es: „Der Behandelnde ist verpflichtet, den Patienten über sämtliche für die Einwilligung wesentlichen Umstände aufzuklären.“ Patientenaufklärung und Dokumentation ist daher vor dem Hintergrund der Arzthaftung für jede Praxis eklatant wichtig.

Wertungsfreie aktuelle Situation in vielen Praxen

Aufklärung erfolgt in den meisten Praxen über spezielle Bögen, in denen die möglichen Risiken der gewählten Behandlung genannt werden. Vor Behandlungsbeginn muss der Bogen vom Patienten unterschrieben werden. Teilweise werden auch Merkblätter herausgegeben, die sich z. B. mit der Thematik Mundhygiene bei Multibracekt-Behandlung beschäftigen oder Hinweise zum Verhalten bei Notfällen (Bogen gelöst, Bracket gelöst etc.) geben. Das benötigt zum einen viel Papier- und Druckkosten. Besonders unangenehm und teuer kann ein solches analoges Vorgehen jedoch vor allem dann werden, wenn ein Patient wegen mutmaßlicher Verletzung der Aufklärungspflicht klagt. Dann nämlich trägt der Arzt die Beweislast und muss nachweisen, dass der Patient ausreichend aufgeklärt und über mögliche Probleme informiert wurde.

Aktuelles Konzept der eigenen Praxis

Einen solchen Fall hatten wir in unserer Praxis vor ca. 3 Jahren. Die Mutter einer 14-jährigen Patientin verklagte uns, weil ihre Tochter nach dem Einsatz der Multibracketapparatur Schmerzen gehabt habe. Darüber sei sie nicht aufgeklärt worden, so dass es hier eine Verletzung der ärztlichen Aufklärungspflicht vorläge.

Durch die Dokumentation über iie-systems konnten wir lückenlos nachweisen, dass die Patientin zu jedem Zeitpunkt ausführlich und umfangreich informiert worden war. Wir haben der Rechtsanwältin für die Klageerwiderung alle Templates, die an die Patientin verschickt worden waren, zur Verfügung gestellt und konnten so sehr einfach nachweisen, dass wir über Mundhygiene bei MB, mögliche Schmerzen etc. umfangreich und verständlich – teils mit integrierten Videos – aufgeklärt hatten und die Patientin umfassend informiert worden war.

Die Rechtsanwältin, die übrigens auch im Bereich der Zahnmedizin promoviert ist, war von dieser innovativen und digitalen Art der Aufklärung und der automatischen lückenlosen Dokumentation sehr beeindruckt. Das hatte sie in dieser Form vorher noch nie gesehen. Natürlich haben wir diesen Rechtsstreit dann auch gewonnen.

Klagen von Patienten kann niemand von uns ausschließen. Zum Alltag gehören sie zum Glück jedoch nicht. Aber im Falle eines Falles sind sie für den Nachweis der rechtssicheren Aufklärung Gold wert.

Den Nutzen der Templates darauf zu reduzieren, wäre jedoch viel zu kurz gedacht. Wir nutzen die Anwendungen von iie-systems inkl. der Templates nunmehr seit rund 8 Jahren konsequent und möchten auf gar keinen Fall mehr darauf verzichten.

Auf der einen Seite gibt es bei iie eine ganze Reihe von speziellen Aufklärungstemplates, zum Beispiel zu den allgemeinen Risiken einer kieferorthopädischen oder Einverständniserklärung zur Behandlung mit festsitzenden Geräten, invisalign etc. Statt dem Patienten ein Papier in die Hand zu drücken, können wir hier über ein Tablet aufklären und sogar wichtige Textpassagen markieren oder Bemerkungen zufügen. Am Ende besteht die Möglichkeit einer digitalen Signatur des Patienten. Das ist absolut perfekt.

Je nach Terminart, zum Beispiel Attachments, ClinCheck etc., erhalten unsere Patienten zudem regelmäßig Templates mit einem Video, in dem die jeweiligen Behandlungsschritte verständlich erläutert werden. Hier bietet iie-systems zahlreiche Videotemplates an, von Einsatz nach Multiband über Dehnschraube bis hin zur CMD-Schiene und Retainer.

Über die digitale Sprechstunde können Patienten zudem immer und unabhängig von Zeit oder Ort Kontakt zu uns aufnehmen, wenn es Fragen oder Probleme gibt. Wenn ein Patient eine Nachricht geschickt hat, sieht man das im Chatroom. Ich schaue regelmäßig und antworte hier ggf. auch selbst, wenn noch keine Rückmeldung an den Patienten geschickt wurde. Das geht schnell und lässt sich von überall erledigen – auch mal von zu Hause oder am Wochenende.

Bei unseren Patienten kommen dieser Service und die innovative Art der Aufklärung super an. Wir erhalten fast täglich positive Rückmeldungen. Und wie gesagt: Ein weiterer unschätzbarer Vorteil ist die hohe Rechtssicherheit im Zusammenhang mit der Aufklärungspflicht.

Konsequenzen einer Verweigerung neuer Ideen

Wer nach den gesetzlichen Vorgaben handelt, bei Aufklärung und Patienteninformation aber immer noch den konventionellen analogen Weg geht, bindet Zeit und personelle Ressourcen. Und er hat bei möglichen Klagen von Patienten mit ziemlicher Sicherheit ein Problem, mindestens aber viel Arbeit und Unannehmlichkeiten um die erforderlichen Nachweise der Aufklärung zusammenzustellen. Von den Nerven, die das kostet, ganz zu schweigen.

Die Nutzung der Templates von iie-systems sind für mich eine logische Konsequenz einer digitalen Praxis. Damit wird genau im richtigen Umfang und laienverständlich aufgeklärt. Kurz gesagt: Man kann sich die Sache schwer machen, indem man beim herkömmlichen Weg bleibt. Oder man kann sie sich erheblich vereinfachen und dabei viel Zeit und Kosten sparen sowie sein Nervenkostüm schonen.

Berechnung des Return of Investment (ROI)

Ein Videotemplate kostet knapp 200,00 EUR. Es wird einmalig erworben und kann dann massenweise eingesetzt werden.

Die Nutzung der Templates ist damit so extrem preiswert, dass man die Kosten fast vernachlässigen kann. Der ROI ist blitzschnell erreicht. Da lohnt es sich kaum, eine Rechnung aufzumachen. Ich möchte es anhand eines Templates aber trotzdem tun, um es besser zu veranschaulichen.

Nehmen wir als Beispiel das Template, das Patienten nach Einbau einer Multibracketapparatur geschickt wird. Geht man rein rechnerisch von ca. 400 jährlichen Neupatienten aus, die dieses Template bekommen, kostet diese Information pro Patient 50 Cent – wohlgemerkt nur im ersten Jahr, denn es kann ja bei jedem Neupatienten über viele Jahre eingesetzt werden.

Da der Patient alles schriftlich und sogar per Video erklärt bekommt, spart man auch Zeit und personelle Ressourcen. Das ist in Geld gar nicht aufzurechnen.

Zusammenfassung und persönliche Empfehlung

Wenn ich nur einen Satz sagen dürfte, wäre das folgender: Die Templates sind eine Erleichterung ohne Ende. Wir möchten darauf nie wieder verzichten, denn sie begeistern nicht nur unsere Patienten, sondern sind auch für uns Ärzte sowie die Mitarbeiterinnen eine Entlastung auf ganzer Linie. Zudem wird die Praxis als innovativ wahrgenommen und steigert damit auch ihre Reputation.

Im Hinblick auf die Rechtssicherheit gibt es aus meiner Sicht nichts Besseres. Und auch wenn es – zum Glück – nicht häufig vorkommt: Im Falle eines Rechtsstreits ist auch die Reputation gegenüber Fachleuten wie Rechtsanwälten ein Pluspunkt.

Wenn Sie meine persönliche Empfehlung hören möchten, kann ich mich auch hier sehr kurz fassen. Nicht lange überlegen, sondern einfach ausprobieren und alle Vorteile selbst erfahren.